Política sobre conservación y destrucción de registros (Comisión de Servicio Civil)

POLÍTICA DE RETENCIÓN Y DESTRUCCIÓN DE REGISTROS

La Política de Retención y Destrucción de Registros de la Comisión de Servicio Civil se adopta de conformidad con el Capítulo 8 del Código Administrativo de San Francisco, que exige que cada jefe de departamento desarrolle políticas para mantener adecuadamente los registros y crear un programa sistemático de retención y destrucción de registros. Esta política cubre todos los registros y documentos (independientemente de su forma física o características) que la Comisión de Servicio Civil (“Comisión”) haya elaborado o recibido en relación con la transacción de asuntos públicos.

PARTE I: POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS A. POLÍTICA DE RETENCIÓN

1. Definición de “registros”

La Comisión conservará los registros durante el período de su uso inmediato o actual, a menos que sea necesaria una conservación más prolongada para referencia histórica, para cumplir con requisitos contractuales o legales, o para otros fines según se establece a continuación.

Para fines de retención y destrucción de registros, el término "registro" se define como se establece en la Sección 8.1 del Código Administrativo de San Francisco como cualquier "papel, libro, fotografía, película, grabación de sonido, mapa, dibujo u otro documento, o cualquier copia de los mismos, que haya sido realizado o recibido por el departamento en relación con la transacción de negocios públicos y que pueda haber sido retenido por el departamento como evidencia de las actividades del departamento, para la información contenida en ellos o para proteger los derechos legales o financieros de la Ciudad y el Condado o de las personas directamente afectadas por las actividades de la Ciudad y el Condado". La Oficina del Fiscal de la Ciudad ("CAO") ha informado que los "registros" también incluyen toda la información almacenada electrónicamente; incluidos, entre otros, correos electrónicos, documentos electrónicos, bases de datos, correo de voz y datos del sistema de seguridad.

1. Cuatro categorías de documentos/registros

Los “registros” de la Comisión según se definen anteriormente se dividen en las siguientes tres categorías a los efectos de determinar los requisitos de retención y destrucción de conformidad con las Secciones 8.4 y 8.9 del Código Administrativo de San Francisco: 1) registros permanentes y registros esenciales; 2) registros actuales; y 3) registros de almacenamiento.

Los documentos y otros materiales que no constituyen “registros” se consideran “no registros” (descritos a continuación en la Categoría 4) y pueden destruirse cuando ya no sean necesarios, a menos que se especifique lo contrario en la Sección D a continuación.

Los registros y documentos de la Comisión se clasifican para fines de retención y destrucción de la siguiente manera (consulte la Parte II de esta Política para conocer el Programa de retención y destrucción de registros):

Categoría 1: Registros permanentes/esenciales. Los registros que sean permanentes o esenciales deberán

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retenidos y preservados indefinidamente (tenga en cuenta que cuando no se requieren originales en papel, los registros pueden conservarse indefinidamente en los sistemas de gestión de documentos de la Comisión de Servicio Civil).

Registros permanentes. Los registros permanentes son aquellos que la ley exige conservar de forma permanente y que no pueden destruirse a menos que se microfilmen y se sigan medidas especiales. Una vez microfilmados, los registros originales en papel pueden destruirse. Las copias duplicadas de los registros permanentes pueden destruirse cuando ya no sean necesarias para el funcionamiento eficiente de la Comisión. Entre los ejemplos de registros permanentes se incluyen las actas de la Comisión y los registros oficiales de las acciones de la Comisión.

Acción de la Comisión de Servicio Civil sobre la conservación permanente de registros

(Expediente n.° 808-94-1 adoptado el 17 de octubre de 1994) La Comisión de Servicio Civil, formada en 1900 mediante una enmienda a la Carta, ha generado registros de sus procedimientos. Hay cientos de volúmenes encuadernados de registros bajo la custodia del Director Ejecutivo, incluidos informes anuales, encuestas de salarios y manuales, etc. Para garantizar la disponibilidad de estos registros para el público, todos los documentos a los que se hace referencia a continuación se han transferido (y se transferirán) a la Sucursal Principal de la Biblioteca Pública de San Francisco. Dichos documentos se indexarán y se conservarán de forma permanente. La Comisión autorizó al Director Ejecutivo a:

1. Transferir las actas de las actuaciones de la Comisión de Servicio Civil de los años calendario 1900 a 1988 a la Biblioteca Pública de San Francisco para su conservación y mantenimiento permanentes.
2. Mantener las Actas de la Comisión de Servicio Civil de los últimos cinco (5) años en la Oficina de la Comisión.
3. Transferir a la Biblioteca Pública de San Francisco otros documentos que ya no sean de utilidad para la Comisión de Servicio Civil pero que sean de interés histórico para la Biblioteca Pública de San Francisco, por ejemplo, informes anuales de la Comisión, registros de elegibles, encuestas de salarios, manuales de empleados, agenda de la Comisión, etc. El Director Ejecutivo detallará e informará sobre cualquier transferencia a la Comisión y mantendrá un registro de dichas transferencias.

Registros esenciales. Los registros esenciales son aquellos que serían necesarios para la continuidad del gobierno y/o la protección de los derechos e intereses de las personas en caso de un desastre mayor y que, por lo tanto, deben conservarse. Entre los ejemplos de registros esenciales se incluyen las cartas de asesoramiento y opiniones, los memorandos de políticas y las Normas de la función pública.

Categoría 2: Registros actuales. Los registros actuales son registros que por conveniencia, referencia rápida u otros motivos se conservan en el espacio de oficina y/o los sistemas de la Comisión. Los registros actuales se conservarán de la siguiente manera:

• Cuando la ley especifica el período de retención. Cuando la ley federal, estatal o local prescribe un período de tiempo definido para la retención de ciertos registros, la Comisión conservará los registros durante el período especificado por la ley. Ejemplos de registros que deben conservarse durante un período específico son las actas de la Comisión y las grabaciones de audio de las reuniones de la Comisión.

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• Cuando la ley no especifica un período de retención. Cuando la ley no exige un período de retención específico, la Comisión ha establecido el período de retención para dichos registros en la Parte II de esta Política. Los registros se conservarán durante un mínimo de dos años, aunque dichos registros pueden tratarse como "registros de almacenamiento" y almacenarse en cualquier momento durante el período de retención aplicable. Entre los ejemplos de registros actuales se incluyen facturas de compras de suministros, memorandos departamentales y documentos presupuestarios.

Categoría 3: Registros de almacenamiento. Los registros de almacenamiento son registros que se conservan fuera de las instalaciones. Los registros de almacenamiento están sujetos a los mismos requisitos de conservación que los registros actuales. Actualmente, la Comisión no mantiene ni almacena sus registros en una instalación de almacenamiento fuera de las instalaciones; sin embargo, la Comisión transmitirá ciertos registros y documentos permanentes a la Biblioteca Pública de San Francisco para su conservación y mantenimiento permanentes.

Categoría 4: “No registros”: no se requiere conservación. Los documentos y otros materiales que no sean “registros” según la definición anterior no necesitan conservarse a menos que la ley local especifique lo contrario (por ejemplo, calendarios de jefes de departamento) o según lo dispuesto en la Sección D a continuación. Los documentos y otros materiales (incluidos los originales y duplicados) que no se requiera conservar, que no sean necesarios para el funcionamiento o la continuidad del Departamento y que no tengan importancia legal, pueden destruirse cuando ya no sean necesarios.

Entre los ejemplos se incluyen los materiales y documentos generados para la conveniencia de la persona que los genera, los borradores de documentos (excepto algunos contratos) que han sido reemplazados por versiones posteriores o que han quedado obsoletos por una acción departamental, y las copias duplicadas de registros que ya no son necesarios. Entre los ejemplos específicos se incluyen los calendarios (excepto el calendario del Director Ejecutivo), las notas de mensajes telefónicos, la correspondencia miscelánea que no requiere seguimiento ni acción departamental, los cuadernos de notas, los correos electrónicos que no contienen la información que se debe conservar de conformidad con esta política y los archivos cronológicos.

B. REGISTROS NO ABORDADOS EN EL PROGRAMA DE RETENCIÓN DE REGISTROS

Los registros y otros documentos o materiales que no estén expresamente abordados en el Programa de Retención y Destrucción de Registros de la Parte II de esta Política pueden destruirse en cualquier momento, siempre que se hayan conservado durante los períodos prescritos para registros sustancialmente similares y siempre que no exista una excepción enumerada en la Sección D a continuación.

C. ALMACENAMIENTO DE REGISTROS

Los registros pueden almacenarse en el espacio de oficina o en el sistema de gestión de documentos de la Comisión de Servicio Civil si se encuentran en uso activo o se mantienen en la oficina para mayor comodidad o referencia inmediata. Algunos ejemplos de archivos activos que se mantienen adecuadamente en el espacio de oficina o en el sistema de gestión de documentos de la Comisión de Servicio Civil incluyen archivos cronológicos activos, archivos de investigación y referencia, archivos de redacción legislativa, archivos de quejas pendientes, archivos administrativos, archivos de personal y calendarios. Los registros inactivos, cuyo uso o referencia ha disminuido lo suficiente como para permitir su eliminación del espacio de oficina de la Comisión de Servicio Civil pero para los cuales se deben conservar copias originales, pueden enviarse a las instalaciones de almacenamiento externas de la Ciudad o a la Biblioteca Pública de San Francisco.

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D. EXCEPCIONES A LOS CRONOGRAMAS DE RETENCIÓN Y DESTRUCCIÓN 1. Anticipación de litigios

La Comisión tiene el deber de actuar afirmativamente para preservar documentos u otra información potencialmente relevante (en particular la información almacenada electrónicamente) tan pronto como tenga conocimiento de un posible reclamo o litigio.

Cuando la CAO notifique a la Comisión que ha recibido una reclamación, incluirá un recordatorio de que la Comisión debe actuar de inmediato para preservar la información potencialmente relevante relacionada con la reclamación, incluida la información almacenada electrónicamente. En tal caso, la Comisión debe suspender su política habitual de retención/destrucción de documentos y establecer una "retención por litigio" para garantizar la preservación de los documentos y registros pertinentes. Dichos registros o documentos solo podrán destruirse después de la aprobación de la CAO.

1. Pendiente de revisión por una agencia reguladora

A la espera de la revisión por parte de un organismo regulador, la Comisión debe suspender su política habitual de retención y destrucción de documentos para garantizar la conservación de los documentos y registros pertinentes. Dichos registros o documentos solo podrán destruirse después de que el organismo regulador haya concluido su revisión.

1. Registros y reportes históricos

Los registros históricos son registros o documentos físicos que ya no deben conservarse según el Programa de retención y destrucción de registros de la Comisión (consulte la Parte II de esta política a continuación) pero que, debido a su antigüedad o valor de investigación, pueden ser de interés o importancia histórica.

Por lo tanto, dichos registros no pueden destruirse excepto de conformidad con los procedimientos establecidos en la sección 8.7 del Código Administrativo. (Consulte también la sección anterior sobre la Categoría 1: Retención permanente de registros - Acción de la Comisión de Servicio Civil sobre la retención permanente de registros).

E. DOCUMENTOS, REGISTROS Y/O INFORMACIÓN CONFIDENCIALES

Un documento o registro se considera confidencial si contiene información personal sobre una persona o información que podría utilizarse para identificar a una persona cuya identidad debe mantenerse confidencial. Dicha información incluye, entre otras cosas:

• Dirección de domicilio
• Número de seguro social
• Fecha de nacimiento
• Información sobre la licencia de conducir
• Información médica
• Información sobre salud mental o física
• Información sobre recepción de atención médica, salud mental y/o abuso de sustancias.
  tratamiento
• Registros de delincuentes penales

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• Información sobre género, raza, etc.
  Consulte también la política de la Comisión sobre apelaciones y registros de agentes de paz.

El personal de la Comisión debe garantizar que la Comisión cumpla con su obligación de mantener segura la información confidencial en todo momento y de eliminar los documentos o registros que contengan dicha información de manera adecuada, como se especifica a continuación.

F. RETENCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE REGISTROS

Los documentos y registros pueden almacenarse en la oficina de la Comisión, en un depósito externo, en la Biblioteca Pública de San Francisco o en un sistema de gestión de documentos si se encuentran en uso activo o se mantienen en la oficina para su comodidad o como referencia inmediata. Entre los ejemplos de archivos activos que se mantienen adecuadamente en la oficina de la Comisión o en un sistema de gestión de documentos se incluyen los archivos cronológicos, los archivos de investigación y referencia, los archivos de apelaciones pendientes, los archivos administrativos y los archivos de personal de los empleados actuales, las carpetas de reuniones, etc. Los registros inactivos que aún no se hayan destruido, pero cuyo uso o referencia ha disminuido lo suficiente como para permitir su eliminación de la oficina de la Comisión, pueden escanearse en el sistema de gestión de documentos de la Comisión o enviarse a la Biblioteca Pública de San Francisco o a un depósito externo.

Consulte la Parte II de esta Política para obtener información sobre los períodos de retención.

Todos los documentos que contengan información confidencial, tal como se define en el presente documento, deben conservarse en un lugar seguro, con acceso controlado limitado a quienes necesiten la información para desempeñar las funciones de su puesto. Los archivos también deben marcarse adecuadamente como confidenciales. Nuevamente, consulte la política de la Comisión sobre apelaciones y registros de agentes de paz.

G. DESTRUCCIÓN DE REGISTROS

El espacio de almacenamiento en la oficina de la Comisión es limitado. Por lo tanto, el personal de la Comisión debe revisar e identificar periódicamente los documentos para su destrucción y/o transmisión a la Biblioteca Pública de San Francisco de acuerdo con los requisitos de plazos prescritos en la Parte II de esta Política.

Una vez que se ha identificado un documento o registro para su destrucción o transmisión a la Biblioteca o a una instalación de almacenamiento externa, el personal de la Comisión debe determinar: 1) si, no obstante, debe escanearse en los sistemas de gestión de documentos de la Comisión para su almacenamiento continuo; y 2) si contiene información confidencial como se define anteriormente.

Los documentos o registros que se vayan a destruir y que no contengan información confidencial se pueden desechar en los contenedores de reciclaje de papel designados; aquellos que sí la contengan deberán triturarse. Los documentos o registros que se vayan a transmitir a la Biblioteca deberán estar censurados para evitar que contengan información confidencial.

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PARTE II: CRONOGRAMA DE RETENCIÓN Y DESTRUCCIÓN DE REGISTROS

Nuevamente, tenga en cuenta que lo siguiente se aplica solo en el caso de que no haya litigio o revisión pendiente por parte de una agencia reguladora.

CATEGORÍA DE RÉCORD

ADMINISTRATIVO

ADMINISTRATIVO

ADMINISTRATIVO

ADMINISTRA TIVO ADMINISTRA TIVO ADMINISTRA TIVO ADMINISTRA TIVO ADMINISTRA TIVO ADMINISTRA TIVO ADMINISTRA TIVO

PRESUPUESTO ADMINISTRATIVO

COMISIÓN

COMISIÓN

COMISIÓN

COMISIÓN

COMISIÓN

COMISIÓN

FINANCIERO FINANCIERO FINANCIERO

TIPO DE REGISTRO

Grabaciones de audio/vídeo no especificadas de otra manera

Calendario [jefe de departamento]

Correspondencia que no requiere seguimiento

Correspondencia, varios

Informes del Oficial Ejecutivo Interdepartamental

RETENCIÓN PERIODO DE RETENCIÓN

NOTAS

Requerido por el Código Administrativo §67.29-5

CATEGORÍA Total 2 2 años

4 2 años [mín.]

4 Ninguno

2 2 años 2 5 años

In situ*
2 años 0

2 años 0

N/A 0

N/A 0

Permanente 0

2 años 0

Fuera del sitio

2 años después de la correspondencia AF

2 años
5 años 0 2 años 0

Biblioteca principal

Memorandos, varios

Memorandos, políticas/decisionales

Publicaciones, informes creados por departamento Informes/Publicaciones oficiales/Informes anuales Registros relevantes a las revisiones de las reglas (historial de negociaciones, propuestas, etc.)

Archivos de presupuesto

Órdenes del día, avisos y actas de reuniones de comisiones y comités

Grabaciones de audio de las reuniones de la Comisión

Correspondencia de la Comisión Expedientes de la Comisión Paquetes de la Comisión Mociones y Resoluciones Informes de Auditoría

Documentos de trabajo de auditoría Correspondencia contractual

2
4 Ninguno

1 Permanente 2 2 años

1 permanente

1 permanente

2 2 años

1 permanente

2 2 años

1 permanente

1 Permanente 2 2 años

2
2 2 años
1 permanente

Permanente

Política de la biblioteca del Departamento Principal

5 años hasta que sea reemplazado

Permanente 0 2 años 0

5 años

Permanente

Política de la biblioteca del Departamento Principal

Requerido por el Código Administrativo 0

§67.14.

Política del Departamento

Política del Departamento

Política del Departamento

Política del Departamento

Política del Departamento

2 años 0

Biblioteca principal

5 años
2 años 0

5 años

Biblioteca principal

2

2 años o la vida del acuerdo

Permanente 0 2 años 0 2 años 0

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FINANCIERO

FINANCIERO

FINANCIERO FINANCIERO

FINANCIERO FINANCIERO

FINANCIERO FINANCIERO LEGAL

LEGAL

REVISIONES DEL SISTEMA DE MÉRITO

PERSONAL

PERSONAL

PERSONAL PERSONAL

PERSONAL

Contratos/Acuerdos/MOU

Intercambio de borradores de acuerdos

2

2 años o la vida del acuerdo

2 años 0

2 2 años

2 años

Admin. 0 Código

§67.24(a)

Registros financieros,
Varios FY

2

2

2 años después

2 años 0 2 años 0

2 años 0 2 años 0

2 años 0

2 años 0 Permanente 0

Facturas

Cuentas por pagar (facturas)

Órdenes de compra

Registros de viajes y reembolsos
Órdenes de trabajo y pagos

Asesoramiento legal

Acuerdos de conciliación

Investigaciones, hallazgos del Servicio de Inspección, auditorías y apelaciones
Informe de solicitud de adaptación razonable según la ADA

Quejas por discriminación

Plan de igualdad de oportunidades en el empleo

Registros ergonómicos

Registros de la Ley de Licencia Médica Familiar

2 años después del año fiscal

2 2 años

2 2 años

2 2 años

2 2 años

2
1 permanente

5 años

Política de la biblioteca del Departamento Principal

Hasta que sea reemplazado

1 permanente

2 7 años

2 7 años

7 años
2 siguientes

separación 2 2 años

2 3 años

Permanente 0

7 años 0

7 años 0

7 años
siguiendo 0

separación
2 años 0

3 años 0

Requerido por el Departamento de Trabajo de EE. UU.

PERSONAL

PERSONAL PERSONAL

Expedientes de personal

Expedientes personales: documentos sellados según memorando de entendimiento

Quejas por acoso sexual

7 años
2 siguientes

Separación 7 años

2 después de la separación

2 7 años

7 años
siguiendo 0

separación
7 años por

después de la separación

0 Política de la Comisión

7 años 0

7

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PERSONAL

PERSONAL

Horarios

Registros de compensación de trabajadores

2 2 años

7 años
2 siguientes

separación

2 años

Seguro

permiso 0 de SFERS

antes de la destrucción

* “En el sitio” incluye las oficinas de la Comisión de Servicio Civil y/o sus Sistemas de Gestión de Documentos.