Patakaran sa Pagpapanatili at Pagkasira ng mga Tala (Civil Service Commission)

PATAKARAN SA RETENSIYON AT PAGSISIRA NG MGA RECORD

Ang Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng Rekord ng Civil Service Commission ay pinagtibay alinsunod sa Kabanata 8 ng Administrative Code ng San Francisco, na nag-aatas sa bawat pinuno ng departamento na bumuo ng mga patakaran upang maayos na mapanatili ang mga rekord at lumikha ng isang sistematikong pagpapanatili ng mga talaan at iskedyul ng pagkasira. Ang patakarang ito ay sumasaklaw sa lahat ng mga rekord at dokumento (anuman ang pisikal na anyo o katangian) na ginawa o natanggap ng Civil Service Commission (“Komisyon”) kaugnay ng transaksyon ng pampublikong negosyo.

BAHAGI I: PATAKARAN AT PAMAMARAAN A. PATAKARAN SA PAGPAPANATILI

1. Tinukoy ang "Mga Tala."

Ang Komisyon ay dapat magpanatili ng mga talaan para sa panahon ng kanilang agaran o kasalukuyang paggamit, maliban kung ang mas mahabang pagpapanatili ay kinakailangan para sa makasaysayang sanggunian, upang sumunod sa mga kinakailangan sa kontraktwal o legal, o para sa iba pang mga layunin tulad ng nakasaad sa ibaba.

Para sa mga layunin ng pagpapanatili at pagkasira ng rekord, ang terminong "record" ay binibigyang-kahulugan bilang itinakda sa Seksyon 8.1 ng Administrative Code ng San Francisco bilang anumang "tulad ng papel, libro, litrato, pelikula, sound recording, mapa, drawing o iba pang dokumento, o anumang kopya nito, gaya ng ginawa o natanggap ng departamento na may kaugnayan sa transaksyon ng pampublikong negosyo at maaaring pinanatili ng departamento bilang ebidensya ng mga aktibidad ng departamento, para sa impormasyong nakapaloob dito, o para protektahan ang legal o pinansyal karapatan ng Lungsod at County o ng mga taong direktang apektado ng mga aktibidad ng Lungsod at County.” Ang Opisina ng Abugado ng Lungsod (“CAO”) ay nagpayo na kasama rin sa “mga talaan” ang lahat ng impormasyong nakaimbak sa elektronikong paraan; kabilang ngunit hindi limitado sa mga e-mail, elektronikong dokumento, database, voicemail at data ng sistema ng seguridad.

1. Apat na Kategorya ng mga Dokumento/Mga Tala

Ang “mga talaan” ng Komisyon gaya ng tinukoy sa itaas ay nahahati sa sumusunod na tatlong kategorya para sa layunin ng pagtukoy ng mga kinakailangan sa pagpapanatili at pagkasira alinsunod sa Mga Seksyon 8.4 at 8.9 ng Administrative Code ng San Francisco: 1) mga permanenteng talaan at mahahalagang talaan; 2) kasalukuyang mga tala; at 3) mga talaan ng imbakan.

Ang mga dokumento at iba pang materyal na hindi bumubuo ng "mga talaan" ay itinuturing na "hindi mga talaan" (inilarawan sa ibaba sa Kategorya 4) at maaaring sirain kapag hindi na kailangan, maliban kung tinukoy sa Seksyon D sa ibaba.

Ang mga rekord at dokumento ng Komisyon ay inuri para sa mga layunin ng pagpapanatili at pagkasira gaya ng sumusunod (sumangguni sa Bahagi II ng Patakarang ito para sa Iskedyul ng Pagpapanatili at Pagkasira ng mga Rekord):

Kategorya 1: Mga Permanente/Mahahalagang Tala. Ang mga rekord na permanente o mahalaga ay dapat

Komisyon sa Serbisyo Sibil – Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng mga Rekord (Na-update Mayo 2014) Pahina 2 ng 8

pinanatili at ipreserba nang walang katiyakan (tandaan na kung saan ang mga orihinal na hard copy ay hindi kinakailangan, ang mga rekord ay maaaring panatilihin nang walang katiyakan sa (mga) sistema ng pamamahala ng dokumento ng Komisyon sa Serbisyo Sibil).

Mga permanenteng tala. Ang mga permanenteng rekord ay mga rekord na hinihiling ng batas na permanenteng panatilihin at hindi karapat-dapat para sa pagkasira maliban kung ang mga ito ay naka-microfilm at sinusunod ang mga espesyal na hakbang. Kapag na-microfilm na, maaaring masira ang orihinal na mga rekord ng papel. Maaaring sirain ang mga duplicate na kopya ng mga permanenteng rekord sa tuwing hindi na kailangan ang mga ito para sa mahusay na operasyon ng Komisyon. Kabilang sa mga halimbawa ng permanenteng talaan ang Mga Minuto ng Komisyon at mga opisyal na talaan ng pagkilos ng komisyon.

Aksyon ng Komisyon sa Serbisyo Sibil sa Permanenteng Pagpapanatili ng Tala

(File No. 808-94-1 na pinagtibay noong Oktubre 17, 1994) Ang Komisyon sa Serbisyo Sibil, na nabuo noong 1900 sa pamamagitan ng pag-amyenda sa Charter, ay nakabuo ng mga talaan ng mga paglilitis nito. Mayroong daan-daang mga nakatali na volume ng mga rekord sa ilalim ng pangangalaga ng Executive Officer kabilang ang mga taunang ulat, mga survey sa suweldo at mga handbook, atbp. Upang matiyak ang pagkakaroon ng mga rekord na ito sa publiko, ang lahat ng nasa ibabang mga dokumento ay naging (at magiging) inilipat sa Pangunahing Sangay ng Pampublikong Aklatan ng San Francisco. Ang nasabing mga dokumento ay mai-index at permanenteng pananatilihin. Pinahintulutan ng Komisyon ang Executive Officer na:

1. Ilipat ang Minutes of Civil Service Commission proceedings mula sa Calendar Years 1900 hanggang 1988 sa San Francisco Public Library para sa permanenteng pagpapanatili at pagpapanatili.
2. Panatilihin ang Civil Service Commission Minutes sa nakalipas na limang (5) taon sa Commission Office.
3. Ilipat sa San Francisco Public Library ang iba pang mga dokumentong hindi na magagamit sa Civil Service Commission ngunit may makasaysayang interes sa San Francisco Public Library, hal, mga taunang ulat ng Komisyon, mga rehistro ng mga kwalipikado, mga survey sa suweldo, mga handbook ng empleyado, agenda ng Komisyon, atbp. Ang Opisyal ng Tagapagpaganap ay mag-iisa-isa at mag-uulat ng anumang mga paglilipat sa Komisyon at mag-iingat ng talaan ng mga naturang paglilipat.

Mahahalagang talaan. Ang mga mahahalagang rekord ay mga rekord na kakailanganin para sa pagpapatuloy ng pamahalaan at/o sa pangangalaga ng mga karapatan at interes ng mga indibidwal sakaling magkaroon ng malaking sakuna at kung saan ay dapat pangalagaan. Kabilang sa mga halimbawa ng mahahalagang rekord ang mga sulat at opinyon ng payo, memorandum ng patakaran at Mga Panuntunan sa Serbisyo Sibil.

Kategorya 2: Mga Kasalukuyang Talaan. Ang mga kasalukuyang rekord ay mga talaan na para sa kaginhawahan, handa na sanggunian o iba pang mga dahilan ay pinananatili sa opisina at/o mga sistema ng Komisyon. Ang mga kasalukuyang tala ay dapat panatilihin tulad ng sumusunod:

• Kung saan ang panahon ng pagpapanatili ay tinukoy ng batas. Kung saan ang pederal, estado, o lokal na batas ay nag-uutos ng isang tiyak na tagal ng panahon para sa pagpapanatili ng ilang partikular na rekord, pananatilihin ng Komisyon ang mga rekord para sa panahong tinukoy ng batas. Ang mga halimbawa ng mga talaan na kailangang panatilihin para sa isang partikular na panahon ay ang Commission Minutes at mga audio recording ng mga pulong ng Komisyon.

2

Komisyon sa Serbisyo Sibil – Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng mga Tala (Na-update Mayo 2014) Pahina 3 ng 8

• Kung saan walang panahon ng pagpapanatili na tinukoy ng batas. Kung saan walang partikular na panahon ng pagpapanatili ang hinihingi ng batas, itinatag ng Komisyon ang panahon ng pagpapanatili para sa mga talang iyon sa Bahagi II ng Patakarang ito. Ang mga rekord ay dapat panatilihin sa loob ng hindi bababa sa dalawang taon, bagama't ang mga naturang rekord ay maaaring ituring bilang "mga talaan ng imbakan" at ilagay sa imbakan anumang oras sa panahon ng naaangkop na panahon ng pagpapanatili. Kabilang sa mga halimbawa ng kasalukuyang mga tala ang mga invoice para sa mga pagbili ng mga supply, memorandum ng departamento at mga dokumento ng badyet.

Kategorya 3: Mga Tala sa Pag-iimbak. Ang mga talaan ng imbakan ay mga talaan na pinananatili sa labas ng lugar. Ang mga talaan ng imbakan ay napapailalim sa parehong mga kinakailangan sa pagpapanatili gaya ng mga kasalukuyang talaan. Ang Komisyon ay hindi kasalukuyang nagpapanatili o nag-iimbak ng mga rekord nito sa isang pasilidad ng imbakan sa labas ng lugar; gayunpaman, ang Komisyon ay magpapadala ng ilang permanenteng talaan at mga dokumento sa San Francisco Public Library para sa permanenteng pagpapanatili at pagpapanatili.

Kategorya 4: “Non-Records” - Walang Kinakailangang Pagpapanatili. Ang mga dokumento at iba pang materyal na hindi "mga talaan" tulad ng tinukoy sa itaas ay hindi kailangang panatilihin maliban kung tinukoy ng lokal na batas (hal., mga kalendaryo ng pinuno ng departamento) o tulad ng itinatadhana sa ilalim ng Seksyon D sa ibaba. Ang mga dokumento at iba pang materyales (kabilang ang mga orihinal at duplicate) na hindi kinakailangan na panatilihin, ay hindi kinakailangan sa paggana o pagpapatuloy ng Departamento at kung saan ay walang legal na kahalagahan, ay maaaring sirain kapag hindi na kailangan.

Kasama sa mga halimbawa ang mga materyales at dokumentong nabuo para sa kaginhawahan ng taong bumubuo ng mga ito, mga draft na dokumento (maliban sa ilang kontrata) na pinalitan ng mga kasunod na bersyon, o ginawang pag-aalinlangan ng aksyon ng departamento, at mga duplicate na kopya ng mga talaan na hindi na kailangan. Kasama sa mga partikular na halimbawa ang mga kalendaryo (maliban sa kalendaryo ng Executive Officer), mga slip ng mensahe sa telepono, iba't ibang sulat na hindi nangangailangan ng follow-up o aksyon ng departamento, mga notepad, mga e-mail na hindi naglalaman ng impormasyong kinakailangang panatilihin sa ilalim ng patakarang ito, at mga kronolohikong file.

B. MGA RECORD NA HINDI NA-ADDRESS SA RECORD RETENTION SCHEDULE

Ang mga rekord at iba pang mga dokumento o materyales na hindi hayagang tinutugunan ng Iskedyul ng Pagpapanatili at Pagkasira ng mga Rekord sa Bahagi II ng Patakarang ito ay maaaring sirain anumang oras, sa kondisyon na ang mga ito ay pinanatili para sa mga panahon na inireseta para sa mga rekord na halos kapareho, at kung mayroong hindi isang pagbubukod na binanggit sa Seksyon D sa ibaba.

C. PAG-IISIP NG MGA RECORD

Maaaring itago ang mga rekord sa espasyo ng opisina ng Komisyon sa Serbisyo Sibil o (mga) sistema ng pamamahala ng dokumento kung ang mga rekord ay aktibong ginagamit o pinananatili sa opisina para sa kaginhawahan o handa na sanggunian. Ang mga halimbawa ng mga aktibong file na naaangkop na pinananatili sa espasyo ng opisina ng Civil Service Commission o (mga) sistema ng pamamahala ng dokumento ay kinabibilangan ng mga aktibong chronological file, research at reference file, legislative drafting file, nakabinbing complaint file, administrative file, personnel file, at kalendaryo. Ang mga di-aktibong talaan, kung saan ang paggamit o sanggunian ay sapat na nabawasan upang pahintulutan ang pagtanggal mula sa espasyo ng opisina ng Komisyon sa Serbisyo Sibil ngunit kung saan ang mga orihinal na kopya ay dapat panatilihin, ay maaaring ipadala sa pasilidad ng imbakan sa labas ng lugar ng Lungsod o sa Pampublikong Aklatan ng San Francisco.

3

Komisyon sa Serbisyo Sibil – Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng mga Rekord (Na-update Mayo 2014) Pahina 4 ng 8

D. EXCEPTIONS SA RETENTION AND DESTRUCTION SCHEDULES 1. Anticipation of Litigation

Ang Komisyon ay may tungkulin na umangkop na kumilos upang mapanatili ang mga dokumento o iba pang potensyal na nauugnay na impormasyon (lalo na ang impormasyong nakaimbak sa elektronikong paraan) sa sandaling malaman nito ang isang potensyal na paghahabol o paglilitis.

Kapag abisuhan ng CAO ang Komisyon na nakatanggap ito ng isang paghahabol, ang CAO ay magsasama ng isang paalala na ang Komisyon ay dapat agad na kumilos upang mapanatili ang potensyal na nauugnay na impormasyon na may kaugnayan sa paghahabol, kabilang ang elektronikong nakaimbak na impormasyon. Sa ganoong kaso, dapat suspindihin ng Komisyon ang nakagawiang patakaran nito sa pagpapanatili/pagsira ng dokumento at maglagay ng 'litigation hold' upang matiyak ang pangangalaga ng mga nauugnay na dokumento at rekord. Ang mga nasabing talaan o dokumento ay maaari lamang sirain pagkatapos ng pag-apruba ng CAO.

1. Nakabinbing Pagsusuri ng isang Regulatory Agency

Nakabinbin ang pagsusuri ng isang ahensya ng regulasyon, dapat suspindihin ng Komisyon ang nakagawiang patakaran nito sa pagpapanatili/pagsira ng dokumento upang matiyak ang pangangalaga ng mga nauugnay na dokumento at talaan. Ang mga naturang rekord o dokumento ay maaari lamang sirain pagkatapos na tapusin ng regulatory agency ang pagsusuri nito.

1. Mga Makasaysayang Tala at Ulat

Ang mga makasaysayang talaan ay mga pisikal na rekord o mga dokumento na hindi na dapat panatilihin sa ilalim ng Iskedyul ng Pagpapanatili at Pagkasira ng Talaan ng Komisyon (tingnan ang Bahagi II ng patakarang ito sa ibaba) ngunit dahil sa kanilang edad o halaga ng pananaliksik, ay maaaring may makasaysayang interes o kahalagahan.

Samakatuwid, ang mga naturang talaan ay hindi maaaring sirain maliban sa alinsunod sa mga pamamaraang itinakda sa Administrative Code seksyon 8.7. (Sumangguni din sa seksyon sa itaas sa Kategorya 1: Pagpapanatili ng Mga Permanenteng Tala - Aksyon ng Komisyon sa Serbisyo Sibil sa Permanenteng Pagpapanatili ng Tala.)

E. KUMPIDENSYAL NA DOKUMENTO, MGA RECORD AT/O IMPORMASYON

Ang isang dokumento o talaan ay itinuring na kumpidensyal kung naglalaman ito ng personal na impormasyon tungkol sa isang indibidwal o impormasyon na maaaring magamit upang makilala ang isang indibidwal na ang pagkakakilanlan ay dapat panatilihing kumpidensyal. Kasama sa naturang impormasyon, ngunit hindi limitado sa:

• Address ng Bahay
• Numero ng Social Security
• Petsa ng Kapanganakan
• Impormasyon ng Lisensya sa Pagmamaneho
• Impormasyong Medikal
• Impormasyon sa Pangkaisipan o Pisikal na Kalusugan
• Impormasyon tungkol sa pagtanggap ng medikal, kalusugan ng isip at/o pag-abuso sa sangkap
  paggamot
• Mga Rekord ng Nagkasala ng Kriminal

4

Komisyon sa Serbisyo Sibil – Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng mga Rekord (Na-update Mayo 2014) Pahina 5 ng 8

• Impormasyon tungkol sa kasarian, lahi, atbp.
  Mangyaring sumangguni din sa patakaran ng Komisyon sa mga apela at talaan ng mga opisyal ng kapayapaan.

Kinakailangang tiyakin ng mga kawani ng Komisyon na natutugunan ng Komisyon ang obligasyon nitong panatilihing ligtas ang kumpidensyal na impormasyon sa lahat ng oras, at itapon ang mga dokumento o talaan na naglalaman ng naturang impormasyon sa naaangkop na paraan tulad ng tinukoy sa ibaba.

F. RECORDS RETENTION AND STORAGE

Ang mga dokumento at rekord ay maaaring itago sa opisina ng Komisyon, pasilidad sa labas ng lugar na imbakan, San Francisco Public Library, at/o (mga) sistema ng pamamahala ng dokumento kung ang mga ito ay aktibong ginagamit o pinananatili sa opisina para sa kaginhawahan o handa na sanggunian. Ang mga halimbawa ng mga aktibong file na naaangkop na pinananatili sa opisina ng Komisyon at/o (mga) sistema ng pamamahala ng dokumento ay kinabibilangan ng mga kronolohikal na file, mga file ng pagsasaliksik at sanggunian, mga nakabinbing file ng apela, mga file na pang-administratibo at mga file ng tauhan ng mga kasalukuyang empleyado, mga binder ng pulong, atbp. Mga hindi aktibong talaan na maaaring hindi pa nawawasak, ngunit kung saan ang paggamit o sanggunian ay nabawasan nang sapat upang pahintulutan ang pagtanggal mula sa opisina ng Komisyon, ay maaaring i-scan sa (mga) sistema ng pamamahala ng dokumento ng Komisyon at/o ipadala sa San Francisco Public Library o isang offsite storage facility.

Sumangguni sa Bahagi II ng Patakarang ito para sa impormasyon sa mga panahon ng pagpapanatili.

Ang lahat ng mga dokumento na naglalaman ng kumpidensyal na impormasyon tulad ng tinukoy dito ay dapat na itago sa isang ligtas na lokasyon, na may kontroladong pag-access na limitado sa mga nangangailangan ng impormasyon upang maisagawa ang mga tungkulin ng kanilang posisyon. Dapat ding wastong markahan ang mga file bilang kumpidensyal. Muli, sumangguni sa patakaran ng Komisyon sa mga apela at rekord ng mga opisyal ng kapayapaan.

G. PAGSISIRA NG RECORD

Limitado ang storage space sa opisina ng Commission. Samakatuwid, ang mga kawani ng Komisyon ay kinakailangang regular na suriin at tukuyin ang mga dokumento para sa pagkasira at/o paghahatid sa San Francisco Public Library alinsunod sa mga kinakailangan sa timeline na inireseta sa Bahagi II ng Patakarang ito.

Kapag natukoy na ang isang dokumento o talaan para sa pagkasira o pagpapadala sa Aklatan o isang pasilidad na imbakan sa labas ng lugar, dapat matukoy ng kawani ng Komisyon ang: 1) kung dapat pa rin itong i-scan sa (mga) sistema ng pamamahala ng dokumento ng Komisyon para sa patuloy na pag-iimbak; at, 2) kung naglalaman ito ng kumpidensyal na impormasyon tulad ng tinukoy sa itaas.

Ang mga dokumento o talaan na sisirain na hindi naglalaman ng anumang naturang kumpidensyal na impormasyon ay maaaring itapon sa mga itinalagang papel na recycling bin; dapat gutay-gutay ang mga ginagawa. Ang mga dokumento o talaan na ipapadala sa Aklatan ay dapat i-redact para sa anumang kumpidensyal na impormasyon.

5

Komisyon sa Serbisyo Sibil – Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng mga Rekord (Na-update Mayo 2014) Pahina 6 ng 8

BAHAGI II: RECORD RETENTION AND DESTRUCTION SCHEDULE

Muli, pakitandaan na ang mga sumusunod ay nalalapat lamang sa pagkakataong walang paglilitis o nakabinbing pagsusuri ng isang ahensya ng regulasyon.

RECORD CATEGORY

TIVE NG ADMINISTRA

TIVE NG ADMINISTRA

TIVE NG ADMINISTRA

ADMINISTRA TIVE ADMINISTRA TIVE ADMINISTRA TIVE ADMINISTRA TIVE ADMINISTRA TIVE ADMINISTRA TIVE ADMINISTRA TIVE

ADMINISTRA TIVE BUDGET

KOMISYON

KOMISYON

KOMISYON

KOMISYON

KOMISYON

KOMISYON

FINANCIAL FINANCIAL FINANCIAL

URI NG RECORD

Hindi tinukoy ang mga pag-record ng Audio/Video

Kalendaryo [department head]

Ang pagsusulatan ay hindi nangangailangan ng follow-up

Korespondensya, sari-sari

Nag-uulat ang Opisyal ng Tagapagpaganap Interdepartmental

PANAHON NG RETENTION RETENTION

MGA TALA

Kinakailangan ng Admin. Kodigo §67.29-5

CATEGORY Kabuuan 2 2 yrs

4 2 taon [min.]

4 Wala

2 2 yrs 2 5 yrs

On-Site*
2 taon 0

2 taon 0

NA 0

NA 0

Permanenteng 0

2 taon 0

Off-Site

2 yrs pagkatapos ng Correspondence FY

2 taon
5 taon 0 2 taon 0

Pangunahing Aklatan

Memoranda, sari-sari

Memorandum, patakaran/desisyon

Mga publikasyon, mga ulat na ginawa ng departamento Mga Ulat/Opisyal na Publikasyon/Taunang mga ulat Mga rekord na nauugnay sa mga pagbabago sa Panuntunan (kasaysayan ng bargaining, mga panukala, atbp.)

Mga File ng Badyet

Agenda, Mga Paunawa at Minuto ng mga Pagpupulong ng Komisyon at Komite

Audio Recording ng Commission Meetings

Commission Correspondence Commission Files Commission Packets Motions and Resolutions Audit Reports

Audit Work Papers Contract Correspondence

2
4 Wala

1 Permanent 2 2 yrs

1 Permanente

1 Permanente

2 2 taon

1 Permanente

2 2 taon

1 Permanente

1 Permanent 2 2 yrs

2
2 2 taon
1 Permanente

Permanente

Patakaran sa Aklatan ng Pangunahing Departamento

5 yrs hanggang superceded

Permanenteng 0 2 yrs 0

5 taon

Permanente

Patakaran sa Aklatan ng Pangunahing Departamento

Kinakailangan ng 0 Adm. Code

§67.14.

Patakaran ng Kagawaran

Patakaran ng Kagawaran

Patakaran ng Kagawaran

Patakaran ng Kagawaran

Patakaran ng Kagawaran

2 taon 0

Pangunahing Aklatan

5 taon
2 taon 0

5 taon

Pangunahing Aklatan

2

2 taon o buhay ng kasunduan

Permanenteng 0 2 yrs 0 2 yrs 0

6

Komisyon sa Serbisyo Sibil – Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng mga Rekord (Na-update Mayo 2014) Pahina 7 ng 8

PINANSYAL

PINANSYAL

FINANCIAL FINANCIAL

FINANCIAL FINANCIAL

FINANCIAL FINANCIAL LEGAL

LEGAL

MGA REVIEW NG MERIT SYSTEM

PERSONNEL

PERSONNEL

PERSONNEL PERSONNEL

PERSONNEL

Mga Kontrata/Kasunduan/MOU

Nagpalitan ng mga Draft ng Kasunduan

2

2 taon o buhay ng kasunduan

2 taon 0

2 2 taon

2 taon

Admin. 0 Code

§67.24(a)

Mga Talaang Pananalapi,
Sari-saring FY

2

2

2 yrs after

2 taon 0 2 taon 0

2 taon 0 2 taon 0

2 taon 0

2 taon 0 Permanente 0

Mga invoice

Mga Payable (Mga Invoice)

Mga Purchase Order

Mga Tala sa Paglalakbay at Pag-reimbursement
Mga Order at Pagbabayad sa Trabaho

Legal na Payo

Mga Kasunduan sa Settlement

Mga Pagsisiyasat, Mga Natuklasan sa Serbisyo ng Inspeksyon, Mga Pag-audit at Apela
Kahilingan ng ADA para sa Ulat sa Makatwirang Akomodasyon

Mga Reklamo sa Diskriminasyon

Equal Employment Opportunity Plan

Ergonomic Records

Family Medical Leave Act Records

2 taon pagkatapos ng FY

2 2 taon

2 2 taon

2 2 taon

2 2 taon

2
1 Permanente

5 taon

Patakaran sa Aklatan ng Pangunahing Departamento

Hanggang Pinalitan

1 Permanente

2 7 taon

2 7 taon

7 taon
2 sumusunod

paghihiwalay 2 2 yrs

2 3 taon

Permanenteng 0

7 taon 0

7 taon 0

7 taon
sumusunod 0

paghihiwalay
2 taon 0

3 taon 0

Kinakailangan ng US Department of Labor

PERSONNEL

PERSONNEL PERSONNEL

Mga File ng Tauhan

Mga File ng Tauhan – Mga Selyadong Dokumento bawat MOU

Mga Reklamo sa Sekswal na Panliligalig

7 taon
2 sumusunod

paghihiwalay 7 yrs

2 kasunod ng paghihiwalay

2 7 taon

7 taon
sumusunod 0

paghihiwalay
7 taon Per

kasunod ng paghihiwalay

0 Patakaran ng komisyon

7 taon 0

7

Komisyon sa Serbisyo Sibil – Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng mga Tala (Na-update Mayo 2014) Pahina 8 ng 8

PERSONNEL

PERSONNEL

Mga Rosters ng Oras

Mga Talaan ng Kabayaran ng mga Manggagawa

2 2 taon

7 taon
2 sumusunod

paghihiwalay

2 taon

Secure

pahintulot 0 mula sa SFERS

bago ang pagkawasak

* Kasama sa “On-Site” ang mga opisina ng Civil Service Commission at/o ang (mga) Document Management System nito.