報告
全市僱員人事記錄指南政策（公務員委員會）
公務員制度委員會於 1992 年 4 月 6 日通過 1992 年 5 月 1 日生效
更新於 2007 年 5 月 7 日
舊金山市和縣公務員委員會
一、指南的權限和生效日期
這些準則由公務員制度委員會在1992 年4 月6 日的會議上通過，並於1992 年5 月1 日生效，現重新發布，以反映公務員制度委員會作為選民批准的規則和政策制定上訴機構的作用（提案L; 11/93) 並授權市府交通局 (MTA) 的人力資源總監和服務關鍵類別、交通總監/指定人員制定公務員委員會政策實施程序員工人事記錄和就業核實指南。它們是根據公務員制度委員會根據《憲章》的權力通過和規定的，如下：
A. 章程第 10.100 和 10.101 條－一般權力和義務。
B. 市檢察官的意見。
二.指南的目的、管理與應用
A. 本指南的目的是規定一個統一、標準化的系統，用於存取、維護、保留和銷毀與舊金山市和縣員工工作歷史相關的所有記錄，並提供一個程序，以方便員工的人事檔案和其他人事記錄在部門之間的移動。
B. 本指南適用於市、縣各部門所有僱員的人事記錄，無論其就業狀況如何，以及學區的分類（非認證）公務員僱員，包括公務員任命的人員和豁免公務員的人員。程式.本指南中使用的「僱員」一詞應包括舊金山市和縣的任命人員以及兩個學區的分類公務員僱員。
C. MTA 的人力資源總監和運輸總監/關鍵服務類指定人員應實施和管理這些準則，並可以進行任何認為必要的審計，以確保各部門遵守這些準則。
D. 僱員人事記錄的保存方式也應便於公務員委員會代表進行審計。
E. 本指南規定了現有員工人事記錄以及為生效日期或之後任命的新員工所建立的記錄的管理。所有員工人事記錄、本文提供的官方員工人事檔案 (OEPF) 以及其他與僱用相關的文件，應按照本指南規定的方式進行管理、存取、維護、保留和處置。
F. 除本指南另有規定外，舊金山市和縣的每位員工均應有一份員工人事檔案，即本指南規定的 OEPF。部門內不得保存單獨的「人事檔案」。
G. OEPF 應保留在每個部門內的一個地點；但是，在地理位置不同的大型部門中，OEPF 可能會保留在員工工作地點的指定位置。每個部門可以決定和指定每位員工的人事記錄的位置。
H. 所有員工人事記錄均為舊金山市和縣的財產，而不是各部門的財產。
一、本指引規定，員工在市、縣就業範圍內從一個部門調動到另一個部門時，其人事檔案應隨員工變動。
三．術語表和縮寫
A. 術語表
訪問 管理員工人事記錄檢查的規定（請參閱第 VII C 節）。
管理文件 包含員工人事相關記錄的一組文件，由於各種原因，這些文件不保存在 OEPF 中，而是保存在單獨的輔助文件中。行政檔案中保存的記錄範例包括醫療記錄、申訴、利益衝突聲明、工人賠償記錄等（請參閱第 X 節）。
市和縣 本指南中使用「市和縣」一詞時，也應包括舊金山聯合學區和舊金山社區學院區的分類公務員員工的記錄。
集體談判協議 舊金山市、縣與員工組織之間的合約協議。 （參見第四節及附錄 A）
機密 未經員工同意或透過法律程序不得向公眾發布的有關員工的記錄。
合併 將一個部門內或兩個或多個部門的多個員工人事檔案合併到一個 OEPF 中。
轉換 將現有人事檔案更改為根據本指南建立的官方系統（OEPF）的過程。
目錄 本指南中所述的可放入員工人事檔案中的項目。
人事記錄保管人 由保存員工人事記錄的每個部門或每個地點的任命官員指定的人員，負責維護員工人事記錄的安全性和機密性並遵守本指南（參見第 VII A 節） 。
部門 當本指南中使用「部門」一詞時，應包括舊金山市和縣的各個部門，即指定官員領導下的部門、委員會、理事會等，以及舊金山聯合學區和舊金山社區學院區。
僱員 當本指南中使用「僱員」一詞時，應包括舊金山市和縣的所有公務員和豁免任命者和官員，以及舊金山聯合學區和舊金山社區學院區的所有分類僱員。
員工人事記錄 本指南生效前和後均保留所有與員工人事相關的記錄。 「員工人事記錄」包括現有人事檔案和正式員工人事檔案中保存的文件，也包括單獨行政檔案中保存的其他記錄。
現有人事檔案 在本指南生效前保留的員工人事記錄。現有的人事檔案可繼續保存，但須按照本指南規定的方式和時機轉換為正式員工人事檔案。
前僱員檔案 包含部門前僱員記錄的文件。前僱員檔案中的基本文件是就業經驗摘要 (EHS) 的副本（請參閱第 VI B、VIII D 節和附錄 E）。
官方員工人事檔案 (OEPF) 包含員工在舊金山市和縣工作歷史的正式記錄的文件，並根據本指南建立和管理。
維護 個人在舊金山市和縣受僱期間和之後歸檔和保護員工人事記錄的方式（請參閱第 VIII 節）。
發布部門 「發布部門」是指員工以前受僱的部門，現在將員工人事記錄轉發或傳送到另一個部門（請參閱第 IX A 節）。
接收部門 「接收部門」是指員工被任命的部門，以及「發布部門」向其發送員工人事記錄的部門（請參閱第 IX B 節）。
主管檔案 由主管短期保存在單獨檔案中的有關員工工作績效的文件（請參閱第 XB 節）。
保留 員工離開市和縣的服務後保留員工人事記錄的時間長度（請參閱第 IX C 節）。
傳輸 員工調動後，將員工人事記錄從一個部門傳送到另一個部門（請參閱第 IX 節）。
B. 縮寫
DOB 出生日期。
CBA集體談判協議。
CSC 公務員委員會。
DHR 人力資源部。
EHS 就業紀錄摘要。
EPR 員工人事記錄。
ERD 員工關係部。
INS 移民和歸化局（聯邦）。正式員工人事檔案。
OEPF 官方員工人事檔案。
PAR 人員行動請求。
SDI 州傷殘保險。
SW 日期 開始工作日期。
SSN 社會安全號碼。
四．集體談判協議
舊金山市和縣與各個員工組織之間的集體談判協議 (CBA) 包含與員工人事檔案內容、員工存取權以及有關紀律處分資料的處置相關的條款。各部門必須依照適用的 CBA 的要求（如有）管理其擁有的員工人事記錄。各部門可以致電僱員關係部門 (ERD) 或公務員委員會 (CSC) 來確定各個僱員組織代表哪些階層。如果存在與 CBA 條款的管理或應用相關的問題，請致電 ERD。
V. 正式員工人事檔案和員工人事記錄表格規定指南
A. OEPF 的描述
有關 OEPF 的圖形描述，請參閱附錄 B。
1. 文件格式：三部分：A、B、C。
六面：1、2、3、4、5 和 6。
頂部有 1 ½ 英吋夾式爪形緊固件
每一邊
2寸佈角板（書脊）
2. 標籤：自黏乙烯基口袋：
兩種樣式： 頂部標籤 - 用於文件櫃中的歸檔。
側邊標籤－用於貨架歸檔。
3.尺寸：
頂部標籤：字母尺寸，10” x 11 3/4”
側邊標籤：字母尺寸，9 ½” x 12 ¼”
4.顏色：
頂部標籤：深紅色
側邊標籤：灰色
B. 選項卡標籤
有關選項卡標籤內容的詳細信息，請參閱附錄 D，
格式、範例標籤以及選項卡標籤在 OEPF 標籤上的位置。
1. 選項卡標籤說明
1/16” x 3 ½”；自黏。
2. 備用選項卡標籤
希望對選項卡標籤進行顏色編碼或使用字母順序的部門
選項卡上的指示符可以這樣做並對選項卡和選項卡進行此類調整
根據部門的要求和偏好進行標記。
C. 選購配件
1. 自黏乙烯基口袋：
對於那些使用帶照片身份證件的部門，
乙烯基自黏式口袋有以下幾種：
各種尺寸。這個口袋帶有
部門員工照片影本
可以放置在部分的下部
OEPF 的 A，第 1 面。下列
可供選擇的尺寸：
1” x 3”
2” x 3”
3” x 3”
4” x 6”
5” x 8”
2. 標籤保護膜
用於標籤上的透明聚酯薄膜層壓板
標籤。 （消除掉下來的標籤
它們會老化並阻止墨水塗抹
標籤）。
D. 來源
規定的 OEPF 和配件可以透過正常的材料和供應程序購買。城市部門可以透過合約管理辦公室授權的合約進行訂購。有關訂購的問題可直接諮詢合約管理辦公室。每個部門將支付 OEPF 和配件的費用。舊金山聯合學區和舊金山社區學院區有單獨的程序來訂購必要的材料和用品。
E. 規定表格
工作經驗摘要 (EHS) 表號 OEPF 1-80
提供員工人事記錄查閱登記冊及副本
表格編號 OEPF 1-82
員工人事記錄寄送收據表格編號 OEPF 1-84
揭露及存取授權及發布表格編號 OEPF 1-86
正式員工檔案封面標籤表格編號 OEPF 1-88
上述表格可在內部網路和公務員制度委員會網站上取得。
六．員工人事檔案內容
A. 一般要求
除本指南規定的情況（請參閱第 X 節）外，OEPF 應包含與員工在舊金山市和縣的工作經驗有關的所有記錄。這些記錄應放置在 OEPF 中指定的部分和側面。除員工人事檔案內文件置入及檔案本身的規格外，部門現有員工人事檔案應符合本指引規定的內容及其他要求。
B. OEPF 的內容與組織
有關 OEPF 的圖形描述，請參閱附錄 B
A節。
第 1 面。
第 2 面。
B 節。
第 3 面：一般就業歷史記錄。
第 4 面：一般就業歷史記錄。
C節。
第 5 面。
第 6 面：工資記錄。
對於那些合併工資單和
人事辦公室負責維護薪資和人事
一起記錄。如果不適用於該部門，
如果需要，第 6 面可用於擴展第 5 面。
C. 將文件插入 OEPF
應使用 2 孔打孔器在文件頂部打兩 (2) 個孔，並將其插入 OEPF 每側頂部的插腳緊固件上，將文件放入 OEPF。
D. OEPF 中的文件
以下是 OEPF 六個方面各自包含的文件類型清單：
1. A 部分，第 1 面。
文件應按照以下從上到下的標準化順序進行維護
到 A 部分底部，第 1 面：
1. 工作經驗摘要（OEPF 1-80，附錄 B）
2. 員工人事記錄查閱登記冊及副本
提供（OEPF 1-82，附錄 C）
3. 揭露及存取授權及發布（OEPF 1-86，
附錄 H)
4. 員工人事記錄傳送回執副本 B
（OEPF 1-84，附錄 G）
5. 傳票索取人事紀錄
6. 員工照片（如適用於部門）應放置在
塑膠蓋並固定在 A 部分第 1 面的下緣
（見第五節）。
A 部分，第 2 面。
文件可以按類型分組，也可以按時間順序維護
命令：
1、績效評價及附件
2、表彰獎勵
3. 資訊記錄或標準訓練和說明
4. 部門事件報告
5. 投訴或表揚信，須經主管同意
贊同
6. 加州機動車輛管理局 (DMV) 的報告
7. 出席統計
8、與員工績效有關的其他相關文件
和培訓（學費報銷請求等）
文件可以按類型分組，也可以按時間順序維護：
B 部分，第 3 和 4 面。
歷史記錄
文件可以按類型分組，也可以按時間順序維護。以下是要放置在 B 部分第 3 面和第 4 面的文件類型的範例。各部門可以以對部門最有用的方式利用 B 部分的第 3 面和第 4 面，即根據類型或數量將文件放置在一側或另一側。
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舊金山市和縣公務員委員會
學校成績單
就業證明
兵役驗證
所需許可證、證書或憑證的副本
員工手冊收據
其他部門資料的收據
就業資格驗證原件（INS 表格 I-9）（請參閱第 XC 節）
預約處理表格 (DHR 6-12c)
臨時任命者通知 (DHR 6-19)
給指定為機密或管理人員的員工的通知
豁免指定人通知 (DHR 6-20)
試用狀態通知 (DHR 6-38)
試用狀態報告 (DHR 6-37)
給 DHR 的在職信函和表格以及回复，例如：
請假
分居報告
與員工之間的各種信件
提供給員工或代理人的驗證副本以及
員工資訊發布。注意：如果驗證中包含機密員工參考資料，則副本可能不會包含在 OEPF 中（請參閱第 X 節）
EEO 自我辨識表
課外作業表
涉及市縣車輛的事故記錄
4. C 部分，第 5 節：糾正措施記錄 文件可以按類型分組，也可以按時間順序保存
命令。
只有已完成或已解決的紀律處分才應包含在 OEPF 中。未決事項可保存在單獨的主管檔案中直至完成（請參閱第 XB 節）。紀律處分在 OEPF 中保留的時間以及從 OEPF 中刪除的內容將根據部門政策和 CBA 規定（第 IV 節和附錄 A）而有所不同。
書面說明（例如培訓、再培訓和諮詢的文件）
書面警告（譴責）
建議紀律處分意向通知－紀律會議
注意
建議紀律處分決定的通知 – 建議
暫停、終止或解僱
暫停通知和支援文件
終止或解僱記錄
與降職或減薪有關的文件（如果
適用的）。
5. C 部分，第 6 面。
工資單文件可以按類型分組，也可以按時間順序維護。部分部門設有單獨的工資部門；這些部門可能希望將工資記錄與 OEPF 分開保存。在這些情況下，以下部分或全部內容可能會保存在單獨的文件中（請參閱第 XD 節 - 員工薪資記錄）。在具有薪資和人事職能的部門中，將薪資記錄保存在 OEPF 的這一部分可能會很方便。當員工離開部門時，部門會保留這些文件。在這種情況下，出於儲存和保留目的，這些記錄將被單獨視為薪資記錄。
人員行動請求 (PAR)
國家傷殘保險 (SDI) 計算
工人賠償計算
薪資問題描述報告
步數增加記錄
休假請求
補償時間記錄
W-4 表格
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舊金山市和縣公務員委員會
七．查閱員工人事記錄及揭露資訊
人事記錄的安全
人事記錄應儲存在存取受控的安全區域。每位任命官員應為保存員工人事記錄的每個地點指定一名人事記錄保管人。此人負責維護官方人事記錄的安全和保密。
員工或員工代表的訪問
其他人存取員工人事記錄的參數
在與員工相關的正常業務過程中，職責要求存取或檢查員工人事記錄的市和縣工作人員可被授予無限制地存取 OEPF。這些人包括但不限於：
指定部門人事人員
指定部門薪資人員
部門主管
部門經理
處理市、縣公務的其他市、縣人事代表
公務員制度委員會工作人員用於審計員工人事記錄、進行正式調查或審查等目的（例如，人力資源部 EEO 工作人員調查歧視投訴）
由財務主任指派的審計員對部門運作進行審計
D. 資訊揭露
有關就業核實的詳細指南，請參閱附錄一。
除附錄一所規定的情況外，如果收到有關現任或前任員工資訊的請求，則只能提供以下資訊：
對從員工人事記錄中獲取資訊的書面請求（上述提供的除外）可以做出回應：
根據法律要求，以下監管和執法機構的授權代表以及地方市縣官員應在進行調查或執行公務時，在攜帶適當身份證明的情況下查閱員工人事記錄代表美利堅合眾國、加利福尼亞州或舊金山市縣：
c.舊金山警察局 (SFPD)
舊金山地方檢察官辦公室 (SFDA)
舊金山治安部門
舊金山市檢察官辦公室
舊金山退休系統
人力資源部工傷補償科
職員
其他有傳票的監管機構，除非另有指示
由市檢察官
5. 傳票：在根據傳票公佈員工記錄之前，請先諮詢市檢察官辦公室。
八．員工人事記錄的維護
建立 OEPF
本指南規定的 OEPF 應由指定的部門人事官員在新員工報到上班的第一天為每位員工建立（請參閱第 V、VI 和 IX 節）。
現有員工人事記錄的轉換
除本指南另有要求外，各部門可自行選擇並自費將現有人事檔案轉換至本指南規定的 OEPF 系統（見第五節）。
合併多名員工的人事記錄
本指南生效後，應盡快將一個部門內的多個人事檔案合併為 OEPF，並保存在每個部門內的一個指定地點（請參閱第 II G 和 H 節）。
鼓勵接收部門要求以前部門的所有人事檔案進行合併並轉換為 OEPF。原各部門應予以配合，並立即將現有員工人事檔案轉交請求部門。
人事記錄 – 前僱員被重新僱用
兩個或更多部門同時任命
當一名員工同時受僱於兩個不同的部門時，例如兩個兼職任命，每個部門應維護一個單獨的 OEPF。如果該僱員後來只受僱於一個部門，則該部門應立即要求其他部門轉交該僱員的 OEPF，並將兩個檔案合併。
人事檔案－隨選員工
按需聘用員工的人事檔案的準備和維護是可選的，並應由部門自行決定。部門可以為每位員工建立 OEPF，也可以選擇為所有需要的員工保留一份人事檔案。在所有情況下，均應準備並保存一份工作經驗摘要（OEPF 1-80，附錄 E）（請參閱下文 J 節、VI D 節）。
OEPF – 附加文件
由於各種原因，OEPF 或 OEPF 的某些部分可能會滿載。在這些情況下，該部門可能會使用第二個 OEPF。此 OEPF 應在選項卡標籤上標記為「文件二」。
不可用文件的轉換
當現有人事檔案無法使用並需要更換時，應將現有人事檔案轉換為 OEPF。
維護和安全責任
各部門負責每位員工在本部門服務期間的員工人事記錄的維護和安全。
工作經驗摘要 (OEPF 1-80)
出生日期 (DOB)
雙語技能
性別
種族（自願自我揭露）
地址
電話號碼 – 家庭
開始工作日期（SW 日期）
班級編號/職位代碼
地位
列表/排名
DHR 申請編號
認證日期
部門編號
部門或工地
評論
離職日期/類型
緊急聯絡資訊
表彰和獎勵記錄（表格反面）
培訓記錄（表格反面）
紀律記錄（在表格反面）
當 EHS 上的空間用完時，部門應開始製作第二份表格來延續員工的歷史記錄；然而，舊表格不應丟棄，因為它們是僱員的永久記錄，並應附在現有文件上。準備新表格時，EHS（右上角）「第 __ 頁，共 __」上的資訊已填寫。
當員工調到另一個部門時，每個部門都會保留 EHS 的複印件。 EHS 的複印件成為該員工前部門的永久記錄。當新部門返還此表格副本時，EHS 將附在員工人事記錄傳送收據的副本 B 上（請參閱第 IX 節）。這些文件保存在前僱員的永久檔案中（“前僱員檔案”，請參閱第 X 節）。
從現有員工人事記錄系統轉換為本指南規定的系統的部門應為每個 OEPF 準備如上所述的 EHS。
將多個現有員工人事檔案合併為一個 OEPF 的部門應準備一份 EHS 並將其放置在合併後建立的 OEPF 第 1 面 A 部分。
未將現有人事記錄轉換至 OEPF 系統的部門應在員工調動至其他部門時準備 EHS。放行部門應保留一份EHS副本，並將現有人事檔案中的原件寄給接收部門。接收部門將把傳輸的現有人事檔案轉換為 OEPF，並可向所有先前的部門索取現有人事檔案，以便將其合併到 OEPF 中。
預計手動準備的 EHS 最終將被電腦生成或基於電腦的記錄所取代，這些記錄將由人力資源部門集中準備。在全市記錄完全機械化且 DHR 有能力提供或傳輸此類文件或電子記錄之前，各部門必須在本指南規定的條件下手動準備和維護 EHS。然而，有能力建立基於電腦的記錄的部門可以根據本指南的存取和維護規定來這樣做，並在員工人事檔案中保留電子記錄的硬拷貝。
九．員工人事記錄的傳輸、保留和銷毀
任命到不同的部門
將員工人事記錄傳送至接收部門
C. 保留非在職員工的人事記錄
除非部門的記錄保留和銷毀政策另有要求，員工最終離職時所在部門應將 OEPF 保留至少七 (7) 個日曆年（自員工最終離職日期起）。機構的審查。
D. 銷毀非在職員工的人事紀錄
毀滅
在最終分居後七 (7) 年內，OEPF 應按照本節所述的銷毀時間表和方法銷毀，除非有未決的訴訟或正在向監管機構提出訴訟，以及按照該部門的記錄保留和銷毀政策。在銷毀 OEPF 之前，部門應準備一份就業歷史摘要 (EHS)。在銷毀 OEPF 之前，應將 EHS 從官方員工人事檔案中刪除。 EHS 應由部門保留在前僱員檔案中（請參閱第 VIII 節）。應在 EHS 上註明員工人事記錄銷毀的日期和方法。 EHS 應永久保留。
銷毀方法
各部門將透過保密的銷毀方法（例如粉碎）來處置 OEPF。部門可以根據需要確定銷毀時間表，銷毀時間表可以是每月、每季、每半年或每年。
X. 其他員工記錄 – 維護、存取、傳輸、保留和銷毀
A. 行政文件
管理文件的定義
行政檔案是獨立於 OEPF 的一組檔案，根據部門的需要組織，包含未在 OEPF 中維護的員工的就業相關記錄。
行政文件的存取、維護、保留、傳輸和銷毀指南
永恆的：
加上最終分離後七 (7) 年，然後銷毀，除非部門記錄保留和銷毀政策另有要求。
檔案中的文件永久保存。
3. 行政檔案的類型
一個。歧視投訴、調查和解決
使用權：
傳輸： 保留/銷毀：
b.申訴
使用權：
傳輸： 保留/銷毀：
機密的。在允許訪問此資訊之前，請務必諮詢市檢察官。
未傳送。
如果沒有待決的監管機構訴訟或審查，則在最終與市和縣分離七 (7) 年後銷毀，除非部門記錄保留和銷毀政策另有要求。
機密的。未傳送。
如果沒有待決的監管機構訴訟或審查，則在最終與市和縣分離七 (7) 年後銷毀，除非部門記錄保留和銷毀政策另有要求。
c.背景調查報告和測謊儀檢查結果（包括前雇主的機密聲明）
訪問：保密。出於有效的業務原因，允許管理人員訪問
僅有的。員工或代表無法存取。
傳輸：
保留/銷毀：
保密地傳送給部門人事官員，除非和平官員調任非和平官員職位。
如果沒有待決的監管機構訴訟或審查，則在最終與市和縣分離七 (7) 年後銷毀，除非部門記錄保留和銷毀政策另有要求。
d.犯罪記錄（透過就業申請自願提供的除外）
存取： 傳輸：
保留/銷毀：
e.醫療記錄，包括：
機密的。
保密地傳送給部門人事官員，除非和平官員調任非和平官員職位。
如果沒有待決的監管機構訴訟或審查，則在最終與市和縣分離七 (7) 年後銷毀，除非部門記錄保留和銷毀政策另有要求。
職前體檢記錄；
▪ 適合值班醫療記錄（如果員工因適合值班體檢而被解僱/解僱，解僱/解僱行為將記入檔案，但體檢報告不會）；
▪ 災難性疾病文件；
心理測驗結果；
依據 ADA 或《公平就業住房法》醫療記錄要求提供合理便利的請求；
與 1993 年《家庭和醫療休假法案》(FMLA) 和/或《加州家庭權利法案》(CFRA) 和其他適用法律規定的休假請求相關的其他醫療記錄。
存取： 傳輸：
保留/銷毀：
機密的。
秘密轉交給部門人事官員。
如果沒有待決的監管機構訴訟或審查，則在最終與市和縣分離七 (7) 年後銷毀，除非部門記錄保留和銷毀政策另有要求。
f.招聘文件，包括申請者的申請和履歷
使用權：
傳輸： 保留/銷毀：
機密的。未傳送。
如果沒有待決的監管機構訴訟或審查，則在三 (3) 年後銷毀，部門記錄保留和銷毀政策另有要求的情況除外。
g。利益衝突聲明
使用權：
傳輸： 保留/銷毀：
公共記錄。未傳送。
如果沒有未決的訴訟或監管機構審查，則在提交日期七 (7) 年後銷毀，除非部門記錄保留和銷毀政策另有要求。根據國家法律。 700 表應保存七 (7) 年。
h.不公平勞動行為投訴或合約糾紛
訪問：保密。
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傳輸： 保留/銷毀：
未傳送。
如果沒有未決的訴訟或監管機構的審查，則在決議之日起十 (10) 年後銷毀，部門記錄保留和銷毀政策另有要求的情況除外。
我。密封文件（例如，CBA 密封的記錄）
使用權：
傳輸：
保留/銷毀：
機密的。根據傳票要求或回應行政或司法請求提供存取權限。
以密封形式轉交給本部人事主任。
如果沒有待決的監管機構訴訟或審查，則在最終與市和縣分離七 (7) 年後銷毀，除非部門記錄保留和銷毀政策另有要求。
j。工人賠償記錄
使用權：
傳輸： 保留/銷毀：
機密的。已傳送。
如果沒有待決的訴訟或監管機構的審查，則在受僱期限後加上最終離職後七 (7) 年銷毀，部門記錄保留和銷毀政策另有要求的情況除外。事故和傷害報告保留並在五 (5) 年後銷毀。
B. 主管檔案
在某些情況下，單獨的、非官方的主管檔案是適當的。當主管需要對其所監督的員工進行註釋或軼事觀察時，就會發生這種情況。
未決或未解決的紀律事項應保存在主管檔案中。
二級主管檔案中的書面資料不應保留超過必要的時間。一般來說，此類文件應納入員工的下一次績效評估中。
主管的文件是保密的，並且像人事記錄一樣對待。它們不會傳送到接收部門。
C. INS I-9 表格文件
移民歸化局 (INS) I-9 就業資格驗證表的原件以及驗證文件的複印件均存放在 OEPF 中。 I-9 表格的複印件應保存在單獨的文件中（「I-9」）。 I-9 表格的副本將按字母順序歸檔在此文件中。如果 INS 日後需要，該文件將有助於對文件進行審查。 I-9 文件中的個人 I-9 表格將保留三 (3) 年或員工離職日期後一 (1) 年，以較長者為準。接收部門應從傳送的人事記錄中複印 I-9 表，並將影印件放入其 I-9 檔案中。有關 I-9 表格的詳細討論，請參閱人力資源部人事政策和程序手冊「任命」。
員工薪資記錄文件
有關員工薪資記錄文件的討論，請參閱第六節。員工薪資記錄文件在一段時間內保留在部門內，並遵守舊金山行政法規規定的要求。員工薪資記錄不會傳輸到其他部門。一般來說，員工薪資記錄是公共記錄；但是，在允許除員工本人之外的其他人查看員工的薪資記錄之前，請務必諮詢市檢察官。
前僱員檔案
這是一份或多個文件，包含已調動到其他部門或已離開市縣服務且其 OEPF 已被銷毀的員工的就業歷史表 (EHS) 的原件或複印件。如果前員工調動到其他部門，則員工人事記錄傳送收據的副本 B 附在 EHS 上。該檔案是部門對前僱員的永久記錄。前僱員的這份文件是保密的，並受到適用於僱員人事記錄的訪問和其他限制。
CBA 與員工人事記錄相關的規定文本
舊金山市和縣與各個員工組織之間的集體談判協議 (CBA) 包含與員工人事檔案內容、員工存取權以及有關紀律處分資料的處置相關的條款。各部門必須依照適用的 CBA 的要求（如有）管理其擁有的員工人事記錄。各部門可以致電僱員關係部 (ERD) 或公務員委員會 (CSC) 來確定各個僱員組織代表哪些階層。如果存在與 CBA 條款的管理或應用相關的問題，請致電 ERD。
附錄 A A1 更新 2007 年 5 月 7 日
舊金山市和縣公務員委員會
正式僱員人員檔案封閉檔案的圖形描述：
頂部選項卡：
1/3 切片
側面標籤：
開啟文件：
第 2 面
第 5 面
C節
完整選項卡
第 1 面
第 3 面
第 4 面
第 6 面
A部分
B部分
附錄B
B1
更新於 2007 年 5 月 7 日
舊金山市和縣公務員委員會
正式員工檔案封面標籤
封面標籤說明
官方員工人事檔案封面標籤為自黏式，尺寸約為 3 1⁄2“ x 5”，並印有以下內容：“舊金山市和縣官方員工人事檔案”，疊加在舊金山市和縣的印章上弗朗西斯科並標記為“機密”。
封面標籤範例：
標籤的定位：
封面標籤應貼在正式員工人事資料夾封面上，封面上三分之二的中央位置。
舊金山市和縣
正式員工人事檔案
OEPF I-88 (5/07)
機密的
附錄 C C1 更新於 2007 年 5 月 7 日
舊金山市和縣公務員委員會
關閉文件：
頂部選項卡：#OEPF-1
1/3 切片
側邊標籤：#OEPF-2
完整選項卡
1.
2.
資料夾選項卡標籤
選項卡標籤資訊
標籤標籤上的資訊應列印如下：
一個。第一行：姓氏和字尾（Jr.、Sr.、MD、Ph.D. 等）、逗號、空格、名字、空格、中間首字母後接句點。
b.第二行：員工的社會安全號碼 (SSN)。
標籤範例：
b.
c.
d.
e.
Geary，醫學博士，Arguello J. SSN 999-99-9999
附錄D
D1 更新於 2007 年 5 月 7 日
巴倫西亞，奧克塔維亞 C. SSN 999-99-9999
小芬斯頓，帕盧 SSN 999-99-9999
奈斯 (Van Ness)，帕切科 Z. SSN 999-99-9999
德哈羅瓊斯，育空地區 SSN 999-99-9999
舊金山市和縣
工作經歷摘要 公務員事務委員會
員工（姓氏、名字、中間名）一般訊息
社會保障 ＃
CDL #
出生日期
雙語技能
性別 M 或 F 種族 頁碼
變更日期
地址
城市
狀態
郵遞區號
電話號碼（家庭）
開始工作 班級編號 日期
狀態列表/排名
DHR 要求#
認證日期（如果適用）
部門#
部門/工作地點
備註 離職日期/類型
緊急聯絡資訊
變更日期 姓名
地址
城市
狀態
郵遞區號
電話號碼 家庭工作
OEPF 1-80 (5/07)
第 1 面
附錄E
E1
工作經驗概要
公務員事務委員會
表彰、優異獎等。授予日期
原因
培訓記錄
日期 提供者
課程作業/研討會的名稱
紀律記錄
日期
行動
原因
OEPF 1-80 (5/07)
第 2 面
E2
提供員工人事記錄查閱登記冊及副本
員工姓名：
(印刷) 姓 名 首 MI
提供副本嗎？
存取資料夾的人員姓名 日期 如果是，請列出所提供的文件
費用 $
部門。姓名首字母
此表格保存在正式員工人事檔案（A 部分，第 1 面）或現有人事檔案的顯眼位置。
OEPF 1-82 (5/07)
附錄 F F1 更新於 2007 年 5 月 7 日
舊金山市和縣公務員委員會
第一節
致：接收部門
姓名
職稱 部門 地址
員工人事記錄傳送回執
寄件者：發布部門名稱
標題
部門
地址
聯絡電話
隨函附上用於合併到一份正式員工人事檔案 (OPEF) 中的以下員工的 OEPF 的現有員工人事檔案，該員工最近從該部門離職到您的部門工作。
傳送日期
員工姓名
第二部分
員工人事記錄接收記錄
上述員工的員工人事記錄由以下人員收到：
傳輸方式
原系班級編號及名稱
發布部門：
1. 準備一式三份。
2. 完成第一部分。
3. 指定是否複製下面的 A、B 或 C。 4. 將副本 A 和 B 傳送到新部門。 5. 將副本 C 放在暫存資料夾中。
6. 當副本 B 返回時，將其歸檔到「就業歷史摘要」的部門副本所附的「前僱員檔案」中。
簽名
姓名（正楷）
部門
日期 2。
OEPF 1-84 (5/07)
7. 廢棄C副本 接收部門：
1.
完成副本 A 和 B 的第二部分。 OEPF 中的文件副本 A，A 部分，第 1 面。
3.
透過標記表明副本。
複製A 複製B 複製C
附錄 G G1 更新於 2007 年 5 月 7 日
舊金山市和縣公務員委員會
揭露及存取授權及解除 I. 揭露授權及解除
我特此授權任何前雇主、其僱員和代表，或作為參考列出的任何人，向舊金山市和縣及其任何僱員、代表提供他們認為適當的有關我的就業和工作表現的任何及所有信息、以及代理商。該資訊可以口頭或書面形式提供。除了授權發布有關我的就業的任何信息外，我特此完全放棄我對任何前雇主、其僱員和代表或作為參考列出的任何人擁有或可能擁有的任何權利或索賠，並釋放任何前雇主，其員工和代表、前教育機構或任何被列為參考的任何人和所有責任、索賠或損害可能直接或間接因任何人或方使用、披露或發布此類資訊而導致的責任、索賠或損害，無論是此類資訊對我有利或不利。
申請人/員工簽名 日期（正楷或鍵入個人姓名）
二.存取授權
我特此授權存取並檢查我在（部門）的任何員工人事記錄
員工簽名 日期
（列印或鍵入個人姓名）
OEPF 1-86 (5/07)
附錄 H H1
更新於 2007 年 5 月 7 日
舊金山市和縣公務員委員會
就業核實指南
僱用決策通常要求管理者取得過去工作績效的資訊。為了在全市範圍內就就業核實方面採取更加一致的做法，建議在獲取或提供有關未來、現任或前僱員就業的資訊時使用以下準則。
這些指南已經過市檢察官辦公室的審查，僅供各部門參考。第 I3 頁（附錄 I）包含《加州勞工法》的部分內容，供您參考。
取得目前未受僱於舊金山市和縣的人員的就業資訊：
向非舊金山市和縣的機構提供現任或前任城市僱員的就業資訊：
1. 除非員工以書面授權發布資訊並免除市政府部門及其員工的任何及所有責任，否則在回應有關現任或前任員工的詢問時僅提供以下資訊：
附錄一
I1 更新於 2007 年 5 月 7 日
ab
員工職位類別/代碼和頭銜。就業日期。
舊金山市和縣公務員委員會
c.員工分類的薪水/薪資範圍。 d.就業狀態，即永久、臨時。
2. 要求所有就業推薦請求以書面形式提交，並獲得發布資訊的員工的授權，並且市政府部門及其員工不承擔任何及所有責任（請參閱附錄 H）。如果員工曾在多個市政府部門工作，則查詢機構必須向每個部門發送單獨的請求。
C. 從市、縣機關取得目前市府員工的就業資訊
出於就業核實的目的，舊金山市和縣是其中一位雇主。出於有效的商業原因，有關員工的工作經驗和工作績效的資訊可能會在部門之間傳達給人事代表、部門負責人和主管。
附錄 I I2 更新於 2007 年 5 月 7 日
舊金山市和縣公務員委員會
來自加州勞工法的信息
《加州勞工法》的以下部分描述了違反該規定可能受到的處罰。
§ 1050. 試圖阻止再就業 – 輕罪
任何人或其代理人或官員，在解僱僱員後或僱員自願離開該服務後，通過任何虛假陳述阻止或試圖阻止前僱員獲得就業，即犯有以下罪行輕罪。
§ 1052. 違規行為 – 輕罪
任何人故意導致、容忍或允許其僱用的代理人、主管、經理或僱員違反第 1050 和 1051 條的規定，或未能在其權力範圍內採取所有合理步驟來防止此類違法行為，即屬有罪的輕罪。
§1054.民事責任
除規定的刑事處罰外，任何人或其代理人或官員違反第 1050 至 1052 條（含）的任何規定，須在民事訴訟中向受害方承擔三倍損害賠償責任。此類民事訴訟可由受害人或其受讓人或利益繼承人提起，無需先依本條規定承擔任何刑事責任。