記錄保留和銷毀政策（公務員委員會）

記錄保留和銷毀政策

公務員委員會記錄保留和銷毀政策是根據《舊金山行政法》第 8 章採用的，該政策要求每個部門負責人制定政策以正確保存記錄，並製定係統的記錄保留和銷毀時間表。本政策涵蓋公務員委員會（「委員會」）製作或收到的所有與公共事務交易有關的記錄和文件（無論其物理形式或特徵）。

第一部分：政策與程序 A. 保留政策

1. 「記錄」的定義

委員會應在其立即或當前使用期間保留記錄，除非需要更長時間保留以供歷史參考、遵守合約或法律要求或用於下述其他目的。

出於記錄保留和銷毀的目的，「記錄」一詞按照《舊金山行政法典》第 8.1 條的規定定義為任何「此類紙張、書籍、照片、影片、錄音、地圖、繪圖或其他文件，或任何該部門製作或收到的與公共業務交易有關的副本，並可能由該部門保留作為該部門活動的證據，以獲取其中包含的信息，或保護該部門的法律或財務權利市和縣或直接受市和縣活動影響的人員。市檢察官辦公室（「CAO」）表示，「記錄」還包括所有以電子方式儲存的資訊；包括但不限於電子郵件、電子文件、資料庫、語音郵件和安全系統資料。

1. 四類文件/記錄

為根據《舊金山行政法》第 8.4 和 8.9 條確定保留和銷毀要求，上述定義的委員會「記錄」分為以下三類： 1) 永久記錄和基本記錄； 2) 當前記錄； 3) 儲存記錄。

不構成「記錄」的文件和其他資料被視為「非記錄」（下文第 4 類中所述），並且在不再需要時可以銷毀，除非下文 D 部分另有規定。

出於保留和銷毀目的，委員會的記錄和文件進行瞭如下分類（有關記錄保留和銷毀時間表，請參閱本政策第二部分）：

第 1 類：永久/基本記錄。永久或必要的記錄應

公務員制度委員會 – 記錄保留和銷毀政策（2014 年 5 月更新） 第 2 頁，共 8 頁

無限期保留和保存（請注意，如果不需要硬拷貝原件，記錄可以無限期保留在公務員委員會的文件管理系統中）。

永久記錄。永久記錄是法律要求永久保留的記錄，除非進行縮微膠卷並採取特殊措施，否則不得銷毀。一旦縮微膠片拍攝，原始紙本記錄可能會被銷毀。當委員會的有效運作不再需要永久記錄的副本時，可以銷毀。永久記錄的例子包括委員會會議記錄和委員會行動的正式記錄。

公務員委員會關於永久記錄保留的行動

（文件編號 808-94-1，1994 年 10 月 17 日通過）公務員委員會於 1900 年根據憲章修正案成立，已產生其程序記錄。執行官保管著數百本合訂本的記錄，包括年度報告、薪資調查和手冊等。所述文件將被索引並永久保留。委員會授權執行官：

1. 將 1900 年至 1988 年的公務員委員會會議記錄轉移到舊金山公共圖書館永久保存和維護。
2. 在委員會辦公室保存過去五 (5) 年的公務員委員會會議記錄。
3. 將公務員委員會不再使用但對舊金山公共圖書館具有歷史意義的其他文件轉移到舊金山公共圖書館，例如委員會年度報告、合格人員登記冊、薪資調查、員工手冊、委員會議程等。向委員會報告任何轉移，並保留此類轉移的記錄。

重要記錄。基本記錄是指政府在發生重大災難時連續性和/或保護個人權益所必需的記錄，因此必須保存。基本記錄的例子包括建議信和意見、政策備忘錄和公務員規則。

第 2 類：目前記錄。目前記錄是指出於方便、參考或其他原因保留在委員會辦公室和/或系統中的記錄。目前記錄應保留如下：

• 法律規定保留期限的。如果聯邦、州或地方法律規定了保留某些記錄的明確期限，則委員會將在法律規定的期限內保留記錄。需要在特定時期內保存的記錄的例子包括委員會會議記錄和委員會會議的錄音。

2

公務員制度委員會 – 記錄保留和銷毀政策（2014 年 5 月更新） 第 3 頁，共 8 頁

• 法律沒有規定保留期限的。如果法律沒有規定具體的保留期限，委員會將在本政策第二部分中規定這些記錄的保留期限。記錄應至少保留兩年，儘管此類記錄可能被視為「儲存記錄」並在適用的保留期內隨時進行儲存。目前記錄的範例包括用品採購發票、部門備忘錄和預算文件。

第 3 類：儲存記錄。儲存記錄是異地保留的記錄。儲存記錄應遵守與目前記錄相同的保留要求。委員會目前並未在異地儲存設施中維護或儲存其記錄；然而，委員會將把某些永久記錄和文件傳送給舊金山公共圖書館進行永久保留和維護。

第 4 類：「非記錄」- 無需保留。不屬於上述定義的「記錄」的文件和其他資料無需保留，除非當地法律（例如部門負責人日曆）另有規定或按照下文 D 節的規定。不需要保留、對於部門的運作或連續性不是必要的以及不具有法律意義的文件和其他材料（包括原件和副本）可以在不再需要時銷毀。

例如，為方便生成者而產生的資料和文件、已被後續版本取代或因部門行動而變得毫無意義的草稿文件（某些合約除外），以及不再需要的記錄的副本。具體範例包括日曆（執行官的日曆除外）、電話留言單、不需要後續行動或部門行動的雜項信件、記事本、不包含本政策要求保留的資訊的電子郵件以及按時間順序排列的文件。

B. 記錄保留時間表中未提及的記錄

本政策第二部分的記錄保留和銷毀時間表中未明確提及的記錄和其他文件或材料可隨時銷毀，前提是它們已保留了實質上類似記錄規定的期限，並且有以下條件：下文D節中所列舉的例外情況也不例外。

C. 記錄的存儲

如果記錄正在使用中或為了方便或隨時參考而保存在辦公室中，則記錄可以儲存在公務員制度委員會的辦公室或文件管理系統中。在公務員委員會的辦公空間或文件管理系統中適當維護的活動文件的例子包括活動的時間文件、研究和參考文件、立法起草文件、未決投訴文件、行政文件、人事檔案和日曆。不活躍的記錄，其使用或參考已減少到足以允許從公務員制度委員會的辦公空間中移出，但必須保留其原始副本，可以發送到該市的場外儲存設施或舊金山公共圖書館。

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公務員制度委員會 – 記錄保留和銷毀政策（2014 年 5 月更新） 第 4 頁，共 8 頁

D. 保留和銷毀時間表的例外情況 1. 訴訟的預期

一旦意識到潛在的索賠或訴訟，委員會就有責任積極採取行動保存文件或其他潛在相關資訊（特別是電子儲存的資訊）。

當 CAO 通知委員會其已收到索賠時，CAO 將提醒委員會應立即採取行動，保存與索賠相關的潛在相關信息，包括電子存儲的信息。在這種情況下，委員會必須暫停其常規文件保留/銷毀政策，並實施“訴訟保留”，以確保相關文件和記錄的保存。此類記錄或文件只有在經 CAO 批准後才能銷毀。

1. 等待監管機構審查

在監管機構審查期間，委員會必須暫停其常規文件保留/銷毀政策，以確保相關文件和記錄的保存。此類記錄或文件只有在監管機構完成審查後才能銷毀。

1. 歷史記錄和報告

歷史記錄是根據委員會的記錄保留和銷毀時間表（見本政策下面的第二部分）不得再保留的實物記錄或文件，但由於其年代或研究價值，可能具有歷史意義或意義。

因此，除非依照《行政法》第 8.7 條規定的程序，否則不得銷毀此類記錄。 （另請參閱上面關於類別 1 的部分：永久記錄保留 - 公務員委員會關於永久記錄保留的行動。）

E. 機密文件、記錄和/或信息

如果文件或記錄包含有關個人的個人資訊或可用於識別其身分必須保密的個人的信息，則該文件或記錄被視為機密。此類資訊包括但不限於：

• 家庭住址
• 社會安全號碼
• 出生日期
• 駕駛執照資訊
• 醫療資訊
• 心理或身體健康訊息
• 有關收到醫療、心理健康和/或藥物濫用的信息
  治療
• 刑事犯罪記錄

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公務員制度委員會 – 記錄保留和銷毀政策（2014 年 5 月更新） 第 5 頁，共 8 頁

• 有關性別、種族等的資訊。
  另請參閱委員會關於和平官員上訴和記錄的政策。

委員會工作人員必須確保委員會履行其始終保證機密資訊安全的義務，並按照下文規定的適當方式處置包含此類資訊的文件或記錄。

F. 記錄保留與存儲

文件和記錄可以儲存在委員會的辦公室、異地儲存設施、舊金山公共圖書館和/或文件管理系統中（如果它們正在使用中）或為了方便或隨時參考而在辦公室中維護。在委員會辦公室和/或文件管理系統中適當維護的活動文件的例子包括按時間順序排列的文件、研究和參考文件、待決上訴文件、現任僱員的行政文件和人事檔案、會議活頁夾等。銷毀，但其使用或參考已充分減少以允許從委員會辦公室移走的文件，可以掃描到委員會的文件管理系統中和/或發送到舊金山公共圖書館或異地存儲設施。

有關保留期限的信息，請參閱本政策的第二部分。

所有包含此處定義的機密資訊的文件都必須保存在安全的位置，並且受控存取僅限於需要該資訊以履行其職位職責的人員。文件也必須適當標記為機密。再次請參閱委員會關於和平官員申訴和記錄的政策。

G. 記錄銷毀

委員會辦公室的儲存空間有限。因此，委員會工作人員需要根據本政策第二部分規定的時間表要求定期審查並確定要銷毀和/或傳輸到舊金山公共圖書館的文件。

一旦文件或記錄被確定銷毀或傳輸到圖書館或異地儲存設施，委員會工作人員必須確定： 1) 是否仍應將其掃描到委員會的文件管理系統中以繼續儲存； 2) 如果它包含上述定義的機密資訊。

不包含任何此類機密資訊的要銷毀的文件或記錄可以丟棄在指定的紙張回收箱中；那些這樣做的人必須被粉碎。要傳輸到圖書館的文件或記錄必須針對任何機密資訊進行編輯。

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公務員制度委員會 – 記錄保留和銷毀政策（2014 年 5 月更新） 第 6 頁，共 8 頁

第二部分：記錄保留和銷毀時間表

再次請注意，以下內容僅適用於沒有訴訟或等待監管機構審查的情況。

唱片類別

行政管理

行政管理

行政管理

行政管理 行政管理 行政管理 行政管理 行政管理 行政管理

行政預算

委員會

委員會

委員會

委員會

委員會

委員會

金融 金融 金融

記錄類型

未另行指定的音訊/視訊記錄

日曆[部門主管]

無需跟進的信件

信件往來、雜項

執行長跨部門報告

保留 保留期限

筆記

管理員要求。法規§67.29-5

類別 總計 2 2 年

4 2 歲 [分鐘]

4 無

2 2 年 2 5 年

現場*
2歲 0

2歲 0

不適用 0

不適用 0

永久 0

2歲 0

場外

財政年度通訊後 2 年

2歲
5 年 0 2 年 0

主圖書館

備忘錄、雜項

備忘錄、政策/決定

出版品、部門建立的報告 報告/官方出版品/年度報告 與規則修訂相關的記錄（談判歷史、提案等）

預算文件

委員會和委員會會議的議程、通知和紀要

委員會會議的錄音

委員會信函 委員會文件 委員會資料包 動議與決議 審計報告

審計工作文件合約信函

2
4 無

1 永久 2 2 年

1 永久

1 永久

2 2 歲

1 永久

2 2 歲

1 永久

1 永久 2 2 年

2
2 2 歲
1 永久

永恆的

主要部門圖書館政策

5 年直至被取代

永久 0 2 年 0

5歲

永恆的

主要部門圖書館政策

0 管理員代碼需要

§67.14。

部門政策

部門政策

部門政策

部門政策

部門政策

2歲 0

主圖書館

5歲
2歲 0

5歲

主圖書館

2

2 年或協議期限

永久 0 2 年 0 2 年 0

6

公務員制度委員會 – 記錄保留和銷毀政策（2014 年 5 月更新） 第 7 頁，共 8 頁

金融的

金融的

金融 金融

金融 金融

金融 金融 法律

合法的

績效體系審查

人員

人員

人員 人員

人員

合約/協議/諒解備忘錄

交換協議草案

2

2 年或協議期限

2歲 0

2 2 歲

2歲

行政。 0 代碼

§67.24(a)

財務記錄，
財年雜項

2

2

2年後

2 年 0 2 年 0

2 年 0 2 年 0

2歲 0

2 年 0 永久 0

發票

應付帳款（發票）

採購訂單

旅行和報銷記錄
工單和付款

法律諮詢

和解協議

調查、檢查服務結果、審計和上訴
ADA 合理便利報告請求

歧視投訴

平等就業機會計劃

人體工學記錄

家庭病假法記錄

財年後 2 年

2 2 歲

2 2 歲

2 2 歲

2 2 歲

2
1 永久

5歲

主要部門圖書館政策

直至被取代

1 永久

2 7歲

2 7歲

7歲
2 關注

分居 2 2 年

2 3歲

永久 0

7歲 0

7歲 0

7歲
關注 0

分離
2歲 0

3歲0

美國勞工部要求

人員

人員 人員

人事檔案

人事檔案 – 每張諒解備忘錄的密封文件

性騷擾投訴

7歲
2 關注

分居7年

2 分居後

2 7歲

7歲
關注 0

分離
7 年每

分居後

0 佣金政策

7歲 0

7

公務員制度委員會 – 記錄保留和銷毀政策（2014 年 5 月更新） 第 8 頁，共 8 頁

人員

人員

時間名冊

工人賠償記錄

2 2 歲

7歲
2 關注

分離

2歲

安全的

SFERS 的許可 0

銷毀前

*「現場」包括公務員制度委員會的辦公室和/或其文件管理系統。