Chương 21 cơ bản về hợp đồng cho nhà cung cấp

OCA là ai?

Văn phòng Quản lý Hợp đồng (OCA) của Thành phố giám sát việc quản lý hợp đồng theo Chương 21, được mô tả chi tiết hơn bên dưới.

Hợp đồng theo Chương 21 là gì?

Giống như các tổ chức chính phủ khác, Thành phố có nhiều luật phải tuân thủ khi muốn mua hàng hóa và dịch vụ. Những luật này được đưa ra để đảm bảo rằng Thành phố chi tiêu tiền của mình một cách công bằng và minh bạch. Một trong những luật này được gọi là “Chương 21” (được đặt tên theo số chương trong Bộ luật Hành chính của Thành phố). Chương 21 nêu rõ quy trình mà Thành phố phải tuân thủ khi mua:

• Hàng hóa (mọi thứ từ đồ dùng văn phòng đến đồ bảo hộ)
• Dịch vụ chung (dịch vụ vệ sinh, xét nghiệm, v.v.)
• Dịch vụ chuyên nghiệp (phiên dịch, tư vấn, v.v.)
• Cho thuê thiết bị, cấp phép phần mềm và hỗ trợ, cùng nội dung trực tuyến.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về ý nghĩa của từng loại mua hàng tại đây .

Những giao dịch nào không được coi là hợp đồng theo Chương 21?

Các giao dịch không thuộc hợp đồng theo Chương 21 là các giao dịch thuộc Chương 6 (Xây dựng), Chương 23 (Hợp đồng bất động sản) và Chương 21G (Thỏa thuận tài trợ) của Bộ luật hành chính San Francisco, cũng như các giao dịch không đáp ứng định nghĩa về hợp đồng theo bất kỳ mục nào khác của Bộ luật hành chính như phí thành viên, phí hội nghị, phí quản lý, phí cấp phép của chính phủ, phí công viên và cầu liên bang, tiểu bang hoặc khu vực, phí nộp đơn, tiền phạt, thuế, tem hoặc hộp thư mua từ Bưu điện Hoa Kỳ và các giao dịch khác có tính chất tương tự.

Thành phố mua hàng hóa và dịch vụ theo Chương 21 như thế nào?

Hàng hóa và dịch vụ chung: 

OCA chịu trách nhiệm mua chàng hóa và dịch vụ chung thay mặt cho các sở ban ngành của Thành phố. Có một số ngoại lệ đối với quy tắc này. Ví dụ, theo Mục 21.04, 21A và 21.42 của Bộ luật Hành chính, một số sở ban ngành của Thành phố có thẩm quyền mua một số hàng hóa và dịch vụ nhất định mà không cần sự chấp thuận của OCA. Các giao dịch này vẫn phải tuân thủ tất cả các luật và chương trình của Thành phố. 

Trước khi thực hiện bất kỳ giao dịch mua nào cho chàng hóa và dịch vụ chung với bất kỳ số lượng nào, các sở ban ngành trước tiên phải xác định xem những gì họ cần có thể được mua từ hợp đồng toàn thành phố hiện có do OCA thiết lập để các sở ban ngành của Thành phố sử dụng hay không. Nếu có, thì họ nên sử dụng hợp đồng đó. Nếu những gì họ cần không thể mua được từ một trong những hợp đồng toàn thành phố của OCA, thì các sở ban ngành của Thành phố có thể tiến hành mua hàng hóa hoặc dịch vụ chung thông qua các phương tiện khác. 

Nhìn chung, các phòng ban có thể tự mua hàng hóa và dịch vụ chung có giá trị 10.000 đô la trở xuống sau khi cố gắng yêu cầu ít nhất ba báo giá. Nhưng nếu giá trị giao dịch vượt quá 10.000 đô la, họ phải thông qua OCA để OCA có thể chính thức đấu thầu yêu cầu của họ.

Dịch vụ chuyên nghiệp:

Trong khi OCA chịu trách nhiệm mua chàng hóa và dịch vụ chung thay mặt cho các sở ban ngành của Thành phố, các sở ban ngành của Thành phố có thể tự mua các dịch vụ chuyên nghiệp (mặc dù họ phải làm như vậy với sự chấp thuận cuối cùng của OCA).

Khi nào Thành phố tiến hành slời kêu gọi?

Khi mua hàng hóa và dịch vụ với số tiền lớn hơn 10.000 đô la, Thành phố phải tham gia chào hàng cạnh tranh. Chào hàng cạnh tranh có thể có nhiều hình thức khác nhau. Ba hình thức phổ biến nhất là:

• Đấu thầu thấp/Mời thầu (IFB)
• Yêu cầu đề xuất (RFP)
• Yêu cầu về trình độ (RFQ)

Để tìm hiểu cách bạn có thể kinh doanh với Thành phố, tìm kiếm cơ hội đấu thầu và thông tin khác liên quan đến việc trở thành nhà cung cấp của Thành phố, hãy nhấp vào đây.

Sự khác biệt giữa lệnh mua hàng và hợp đồng nhiều năm là gì và Thành phố quyết định sử dụng hợp đồng nào như thế nào?

Thành phố thường phát hành lệnh mua (PO) cho các giao dịch mua một lần, không định kỳ có thời hạn một năm hoặc ít hơn. Mặt khác, hợp đồng nhiều năm thường phù hợp với các giao dịch mua định kỳ. Điều này là do Thành phố thường hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn khi đưa các giao dịch định kỳ vào hợp đồng nhiều năm thay vì mua từng giao dịch một. 

Trong khi hàng hóa và dịch vụ chung có thể được mua bằng PO hoặc hợp đồng, dịch vụ chuyên nghiệp, phần mềm và nội dung trực tuyến chỉ có thể mua bằng hợp đồng, bất kể số tiền trên hợp đồng. Điều này là do việc mua các dịch vụ chuyên nghiệp, giấy phép phần mềm hoặc nội dung trực tuyến có thể rủi ro hơn đối với Thành phố so với việc mua các hàng hóa đơn giản và dịch vụ chung. Do đó, Thành phố phải đặc biệt chú ý đến các điều khoản và điều kiện hợp đồng cho các giao dịch như vậy.

Chỉ đối với việc mua công nghệ, các sở ban ngành của Thành phố còn có thêm hai lựa chọn:

• Thị trường công nghệ: Thị trường công nghệ của thành phố bao gồm hơn 50 nhà cung cấp mà OCA đã đàm phán hợp đồng nhiều năm để mua hàng hóa và dịch vụ công nghệ khi cần thiết. Để sử dụng Thị trường công nghệ, các phòng ban trước tiên phải gửi yêu cầu đến OCA để xem xét và phê duyệt. Sau khi được chấp thuận, OCA sẽ phát lệnh mua cho đại lý bán lại Thị trường công nghệ đã được trao giải. Khi sử dụng quy trình này, các phòng ban của Thành phố không thể ký bất kỳ thỏa thuận nào, nhưng phải tuân thủ giấy phép, điều khoản sử dụng và hỗ trợ của nhà sản xuất. Mọi vấn đề khác đều được điều chỉnh bởi hợp đồng giữa đại lý bán lại Thị trường công nghệ và Thành phố. Tìm hiểu thêm về Thị trường công nghệ của Thành phố tại đây .

• Thỏa thuận doanh nghiệp toàn thành phố: Cả OCA và Sở Công nghệ (DT) của Thành phố đều thiết lập các thỏa thuận toàn thành phố để mua các công nghệ cụ thể. Không giống như các thỏa thuận của Thị trường Công nghệ có thể được sử dụng cho nhiều loại hàng hóa và dịch vụ, các thỏa thuận công nghệ và doanh nghiệp toàn thành phố này dành riêng cho một công nghệ hoặc nhà sản xuất cụ thể. Mỗi thỏa thuận (hoặc nhóm thỏa thuận) đều có các yêu cầu cụ thể riêng về cách các sở ban ngành của Thành phố có thể sử dụng thỏa thuận đó.