BÁO CÁO
Chính sách về Hướng dẫn Hồ sơ Nhân sự của Nhân viên Toàn thành phố (Ủy ban Công vụ)
Được Ủy ban Công vụ thông qua ngày 6 tháng 4 năm 1992 Có hiệu lực từ ngày 1 tháng 5 năm 1992
Cập nhật ngày 7 tháng 5 năm 2007
ỦY BAN DỊCH VỤ DÂN SỰ THÀNH PHỐ VÀ QUẬN SAN FRANCISCO
I. THẨM QUYỀN VÀ NGÀY CÓ HIỆU LỰC CỦA HƯỚNG DẪN
Các Nguyên tắc này, được Ủy ban Công vụ thông qua tại cuộc họp ngày 6 tháng 4 năm 1992 và có hiệu lực vào ngày 1 tháng 5 năm 1992, được ban hành lại để phản ánh vai trò của Ủy ban Công vụ với tư cách là cơ quan kháng cáo về Quy tắc và chính sách được cử tri chấp thuận (Prop L; 11/93) và sự ủy quyền cho Giám đốc Nguồn nhân lực và các lớp Dịch vụ quan trọng tại Cơ quan Giao thông Vận tải Thành phố (MTA), Giám đốc Giao thông Vận tải/người được chỉ định, thẩm quyền thiết lập các thủ tục về việc thực hiện Chính sách của Ủy ban Công vụ và Nguyên tắc về Hồ sơ Nhân sự của Nhân viên và Xác minh Việc làm. Chúng được thông qua và quy định theo thẩm quyền của Ủy ban Công vụ theo Hiến chương sau:
A. Điều lệ Mục 10.100 và 10.101 – Quyền hạn và Nhiệm vụ Chung.
B. Ý kiến của Luật sư thành phố.
II. MỤC ĐÍCH, QUẢN LÝ VÀ ÁP DỤNG CÁC HƯỚNG DẪN
A. Mục đích của các Nguyên tắc này là quy định một hệ thống thống nhất, chuẩn hóa để truy cập, duy trì, lưu giữ và hủy tất cả hồ sơ liên quan đến lịch sử công việc của nhân viên Thành phố và Quận San Francisco và cung cấp một quy trình để tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển hồ sơ nhân sự và các hồ sơ nhân sự khác của nhân viên giữa các phòng ban.
B. Các Nguyên tắc này sẽ áp dụng cho hồ sơ nhân sự của tất cả nhân viên bất kể tình trạng việc làm tại tất cả các sở ban ngành của Thành phố và Quận và cho các nhân viên công vụ được phân loại (không có chứng chỉ) của các Quận trường, cả những người được bổ nhiệm vào công vụ và những người được miễn thủ tục kiểm tra và bãi nhiệm công vụ. Việc sử dụng thuật ngữ “nhân viên” trong các Nguyên tắc này sẽ bao gồm những người được bổ nhiệm vào các vị trí của Thành phố và Quận San Francisco và những nhân viên công vụ được phân loại của cả hai Quận trường.
C. Giám đốc Nhân sự và Giám đốc Vận tải/người được chỉ định cho các lớp Dịch vụ quan trọng tại MTA sẽ triển khai và quản lý các Nguyên tắc này và có thể tiến hành bất kỳ cuộc kiểm toán nào được coi là cần thiết để đảm bảo các phòng ban tuân thủ các nguyên tắc này.
D. Hồ sơ nhân sự của nhân viên cũng phải được lưu giữ theo cách thức có thể dễ dàng được đại diện của Ủy ban Công vụ kiểm toán.
E. Các Nguyên tắc này quy định về việc quản lý hồ sơ nhân sự hiện có của nhân viên và những hồ sơ được lập cho nhân viên mới được bổ nhiệm vào hoặc sau ngày có hiệu lực. Tất cả hồ sơ nhân sự của nhân viên, Hồ sơ nhân sự chính thức của nhân viên (OEPF) được cung cấp tại đây và các tài liệu liên quan đến việc làm khác, sẽ được quản lý, truy cập, duy trì, lưu giữ và xử lý theo cách được quy định trong các Nguyên tắc này.
F. Ngoại trừ những quy định trong Hướng dẫn này, sẽ có một hồ sơ nhân sự của nhân viên, hoặc là OEPF theo quy định trong Hướng dẫn này, cho mỗi nhân viên của Thành phố và Quận San Francisco. Sẽ không duy trì các “hồ sơ nhân sự” riêng biệt trong một phòng ban.
G. OEPF sẽ được lưu giữ tại một địa điểm trong mỗi phòng ban; tuy nhiên, tại các phòng ban lớn có vị trí địa lý riêng biệt, OEPF có thể được lưu giữ tại một địa điểm được chỉ định tại nơi làm việc của nhân viên. Mỗi phòng ban có thể xác định và chỉ định vị trí lưu trữ hồ sơ nhân sự của từng nhân viên của mình.
H. Mọi hồ sơ nhân sự đều là tài sản của Thành phố và Quận San Francisco chứ không phải của từng phòng ban.
I. Theo quy định trong các Hướng dẫn này, hồ sơ nhân sự của nhân viên sẽ được lưu giữ theo nhân viên khi nhân viên đó chuyển từ phòng ban này sang phòng ban khác trong phạm vi làm việc của Thành phố và Quận.
III. BẢNG THUẬT NGỮ VÀ VIẾT TẮT
A. BẢNG THUẬT NGỮ
TRUY CẬP Các quy định quản lý việc kiểm tra hồ sơ nhân sự của nhân viên (xem Mục VII C).
HỒ SƠ HÀNH CHÍNH Một tập hợp các hồ sơ chứa hồ sơ liên quan đến nhân sự của một nhân viên mà vì nhiều lý do không được lưu giữ trong OEPF mà được lưu giữ trong các hồ sơ thứ cấp riêng biệt. Ví dụ về hồ sơ được lưu giữ trong Hồ sơ hành chính là hồ sơ y tế, khiếu nại, tuyên bố xung đột lợi ích, hồ sơ bồi thường của người lao động, v.v. (xem Mục X).
THÀNH PHỐ VÀ QUẬN Khi thuật ngữ “Thành phố và Quận” được sử dụng trong các Nguyên tắc này, nó cũng sẽ bao gồm hồ sơ của các nhân viên công vụ được phân loại trong Khu học chánh thống nhất San Francisco và Khu cao đẳng cộng đồng San Francisco.
THỎA THUẬN THƯƠNG LƯỢNG TẬP THỂ Một thỏa thuận hợp đồng giữa Thành phố và Quận San Francisco và một tổ chức nhân viên. (xem Mục IV và Phụ lục A)
BẢO MẬT Hồ sơ về một nhân viên không được công bố cho công chúng mà không có sự đồng ý của nhân viên hoặc theo quy trình pháp lý.
HỢP NHẤT Việc kết hợp nhiều hồ sơ nhân sự của nhân viên trong một phòng ban hoặc từ hai hoặc nhiều phòng ban thành một OEPF.
CHUYỂN ĐỔI Quá trình chuyển đổi hồ sơ nhân sự hiện có sang hệ thống chính thức (OEPF) được thiết lập theo Hướng dẫn này.
MỤC LỤC Các mục được mô tả trong Hướng dẫn này có thể được đưa vào hồ sơ nhân sự của nhân viên.
NGƯỜI GIỮ HỒ SƠ NHÂN SỰ Một người được viên chức bổ nhiệm chỉ định tại mỗi phòng ban hoặc tại mỗi địa điểm lưu giữ hồ sơ nhân sự, người chịu trách nhiệm duy trì tính bảo mật và an toàn của hồ sơ nhân sự và tuân thủ các Nguyên tắc này (xem Mục VII A).
PHÒNG BAN Khi thuật ngữ “phòng ban” được sử dụng trong các Nguyên tắc này, nó sẽ bao gồm các phân khu khác nhau của Thành phố và Quận San Francisco, tức là phòng ban, ủy ban, hội đồng, v.v. theo một viên chức bổ nhiệm, và Khu học chánh thống nhất San Francisco và Khu cao đẳng cộng đồng San Francisco.
NHÂN VIÊN Khi thuật ngữ “nhân viên” được sử dụng trong các Nguyên tắc này, thuật ngữ này sẽ bao gồm tất cả các viên chức nhà nước và những người được bổ nhiệm miễn trừ và các viên chức của Thành phố và Quận San Francisco và tất cả các nhân viên được phân loại của Khu học chánh thống nhất San Francisco và Khu cao đẳng cộng đồng San Francisco.
HỒ SƠ NHÂN SỰ NHÂN VIÊN Tất cả hồ sơ liên quan đến nhân sự nhân viên được lưu giữ trước và sau ngày có hiệu lực của các Hướng dẫn này. “Hồ sơ nhân sự nhân viên” bao gồm cả những tài liệu được lưu giữ trong hồ sơ nhân sự hiện có và trong Hồ sơ nhân sự nhân viên chính thức và bao gồm các hồ sơ khác được lưu giữ trong Hồ sơ hành chính riêng biệt.
HỒ SƠ NHÂN SỰ HIỆN CÓ Những hồ sơ nhân sự của nhân viên được lưu giữ cho đến ngày có hiệu lực của các Hướng dẫn này. Hồ sơ nhân sự hiện có có thể tiếp tục được lưu giữ tùy thuộc vào việc chuyển đổi thành Hồ sơ nhân sự của nhân viên chính thức theo cách thức và trong những trường hợp được quy định trong các Hướng dẫn này.
HỒ SƠ NHÂN VIÊN TRƯỚC Một hồ sơ chứa hồ sơ của một phòng ban về các nhân viên trước đây. Tài liệu cơ bản trong Hồ sơ Nhân viên Trước đây là bản sao của Tóm tắt Lịch sử Việc làm (EHS) (xem Mục VI B, VIII D và Phụ lục E).
HỒ SƠ NHÂN SỰ CHÍNH THỨC (OEPF) Một hồ sơ chứa các hồ sơ chính thức về lịch sử làm việc của nhân viên với Thành phố và Quận San Francisco và được lập và quản lý theo các Nguyên tắc này.
BẢO TRÌ Cách thức lưu trữ và bảo mật hồ sơ nhân sự của nhân viên trong và sau thời gian làm việc tại Thành phố và Quận San Francisco (xem Mục VIII).
PHÒNG GIẢI PHÓNG “Phòng giải phóng” là phòng mà nhân viên trước đây đã làm việc và hiện đang chuyển tiếp hoặc truyền hồ sơ nhân sự của nhân viên đến một phòng khác (xem Mục IX A).
PHÒNG TIẾP NHẬN “Phòng tiếp nhận” là phòng mà nhân viên được bổ nhiệm và là phòng mà hồ sơ nhân sự của nhân viên được gửi đến bởi “phòng giải phóng” (xem Mục IX B).
HỒ SƠ CỦA GIÁM SÁT Tài liệu về hiệu suất công việc của nhân viên được giám sát viên lưu giữ trong một hồ sơ riêng trong thời gian ngắn (xem Mục XB).
GIỮ LẠI Khoảng thời gian hồ sơ nhân sự của nhân viên được lưu giữ sau khi nhân viên rời khỏi Thành phố và Quận (xem Mục IX C).
CHUYỂN GIAO Việc chuyển hồ sơ nhân sự của nhân viên từ phòng ban này sang phòng ban khác sau khi nhân viên chuyển đi (xem Mục IX).
B. VIẾT TẮT
Ngày sinh Ngày tháng năm sinh.
Thỏa thuận thương lượng tập thể của CBA.
Ủy ban Công vụ CSC.
Phòng Nhân sự của DHR.
Tóm tắt lịch sử việc làm của EHS.
Hồ sơ nhân sự EPR.
Phòng quan hệ nhân viên ERD.
Sở Di trú và Nhập tịch INS (Liên bang). Hồ sơ Nhân viên Chính thức.
Hồ sơ nhân viên chính thức của OEPF.
Yêu cầu hành động của nhân viên PAR.
Bảo hiểm khuyết tật của tiểu bang SDI.
NGÀY SW Ngày bắt đầu làm việc.
Số An sinh Xã hội SSN.
IV. THỎA THUẬN THƯƠNG LƯỢNG TẬP THỂ
Thỏa thuận thương lượng tập thể (CBA) giữa Thành phố và Quận San Francisco và nhiều tổ chức nhân viên khác nhau có chứa các điều khoản liên quan đến nội dung hồ sơ nhân sự của nhân viên, quyền truy cập của nhân viên và cách xử lý tài liệu về các hành động kỷ luật. Các phòng ban phải quản lý hồ sơ nhân sự của nhân viên mà họ nắm giữ theo cách phù hợp với các yêu cầu của CBA hiện hành, nếu có. Các phòng ban có thể gọi đến Ban quan hệ nhân viên (ERD) hoặc Ủy ban dịch vụ dân sự (CSC) để xác định nhóm nào được các tổ chức nhân viên khác nhau đại diện. Gọi đến ERD nếu có thắc mắc liên quan đến việc quản lý hoặc áp dụng các điều khoản của CBA.
V. HỒ SƠ NHÂN SỰ CHÍNH THỨC VÀ CÁC BIỂU MẪU HỒ SƠ NHÂN SỰ NHÂN SỰ THEO HƯỚNG DẪN QUY ĐỊNH
A. MÔ TẢ VỀ OEPF
Xem Phụ lục B để biết hình ảnh minh họa về OEPF.
1. Định dạng tệp: Ba phần: A, B và C.
Sáu mặt: 1, 2, 3, 4, 5 và 6.
Chốt chốt kiểu kẹp 1 ½ inch ở phía trên
mỗi bên
Vải lót 2 inch (gáy)
2. Tab: Túi nhựa Vinyl tự dính:
Có hai kiểu: tab trên cùng – dùng để lưu trữ trong tủ hồ sơ.
tab bên – để lưu trữ hồ sơ trên kệ.
3. Kích thước:
Tab trên cùng: kích thước chữ cái, 10” x 11 3/4”
Tab bên: kích thước chữ cái, 9 ½” x 12 ¼”
4. Màu sắc:
Tab trên cùng: Đỏ sẫm
Tab bên: Xám
B. Nhãn Tab
Xem Phụ lục D để biết thông tin chi tiết về nội dung của nhãn tab,
định dạng, nhãn mẫu và vị trí của nhãn tab trên tab OEPF.
1. Mô tả nhãn tab
1/16” x 3 ½”; tự dính.
2. Nhãn Tab thay thế
Một bộ phận muốn mã hóa màu nhãn tab hoặc sử dụng chữ cái
người chỉ định trên tab có thể làm như vậy và thực hiện các điều chỉnh như vậy đối với tab và tab
nhãn theo yêu cầu và sở thích của phòng ban.
C. PHỤ KIỆN TÙY CHỌN
1. Túi nhựa Vinyl tự dính:
Đối với những phòng ban sử dụng ID có ảnh, một
vinyl, túi tự dính có sẵn trong
nhiều kích cỡ khác nhau. Túi này có
bản sao ảnh nhân viên của phòng ban
có thể được đặt ở phần dưới của Mục
A, Mặt 1, của OEPF. Sau đây
Có các kích cỡ sau:
1” x 3”
2” x 3”
3” x 3”
4” x 6”
5” x 8”
2. Nhãn bảo vệ
Tấm mylar trong suốt để sử dụng trên tab
nhãn. (Loại bỏ các nhãn rơi ra khi
chúng già đi và ngăn mực không bị nhòe trên
nhãn).
D. NGUỒN
Có thể mua OEPF và phụ kiện theo quy định thông qua các thủ tục vật liệu và vật tư thông thường. Các sở ban ngành của thành phố có thể đặt hàng thông qua các hợp đồng được Văn phòng Quản lý Hợp đồng ủy quyền. Các câu hỏi liên quan đến việc đặt hàng có thể được chuyển đến Văn phòng Quản lý Hợp đồng. Mỗi sở ban ngành sẽ thanh toán chi phí cho OEPF và phụ kiện. Khu Học chánh Thống nhất San Francisco và Khu Cao đẳng Cộng đồng San Francisco có các thủ tục riêng để đặt hàng vật liệu và vật tư cần thiết.
E. MẪU ĐỊNH NGHĨA
TÓM TẮT LỊCH SỬ VIỆC LÀM (EHS) Mẫu số OEPF 1-80
NHÂN VIÊN HỒ SƠ ĐĂNG KÝ TRUY CẬP VÀ CÁC BẢN SAO ĐƯỢC CUNG CẤP
Mẫu số OEPF 1-82
BIÊN BẢN CHUYỂN ĐỔI HỒ SƠ NHÂN SỰ CỦA NHÂN VIÊN Số mẫu OEPF 1-84
TIẾT LỘ VÀ ỦY QUYỀN TRUY CẬP VÀ GIẢI PHÓNG Biểu mẫu số OEPF 1-86
NHÃN BÌA HỒ SƠ NHÂN SỰ CHÍNH THỨC Số mẫu OEPF 1-88
Các biểu mẫu quy định ở trên có sẵn trên Intranet và trang web của Ủy ban Dịch vụ Dân sự.
VI. NỘI DUNG HỒ SƠ NHÂN SỰ CỦA CÁN BỘ
A. YÊU CẦU CHUNG
Ngoại trừ những quy định trong các Hướng dẫn này (xem Mục X), OEPF sẽ chứa tất cả các hồ sơ liên quan đến lịch sử làm việc của nhân viên với Thành phố và Quận San Francisco. Những hồ sơ này sẽ được đặt trong OEPF ở phần và bên của OEPF được chỉ định. Ngoại trừ việc đặt các tài liệu trong hồ sơ nhân sự của nhân viên và các thông số kỹ thuật của chính hồ sơ, hồ sơ nhân sự của nhân viên hiện có trong các phòng ban sẽ tuân thủ các nội dung và các yêu cầu khác được chỉ định trong các Hướng dẫn này.
B. NỘI DUNG VÀ TỔ CHỨC CỦA OEPF
Xem Phụ lục B để biết mô tả đồ họa về OEPF
Mục A.
Mặt 1. Thông tin nhân viên.
Mặt 2. Tài liệu về hiệu suất và đào tạo.
Mục B.
Mặt 3. Hồ sơ lịch sử công tác chung.
Mặt 4. Hồ sơ lịch sử công tác chung.
Mục C.
Mặt 5. Hồ sơ hành động khắc phục.
Mặt 6. Hồ sơ bảng lương.
Đối với những phòng ban có bảng lương kết hợp và
phòng nhân sự quản lý bảng lương và nhân sự
hồ sơ với nhau. Nếu không áp dụng cho bộ phận,
Mặt 6 có thể được sử dụng để mở rộng Mặt 5 nếu cần.
C. CHÈN TÀI LIỆU VÀO OEPF
Tài liệu sẽ được đặt vào OEPF bằng cách đục hai (2) lỗ ở phía trên cùng của tài liệu bằng máy đục 2 lỗ và chèn vào chốt cài ở phía trên mỗi bên của OEPF.
D. CÁC TÀI LIỆU TRONG OEPF
Sau đây là danh sách các loại tài liệu có trong mỗi sáu mặt của OEPF:
1. PHẦN A, MẶT 1. THÔNG TIN NHÂN VIÊN
Các tài liệu phải được lưu giữ theo thứ tự chuẩn hóa sau từ trên xuống
đến cuối Mục A, Mặt 1:
1. Tóm tắt lịch sử việc làm (OEPF 1-80, Phụ lục B)
2. Sổ đăng ký hồ sơ nhân sự của nhân viên về quyền truy cập và bản sao
Được cung cấp (OEPF 1-82, Phụ lục C)
3. Quyền tiết lộ và quyền truy cập và phát hành (OEPF 1-86,
Phụ lục H)
4. Bản sao B của Biên lai chuyển giao hồ sơ nhân sự của nhân viên
(OEPF 1-84, Phụ lục G)
5. Trát đòi hồ sơ nhân sự
6. Ảnh nhân viên (nếu có trong phòng ban) sẽ được đặt ở
một nắp nhựa và dán vào mép dưới của Phần A, Mặt 1
(xem Phần V).
PHẦN A, MẶT 2. TÀI LIỆU THỰC HIỆN VÀ ĐÀO TẠO
Tài liệu có thể được nhóm theo loại hoặc có thể được lưu giữ theo trình tự thời gian
đặt hàng:
1. Đánh giá hiệu suất và đính kèm
2. Khen thưởng và giải thưởng
3. Hồ sơ thông tin hoặc đào tạo và hướng dẫn tiêu chuẩn
4. Báo cáo sự cố của phòng ban
5. Thư khiếu nại hoặc khen thưởng, tùy thuộc vào giám sát viên
sự chấp thuận
6. Báo cáo từ Sở Giao thông Vận tải California (DMV)
7. Tổng số người tham dự
8. Các giấy tờ khác có liên quan đến quá trình thực hiện công việc của nhân viên
và đào tạo (yêu cầu hoàn trả học phí, v.v.)
Tài liệu có thể được nhóm theo loại hoặc có thể được lưu giữ theo thứ tự thời gian:
PHẦN B, MẶT 3 VÀ 4. VIỆC LÀM CHUNG
GHI CHÉP LỊCH SỬ
Tài liệu có thể được nhóm theo loại hoặc có thể được lưu giữ theo thứ tự thời gian. Sau đây là các ví dụ về loại tài liệu được đặt trong Mục B, Mặt 3 và 4. Không phải mọi tài liệu đều có thể được tìm thấy trong hồ sơ của một nhân viên cụ thể cũng như không phải mọi tài liệu đều có liên quan đến một phòng ban cụ thể. Các phòng ban có thể sử dụng Mục B, Mặt 3 và 4 theo cách hữu ích nhất cho phòng ban, tức là đặt tài liệu ở một mặt hoặc mặt khác dựa trên loại hoặc do khối lượng.
14 Cập nhật ngày 7 tháng 5 năm 2007
ỦY BAN DỊCH VỤ DÂN SỰ THÀNH PHỐ VÀ QUẬN SAN FRANCISCO
Bảng điểm của trường
Xác minh việc làm
Xác minh nghĩa vụ quân sự
Bản sao giấy phép, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận cần thiết
Biên lai cho Sổ tay nhân viên
Biên lai cho các tài liệu của phòng ban khác
Bản gốc của Xác minh đủ điều kiện làm việc (Mẫu INS I-9) (xem Mục XC)
Biểu mẫu xử lý cuộc hẹn (DHR 6-12c)
Thông báo cho Người được bổ nhiệm tạm thời (DHR 6-19)
Thông báo cho nhân viên được chỉ định là người bí mật hoặc quản lý
Thông báo cho Người được miễn trừ bổ nhiệm (DHR 6-20)
Thông báo về tình trạng thử việc (DHR 6-38)
Báo cáo về tình trạng thử việc (DHR 6-37)
Thư và biểu mẫu gửi DHR và phản hồi, ví dụ:
Yêu cầu nghỉ phép
Báo cáo tách biệt
Thư từ khác nhau đến và đi từ nhân viên
Bản sao xác minh được cung cấp cho nhân viên hoặc đại lý và bản sao
việc công bố thông tin của nhân viên. LƯU Ý: Nếu các tài liệu tham khảo bí mật của nhân viên được đưa vào trong quá trình xác minh, thì bản sao KHÔNG ĐƯỢC đưa vào OEPF (xem Mục X)
Biểu mẫu tự nhận dạng EEO
Biểu mẫu bài tập ngoài lớp
Hồ sơ về các vụ tai nạn liên quan đến xe của Thành phố và Quận
4. PHẦN C, MẶT 5. HỒ SƠ HÀNH ĐỘNG SỬA CHỮA Tài liệu có thể được nhóm theo loại hoặc có thể được lưu giữ theo trình tự thời gian
đặt hàng.
Chỉ những hành động kỷ luật đã hoàn thành hoặc đã giải quyết mới được đưa vào OEPF. Các vấn đề đang chờ xử lý có thể được lưu trong Hồ sơ Giám sát riêng cho đến khi hoàn thành (xem Mục XB). Thời gian hành động kỷ luật vẫn nằm trong OEPF và những gì bị xóa khỏi OEPF sẽ khác nhau tùy thuộc vào chính sách của phòng ban và các điều khoản CBA (Mục IV và Phụ lục A).
Hướng dẫn bằng văn bản (ví dụ: tài liệu đào tạo, đào tạo lại và tư vấn)
Cảnh cáo bằng văn bản (khiển trách)
Thông báo về ý định đề nghị kỷ luật – hội nghị kỷ luật
để ý
Thông báo về quyết định đề nghị kỷ luật – đề nghị của
đình chỉ, chấm dứt hoặc sa thải
Thông báo đình chỉ và tài liệu hỗ trợ
Hồ sơ chấm dứt hoặc sa thải
Các tài liệu liên quan đến việc giáng chức hoặc giảm lương (nếu
áp dụng).
5. PHẦN C, MẶT 6. BẢNG LƯƠNG – SỬ DỤNG TÙY CHỌN
Tài liệu bảng lương có thể được nhóm theo loại hoặc có thể được lưu giữ theo thứ tự thời gian. Một số phòng ban vận hành một phần bảng lương riêng; các phòng ban này có thể muốn lưu giữ hồ sơ bảng lương riêng biệt với OEPF. Trong những trường hợp này, một số hoặc tất cả các mục sau đây có thể được lưu giữ trong một tệp riêng (xem Mục XD – Hồ sơ lương của nhân viên). Trong các phòng ban có chức năng kết hợp bảng lương và nhân sự, có thể thuận tiện khi lưu giữ hồ sơ bảng lương trong phần này của OEPF. Các phòng ban lưu giữ những tài liệu này khi nhân viên rời khỏi phòng ban. Trong trường hợp này, các hồ sơ được xử lý riêng biệt như hồ sơ bảng lương cho mục đích lưu trữ và lưu giữ.
Yêu cầu hành động của nhân sự (P AR)
Tính toán Bảo hiểm Khuyết tật Nhà nước (SDI)
Tính toán bồi thường cho người lao động
Báo cáo mô tả vấn đề về bảng lương
Bước tăng hồ sơ
Yêu cầu nghỉ phép
Hồ sơ thời gian bù trừ
Mẫu W-4
16 Cập nhật ngày 7 tháng 5 năm 2007
ỦY BAN DỊCH VỤ DÂN SỰ THÀNH PHỐ VÀ QUẬN SAN FRANCISCO
VII. TIẾP CẬN HỒ SƠ NHÂN SỰ CỦA NHÂN VIÊN VÀ TIẾT LỘ THÔNG TIN
HỒ SƠ AN NINH NHÂN SỰ
Hồ sơ nhân sự phải được lưu trữ trong khu vực an toàn có kiểm soát ra vào. Mỗi viên chức bổ nhiệm phải chỉ định một người giám hộ hồ sơ nhân sự cho mỗi địa điểm lưu giữ hồ sơ nhân sự của nhân viên. Cá nhân này chịu trách nhiệm duy trì tính bảo mật và bí mật của hồ sơ nhân sự chính thức.
TRUY CẬP CỦA NHÂN VIÊN HOẶC ĐẠI DIỆN CỦA NHÂN VIÊN
THÔNG SỐ ĐỂ NGƯỜI KHÁC TRUY CẬP VÀO HỒ SƠ NHÂN SỰ CỦA NHÂN VIÊN
Trong quá trình kinh doanh thông thường liên quan đến nhân viên, nhân viên của Thành phố và Quận có nhiệm vụ yêu cầu họ phải truy cập hoặc kiểm tra hồ sơ nhân sự của nhân viên có thể được cấp quyền truy cập không giới hạn vào OEPF. Những người này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
Nhân viên phòng ban được chỉ định
Nhân viên biên chế phòng ban được chỉ định
Giám sát viên phòng ban
Quản lý phòng ban
Các đại diện nhân sự khác của Thành phố và Quận trong việc tiến hành công việc chính thức của Thành phố và Quận
Nhân viên Ủy ban Dịch vụ Dân sự cho các mục đích như kiểm toán hồ sơ nhân sự của nhân viên, tiến hành điều tra hoặc đánh giá chính thức (ví dụ: nhân viên EEO của Bộ Nguồn nhân lực điều tra khiếu nại phân biệt đối xử)
Kiểm toán viên được Kiểm soát viên phân công thực hiện kiểm toán hoạt động của phòng ban
D. TIẾT LỘ THÔNG TIN
Xem Phụ lục I để biết hướng dẫn chi tiết về xác minh việc làm.
Ngoại trừ những quy định tại Phụ lục I, trong trường hợp nhận được yêu cầu cung cấp thông tin về nhân viên hiện tại hoặc trước đây, chỉ những thông tin sau đây mới được cung cấp:
Có thể đưa ra phản hồi cho các yêu cầu bằng văn bản về thông tin từ hồ sơ nhân sự của nhân viên (ngoài những thông tin được cung cấp ở trên):
Theo yêu cầu của luật pháp, những người đại diện được ủy quyền của các cơ quan quản lý và thực thi pháp luật sau đây và các viên chức Thành phố và Quận địa phương sẽ, với giấy tờ tùy thân hợp lệ, được phép truy cập vào hồ sơ nhân sự của nhân viên trong quá trình tiến hành điều tra hoặc trong quá trình thực hiện công việc chính thức thay mặt cho Hoa Kỳ, Tiểu bang California hoặc Thành phố và Quận San Francisco:
c. Sở Cảnh sát San Francisco (SFPD)
Văn phòng Biện lý Quận San Francisco (SFDA)
Sở cảnh sát San Francisco
Văn phòng luật sư thành phố San Francisco
Hệ thống hưu trí San Francisco
Bộ phận Bồi thường Lao động của Bộ phận Nguồn nhân lực
Nhân viên
Các cơ quan quản lý khác có lệnh triệu tập trừ khi được hướng dẫn khác
bởi Luật sư thành phố
5. Trát hầu tòa: Tham khảo Văn phòng Luật sư Thành phố trước khi công bố hồ sơ nhân viên theo trát hầu tòa.
VIII. BẢO TRÌ HỒ SƠ NHÂN SỰ CỦA NHÂN VIÊN
THÀNH LẬP MỘT OEPF
Một OEPF theo quy định trong các Hướng dẫn này sẽ được viên chức nhân sự được chỉ định của phòng ban lập cho mỗi nhân viên vào ngày đầu tiên nhân viên mới đến làm việc (xem Mục V, VI và IX).
CHUYỂN ĐỔI HỒ SƠ NHÂN SỰ CỦA NHÂN VIÊN HIỆN CÓ
Ngoại trừ khi có yêu cầu khác trong Hướng dẫn này, các sở có thể tùy ý và chi phí chuyển đổi hồ sơ nhân sự hiện có sang hệ thống OEPF được quy định trong Hướng dẫn này (xem Mục V).
HỢP NHẤT HỒ SƠ NHÂN SỰ CỦA NHIỀU NHÂN VIÊN
Ngay khi có thể về mặt hành chính sau ngày có hiệu lực của Hướng dẫn này, nhiều hồ sơ nhân sự trong một phòng ban sẽ được hợp nhất thành một OEPF và sẽ được lưu giữ tại một vị trí được chỉ định trong mỗi phòng ban (xem Mục II G và H).
Một phòng ban tiếp nhận được khuyến khích yêu cầu tất cả hồ sơ nhân sự từ các phòng ban trước đây để hợp nhất và chuyển đổi thành OEPF. Tất cả các phòng ban trước đây phải hợp tác và phải chuyển ngay hồ sơ nhân sự của nhân viên hiện có cho phòng ban yêu cầu.
HỒ SƠ NHÂN SỰ – NHÂN VIÊN CŨ ĐƯỢC TÁI TUYỂN DỤNG
CUỘC HẸN ĐỒNG THỜI Ở HAI HOẶC NHIỀU PHÒNG KHÁM
Khi một nhân viên được tuyển dụng đồng thời bởi hai phòng ban khác nhau, ví dụ, hai cuộc hẹn bán thời gian, mỗi phòng ban sẽ duy trì một OEPF riêng. Trong trường hợp sau đó nhân viên chỉ được tuyển dụng ở một phòng ban, thì phòng ban đó sẽ yêu cầu ngay lập tức chuyển OEPF của nhân viên từ phòng ban khác và hai hồ sơ sẽ được hợp nhất.
HỒ SƠ NHÂN SỰ – NHÂN VIÊN KHI CẦN THIẾT
Việc chuẩn bị và duy trì hồ sơ nhân sự cho những nhân viên được tuyển dụng theo nhu cầu là tùy chọn và sẽ được thực hiện theo quyết định của bộ phận. Bộ phận có thể thiết lập một OEPF cho mỗi nhân viên hoặc có thể lựa chọn duy trì một hồ sơ nhân sự cho tất cả các nhân viên theo nhu cầu. Trong mọi trường hợp, một Tóm tắt Lịch sử Việc làm (OEPF 1-80, Phụ lục E) sẽ được chuẩn bị và duy trì (xem Mục J bên dưới, Mục VI D).
OEPF – CÁC TỆP BỔ SUNG
Vì nhiều lý do, OEPF hoặc các phần của OEPF có thể đã đầy. Trong những trường hợp này, bộ phận có thể sử dụng OEPF thứ hai. OEPF này sẽ được dán nhãn “File Two” trên Nhãn Tab.
CHUYỂN ĐỔI CÁC TẬP TIN KHÔNG SỬ DỤNG ĐƯỢC
Hồ sơ nhân sự hiện tại sẽ được chuyển đổi thành OEPF khi hồ sơ hiện tại không sử dụng được và cần thay thế.
TRÁCH NHIỆM BẢO TRÌ VÀ AN NINH
Mỗi phòng ban có trách nhiệm duy trì và bảo mật hồ sơ nhân sự của mỗi nhân viên trong suốt thời gian làm việc tại phòng ban đó.
TÓM TẮT LỊCH SỬ VIỆC LÀM (OEPF 1-80)
Ngày sinh (DOB)
Kỹ năng song ngữ
Giới tính
Dân tộc (tự nguyện tiết lộ)
Địa chỉ
Số điện thoại – nhà
Ngày bắt đầu làm việc (Ngày SW)
Số lớp/Mã việc làm
Trạng thái
Danh sách/Xếp hạng
Số yêu cầu DHR
Ngày chứng nhận
Số phòng ban
Bộ phận hoặc nơi làm việc
Nhận xét
Ngày/loại tách
Thông tin liên lạc khẩn cấp
Biên bản khen thưởng và trao giải thưởng (mặt sau của mẫu đơn)
Hồ sơ đào tạo (mặt sau của biểu mẫu)
Hồ sơ kỷ luật (mặt sau của mẫu đơn)
Khi hết chỗ trên EHS, phòng ban sẽ bắt đầu một biểu mẫu thứ hai để tiếp tục lịch sử của nhân viên; tuy nhiên, các biểu mẫu cũ sẽ không bị loại bỏ vì chúng là hồ sơ cố định của nhân viên và sẽ được đính kèm vào tài liệu hiện có. Khi chuẩn bị một biểu mẫu mới, thông tin trên EHS (góc trên bên phải) “trang __ của __” sẽ được hoàn thành.
Mỗi phòng ban giữ lại một bản sao của EHS khi một nhân viên chuyển đến một phòng ban khác. Bản sao của EHS trở thành hồ sơ cố định của nhân viên của phòng ban trước đó. EHS sẽ được đính kèm vào Bản sao B của Biên lai chuyển giao hồ sơ nhân sự của nhân viên khi bản sao của biểu mẫu này được trả lại từ phòng ban mới (xem Mục IX). Các tài liệu này được lưu giữ trong một hồ sơ cố định của các nhân viên cũ (“Hồ sơ nhân viên cũ”, xem Mục X).
Các phòng ban chuyển đổi từ hệ thống hồ sơ nhân sự hiện tại sang hệ thống được quy định trong Hướng dẫn này phải lập EHS theo chi tiết nêu trên cho mỗi OEPF.
Các phòng ban hợp nhất nhiều hồ sơ nhân sự hiện có thành một OEPF sẽ phải lập EHS và đưa vào Mục A, Mặt 1 của OEPF được lập ra sau khi hợp nhất.
Các phòng ban không chuyển đổi hồ sơ nhân sự hiện có sang hệ thống OEPF phải lập EHS khi nhân viên chuyển sang phòng ban khác. Phòng ban giải phóng phải giữ lại một bản sao EHS và gửi bản gốc trong hồ sơ nhân sự hiện có đến phòng ban tiếp nhận. Phòng ban tiếp nhận sẽ chuyển đổi hồ sơ nhân sự hiện có đã chuyển sang OEPF và có thể yêu cầu hồ sơ nhân sự hiện có từ tất cả các phòng ban trước đó để hợp nhất chúng vào OEPF.
Dự kiến EHS được lập thủ công cuối cùng sẽ được thay thế bằng hồ sơ do máy tính tạo ra hoặc dựa trên máy tính, hồ sơ này sẽ được Bộ Nhân sự lập tập trung. Cho đến khi hồ sơ toàn thành phố được cơ giới hóa hoàn toàn và DHR có khả năng cung cấp hoặc truyền tải tài liệu hoặc hồ sơ điện tử như vậy, các phòng ban được yêu cầu lập và duy trì EHS theo cách thủ công theo các điều kiện được chỉ định trong các Hướng dẫn này. Tuy nhiên, một phòng ban có khả năng lập hồ sơ dựa trên máy tính có thể thực hiện việc này tùy thuộc vào các điều khoản về quyền truy cập và bảo trì của các Hướng dẫn này và với điều kiện là bản sao cứng của hồ sơ điện tử được lưu giữ trong hồ sơ nhân sự của nhân viên.
IX. CHUYỂN GIAO, LƯU TRỮ VÀ TIÊU HỦY HỒ SƠ NHÂN SỰ CỦA NHÂN VIÊN
BỔ NHIỆM VÀO PHÒNG KHÁC
CHUYỂN HỒ SƠ NHÂN SỰ CỦA NHÂN VIÊN ĐẾN BỘ PHẬN TIẾP NHẬN
C. GIỮ LẠI HỒ SƠ NHÂN SỰ CỦA NHÂN VIÊN KHÔNG HOẠT ĐỘNG
Ngoại trừ khi Chính sách Lưu giữ và Hủy hồ sơ của bộ phận yêu cầu khác, bộ phận của nhân viên tại thời điểm tách ra cuối cùng sẽ lưu giữ OEPF trong thời hạn tối thiểu là bảy (7) năm dương lịch sau ngày tách ra cuối cùng của nhân viên khỏi Thành phố và Quận San Francisco, nếu không có vụ kiện tụng hoặc đánh giá nào của cơ quan quản lý đang chờ xử lý.
D. TIÊU HỦY HỒ SƠ NHÂN SỰ CỦA NHÂN VIÊN KHÔNG HOẠT ĐỘNG
Sự phá hủy
Không sớm hơn bảy (7) năm sau khi tách ra cuối cùng, OEPF sẽ bị hủy theo lịch trình và phương pháp hủy được mô tả trong phần này, trừ khi có vụ kiện tụng chưa giải quyết hoặc hành động đang chờ xử lý với cơ quan quản lý và theo yêu cầu khác của Chính sách lưu giữ và hủy hồ sơ của bộ phận. Trước khi hủy OEPF, bộ phận phải lập Tóm tắt lịch sử việc làm (EHS). EHS sẽ được xóa khỏi Hồ sơ nhân sự của nhân viên chính thức trước khi hủy OEPF. EHS sẽ được bộ phận lưu giữ trong Hồ sơ của cựu nhân viên (xem Mục VIII). Ghi chú sẽ được ghi trên EHS về ngày và phương pháp hủy hồ sơ nhân sự của nhân viên. EHS sẽ được lưu giữ vĩnh viễn.
Phương pháp phá hủy
Các phòng ban sẽ xử lý OEPF bằng phương pháp hủy tài liệu đảm bảo tính bảo mật, ví dụ như hủy tài liệu. Phòng ban có thể xác định lịch trình hủy tài liệu có thể là hàng tháng, hàng quý, nửa năm hoặc hàng năm tùy theo nhu cầu của phòng ban.
X. CÁC HỒ SƠ NHÂN VIÊN KHÁC – BẢO TRÌ, TRUY CẬP, LƯU GIỮ VÀ HỦY
A. HỒ SƠ HÀNH CHÍNH
Định nghĩa của các tập tin hành chính
Hồ sơ hành chính là một tập hợp các hồ sơ tách biệt với OEPF, được sắp xếp theo nhu cầu của phòng ban, chứa các hồ sơ liên quan đến việc làm của nhân viên không được lưu giữ trong OEPF.
Hướng dẫn về việc truy cập, duy trì, lưu giữ, truyền và hủy hồ sơ hành chính
VĨNH VIỄN:
cộng thêm bảy (7) năm sau khi tách biệt hoàn toàn và sau đó bị tiêu hủy trừ khi có yêu cầu khác theo Chính sách lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ của sở.
Tài liệu trong hồ sơ được lưu giữ vĩnh viễn.
3. Các loại tệp hành chính
a. Khiếu nại, điều tra và giải quyết phân biệt đối xử
Truy cập:
Truyền tải: Lưu giữ/Phá hủy:
b. Khiếu nại
Truy cập:
Truyền tải: Lưu giữ/Phá hủy:
Bảo mật. Luôn tham khảo ý kiến của Luật sư thành phố trước khi cho phép truy cập vào thông tin này.
Không truyền đi.
Bị tiêu hủy sau bảy (7) năm kể từ khi tách khỏi Thành phố và Quận nếu không có vụ kiện tụng hoặc đánh giá nào của cơ quan quản lý đang chờ xử lý, trừ khi Chính sách lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ của sở yêu cầu khác.
Bảo mật. Không được truyền đi.
Bị tiêu hủy sau bảy (7) năm kể từ khi tách khỏi Thành phố và Quận nếu không có vụ kiện tụng hoặc đánh giá nào của cơ quan quản lý đang chờ xử lý, trừ khi Chính sách lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ của sở yêu cầu khác.
c. Báo cáo điều tra lý lịch và kết quả kiểm tra máy phát hiện nói dối (bao gồm các tuyên bố bí mật của người sử dụng lao động trước đây)
Quyền truy cập: Bảo mật. Quyền truy cập được phép cho ban quản lý với lý do kinh doanh hợp lệ
chỉ. Nhân viên hoặc đại diện không được phép truy cập.
Truyền tải:
Giữ lại/hủy bỏ:
Được chuyển giao một cách bảo mật cho Cán bộ nhân sự của Sở, ngoại trừ trường hợp sĩ quan gìn giữ hòa bình chuyển sang vị trí khác không phải là sĩ quan gìn giữ hòa bình.
Bị tiêu hủy sau bảy (7) năm kể từ khi tách khỏi Thành phố và Quận nếu không có vụ kiện tụng hoặc đánh giá nào của cơ quan quản lý đang chờ xử lý, trừ khi Chính sách lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ của sở yêu cầu khác.
d. Hồ sơ tiền án (trừ những hồ sơ được cung cấp tự nguyện thông qua đơn xin việc)
Truy cập: Truyền tải:
Giữ lại/hủy bỏ:
e. Hồ sơ bệnh án, bao gồm:
Bảo mật.
Được chuyển giao một cách bảo mật cho Cán bộ nhân sự của Sở, ngoại trừ trường hợp sĩ quan gìn giữ hòa bình chuyển sang vị trí khác không phải là sĩ quan gìn giữ hòa bình.
Bị tiêu hủy sau bảy (7) năm kể từ khi tách khỏi Thành phố và Quận nếu không có vụ kiện tụng hoặc đánh giá nào của cơ quan quản lý đang chờ xử lý, trừ khi Chính sách lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ của sở yêu cầu khác.
� Hồ sơ khám sức khỏe trước khi tuyển dụng;
� Hồ sơ y tế đủ điều kiện làm nhiệm vụ (nếu một nhân viên bị chấm dứt hợp đồng/sa thải do kết quả kiểm tra y tế đủ điều kiện làm nhiệm vụ, hành động chấm dứt hợp đồng/sa thải sẽ được ghi vào hồ sơ, nhưng báo cáo y tế thì không);
� Tài liệu về bệnh tật thảm khốc;
Kết quả kiểm tra tâm lý;
� Yêu cầu về chỗ ở hợp lý theo ADA hoặc hồ sơ y tế của Đạo luật Nhà ở Việc làm Công bằng;
� Hồ sơ y tế khác liên quan đến yêu cầu nghỉ phép theo Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế (FMLA) năm 1993 và/hoặc Đạo luật Quyền Gia đình California (CFRA) và luật hiện hành khác.
Truy cập: Truyền tải:
Giữ lại/hủy bỏ:
Bảo mật.
Được chuyển giao một cách bảo mật cho Cán bộ nhân sự của Sở.
Bị tiêu hủy sau bảy (7) năm kể từ khi tách khỏi Thành phố và Quận nếu không có vụ kiện tụng hoặc đánh giá nào của cơ quan quản lý đang chờ xử lý, trừ khi Chính sách lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ của sở yêu cầu khác.
f. Hồ sơ tuyển dụng, bao gồm đơn xin việc và sơ yếu lý lịch của ứng viên
Truy cập:
Truyền tải: Lưu giữ/Phá hủy:
Bảo mật. Không được truyền đi.
Sẽ bị tiêu hủy sau ba (3) năm nếu không có vụ kiện tụng hoặc xem xét nào của cơ quan quản lý đang chờ xử lý, trừ khi Chính sách lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ của sở yêu cầu khác.
g. Tuyên bố về xung đột lợi ích
Truy cập:
Truyền tải: Lưu giữ/Phá hủy:
Hồ sơ công khai. Không được truyền đi.
Tiêu hủy bảy (7) năm sau ngày nộp hồ sơ nếu không có vụ kiện tụng hoặc xem xét nào của cơ quan quản lý đang chờ xử lý, trừ khi Chính sách lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ của sở yêu cầu khác. Theo luật của tiểu bang. Biểu mẫu 700 được lưu giữ trong bảy (7) năm.
h. Khiếu nại về Thực hành Lao động Không công bằng hoặc tranh chấp hợp đồng
Quyền truy cập: Bảo mật.
29
Truyền tải: Lưu giữ/Phá hủy:
Không truyền đi.
Sẽ bị hủy sau mười (10) năm kể từ ngày giải quyết nếu không có vụ kiện tụng hoặc xem xét nào của cơ quan quản lý đang chờ xử lý, trừ khi Chính sách lưu giữ và hủy hồ sơ của sở yêu cầu khác.
i. Tài liệu được niêm phong (ví dụ: hồ sơ được niêm phong bởi CBA)
Truy cập:
Truyền tải:
Giữ lại/hủy bỏ:
Bảo mật. Quyền truy cập được cung cấp khi có lệnh triệu tập hoặc để đáp ứng yêu cầu hành chính hoặc tư pháp.
Gửi dưới dạng niêm phong cho Cán bộ nhân sự của Sở.
Bị tiêu hủy sau bảy (7) năm kể từ khi tách khỏi Thành phố và Quận nếu không có vụ kiện tụng hoặc đánh giá nào của cơ quan quản lý đang chờ xử lý, trừ khi Chính sách lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ của sở yêu cầu khác.
j. Hồ sơ bồi thường của người lao động
Truy cập:
Truyền tải: Lưu giữ/Phá hủy:
Bảo mật. Đã truyền đi.
Bị hủy sau thời gian làm việc cộng thêm bảy (7) năm sau khi chấm dứt hợp đồng nếu không có vụ kiện tụng hoặc xem xét nào của cơ quan quản lý đang chờ xử lý, trừ khi Chính sách lưu giữ và hủy hồ sơ của sở yêu cầu khác. Báo cáo tai nạn và thương tích được lưu giữ và hủy sau năm (5) năm.
B. HỒ SƠ GIÁM SÁT
Có những tình huống khi một hồ sơ giám sát riêng biệt, không chính thức là phù hợp. Những tình huống này xảy ra khi một giám sát viên cần ghi chú hoặc quan sát giai thoại về nhân viên mà anh ta/cô ta giám sát.
Các vấn đề kỷ luật đang chờ xử lý hoặc chưa giải quyết sẽ được lưu trong Hồ sơ của Giám sát viên.
Tài liệu viết có trong Hồ sơ Giám sát viên thứ cấp không được lưu giữ lâu hơn mức cần thiết. Nhìn chung, tài liệu như vậy nên được đưa vào đánh giá hiệu suất tiếp theo của nhân viên.
Hồ sơ của Giám sát viên được bảo mật và được xử lý như hồ sơ nhân sự. Chúng không được chuyển đến bộ phận tiếp nhận.
C. TỆP MẪU I-9 CỦA INS
Bản gốc của Mẫu I-9 của Sở Di trú và Nhập tịch (INS) Xác minh đủ điều kiện làm việc, cùng với bản sao các tài liệu xác minh được lưu trong OEPF. Bản sao của Mẫu I-9 phải được lưu trong một tệp riêng (“I-9”). Các bản sao của Mẫu I-9 phải được lưu theo thứ tự bảng chữ cái trong tệp này. Tệp này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc xem xét tài liệu nếu INS yêu cầu sau này. Các Mẫu I-9 riêng lẻ trong Tệp I-9 được lưu giữ trong ba (3) năm hoặc một (1) năm sau ngày nghỉ việc của nhân viên, tùy theo thời gian nào dài hơn. Bộ phận tiếp nhận sẽ sao chép Mẫu I-9 từ hồ sơ nhân sự đã chuyển và lưu bản sao vào Tệp I-9 của mình. Xem Sổ tay Chính sách và Thủ tục Nhân sự của Bộ Nguồn nhân lực, Cuộc hẹn, để biết thảo luận kỹ lưỡng về Mẫu I-9.
TỆP HỒ SƠ LƯƠNG NHÂN VIÊN
Xem Mục VI để thảo luận về Tệp Hồ sơ Lương của Nhân viên. Tệp Hồ sơ Lương của Nhân viên được lưu giữ trong phòng ban trong thời gian đó và tuân theo các yêu cầu do Bộ luật Hành chính San Francisco quy định. Hồ sơ Lương của Nhân viên không được chuyển đến phòng ban khác. Nhìn chung, hồ sơ lương của nhân viên là hồ sơ công khai; tuy nhiên, hãy luôn tham khảo ý kiến của Luật sư Thành phố trước khi cho phép truy cập vào hồ sơ lương của nhân viên, ngoại trừ chính nhân viên đó.
HỒ SƠ NHÂN VIÊN CŨ
Đây là một tệp hoặc các tệp chứa bản gốc hoặc bản sao của Biểu mẫu Lịch sử Việc làm (EHS) của những nhân viên đã chuyển đến một phòng ban khác hoặc đã rời khỏi dịch vụ của Thành phố và Quận và OEPF của họ đã bị hủy. Trong trường hợp những nhân viên cũ đã chuyển đến một phòng ban khác, Bản sao B của Biên lai Chuyển giao Hồ sơ Nhân sự của Nhân viên được đính kèm vào EHS. Tệp này là hồ sơ vĩnh viễn, cố định của phòng ban về những nhân viên cũ. Hồ sơ này của một nhân viên cũ là bí mật và phải tuân theo quyền truy cập và các hạn chế khác áp dụng cho hồ sơ nhân sự của nhân viên.
VĂN BẢN CÁC QUY ĐỊNH CỦA CBA LIÊN QUAN ĐẾN HỒ SƠ NHÂN SỰ CỦA NHÂN VIÊN
Thỏa thuận thương lượng tập thể (CBA) giữa Thành phố và Quận San Francisco và nhiều tổ chức nhân viên khác nhau có các điều khoản liên quan đến nội dung hồ sơ nhân sự của nhân viên, quyền truy cập của nhân viên và cách xử lý tài liệu về các hành động kỷ luật. Các phòng ban phải quản lý hồ sơ nhân sự của nhân viên mà họ nắm giữ theo cách phù hợp với các yêu cầu của CBA hiện hành, nếu có. Các phòng ban có thể gọi đến Ban quan hệ nhân viên (ERD) hoặc Ủy ban dịch vụ dân sự (CSC) để xác định nhóm nào được các tổ chức nhân viên khác nhau đại diện. Gọi đến ERD nếu có thắc mắc liên quan đến việc quản lý hoặc áp dụng các điều khoản của CBA.
Phụ lục A A1 Cập nhật ngày 7 tháng 5 năm 2007
ỦY BAN DỊCH VỤ DÂN SỰ THÀNH PHỐ VÀ QUẬN SAN FRANCISCO
MÔ TẢ ĐỒ HỌA VỀ HỒ SƠ NHÂN SỰ CHÍNH THỨC HỒ SƠ ĐÃ ĐÓNG:
TAB TRÊN CÙNG:
1/3 Cắt Tab
TAB BÊN:
MỞ TỆP:
Mặt 2
Mặt 5
Phần C
Tab đầy đủ
Mặt 1
Mặt 3
Mặt 4
Mặt 6
Phần A
Phần B
Phụ lục B
B1
Cập nhật ngày 7 tháng 5 năm 2007
ỦY BAN DỊCH VỤ DÂN SỰ THÀNH PHỐ VÀ QUẬN SAN FRANCISCO
NHÃN BÌA HỒ SƠ NHÂN SỰ CHÍNH THỨC
Mô tả nhãn bìa
Nhãn bìa hồ sơ nhân sự của nhân viên chính thức có khả năng tự dính, kích thước khoảng 3 1⁄2“ x 5” và được in như sau “Hồ sơ nhân sự của nhân viên chính thức của Thành phố và Quận San Francisco” chồng lên con dấu của Thành phố và Quận San Francisco và được đánh dấu là “Bí mật”.
Mẫu nhãn bìa:
Vị trí của nhãn:
Nhãn bìa phải được dán ở trang bìa trước của Tập hồ sơ nhân sự của viên chức chính thức, ở giữa hai phần ba trên cùng của trang bìa trước.
Thành phố & Quận San Francisco
Hồ sơ nhân viên chính thức
Đường cao tốc I-88 (5/07)
Bảo mật
Phụ lục C C1 Cập nhật ngày 7 tháng 5 năm 2007
ỦY BAN DỊCH VỤ DÂN SỰ THÀNH PHỐ VÀ QUẬN SAN FRANCISCO
TỆP ĐÃ ĐÓNG:
TAB TRÊN CÙNG: #OEPF-1
1/3 Cắt Tab
TAB BÊN: #OEPF-2
Tab đầy đủ
1.
2.
NHÃN TAB THƯ MỤC TẬP TIN
Thông tin nhãn tab
Thông tin trên Nhãn Tab sẽ được đánh máy như sau:
a. Dòng đầu tiên: Họ và hậu tố (Jr., Sr., MD, Ph.D., v.v.), dấu phẩy, khoảng trắng, tên, khoảng trắng, chữ cái viết tắt ở giữa tên theo sau là dấu chấm.
b. Dòng thứ hai: Số An sinh xã hội (SSN) của nhân viên.
Nhãn mẫu: a.
b.
c.
d.
ví dụ.
Geary, MD, Arguello J. SSN 999-99-9999
Phụ lục D
D1 Cập nhật ngày 7 tháng 5 năm 2007
Valencia, Octavia C. SSN 999-99-9999
Funston, Jr., Palou SSN 999-99-9999
Van Ness, Pacheco Z. SSN 999-99-9999
De Haro-Jones, Yukon SSN 999-99-9999
THÀNH PHỐ VÀ QUẬN SAN FRANCISCO
TÓM TẮT LỊCH SỬ VIỆC LÀM ỦY BAN DỊCH VỤ DÂN SỰ
NHÂN VIÊN (Họ, Tên, Tên đệm) THÔNG TIN CHUNG
An sinh xã hội #
CDL #
Ngày sinh
Kỹ năng song ngữ
Trang của Giới tính M hoặc F Dân tộc
Ngày thay đổi
Địa chỉ
Thành phố
Tình trạng
Mã bưu chính
Số điện thoại (Nhà)
Bắt đầu làm việc Lớp số ngày
Danh sách/Xếp hạng trạng thái
Yêu cầu DHR #
Ngày chứng nhận (nếu có)
Phòng ban #
Phân chia/nơi làm việc
Ghi chú Ngày tách/Loại
THÔNG TIN LIÊN HỆ KHẨN CẤP
Ngày thay đổi Tên
Địa chỉ
Thành phố
Tình trạng
Mã bưu chính
Số điện thoại Nhà làm việc
OEPF 1-80 (05/07)
Mặt 1
Phụ lục E
E1
TÓM TẮT LỊCH SỬ VIỆC LÀM
ỦY BAN DỊCH VỤ DÂN SỰ
KHEN THƯỞNG, GIẢI THƯỞNG CÔNG ĐÁNG, V.V. Ngày trao tặng bởi
Lý do
KỶ LỤC ĐÀO TẠO
Ngày cung cấp bởi
Tiêu đề của Khóa học/Hội thảo
KỶ LUẬT
Ngày(s)
Hoạt động
Lý do
OEPF 1-80 (05/07)
Mặt 2
E2
NHÂN VIÊN HỒ SƠ ĐĂNG KÝ TRUY CẬP VÀ CÁC BẢN SAO ĐƯỢC CUNG CẤP
Tên nhân viên:
(In) Họ Tên đệm
CUNG CẤP BẢN SAO?
TÊN NGƯỜI TRUY CẬP THƯ MỤC NGÀY NẾU CÓ, LIỆT KÊ CÁC TÀI LIỆU ĐÃ CUNG CẤP
PHÍ $
PHÒNG BAN.
Biểu mẫu này được lưu giữ trong Hồ sơ nhân sự của nhân viên chính thức (Mục A, Mặt 1) hoặc ở vị trí nổi bật trong hồ sơ nhân sự hiện có.
OEPF 1-82 (05/07)
Phụ lục F F1 Cập nhật ngày 7 tháng 5 năm 2007
ỦY BAN DỊCH VỤ DÂN SỰ THÀNH PHỐ VÀ QUẬN SAN FRANCISCO
PHẦN I
Kính gửi: Phòng Tiếp nhận
Tên
Tiêu đề Phòng ban Địa chỉ
NHÂN VIÊN NHÂN SỰ BIÊN BẢN NHẬN CHUYỂN GIAO HỒ SƠ
Từ: Tên phòng ban phát hành
Tiêu đề
Phòng
Địa chỉ
Số điện thoại liên lạc
Đính kèm để hợp nhất thành một Hồ sơ nhân sự chính thức của nhân viên (OPEF) là hồ sơ nhân sự hiện tại của OEPF của nhân viên sau đây, người vừa mới rời khỏi phòng ban này để làm việc tại phòng ban của bạn.
Ngày truyền tải
Tên của nhân viên
PHẦN II
Biên bản tiếp nhận hồ sơ nhân sự của nhân viên
Hồ sơ nhân sự của nhân viên được liệt kê ở trên đã được nhận bởi:
Phương pháp truyền tải
Số lớp và tên khoa cũ
Bộ phận phát hành:
1. Chuẩn bị thành ba bản.
2. Hoàn thành Mục I.
3. Chỉ định bản sao A, B hoặc C bên dưới. 4. Gửi bản sao A và B đến phòng ban mới. 5. Giữ bản sao C trong thư mục tạm dừng.
6. Khi bản sao B được trả lại, hãy lưu vào “Hồ sơ nhân viên cũ” được đính kèm vào bản sao của phòng ban “Tóm tắt lịch sử làm việc”.
Chữ ký
Tên (In)
Phòng
Ngày 2.
OEPF 1-84 (5/07)
7. Hủy bản sao C Bộ phận tiếp nhận:
1.
Hoàn thành Mục II của bản sao A và B. Trả lại bản sao B cho phòng ban cũ. Lưu bản sao A vào OEPF, Mục A, Mặt 1.
3.
Đánh dấu bản sao để chỉ ra.
Sao chép A Sao chép B Sao chép C
Phụ lục G G1 Cập nhật ngày 7 tháng 5 năm 2007
ỦY BAN DỊCH VỤ DÂN SỰ THÀNH PHỐ VÀ QUẬN SAN FRANCISCO
TIẾT LỘ VÀ ỦY QUYỀN TRUY CẬP VÀ GIẢI PHÓNG I. ỦY QUYỀN TIẾT LỘ VÀ GIẢI PHÓNG
Tôi hereby cho phép bất kỳ cựu chủ lao động, nhân viên và đại diện của họ, hoặc bất kỳ người nào được liệt kê là người giới thiệu cung cấp bất kỳ và tất cả thông tin mà họ cho là phù hợp liên quan đến việc làm và hiệu suất công việc của tôi cho Thành phố và Quận San Francisco, và bất kỳ nhân viên, đại diện và đại lý nào của họ. Thông tin này có thể được cung cấp bằng lời nói hoặc bằng văn bản. Ngoài việc cho phép tiết lộ bất kỳ thông tin nào liên quan đến việc làm của tôi, tôi hereby từ bỏ hoàn toàn mọi quyền hoặc khiếu nại mà tôi có hoặc có thể có đối với bất kỳ cựu chủ lao động, nhân viên và đại diện của họ, hoặc bất kỳ người nào được liệt kê là người giới thiệu, và giải phóng bất kỳ cựu chủ lao động, nhân viên và đại diện của họ, cựu tổ chức giáo dục hoặc bất kỳ người nào được liệt kê là người giới thiệu khỏi bất kỳ và tất cả các trách nhiệm pháp lý, khiếu nại hoặc thiệt hại có thể trực tiếp hoặc gián tiếp phát sinh từ việc sử dụng, tiết lộ hoặc tiết lộ thông tin đó bởi bất kỳ người hoặc bên nào, cho dù thông tin đó có thuận lợi hay bất lợi cho tôi.
Chữ ký của Người nộp đơn/Nhân viên Ngày (In hoặc Nhập tên cá nhân)
II. QUYỀN TRUY CẬP
Tôi cho phép truy cập và kiểm tra bất kỳ hồ sơ nhân sự nào của tôi trong (phòng ban)
Chữ ký của nhân viên Ngày
(In hoặc nhập tên cá nhân)
OEPF 1-86 (5/07)
Phụ lục H H1
Cập nhật ngày 7 tháng 5 năm 2007
ỦY BAN DỊCH VỤ DÂN SỰ THÀNH PHỐ VÀ QUẬN SAN FRANCISCO
HƯỚNG DẪN XÁC MINH VIỆC LÀM
Quyết định tuyển dụng thường yêu cầu người quản lý phải có thông tin về hiệu suất công việc trước đây. Trong nỗ lực có một thông lệ nhất quán hơn trên toàn thành phố về việc xác minh việc làm, các hướng dẫn sau đây được đề xuất để sử dụng trong việc thu thập hoặc cung cấp thông tin về việc làm của nhân viên tương lai, hiện tại hoặc trước đây.
Những hướng dẫn này đã được Văn phòng Luật sư Thành phố xem xét và chỉ được cung cấp cho các sở ban ngành như một mô hình. Các mục của Bộ luật Lao động California được đưa vào trang I3 (Phụ lục I) để bạn tham khảo.
THU THẬP THÔNG TIN VIỆC LÀM VỀ MỘT NGƯỜI HIỆN KHÔNG ĐƯỢC THÀNH PHỐ VÀ QUẬN SAN FRANCISCO TUYỂN DỤNG:
CUNG CẤP THÔNG TIN VIỆC LÀM VỀ NHÂN VIÊN THÀNH PHỐ HIỆN TẠI HOẶC TRƯỚC ĐÂY CHO CÁC CƠ QUAN KHÔNG THUỘC THÀNH PHỐ VÀ QUẬN SAN FRANCISCO:
1. Ngoại trừ những trường hợp nhân viên ủy quyền bằng văn bản việc tiết lộ thông tin và miễn trừ cho sở ban ngành của Thành phố và nhân viên của sở ban ngành đó khỏi mọi trách nhiệm, chỉ cung cấp thông tin sau đây để trả lời các câu hỏi liên quan đến nhân viên hiện tại hoặc trước đây:
Phụ lục I
I1 Cập nhật ngày 7 tháng 5 năm 2007
b
Lớp/mã công việc và chức danh của nhân viên. Ngày làm việc.
ỦY BAN DỊCH VỤ DÂN SỰ THÀNH PHỐ VÀ QUẬN SAN FRANCISCO
c. Mức lương/Tiền công của phân loại nhân viên. d. Tình trạng việc làm, tức là lâu dài, tạm thời.
2. Yêu cầu tất cả các yêu cầu tham chiếu việc làm phải được nộp dưới dạng văn bản, với sự cho phép của nhân viên phát hành thông tin và của sở ban ngành Thành phố cùng các nhân viên của sở ban ngành đó khỏi mọi trách nhiệm (Xem Phụ lục H). Trong trường hợp nhân viên đã làm việc cho nhiều hơn một sở ban ngành Thành phố, cơ quan yêu cầu phải gửi một yêu cầu riêng đến từng sở ban ngành.
C. THU THẬP THÔNG TIN VIỆC LÀM VỀ NHÂN VIÊN THÀNH PHỐ HIỆN TỪ CÁC CƠ QUAN CỦA THÀNH PHỐ VÀ QUẬN
Với mục đích xác minh việc làm, Thành phố và Quận San Francisco là một nhà tuyển dụng. Thông tin về lịch sử việc làm và hiệu suất công việc của nhân viên có thể được trao đổi giữa các phòng ban vì lý do kinh doanh hợp lệ với đại diện nhân sự, trưởng phòng ban và giám sát viên.
Phụ lục I I2 Cập nhật ngày 7 tháng 5 năm 2007
ỦY BAN DỊCH VỤ DÂN SỰ THÀNH PHỐ VÀ QUẬN SAN FRANCISCO
THÔNG TIN TỪ BỘ LUẬT LAO ĐỘNG CỦA BANG CALIFORNIA
Các phần sau đây của Bộ luật Lao động California mô tả các hình phạt có thể phải chịu nếu vi phạm.
§ 1050. Cố gắng ngăn cản việc tái tuyển dụng – Tội nhẹ
Bất kỳ cá nhân, hoặc đại lý hoặc viên chức nào, sau khi đã sa thải một nhân viên khỏi công việc của người đó hoặc sau khi một nhân viên tự nguyện nghỉ việc, bằng bất kỳ hành vi gian dối nào nhằm ngăn cản hoặc cố gắng ngăn cản nhân viên cũ có được việc làm, đều phạm tội nhẹ.
§ 1052. Vi phạm – Tội nhẹ
Bất kỳ người nào cố ý gây ra, gây thiệt hại hoặc cho phép một đại lý, giám đốc, người quản lý hoặc nhân viên trong công ty của mình vi phạm Mục 1050 và 1051, hoặc không thực hiện mọi biện pháp hợp lý trong khả năng của mình để ngăn chặn hành vi vi phạm đó đều phạm tội nhẹ.
§ 1054. Trách nhiệm dân sự
Ngoài và ngoài hình phạt hình sự được quy định, bất kỳ cá nhân hoặc đại lý hoặc viên chức nào vi phạm bất kỳ điều khoản nào của Mục 1050 đến 1052, bao gồm, phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại gấp ba lần cho bên bị thiệt hại trong vụ kiện dân sự. Vụ kiện dân sự như vậy có thể được đưa ra bởi cá nhân bị thiệt hại đó hoặc người được chỉ định hoặc người kế nhiệm quyền lợi của họ mà không cần thiết lập bất kỳ trách nhiệm hình sự nào theo điều này.