Giảm 28% thời gian xử lý giấy phép xây dựng không cần đơn đặt hàng để đẩy nhanh tiến độ xây dựng

San Francisco, CA — Thị trưởng London N. Breed, Sở Kiểm tra Xây dựng San Francisco (DBI) và Trung tâm Cấp phép San Francisco hôm nay đã công bố dữ liệu ghi nhận thời gian xử lý đơn xin cấp phép xây dựng Không cần đơn (OTC) giảm 28% vào tháng 2 năm 2022 so với cùng kỳ năm ngoái. Trong tháng 2, 60% khách hàng OTC đã nhận được giấy phép xây dựng trong vòng hai ngày làm việc kể từ khi nộp đơn.

Việc đơn giản hóa quy trình cấp phép và giúp các cá nhân và công ty dễ dàng hơn trong việc điều hướng bộ máy hành chính của San Francisco là trọng tâm của Thị trưởng Breed kể từ khi nhậm chức. Bằng cách đơn giản hóa quy trình cấp phép xây dựng, Thành phố có thể giúp giảm thời gian và chi phí xây dựng trên toàn Thành phố.

“Như tôi đã nói trong bài phát biểu về Tình hình thành phố, chính quyền thành phố của chúng ta cần đảm bảo rằng chúng ta đang cung cấp các dịch vụ cơ bản mà cư dân mong đợi. Điều đó có nghĩa là khi ai đó muốn cải tạo nhà bếp hoặc sửa chữa sàn nhà, thì quy trình phải minh bạch, đơn giản và dễ điều hướng”, Thị trưởng Breed cho biết. “Bằng cách tạo ra một trung tâm cấp phép một cửa và tập hợp nhiều phòng ban tham gia vào quy trình này, chúng tôi đã giúp mọi người dễ dàng xin được giấy phép và bắt đầu dự án của mình hơn. Chúng tôi sẽ tiếp tục tìm kiếm các cách để xây dựng dựa trên tiến trình này”.

Giấy phép không cần đơn chiếm 94% tổng số giấy phép xây dựng được cấp vào tháng 2 năm 2022 (1.716 trong số 1.816 giấy phép xây dựng là giấy phép không cần đơn) và bao gồm hầu hết các công việc xây dựng, bao gồm cải tạo nhà cho thuê thương mại, cải tạo nhà bếp dân dụng, mở rộng phòng tắm và sửa chữa sàn.

“Trong năm qua, chúng tôi đã bắt đầu tổ chức lại quy trình làm việc của mình theo nhu cầu của khách hàng. Thời gian xử lý nhanh hơn là bằng chứng cho thấy những nỗ lực đó đang thành công”, Patrick O'Riordan, Giám đốc Sở Kiểm tra Xây dựng cho biết. “Mục tiêu của chúng tôi rất đơn giản: cung cấp sự giám sát hiệu quả và hiệu suất như một phần của trải nghiệm tích cực của khách hàng đối với mọi người nộp đơn xin giấy phép. Chúng tôi cam kết thực hiện từng bước một”.

Quan hệ đối tác chặt chẽ giữa DBI và Trung tâm cấp phép là chìa khóa cho những tiến bộ gần đây trong việc xem xét và xử lý giấy phép xây dựng OTC. Hai bộ phận này đã cùng nhau triển khai một loạt các sáng kiến dịch vụ khách hàng được thiết kế để đẩy nhanh quá trình xem xét giấy phép, cung cấp hỗ trợ nhân viên chất lượng cao cho tất cả những người nộp đơn xin giấy phép và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng xin giấy phép.

Đặc biệt, việc triển khai hệ thống thông báo khách hàng và chờ trực tuyến Qless, cho phép du khách kiểm tra thời gian chờ trực tuyến trước khi ra khỏi cửa, đóng vai trò cốt lõi trong thành công của việc cấp phép qua quầy vì nó giúp giảm thời gian của khách hàng tại Trung tâm cấp phép và tạo ra sự chắc chắn hơn trong quá trình này. Trung tâm cấp phép gần đây cũng đã mở một Trung tâm in ấn tại chỗ mới để giúp người nộp đơn xin cấp phép dễ dàng xử lý mọi nhu cầu cấp phép xây dựng của họ tại một địa điểm.

Rebecca Villareal-Mayer, Giám đốc Trung tâm cấp phép San Francisco cho biết: “Đặt nhu cầu của khách hàng lên hàng đầu luôn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi. Tư duy đó đã tạo ra những tác động sâu sắc và tích cực này đến hoạt động của chúng tôi và khả năng phục vụ công chúng”. “Chúng tôi nhớ những ngày đầu khi các nhóm của chúng tôi xem xét các tài liệu ngoài trời tại bãi đậu xe vào thời điểm COVID lên đến đỉnh điểm, đó là vì chúng tôi luôn nghĩ đến lợi ích tốt nhất của khách hàng.

DBI cũng đã mở rộng các loại giấy phép có thể nộp trực tuyến để bao gồm cả nhà bếp, phòng tắm và lợp lại mái nhà, và đang thực hiện những cải tiến gia tăng cho trang web của DBI bằng cách bắt đầu các trang phổ biến nhất tập trung vào khách hàng, bao gồm các trang Không cần kê đơn , Đánh giá tại nhà , Khiếu nại và Lắp đặt năng lượng mặt trời .

Các đơn xin cấp phép OTC được nộp tại Trung tâm cấp phép nằm ở tầng 2 của 49 South Van Ness. Trung tâm cấp phép được mở vào tháng 8 năm 2020, cung cấp một địa điểm tập trung cho việc xây dựng, các sự kiện đặc biệt và cấp phép kinh doanh, bằng cách hợp tác chặt chẽ với nhiều cơ quan của Thành phố như Sở Quy hoạch, Công trình công cộng, Sở Cứu hỏa, Ủy ban Tiện ích công cộng, Y tế công cộng và các cơ quan khác.

Xử lý giấy phép xây dựng OTC ngày nay so với một năm trước

• Tỷ lệ giấy phép OTC được cấp trong vòng hai ngày làm việc tăng 28% so với cùng kỳ năm trước
  • 1.028 trong số 1.716 đơn xin cấp phép OTC (60%) vào tháng 2 năm 2022
  • 734 trong số 1.606 đơn xin cấp phép OTC (46%) vào tháng 2 năm 2021

Cải tiến hoạt động chính

• “Giúp họ bắt đầu” – Ưu tiên tiếp nhận giấy phép mới để khách hàng có thể làm việc với các phòng cấp phép khác và xin được giấy phép ngay trong ngày nộp đơn.
• “Nhân viên ở nơi cần nhất” – Trưởng nhóm sử dụng tính năng sắp xếp nhân sự năng động để quản lý nhiều hàng đợi và phân công lại nhân viên đến nơi cần nhất tại thời điểm đó.
• “Mở cửa cho đến khi khách hàng cuối cùng được phục vụ” – Qless và hệ thống Điểm bán hàng vẫn mở cửa cho đến khi hàng đợi của Trung tâm cấp phép đóng cửa lúc 4 giờ chiều. Vào thời điểm đó, nhân viên sẽ cố gắng giúp đỡ tất cả khách hàng còn trong hàng đợi, bao gồm cả những khách hàng đến muộn.
• “Kiểm tra danh sách đó” – Tất cả khách hàng có giấy phép không cần kê đơn đều được cung cấp danh sách kiểm tra các biểu mẫu bắt buộc để tiếp nhận và cấp. Tài liệu này cũng có sẵn trên trang web của chúng tôi.
• “Chuẩn hóa dịch vụ” – Đào tạo nâng cao tập trung vào dịch vụ khách hàng, quy trình leo thang và phối hợp nội bộ. Chuẩn hóa các chính sách và thủ tục để thiết lập tính nhất quán trong quy trình, phản hồi và định hướng của chúng tôi cho khách hàng.