Chính sách về Lưu giữ và Hủy hồ sơ (Ủy ban Dịch vụ Dân sự)

CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ VÀ HỦY HỒ SƠ

Chính sách Lưu giữ và Hủy hồ sơ của Ủy ban Dịch vụ Dân sự được thông qua theo Chương 8 của Bộ luật Hành chính San Francisco, yêu cầu mỗi trưởng phòng phải xây dựng chính sách để duy trì hồ sơ đúng cách và tạo lịch trình lưu giữ và hủy hồ sơ có hệ thống. Chính sách này bao gồm tất cả hồ sơ và tài liệu (bất kể hình thức vật lý hoặc đặc điểm) đã được Ủy ban Dịch vụ Dân sự (“Ủy ban”) lập hoặc tiếp nhận liên quan đến giao dịch công việc công.

PHẦN I: CHÍNH SÁCH VÀ THỦ TỤC A. CHÍNH SÁCH GIỮ LẠI

1. “Hồ sơ” được định nghĩa

Ủy ban sẽ lưu giữ hồ sơ trong thời gian sử dụng ngay lập tức hoặc hiện tại, trừ khi cần lưu giữ lâu hơn để tham khảo lịch sử, tuân thủ các yêu cầu hợp đồng hoặc pháp lý hoặc cho các mục đích khác được nêu dưới đây.

Đối với mục đích lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ, thuật ngữ “hồ sơ” được định nghĩa như quy định tại Mục 8.1 của Bộ luật Hành chính San Francisco là bất kỳ “giấy tờ, sách, ảnh, phim, bản ghi âm, bản đồ, bản vẽ hoặc tài liệu khác, hoặc bất kỳ bản sao nào của chúng, do sở tạo ra hoặc nhận được liên quan đến giao dịch công việc công và có thể được sở lưu giữ làm bằng chứng về các hoạt động của sở, để lấy thông tin có trong đó hoặc để bảo vệ các quyền hợp pháp hoặc tài chính của Thành phố và Quận hoặc của những người bị ảnh hưởng trực tiếp bởi các hoạt động của Thành phố và Quận”. Văn phòng Luật sư Thành phố (“CAO”) đã thông báo rằng “hồ sơ” cũng bao gồm tất cả thông tin được lưu trữ điện tử; bao gồm nhưng không giới hạn ở email, tài liệu điện tử, cơ sở dữ liệu, thư thoại và dữ liệu hệ thống bảo mật.

1. Bốn loại tài liệu/hồ sơ

“Hồ sơ” của Ủy ban theo định nghĩa ở trên được chia thành ba loại sau đây nhằm mục đích xác định các yêu cầu lưu giữ và tiêu hủy theo Mục 8.4 và 8.9 của Bộ luật Hành chính San Francisco: 1) hồ sơ vĩnh viễn và hồ sơ thiết yếu; 2) hồ sơ hiện tại; và 3) hồ sơ lưu trữ.

Các tài liệu và vật liệu khác không cấu thành “hồ sơ” được coi là “không phải hồ sơ” (được mô tả bên dưới trong Danh mục 4) và có thể bị tiêu hủy khi không còn cần thiết, trừ khi được quy định khác trong Mục D bên dưới.

Hồ sơ và tài liệu của Ủy ban được phân loại cho mục đích lưu giữ và tiêu hủy như sau (tham khảo Phần II của Chính sách này để biết Lịch trình lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ):

Thể loại 1: Hồ sơ cố định/cần thiết. Hồ sơ cố định hoặc cần thiết sẽ được

Ủy ban Công vụ – Chính sách Lưu giữ và Hủy hồ sơ (Cập nhật tháng 5 năm 2014) Trang 2 trong số 8

được lưu giữ và bảo quản vô thời hạn (lưu ý rằng khi không yêu cầu bản gốc bản cứng, hồ sơ có thể được lưu giữ vô thời hạn trong hệ thống quản lý tài liệu của Ủy ban Dịch vụ Dân sự).

Hồ sơ vĩnh viễn. Hồ sơ vĩnh viễn là hồ sơ theo luật định phải được lưu giữ vĩnh viễn và không đủ điều kiện để tiêu hủy trừ khi chúng được chụp vi phim và tuân thủ các biện pháp đặc biệt. Sau khi chụp vi phim, hồ sơ giấy gốc có thể bị tiêu hủy. Các bản sao trùng lặp của hồ sơ vĩnh viễn có thể bị tiêu hủy bất cứ khi nào chúng không còn cần thiết cho hoạt động hiệu quả của Ủy ban. Ví dụ về hồ sơ vĩnh viễn bao gồm Biên bản cuộc họp của Ủy ban và hồ sơ chính thức về hành động của Ủy ban.

Hành động của Ủy ban Công vụ về Lưu giữ Hồ sơ Vĩnh viễn

(Số hồ sơ 808-94-1 được thông qua ngày 17 tháng 10 năm 1994) Ủy ban Dịch vụ Dân sự, được thành lập vào năm 1900 theo sửa đổi Hiến chương, đã tạo ra hồ sơ về các thủ tục của mình. Có hàng trăm tập hồ sơ được đóng thành quyển do Cán bộ Điều hành quản lý, bao gồm các báo cáo hàng năm, khảo sát lương và sổ tay hướng dẫn, v.v. Để đảm bảo các hồ sơ này được công khai, tất cả các tài liệu được tham chiếu dưới đây đã được (và sẽ được) chuyển đến Chi nhánh Chính của Thư viện Công cộng San Francisco. Các tài liệu đó sẽ được lập chỉ mục và lưu giữ vĩnh viễn. Ủy ban đã ủy quyền cho Cán bộ Điều hành:

1. Chuyển biên bản biên bản của Ủy ban Công vụ từ năm 1900 đến năm 1988 đến Thư viện Công cộng San Francisco để lưu giữ và bảo quản lâu dài.
2. Lưu giữ Biên bản cuộc họp của Ủy ban Công vụ trong năm (5) năm qua tại Văn phòng Ủy ban.
3. Chuyển đến Thư viện Công cộng San Francisco các tài liệu khác không còn hữu ích đối với Ủy ban Dịch vụ Dân sự nhưng lại có giá trị lịch sử đối với Thư viện Công cộng San Francisco, ví dụ: báo cáo thường niên của Ủy ban, sổ đăng ký người đủ điều kiện, khảo sát lương, sổ tay nhân viên, chương trình nghị sự của Ủy ban, v.v. Cán bộ điều hành sẽ liệt kê và báo cáo bất kỳ khoản chuyển nhượng nào cho Ủy ban và lưu giữ hồ sơ về các khoản chuyển nhượng đó.

Hồ sơ thiết yếu. Hồ sơ thiết yếu là hồ sơ cần thiết cho sự liên tục của chính phủ và/hoặc bảo vệ quyền và lợi ích của cá nhân trong trường hợp xảy ra thảm họa lớn và do đó phải được lưu giữ. Ví dụ về hồ sơ thiết yếu bao gồm thư tư vấn và ý kiến, biên bản ghi nhớ chính sách và Quy định của Cơ quan công quyền.

Thể loại 2: Hồ sơ hiện tại. Hồ sơ hiện tại là hồ sơ được lưu giữ tại văn phòng và/hoặc hệ thống của Ủy ban vì mục đích thuận tiện, dễ tham khảo hoặc các lý do khác. Hồ sơ hiện tại sẽ được lưu giữ như sau:

• Khi thời hạn lưu giữ được quy định bởi luật. Khi luật liên bang, tiểu bang hoặc địa phương quy định một khoảng thời gian nhất định để lưu giữ một số hồ sơ nhất định, Ủy ban sẽ lưu giữ hồ sơ trong khoảng thời gian do luật quy định. Ví dụ về hồ sơ được yêu cầu lưu giữ trong một khoảng thời gian cụ thể là Biên bản cuộc họp của Ủy ban và bản ghi âm cuộc họp của Ủy ban.

2

Ủy ban Công vụ – Chính sách Lưu giữ và Hủy hồ sơ (Cập nhật tháng 5 năm 2014) Trang 3 trong số 8

• Trong trường hợp luật không quy định thời hạn lưu giữ. Trong trường hợp luật không yêu cầu thời hạn lưu giữ cụ thể, Ủy ban đã thiết lập thời hạn lưu giữ cho các hồ sơ đó trong Phần II của Chính sách này. Hồ sơ sẽ được lưu giữ tối thiểu là hai năm, mặc dù các hồ sơ đó có thể được coi là "hồ sơ lưu trữ" và được lưu giữ bất kỳ lúc nào trong thời hạn lưu giữ áp dụng. Ví dụ về hồ sơ hiện tại bao gồm hóa đơn mua vật tư, biên bản ghi nhớ của phòng ban và tài liệu ngân sách.

Thể loại 3: Hồ sơ lưu trữ. Hồ sơ lưu trữ là hồ sơ được lưu giữ ngoài cơ sở. Hồ sơ lưu trữ phải tuân theo các yêu cầu lưu giữ giống như hồ sơ hiện tại. Hiện tại, Ủy ban không duy trì hoặc lưu trữ hồ sơ của mình tại cơ sở lưu trữ ngoài cơ sở; tuy nhiên, Ủy ban sẽ chuyển một số hồ sơ và tài liệu cố định đến Thư viện Công cộng San Francisco để lưu giữ và bảo trì cố định.

Thể loại 4: “Không phải hồ sơ” - Không cần lưu giữ. Các tài liệu và vật liệu khác không phải là “hồ sơ” theo định nghĩa ở trên không cần phải lưu giữ trừ khi có quy định khác theo luật địa phương (ví dụ: lịch của người đứng đầu phòng ban) hoặc theo quy định tại Mục D bên dưới. Các tài liệu và vật liệu khác (bao gồm bản gốc và bản sao) không bắt buộc phải lưu giữ, không cần thiết cho hoạt động hoặc tính liên tục của Phòng ban và không có ý nghĩa pháp lý, có thể bị tiêu hủy khi không còn cần thiết nữa.

Ví dụ bao gồm các tài liệu và văn bản được tạo ra để thuận tiện cho người tạo ra chúng, các bản thảo văn bản (trừ một số hợp đồng) đã được thay thế bằng các phiên bản tiếp theo hoặc trở nên vô nghĩa do hành động của phòng ban và các bản sao hồ sơ không còn cần thiết nữa. Các ví dụ cụ thể bao gồm lịch (trừ lịch của Giám đốc điều hành), biên lai tin nhắn điện thoại, thư từ hỗn hợp không yêu cầu theo dõi hoặc hành động của phòng ban, sổ tay, email không chứa thông tin bắt buộc phải lưu giữ theo chính sách này và các tệp theo trình tự thời gian.

B. HỒ SƠ KHÔNG ĐƯỢC ĐỊA CHỈ TRONG LỊCH TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ

Hồ sơ và các tài liệu hoặc vật liệu khác không được nêu rõ trong Biểu lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ ở Phần II của Chính sách này có thể bị tiêu hủy bất kỳ lúc nào, với điều kiện là chúng đã được lưu giữ trong thời hạn quy định đối với các hồ sơ tương tự về cơ bản và không có ngoại lệ nào được liệt kê trong Phần D bên dưới.

C. LƯU TRỮ HỒ SƠ

Hồ sơ có thể được lưu trữ trong không gian văn phòng hoặc hệ thống quản lý tài liệu của Ủy ban Dịch vụ Dân sự nếu hồ sơ đang được sử dụng tích cực hoặc được lưu giữ trong văn phòng để thuận tiện hoặc dễ tham khảo. Ví dụ về các tệp đang hoạt động được lưu giữ phù hợp trong không gian văn phòng hoặc hệ thống quản lý tài liệu của Ủy ban Dịch vụ Dân sự bao gồm các tệp theo trình tự thời gian đang hoạt động, các tệp nghiên cứu và tham khảo, các tệp soạn thảo luật, các tệp khiếu nại đang chờ xử lý, các tệp hành chính, các tệp nhân sự và lịch. Các hồ sơ không hoạt động, đối với những hồ sơ mà việc sử dụng hoặc tham khảo đã giảm đủ để cho phép xóa khỏi không gian văn phòng của Ủy ban Dịch vụ Dân sự nhưng phải giữ lại các bản sao gốc, có thể được gửi đến cơ sở lưu trữ ngoài khuôn viên của Thành phố hoặc đến Thư viện Công cộng San Francisco.

3

Ủy ban Công vụ – Chính sách Lưu giữ và Hủy hồ sơ (Cập nhật tháng 5 năm 2014) Trang 4 trong số 8

D. NGOẠI LỆ VỚI LỊCH TRÌNH GIỮ LẠI VÀ PHÁ HỦY 1. Dự đoán về kiện tụng

Ủy ban có nghĩa vụ hành động tích cực để bảo quản các tài liệu hoặc thông tin có liên quan khác (đặc biệt là thông tin được lưu trữ điện tử) ngay khi nhận thấy có khiếu nại hoặc vụ kiện tụng tiềm ẩn.

Khi CAO thông báo cho Ủy ban rằng đã nhận được khiếu nại, CAO sẽ bao gồm lời nhắc rằng Ủy ban nên hành động ngay lập tức để bảo quản thông tin có thể liên quan đến khiếu nại, bao gồm thông tin được lưu trữ điện tử. Trong trường hợp đó, Ủy ban phải đình chỉ chính sách lưu giữ/hủy tài liệu thông thường của mình và áp dụng 'giữ lại để kiện tụng' để đảm bảo bảo quản các tài liệu và hồ sơ có liên quan. Các hồ sơ hoặc tài liệu đó chỉ có thể bị hủy sau khi được CAO chấp thuận.

1. Đang chờ xem xét bởi Cơ quan quản lý

Trong khi chờ cơ quan quản lý xem xét, Ủy ban phải đình chỉ chính sách lưu giữ/hủy tài liệu thường lệ của mình để đảm bảo bảo quản các tài liệu và hồ sơ có liên quan. Các hồ sơ hoặc tài liệu đó chỉ có thể bị hủy sau khi cơ quan quản lý kết thúc quá trình xem xét.

1. Hồ sơ và báo cáo lịch sử

Hồ sơ lịch sử là hồ sơ hoặc tài liệu vật lý không còn được lưu giữ theo Biểu lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ của Ủy ban (xem Phần II của chính sách này bên dưới) nhưng do thời gian lưu giữ hoặc giá trị nghiên cứu của chúng, có thể có giá trị hoặc ý nghĩa lịch sử.

Do đó, những hồ sơ như vậy không được phép bị hủy trừ khi tuân thủ theo các thủ tục quy định tại mục 8.7 của Bộ luật Hành chính. (Cũng tham khảo mục trên về Thể loại 1: Lưu giữ hồ sơ vĩnh viễn - Hành động của Ủy ban Công vụ về Lưu giữ hồ sơ vĩnh viễn.)

E. TÀI LIỆU, HỒ SƠ VÀ/HOẶC THÔNG TIN MẬT

Một tài liệu hoặc hồ sơ được coi là bí mật nếu nó chứa thông tin cá nhân về một cá nhân hoặc thông tin có thể được sử dụng để xác định một cá nhân mà danh tính phải được giữ bí mật. Những thông tin đó bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

• Địa chỉ nhà
• Số an sinh xã hội
• Ngày sinh
• Thông tin về giấy phép lái xe
• Thông tin y tế
• Thông tin về sức khỏe tinh thần hoặc thể chất
• Thông tin liên quan đến việc tiếp nhận y tế, sức khỏe tâm thần và/hoặc lạm dụng chất gây nghiện
  sự đối đãi
• Hồ sơ tội phạm hình sự

4

Ủy ban Công vụ – Chính sách Lưu giữ và Hủy hồ sơ (Cập nhật tháng 5 năm 2014) Trang 5 trong số 8

• Thông tin về giới tính, chủng tộc, v.v.
  Vui lòng tham khảo chính sách của Ủy ban về hồ sơ và đơn kháng cáo của nhân viên an ninh.

Nhân viên Ủy ban có trách nhiệm đảm bảo Ủy ban thực hiện nghĩa vụ bảo mật thông tin mọi lúc và xử lý các tài liệu hoặc hồ sơ có chứa thông tin đó theo cách phù hợp như quy định dưới đây.

F. LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ

Tài liệu và hồ sơ có thể được lưu trữ tại văn phòng Ủy ban, cơ sở lưu trữ ngoài trụ sở, Thư viện Công cộng San Francisco và/hoặc hệ thống quản lý tài liệu nếu chúng đang được sử dụng hoặc được lưu giữ tại văn phòng để thuận tiện hoặc dễ tham khảo. Ví dụ về các tệp đang hoạt động được lưu giữ phù hợp tại văn phòng Ủy ban và/hoặc hệ thống quản lý tài liệu bao gồm các tệp theo trình tự thời gian, tệp nghiên cứu và tham khảo, tệp kháng cáo đang chờ xử lý, tệp hành chính và hồ sơ nhân sự của nhân viên hiện tại, bìa hồ sơ họp, v.v. Các hồ sơ không hoạt động có thể chưa bị hủy nhưng đã giảm bớt việc sử dụng hoặc tham khảo đủ để được phép xóa khỏi văn phòng Ủy ban có thể được quét vào hệ thống quản lý tài liệu của Ủy ban và/hoặc gửi đến Thư viện Công cộng San Francisco hoặc cơ sở lưu trữ ngoài trụ sở.

Tham khảo Phần II của Chính sách này để biết thông tin về thời hạn lưu giữ.

Tất cả các tài liệu có chứa thông tin bí mật theo định nghĩa tại đây phải được lưu giữ ở một vị trí an toàn, với quyền truy cập được kiểm soát giới hạn đối với những người cần thông tin để thực hiện nhiệm vụ của vị trí của họ. Các tập tin cũng phải được đánh dấu thích hợp là bí mật. Một lần nữa, hãy tham khảo chính sách của Ủy ban về kháng cáo và hồ sơ của viên chức hòa bình.

G. HỦY HỒ SƠ

Không gian lưu trữ tại văn phòng Ủy ban có hạn. Do đó, nhân viên Ủy ban được yêu cầu thường xuyên xem xét và xác định các tài liệu để tiêu hủy và/hoặc chuyển đến Thư viện Công cộng San Francisco theo yêu cầu về thời hạn quy định tại Phần II của Chính sách này.

Khi một tài liệu hoặc hồ sơ được xác định cần tiêu hủy hoặc chuyển đến Thư viện hoặc cơ sở lưu trữ ngoài cơ sở, nhân viên Ủy ban phải xác định: 1) liệu tài liệu hoặc hồ sơ đó có nên được quét vào hệ thống quản lý tài liệu của Ủy ban để tiếp tục lưu trữ hay không; và 2) liệu tài liệu đó có chứa thông tin bí mật như đã định nghĩa ở trên hay không.

Tài liệu hoặc hồ sơ cần hủy mà không chứa bất kỳ thông tin bí mật nào có thể được vứt vào thùng tái chế giấy được chỉ định; những tài liệu có chứa thông tin bí mật phải được cắt nhỏ. Tài liệu hoặc hồ sơ cần chuyển đến Thư viện phải được biên tập lại để loại bỏ bất kỳ thông tin bí mật nào.

5

Ủy ban Công vụ – Chính sách Lưu giữ và Hủy hồ sơ (Cập nhật tháng 5 năm 2014) Trang 6 trong số 8

PHẦN II: LỊCH TRÌNH LƯU TRỮ VÀ TIÊU HỦY HỒ SƠ

Một lần nữa, xin lưu ý rằng điều sau đây chỉ áp dụng trong trường hợp không có vụ kiện tụng hoặc quá trình xem xét đang chờ xử lý của cơ quan quản lý.

DANH MỤC GHI CHÉP

HÀNH CHÍNH

HÀNH CHÍNH

HÀNH CHÍNH

HÀNH CHÍNH HÀNH CHÍNH HÀNH CHÍNH TIVE HÀNH CHÍNH HÀNH CHÍNH TIVE HÀNH CHÍNH HÀNH CHÍNH

NGÂN SÁCH HÀNH CHÍNH

NHIỆM VỤ

NHIỆM VỤ

NHIỆM VỤ

NHIỆM VỤ

NHIỆM VỤ

NHIỆM VỤ

TÀI CHÍNH TÀI CHÍNH TÀI CHÍNH

LOẠI HỒ SƠ

Bản ghi âm thanh/video không được chỉ định khác

Lịch [trưởng phòng]

Thư từ không cần theo dõi

Thư từ, tạp nham

Báo cáo của Giám đốc điều hành liên phòng ban

THỜI GIAN GIỮ LẠI

LƯU Ý

Yêu cầu của Quản trị viên. Mã §67.29-5

THỂ LOẠI Tổng cộng 2 2 năm

4 2 năm [phút]

4 Không có

2 2 tuổi 2 5 tuổi

Tại chỗ*
2 năm 0

2 năm 0

Không có

Không có

Vĩnh viễn 0

2 năm 0

Ngoài trang web

2 năm sau Thư từ năm tài chính

2 năm
5 tuổi 0 2 tuổi 0

Thư viện chính

Biên bản ghi nhớ, các loại khác

Biên bản ghi nhớ, chính sách/quyết định

Ấn phẩm, báo cáo do phòng ban tạo ra Báo cáo/Ấn phẩm chính thức/Báo cáo thường niên Hồ sơ liên quan đến việc sửa đổi Quy định (lịch sử thương lượng, đề xuất, v.v.)

Tập tin ngân sách

Chương trình nghị sự, thông báo và biên bản cuộc họp của Ủy ban và Ủy ban

Bản ghi âm các cuộc họp của Ủy ban

Thư từ của Ủy ban Hồ sơ Ủy ban Gói tin của Ủy ban Các động thái và Nghị quyết Báo cáo kiểm toán

Giấy tờ công tác kiểm toán Hợp đồng thư từ

2
4 Không có

1 Vĩnh viễn 2 2 năm

1 Vĩnh viễn

1 Vĩnh viễn

2 2 năm

1 Vĩnh viễn

2 2 năm

1 Vĩnh viễn

1 Vĩnh viễn 2 2 năm

2
2 2 năm
1 Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

Chính sách thư viện của khoa chính

5 năm cho đến khi được thay thế

Vĩnh viễn 0 2 năm 0

5 năm

Vĩnh viễn

Chính sách thư viện của khoa chính

Yêu cầu bởi 0 Adm. Code

§67.14.

Chính sách của khoa

Chính sách của khoa

Chính sách của khoa

Chính sách của khoa

Chính sách của khoa

2 năm 0

Thư viện chính

5 năm
2 năm 0

5 năm

Thư viện chính

2

2 năm hoặc trọn đời của thỏa thuận

Vĩnh viễn 0 2 năm 0 2 năm 0

6

Ủy ban Công vụ – Chính sách Lưu giữ và Hủy hồ sơ (Cập nhật tháng 5 năm 2014) Trang 7 trong số 8

TÀI CHÍNH

TÀI CHÍNH

TÀI CHÍNH TÀI CHÍNH

TÀI CHÍNH TÀI CHÍNH

TÀI CHÍNH TÀI CHÍNH PHÁP LÝ

HỢP PHÁP

ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG CÔNG DỤNG

NHÂN VIÊN

NHÂN VIÊN

NHÂN SỰ NHÂN SỰ

NHÂN VIÊN

Hợp đồng/Thỏa thuận/Biên bản ghi nhớ

Bản thảo trao đổi thỏa thuận

2

2 năm hoặc trọn đời của thỏa thuận

2 năm 0

2 2 năm

2 năm

Quản trị viên. 0 Mã

§67.24(a)

Hồ sơ tài chính,
Năm tài chính khác

2

2

2 năm sau

2 năm 0 2 năm 0

2 năm 0 2 năm 0

2 năm 0

2 năm 0 Vĩnh viễn 0

Hóa đơn

Các khoản phải trả (Hóa đơn)

Đơn đặt hàng

Hồ sơ du lịch và hoàn trả
Lệnh làm việc và thanh toán

Tư vấn pháp lý

Thỏa thuận giải quyết

Điều tra, Phát hiện của Dịch vụ Thanh tra, Kiểm toán và Khiếu nại
Báo cáo Yêu cầu ADA về Điều chỉnh hợp lý

Khiếu nại phân biệt đối xử

Kế hoạch Cơ hội Việc làm Bình đẳng

Hồ sơ công thái học

Hồ sơ Đạo luật Nghỉ phép Y tế Gia đình

2 năm sau năm tài chính

2 2 năm

2 2 năm

2 2 năm

2 2 năm

2
1 Vĩnh viễn

5 năm

Chính sách thư viện của khoa chính

Cho đến khi bị thay thế

1 Vĩnh viễn

2 7 tuổi

2 7 tuổi

7 năm
2 người theo dõi

ly thân 2 2 năm

2 3 tuổi

Vĩnh viễn 0

7 năm 0

7 năm 0

7 năm
theo dõi 0

sự tách biệt
2 năm 0

3 năm 0

Yêu cầu của Bộ Lao động Hoa Kỳ

NHÂN VIÊN

NHÂN SỰ NHÂN SỰ

Hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự – Tài liệu niêm phong theo MOU

Khiếu nại quấy rối tình dục

7 năm
2 người theo dõi

ly thân 7 năm

2 sau khi tách ra

2 7 tuổi

7 năm
theo dõi 0

sự tách biệt
7 năm mỗi

sau khi tách ra

0 Chính sách hoa hồng

7 năm 0

7

Ủy ban Công vụ – Chính sách Lưu giữ và Hủy hồ sơ (Cập nhật tháng 5 năm 2014) Trang 8 trong số 8

NHÂN VIÊN

NHÂN VIÊN

Bảng thời gian

Hồ sơ bồi thường của người lao động

2 2 năm

7 năm
2 người theo dõi

sự tách biệt

2 năm

Chắc chắn

quyền 0 từ SFERS

trước khi phá hủy

* “Tại chỗ” bao gồm các văn phòng của Ủy ban Dịch vụ Dân sự và/hoặc Hệ thống Quản lý Tài liệu của ủy ban này.