INFORME
Política sobre las pautas para los registros de personal de los empleados de toda la ciudad (Comisión de Servicio Civil)
Adoptada por la Comisión de Servicio Civil el 6 de abril de 1992. Entra en vigor el 1 de mayo de 1992.
Actualizado el 7 de mayo de 2007
COMISIÓN DE SERVICIO PÚBLICO DE LA CIUDAD Y EL CONDADO DE SAN FRANCISCO
I. AUTORIDAD Y FECHA DE ENTRADA EN VIGOR DE LAS DIRECTRICES
Estas Directrices, adoptadas por la Comisión de Servicio Civil en su reunión del 6 de abril de 1992 y en vigencia a partir del 1 de mayo de 1992, se vuelven a emitir para reflejar el papel de la Comisión de Servicio Civil como un organismo de apelación de normas y políticas aprobado por los votantes (Prop L; 11/93) y la delegación al Director de Recursos Humanos y para las clases críticas para el servicio en la Agencia Municipal de Transporte (MTA), el Director de Transporte o su designado, la autoridad para establecer procedimientos sobre la implementación de la Política y las Directrices de la Comisión de Servicio Civil sobre Registros de Personal de Empleados y Verificación de Empleo. Se adoptan y prescriben de conformidad con la autoridad de la Comisión de Servicio Civil según la Carta siguiente:
A. Sección 10.100 y 10.101 de la Carta – Poderes y deberes generales.
B. Opinión del abogado de la ciudad.
II. OBJETO, ADMINISTRACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS DIRECTRICES
A. El propósito de estas Pautas es prescribir un sistema uniforme y estandarizado para el acceso, mantenimiento, retención y destrucción de todos los registros relacionados con el historial laboral de los empleados de la Ciudad y el Condado de San Francisco y proporcionar un procedimiento para facilitar el movimiento de archivos de personal y otros registros de personal de empleados entre departamentos.
B. Estas Pautas se aplicarán a los registros de personal de todos los empleados, independientemente de su situación laboral, en todos los departamentos de la Ciudad y el Condado y a los empleados clasificados (no certificados) del servicio civil de los Distritos Escolares, tanto a los designados para el servicio civil como a aquellos exentos de los procedimientos de examen y destitución del servicio civil. El uso del término "empleado" en estas Pautas incluirá a los designados para puestos de la Ciudad y el Condado de San Francisco y a los empleados clasificados del servicio civil de ambos Distritos Escolares.
C. El Director de Recursos Humanos y el Director de Transporte/designado para las clases de servicio crítico en la MTA implementarán y administrarán estas Pautas y podrán realizar cualquier auditoría que se considere necesaria para garantizar que los departamentos se ajusten a ellas.
D. Los registros de personal de los empleados también se mantendrán de tal manera que estén fácilmente disponibles para auditoría por parte de los representantes de la Comisión de Servicio Civil.
E. Estas Directrices establecen la administración de los registros de personal de los empleados existentes y de los registros establecidos para los nuevos empleados nombrados a partir de la fecha de entrada en vigor. Todos los registros de personal de los empleados, los Archivos Oficiales de Personal de los Empleados (OEPF) que se proporcionan en este documento y otros documentos relacionados con el empleo se administrarán, consultarán, mantendrán, conservarán y eliminarán de la manera prescrita en estas Directrices.
F. Salvo lo dispuesto en estas Directrices, deberá existir un expediente personal de empleado, ya sea el OEPF según lo prescrito en estas Directrices, para cada empleado de la Ciudad y Condado de San Francisco. No se deberán mantener “expedientes personales” separados dentro de un departamento.
G. El OEPF se mantendrá en un lugar dentro de cada departamento; sin embargo, en departamentos grandes con ubicaciones geográficamente distintas, el OEPF se puede mantener en un lugar designado en el lugar de trabajo del empleado. Cada departamento puede determinar y designar la ubicación de los expedientes personales de cada uno de sus empleados.
H. Todos los registros de personal de los empleados son propiedad de la Ciudad y el Condado de San Francisco y no de los departamentos individuales.
I. Según lo dispuesto en estas Pautas, el expediente personal de un empleado deberá seguir al empleado cuando este se traslade de un departamento a otro dentro del empleo de la Ciudad y el Condado.
III. GLOSARIO Y ABREVIATURAS
A. GLOSARIO
ACCESO Las disposiciones que regulan la inspección de los registros de personal de los empleados (ver Sección VII C).
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS Conjunto de archivos que contienen registros relacionados con el personal de un empleado que, por diversas razones, no se conservan en la OEPF, sino en archivos secundarios separados. Algunos ejemplos de registros que se conservan en los Archivos Administrativos son los registros médicos, las quejas, las declaraciones de conflicto de intereses, los registros de compensación de los trabajadores, etc. (consulte la Sección X).
CIUDAD Y CONDADO Cuando se utiliza el término “Ciudad y Condado” en estas Pautas, también se incluirán los registros de los empleados clasificados del servicio civil en el Distrito Escolar Unificado de San Francisco y el Distrito de Colegios Comunitarios de San Francisco.
ACUERDO DE NEGOCIACIÓN COLECTIVA Un acuerdo contractual entre la Ciudad y el Condado de San Francisco y una organización de empleados. (ver Sección IV y Apéndice A)
CONFIDENCIALES Registros sobre un empleado que no pueden divulgarse al público sin el consentimiento del empleado o mediante un proceso legal.
CONSOLIDACIÓN La combinación de múltiples archivos de personal de empleados, ya sea dentro de un departamento o de dos o más departamentos, en un solo OEPF.
CONVERSIÓN Es el proceso de cambio de los expedientes de personal existentes al sistema oficial (OEPF) establecido en estos Lineamientos.
CONTENIDO Elementos descritos en estas Directrices que pueden colocarse en el expediente personal de un empleado.
CUSTODIO DE LOS REGISTROS PERSONALES Una persona designada por un funcionario designante en cada departamento o en cada ubicación donde se mantienen los registros personales de los empleados, quien es responsable de mantener la seguridad y confidencialidad de los registros personales de los empleados y la conformidad con estas Directrices (ver Sección VII A).
DEPARTAMENTO Cuando se utiliza el término “departamento” en estas Pautas, incluirá las diversas subdivisiones de la Ciudad y el Condado de San Francisco, es decir, departamento, comisión, junta, etc. bajo un funcionario designante, y el Distrito Escolar Unificado de San Francisco y el Distrito de Colegios Comunitarios de San Francisco.
EMPLEADO Cuando se utiliza el término “empleado” en estas Pautas, se incluirá a todos los funcionarios y funcionarios públicos exentos de la Ciudad y el Condado de San Francisco y a todos los empleados clasificados del Distrito Escolar Unificado de San Francisco y del Distrito de Colegios Comunitarios de San Francisco.
REGISTROS DE PERSONAL DE EMPLEADOS Todos los registros relacionados con el personal de empleados que se mantengan antes y después de la fecha de vigencia de estas Pautas. Los “Registros de personal de empleados” incluyen tanto los documentos que se mantienen en los archivos de personal existentes como en el Archivo de personal oficial de empleados e incluyen otros registros que se mantienen en Archivos administrativos separados.
EXPEDIENTE DE PERSONAL EXISTENTE Son aquellos expedientes de personal de empleados que se mantuvieron hasta la fecha de vigencia de estas Directrices. Un expediente de personal existente podrá continuar manteniéndose sujeto a su conversión en un Expediente Oficial de Personal de Empleados en la forma y en las ocasiones prescritas en estas Directrices.
ARCHIVO DE EX EMPLEADOS Archivo que contiene el registro de empleados anteriores de un departamento. El documento básico del Archivo de Ex Empleados es una copia del Resumen del Historial Laboral (EHS) (consulte la Sección VI B, VIII D y el Apéndice E).
ARCHIVO OFICIAL DE PERSONAL DE EMPLEADOS (OEPF) Un archivo que contiene los registros oficiales del historial laboral de un empleado con la Ciudad y el Condado de San Francisco y que se establece y administra de acuerdo con estas Pautas.
MANTENIMIENTO La manera en que se archivan y protegen los registros de personal de los empleados durante y después del empleo de un individuo en la Ciudad y el Condado de San Francisco (ver Sección VIII).
DEPARTAMENTO DE LIBERACIÓN El “departamento de liberación” es el departamento en el que un empleado estuvo empleado anteriormente y que ahora está enviando o transmitiendo registros de personal del empleado a otro departamento (ver Sección IX A).
DEPARTAMENTO RECEPTOR El “departamento receptor” es el departamento al cual se asigna a un empleado y al cual el “departamento emisor” envía los registros de personal del empleado (ver Sección IX B).
EXPEDIENTE DEL SUPERVISOR Documentación sobre el desempeño laboral de un empleado que un supervisor mantiene en un archivo separado a corto plazo (ver Sección XB).
RETENCIÓN El período de tiempo durante el cual se conservan los registros personales de los empleados después de que un empleado deja el servicio de la Ciudad y el Condado (consulte la Sección IX C).
TRANSMISIÓN La transferencia de registros de personal de empleados de un departamento a otro departamento después de la mudanza de un empleado (ver Sección IX).
B. ABREVIATURAS
DOB Fecha de nacimiento.
Convenio Colectivo de Trabajo CBA.
Comisión de Servicio Civil de la CSC.
DHR Departamento de Recursos Humanos.
Resumen del historial de empleo de EHS.
Registros de personal de empleados del EPR.
División de Relaciones con Empleados de ERD.
Servicio de Inmigración y Naturalización (Federal). Expediente Oficial de Personal Empleado.
Expediente Oficial de Personal Empleado de la OEPF.
Solicitud de acción de personal del PAR.
Seguro de Incapacidad Estatal SDI.
SW FECHA Fecha de inicio del trabajo.
SSN Número de Seguro Social.
IV. CONVENIO COLECTIVO DE TRABAJO
Los Convenios de Negociación Colectiva (CBA) entre la Ciudad y el Condado de San Francisco y varias organizaciones de empleados contienen disposiciones relacionadas con el contenido de los expedientes de personal de los empleados, los derechos de acceso de los empleados y la disposición de material sobre acciones disciplinarias. Los departamentos deben administrar los expedientes de personal de los empleados que estén en su posesión de una manera coherente con los requisitos del CBA aplicable, si los hubiera. Los departamentos pueden llamar a la División de Relaciones con los Empleados (ERD) o a la Comisión de Servicio Civil (CSC) para determinar qué clases están representadas por las distintas organizaciones de empleados. Llame a la ERD si tiene preguntas relacionadas con la administración o aplicación de las disposiciones de los CBA.
V. FORMULARIOS DE EXPEDIENTE DE PERSONAL DE EMPLEADOS OFICIALES Y REGISTROS DE PERSONAL DE EMPLEADOS DIRECTRICES PRESCRITAS
A. DESCRIPCIÓN DE LA OEPF
Consulte el Apéndice B para ver una representación gráfica del OEPF.
1. Formato del archivo: Tres Secciones: A, B y C.
Seis lados: 1, 2, 3, 4, 5 y 6.
Sujetadores de clavijas estilo abrazadera de 1 ½ pulgada en la parte superior
Cada lado
Refuerzo de tela de 2 pulgadas (lomo)
2. Pestaña: Bolsillos de vinilo autoadhesivos:
Dos estilos: pestaña superior: para archivar en archivadores.
Pestaña lateral: para archivar en estanterías.
3. Tamaño:
Pestaña superior: tamaño carta, 10” x 11 3/4”
Pestaña lateral: tamaño carta, 9 ½” x 12 ¼”
4. Color:
Pestaña superior: rojo oscuro
Pestaña lateral: gris
B. Etiqueta de pestaña
Consulte el Apéndice D para obtener información detallada sobre el contenido de la etiqueta de la pestaña.
formato, etiquetas de muestra y posicionamiento de la etiqueta de la pestaña en la pestaña OEPF.
1. Descripción de la etiqueta de la pestaña
1/16” x 3 ½”; autoadhesivo.
2. Etiquetas de pestañas alternativas
Un departamento que desea codificar por colores la etiqueta de la pestaña o utilizar el orden alfabético
Los designadores en la pestaña pueden hacerlo y realizar dichos ajustes en la pestaña y en la pestaña.
etiqueta según sea necesario para adaptarse a los requisitos y preferencias del departamento.
C. ACCESORIOS OPCIONALES
1. Bolsillos de vinilo autoadhesivos:
Para aquellos departamentos que utilizan identificaciones con fotografía, una
El bolsillo de vinilo autoadhesivo está disponible en
Varios tamaños. Este bolsillo con el
Copia de la fotografía del empleado del departamento.
Puede colocarse en la parte inferior de la Sección
A, Lado 1, de la OEPF. Lo siguiente
Los tamaños están disponibles:
1” x 3”
2” x 3”
3” x 3”
4” x 6”
5” x 8”
2. Protectores de etiquetas
Laminado mylar transparente para usar en la pestaña
etiqueta. (Elimina las etiquetas que se caen a medida que
Envejecen y evitan que la tinta se corra.
la etiqueta).
D. FUENTE
Los accesorios y el equipo de protección personal obligatorios se pueden comprar a través de los procedimientos normales de materiales y suministros. Los departamentos de la ciudad pueden realizar pedidos a través de contratos autorizados a través de la Oficina de Administración de Contratos. Las preguntas relacionadas con los pedidos se pueden dirigir a la Oficina de Administración de Contratos. Cada departamento pagará el costo de los accesorios y el equipo de protección personal obligatorios. El Distrito Escolar Unificado de San Francisco y el Distrito de Colegios Comunitarios de San Francisco tienen procedimientos separados para realizar pedidos de los materiales y suministros necesarios.
E. FORMAS PRESCRITAS
RESUMEN DE HISTORIAL LABORAL (EHS) Formulario número OEPF 1-80
REGISTRO DE ACCESO Y COPIAS PROPORCIONADAS A LOS EXPEDIENTES DE PERSONAL DE LOS EMPLEADOS
Formulario número OEPF 1-82
RECIBO DE TRANSMISIÓN DE REGISTROS DE PERSONAL DE EMPLEADOS Número de formulario OEPF 1-84
AUTORIZACIÓN DE DIVULGACIÓN Y ACCESO Y LIBERACIÓN Formulario Número OEPF 1-86
ETIQUETA DE CUBIERTA DEL ARCHIVO DEL PERSONAL DEL EMPLEADO OFICIAL Número de formulario OEPF 1-88
Los formularios prescritos anteriormente están disponibles en la Intranet y en el sitio web de la Comisión de Servicio Civil.
VI. CONTENIDO DE LOS EXPEDIENTES DEL PERSONAL EMPLEADO
A. REQUISITOS GENERALES
Salvo lo dispuesto en estas Directrices (véase la Sección X), el OEPF deberá contener todos los registros relacionados con el historial laboral de un empleado en la Ciudad y el Condado de San Francisco. Estos registros se colocarán en el OEPF en la sección y el lado indicados del OEPF. A excepción de la ubicación de los documentos dentro del expediente personal del empleado y las especificaciones del expediente en sí, el expediente personal del empleado que exista actualmente en los departamentos deberá cumplir con el contenido y otros requisitos especificados en estas Directrices.
B. CONTENIDO Y ORGANIZACIÓN DE LA OEPF
Consulte el Apéndice B para obtener una representación gráfica del OEPF.
Sección A.
Lado 1. Información del empleado.
Lado 2. Documentos de rendimiento y formación.
Sección B.
Lado 3. Registros generales de historial de empleo.
Lado 4. Registros generales de historial de empleo.
Sección C.
Lado 5. Registros de acciones correctivas.
Lado 6. Registros de nómina.
Para aquellos departamentos con nómina combinada y
Oficina de personal que mantiene la nómina y el personal.
registros juntos. Si no corresponde al departamento,
El lado 6 se puede usar para expandir el lado 5, si es necesario.
C. INSERCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA OEPF
Se colocará un documento en la OEPF perforando dos (2) orificios en la parte superior del documento utilizando un perforador de 2 orificios e insertándolo en los sujetadores de puntas en la parte superior de cada lado de la OEPF.
D. DOCUMENTOS EN LA OEPF
A continuación se muestra una lista del tipo de documentos incluidos en cada uno de los seis lados del OEPF:
1. SECCIÓN A, LADO 1. INFORMACIÓN DEL EMPLEADO
Los documentos deben mantenerse en el siguiente orden estandarizado de arriba a abajo
Al final de la Sección A, Lado 1:
1. Resumen del historial laboral (OEPF 1-80, Apéndice B)
2. Registro de acceso y copias de expedientes de personal de empleados
Proporcionado (OEPF 1-82, Apéndice C)
3. Autorización y divulgación de acceso y divulgación (OEPF 1-86,
Apéndice H)
4. Copia B del Recibo de Transmisión de Expedientes Personales del Empleado
(OEPF 1-84, Apéndice G)
5. Citación para registros de personal
6. La foto del empleado (si corresponde al departamento) se colocará en
una cubierta de plástico y se fija al borde inferior de la Sección A, Lado 1
(véase Sección V).
SECCIÓN A, LADO 2. DOCUMENTOS DE DESEMPEÑO Y ENTRENAMIENTO
Los documentos pueden agruparse por tipo o mantenerse en orden cronológico.
orden:
1. Evaluaciones de desempeño y anexos
2. Reconocimientos y premios
3. Registros de información o formación e instrucciones estándar
4. Informes de incidentes del departamento
5. Cartas de queja o recomendación, sujetas a la aprobación del supervisor.
aprobación
6. Informes del Departamento de Vehículos Motorizados de California (DMV)
7. Registro de asistencia
8. Otros documentos relevantes relacionados con el desempeño del trabajador
y formación (solicitudes de reembolso de matrícula, etc.)
Los documentos pueden agruparse por tipo o mantenerse en orden cronológico:
SECCIÓN B, LADOS 3 Y 4. EMPLEO GENERAL
REGISTROS HISTORICOS
Los documentos se pueden agrupar por tipo o se pueden mantener en orden cronológico. Los siguientes son ejemplos del tipo de documentos que se deben colocar en la Sección B, Lados 3 y 4. No todos los documentos se pueden encontrar en el archivo de un empleado específico ni todos los documentos pueden ser relevantes para un departamento específico. Los departamentos pueden utilizar la Sección B, Lados 3 y 4 de la manera que les resulte más útil, es decir, colocar los documentos en un lado o en el otro según el tipo o el volumen.
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Transcripciones escolares
V erificaciones de empleo
V erificación del servicio militar
Copias de licencias, certificados o credenciales requeridas
Recibo del manual del empleado
Recibos de otros materiales departamentales
Copia original de la verificación de elegibilidad de empleo (Formulario I-9 del INS) (consulte la Sección XC)
Formularios de tramitación de citas (DHR 6-12c)
Aviso al designado provisional (DHR 6-19)
Aviso a los empleados designados como confidenciales o de la gerencia
Aviso a la persona designada exenta (DHR 6-20)
Aviso de estado de prueba (DHR 6-38)
Informe sobre el estado de prueba (DHR 6-37)
Cartas y formularios de servicio al DHR y respuestas, por ejemplo:
Solicitudes de permiso
Informes de separación
Correspondencia miscelánea hacia y desde el empleado
Copias de las verificaciones proporcionadas al empleado o agente y copias de
Divulgación de información por parte de los empleados. NOTA: Si las verificaciones contienen referencias confidenciales de empleados, entonces la copia NO puede incluirse en el OEPF (consulte la Sección X)
Formulario de autoidentificación de EEO
Formularios de tareas fuera de clase
Registros de accidentes que involucran vehículos de la ciudad y del condado
4. SECCIÓN C, LADO 5. REGISTROS DE ACCIONES CORRECTIVAS Los documentos pueden agruparse por tipo o pueden mantenerse en orden cronológico.
orden.
Solo las acciones disciplinarias finalizadas o resueltas se incluirán en el OEPF. Los asuntos pendientes se pueden conservar en un Archivo del Supervisor separado hasta que se completen (consulte la Sección XB). El tiempo durante el cual una acción disciplinaria permanece en el OEPF y lo que se elimina del mismo variará según la política departamental y las disposiciones del CBA (Sección IV y Apéndice A).
Instrucciones escritas (por ejemplo, documentación de capacitación, reentrenamiento y asesoramiento)
Advertencias escritas (reprimenda)
Aviso de intención de recomendar medidas disciplinarias – conferencia disciplinaria
aviso
Aviso de decisión de recomendar disciplina – recomendación de
suspensión, terminación o despido
Aviso de suspensión y documentación de respaldo
Actas de terminación o despido
Documentos relativos a la degradación o reducción de salario (si corresponde)
aplicable).
5. SECCIÓN C, LADO 6. NÓMINA – USO OPCIONAL
Los documentos de nómina pueden agruparse por tipo o pueden mantenerse en orden cronológico. Algunos departamentos operan una sección de nómina separada; estos departamentos probablemente deseen mantener los registros de nómina por separado de la OEPF. En estos casos, algunos o todos los siguientes pueden mantenerse en un archivo separado (consulte la Sección XD: Registros de pago de empleados). En los departamentos con una función combinada de nómina y personal, puede ser conveniente mantener los registros de nómina en esta sección de la OEPF. Los departamentos conservan estos documentos cuando el empleado se separa del departamento. En este caso, los registros se tratan por separado como registros de nómina para fines de almacenamiento y retención.
Solicitud de acción de personal (P AR)
Cálculos del Seguro Estatal de Incapacidad (SDI)
Cálculos de compensación laboral
Informe de descripción de problemas de nómina
Registros de aumento de pasos
Solicitudes de vacaciones
Registros de tiempo compensatorio
Formulario W-4
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VII. ACCESO A LOS REGISTROS DE PERSONAL DE LOS EMPLEADOS Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN
SEGURIDAD DE LOS REGISTROS PERSONALES
Los expedientes de personal se almacenarán en un área segura con acceso controlado. Cada funcionario que designe a un funcionario deberá designar un custodio de los expedientes de personal para cada lugar donde se mantengan los expedientes de personal de los empleados. Esta persona es responsable de mantener la seguridad y confidencialidad de los expedientes de personal oficiales.
ACCESO DE UN EMPLEADO O DE UN REPRESENTANTE DEL EMPLEADO
PARÁMETROS PARA EL ACCESO A LOS REGISTROS DE PERSONAL DE LOS EMPLEADOS POR PARTE DE OTROS
En el curso normal de sus actividades relacionadas con el empleado, el personal de la ciudad y del condado cuyas funciones requieran tener acceso a los registros personales de los empleados o inspeccionarlos puede tener acceso ilimitado a la OEPF. Estas personas incluyen, entre otras:
Personal departamental designado
Personal de nómina departamental designado
Supervisores de departamento
Jefes de departamento
Otros representantes del personal de la Ciudad y el Condado en la conducción de negocios oficiales de la Ciudad y el Condado
Personal de la Comisión de Servicio Civil para fines tales como auditar los registros de personal de los empleados, realizar una investigación o revisión oficial (por ejemplo, personal de EEO del Departamento de Recursos Humanos que investiga una queja por discriminación)
Auditores asignados por el Contralor para realizar una auditoría de las operaciones departamentales
D. DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN
Consulte el Apéndice I para obtener pautas detalladas sobre la verificación del empleo.
Salvo lo dispuesto en el Apéndice I, en caso de recibirse una solicitud de información sobre un empleado actual o anterior, solo se podrá proporcionar la siguiente información:
Las respuestas a las solicitudes escritas de información de los registros personales de los empleados (distintas de las previstas anteriormente) se podrán realizar:
Según lo exige la ley, los representantes autorizados de las siguientes agencias reguladoras y de aplicación de la ley y los funcionarios locales de la ciudad y el condado deberán, con la identificación adecuada, tener acceso a los registros personales de los empleados durante la realización de una investigación o durante la realización de negocios oficiales en nombre de los Estados Unidos de América, el estado de California o la ciudad y el condado de San Francisco:
c. Departamento de Policía de San Francisco (SFPD)
Fiscalía del Distrito de San Francisco (SFDA)
Departamento del Sheriff de San Francisco
Fiscalía de la ciudad de San Francisco
Sistema de Jubilación de San Francisco
Departamento de Recursos Humanos División de Compensación de Trabajadores
Personal
Otras agencias reguladoras con una citación a menos que se indique lo contrario
por el Procurador de la Ciudad
5. Citación: Consulte con la Oficina del Fiscal de la Ciudad antes de divulgar registros de empleados de conformidad con una citación.
VIII. MANTENIMIENTO DE REGISTROS DE PERSONAL DE EMPLEADOS
CREACIÓN DE UNA OEPF
El funcionario de personal departamental designado deberá establecer un OEPF según lo prescrito en estas Directrices para cada empleado el primer día que un nuevo empleado se presente a prestar servicio (consulte las Secciones V, VI y IX).
CONVERSIÓN DE REGISTROS DE PERSONAL DE EMPLEADOS EXISTENTES
Salvo que se requiera lo contrario en estas Directrices, los departamentos podrán, a su opción y a su cargo, convertir los archivos de personal existentes al sistema OEPF proporcionado en estas Directrices (ver Sección V).
CONSOLIDACIÓN DE REGISTROS DE PERSONAL DE MÚLTIPLES EMPLEADOS
Tan pronto como sea administrativamente posible después de la fecha de vigencia de estas Directrices, varios archivos de personal dentro de un departamento se consolidarán en un OEPF y se mantendrán en una ubicación designada dentro de cada departamento (ver Sección II G y H).
Se recomienda que el departamento receptor solicite todos los expedientes de personal de los departamentos anteriores para su consolidación y conversión en un OEPF. Todos los departamentos anteriores deberán cooperar y transmitir de inmediato los expedientes de personal de los empleados existentes al departamento solicitante.
REGISTROS DE PERSONAL – EX EMPLEADOS QUE ESTÁN REEMPLEADOS
CITA SIMULTÁNEA EN DOS O MÁS DEPARTAMENTOS
Cuando un empleado esté empleado simultáneamente en dos departamentos diferentes, por ejemplo, dos nombramientos a tiempo parcial, cada departamento deberá mantener un OEPF independiente. En caso de que el empleado sea empleado posteriormente en un solo departamento, dicho departamento deberá solicitar de inmediato que el OEPF del empleado se transmita desde el otro departamento y se consolidarán los dos archivos.
ARCHIVOS DE PERSONAL – EMPLEADOS SEGÚN NECESIDAD
La preparación y el mantenimiento de los expedientes de personal de los empleados que se contratan según las necesidades es opcional y se realizará a discreción del departamento. El departamento puede establecer un OEPF para cada empleado o puede optar por mantener un expediente de personal para todos los empleados según las necesidades. En todos los casos, se preparará y mantendrá un Resumen del historial de empleo (OEPF 1-80, Apéndice E) (consulte la Sección J a continuación, Sección VI D).
OEPF – ARCHIVOS ADICIONALES
Por diversas razones, la OEPF o secciones de la OEPF pueden llenarse hasta el límite de su capacidad. En estos casos, el departamento puede utilizar una segunda OEPF. Esta OEPF deberá tener la etiqueta “Archivo dos” en la etiqueta de la pestaña.
CONVERSIÓN DE ARCHIVOS INUTILIZABLES
Un expediente personal existente se convertirá en un OEPF cuando el expediente existente se vuelva inutilizable y necesite ser reemplazado.
RESPONSABILIDAD DE MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD
Cada departamento es responsable del mantenimiento y la seguridad de los registros de personal de cada empleado durante su período de servicio en ese departamento.
RESUMEN DEL HISTORIAL LABORAL (OEPF 1-80)
Fecha de nacimiento (DOB)
Habilidades bilingües
Género
Etnicidad (autorrevelación voluntaria)
DIRECCIÓN
Número de teléfono – casa
Fecha de inicio del trabajo (Fecha SW)
Número de clase/Código de trabajo
Estado
Lista/Ranking
Número de requisición del DHR
Fecha de certificación
Número de departamento
División o lugar de trabajo
Observaciones
Fechas/tipo de separación
Información de contacto de emergencia
Registro de distinciones y premios (en el reverso del formulario)
Registro de entrenamiento (en el reverso del formulario)
Expediente disciplinario (en el reverso del formulario)
Cuando se agote el espacio en el EHS, el departamento deberá comenzar un segundo formulario para continuar con el historial del empleado; sin embargo, los formularios antiguos no se descartarán ya que son un registro permanente del empleado y se adjuntarán al documento existente. Al preparar un nuevo formulario, se completa la información en el EHS (esquina superior derecha) “página __ de __”.
Cada departamento conserva una fotocopia del EHS cuando un empleado se traslada a otro departamento. La fotocopia del EHS se convierte en el registro permanente del empleado en el departamento anterior. El EHS se debe adjuntar a la Copia B del Recibo de Transmisión de Registros Personales del Empleado cuando el nuevo departamento devuelva esta copia de este formulario (consulte la Sección IX). Estos documentos se conservan en un archivo permanente de ex empleados (“Archivo de Ex Empleados”, consulte la Sección X).
Los departamentos que pasen del actual sistema de registros de personal de empleados al sistema prescrito en estas Directrices deberán preparar un EHS como se detalla anteriormente para cada OEPF.
Los departamentos que consoliden varios archivos de personal de empleados existentes en un solo OEPF deberán preparar un EHS y colocarlo en la Sección A, Lado 1 del OEPF establecido como resultado de la consolidación.
Los departamentos que no conviertan los registros de personal existentes al sistema OEPF deberán preparar un EHS en el momento en que un empleado se traslade a otro departamento. El departamento que lo distribuya deberá conservar una copia del EHS y enviar la copia original en el expediente de personal existente al departamento receptor. El departamento receptor convertirá el expediente de personal existente transmitido a un OEPF y podrá solicitar los expedientes de personal existentes de todos los departamentos anteriores para consolidarlos en el OEPF.
Se prevé que el EHS preparado manualmente será reemplazado eventualmente por un registro generado por computadora o basado en computadora que será preparado centralmente por el Departamento de Recursos Humanos. Hasta que los registros de toda la ciudad estén completamente mecanizados y el DHR tenga la capacidad de proporcionar o transmitir dicho documento o registro electrónico, los departamentos están obligados a preparar y mantener el EHS manualmente bajo las condiciones especificadas en estas Pautas. Sin embargo, un departamento que tenga la capacidad de establecer un registro basado en computadora puede hacerlo sujeto a las disposiciones de acceso y mantenimiento de estas Pautas y siempre que se mantenga una copia impresa del registro electrónico en el expediente personal del empleado.
IX. TRANSMISIÓN, RETENCIÓN Y DESTRUCCIÓN DE REGISTROS DE PERSONAL DE EMPLEADOS
NOMBRAMIENTO EN UN DEPARTAMENTO DIFERENTE
TRANSMISIÓN DE EXPEDIENTES DE PERSONAL DE EMPLEADOS A UN DEPARTAMENTO RECEPTOR
C. CONSERVACIÓN DE LOS REGISTROS PERSONALES DE LOS EMPLEADOS INACTIVOS
Salvo que la Política de Retención y Destrucción de Registros del departamento requiera lo contrario, el departamento del empleado en el momento de la separación final deberá conservar la OEPF durante un período mínimo de siete (7) años calendario después de la fecha de separación final del empleado de la Ciudad y el Condado de San Francisco, si no hay ningún litigio o revisión pendiente por parte de una agencia reguladora.
D. DESTRUCCIÓN DE REGISTROS PERSONALES DE EMPLEADOS INACTIVOS
Destrucción
No antes de siete (7) años después de la separación final, el OEPF se destruirá de acuerdo con el programa y el método de destrucción descritos en esta sección, excepto si hay un litigio pendiente o una acción pendiente con una agencia reguladora y según lo requiera la Política de Retención y Destrucción de Registros del departamento. Antes de la destrucción de un OEPF, un departamento preparará un Resumen del Historial de Empleo (EHS). El EHS se eliminará de un Expediente Oficial de Personal del Empleado antes de la destrucción de un OEPF. El departamento conservará el EHS en el Expediente del Ex Empleado (consulte la Sección VIII). Se hará una anotación en el EHS de la fecha y el método de destrucción de los registros personales del empleado. El EHS se conservará a perpetuidad.
Método de destrucción
Los departamentos eliminarán los OEPF mediante un método de destrucción que preserve la confidencialidad, por ejemplo, la trituración. El departamento puede determinar el cronograma de destrucción, que puede ser mensual, trimestral, semestral o anual, según las necesidades del departamento.
X. OTROS REGISTROS DE EMPLEADOS: MANTENIMIENTO, ACCESO, TRANSMISIÓN, RETENCIÓN Y DESTRUCCIÓN
A. ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
Definición de Expedientes Administrativos
Los expedientes administrativos son un conjunto de archivos separados de la OEPF, organizados según las necesidades del departamento, que contienen registros relacionados con el empleo de un empleado que no se mantienen en la OEPF.
Directrices sobre acceso, mantenimiento, conservación, transmisión y destrucción de expedientes administrativos
PERMANENTE:
más siete (7) años después de la separación final y luego destruidos, excepto que la Política de retención y destrucción de registros del departamento lo requiera.
Documentos en archivo mantenidos de forma perpetua.
3. Tipos de Expedientes Administrativos
a. Quejas, investigaciones y resoluciones sobre discriminación
Acceso:
Transmisión: Retención/Destrucción:
b. Quejas
Acceso:
Transmisión: Retención/Destrucción:
Confidencial. Siempre consulte con el Procurador de la Ciudad antes de permitir el acceso a esta información.
No transmitido.
Destruido siete (7) años después de la separación final de la Ciudad y el Condado si no hay litigio o revisión pendiente por parte de la agencia reguladora, excepto que lo requiera la Política de Retención y Destrucción de Registros del Departamento.
Confidencial. No se transmite.
Destruido siete (7) años después de la separación final de la Ciudad y el Condado si no hay litigio o revisión pendiente por parte de la agencia reguladora, excepto que lo requiera la Política de Retención y Destrucción de Registros del Departamento.
c. Informes de investigación de antecedentes y resultados de exámenes de polígrafo (incluidas declaraciones confidenciales de empleadores anteriores)
Acceso: Confidencial. Se permite el acceso a la administración con un motivo comercial válido.
Solamente. El acceso no está disponible para empleados o representantes.
Transmisión:
Retención/Destrucción:
Transmitido de manera confidencial al Oficial de Personal Departamental, excepto en el caso de que un oficial de paz se transfiera a un puesto que no sea de oficial de paz.
Destruido siete (7) años después de la separación final de la Ciudad y el Condado si no hay litigio o revisión pendiente por parte de la agencia reguladora, excepto que lo requiera la Política de Retención y Destrucción de Registros del Departamento.
d. Antecedentes penales (distintos de los proporcionados voluntariamente a través de una solicitud de empleo)
Acceso: Transmisión:
Retención/Destrucción:
e. Historial médico, incluyendo:
Confidencial.
Transmitido de manera confidencial al Oficial de Personal Departamental, excepto en el caso de que un oficial de paz se transfiera a un puesto que no sea de oficial de paz.
Destruido siete (7) años después de la separación final de la Ciudad y el Condado si no hay litigio o revisión pendiente por parte de la agencia reguladora, excepto que lo requiera la Política de Retención y Destrucción de Registros del Departamento.
Registros de exámenes médicos previos al empleo;
Registro médico de aptitud para el trabajo (si un empleado es despedido como resultado de un examen médico de aptitud para el trabajo, la acción de despido se registraría en el archivo, pero el informe médico no);
Documentos de enfermedades catastróficas;
Resultados de pruebas psicológicas;
Solicitudes de adaptaciones razonables de conformidad con los registros médicos de la ADA o la Ley de Vivienda y Empleo Justo;
Otros registros médicos asociados con solicitudes de licencia bajo la Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA) de 1993 y/o la Ley de Derechos Familiares de California (CFRA) y otras leyes aplicables.
Acceso: Transmisión:
Retención/Destrucción:
Confidencial.
Transmitido confidencialmente al Oficial de Personal Departamental.
Destruido siete (7) años después de la separación final de la Ciudad y el Condado si no hay litigio o revisión pendiente por parte de la agencia reguladora, excepto que lo requiera la Política de Retención y Destrucción de Registros del Departamento.
f. Expedientes de contratación, incluidas las solicitudes y los currículos de los solicitantes.
Acceso:
Transmisión: Retención/Destrucción:
Confidencial. No se transmite.
Destruido después de tres (3) años si no hay litigio o revisión pendiente por parte de la agencia reguladora, excepto que la Política de conservación y destrucción de registros del departamento lo requiera.
g. Declaraciones de conflicto de intereses
Acceso:
Transmisión: Retención/Destrucción:
Registro público. No transmitido.
Se destruirá siete (7) años después de la fecha de presentación si no hay litigio ni revisión pendiente por parte de una agencia reguladora, excepto que la Política de conservación y destrucción de registros del departamento lo exija de otra manera. De conformidad con la ley estatal. El formulario 700 se conservará durante siete (7) años.
h. Quejas por prácticas laborales desleales o disputas contractuales
Acceso: Confidencial.
29
Transmisión: Retención/Destrucción:
No transmitido.
Destruido diez (10) años después de la fecha de resolución si no hay litigio o revisión pendiente por parte de la agencia reguladora, excepto que la Política de retención y destrucción de registros del departamento requiera lo contrario.
i. Documentos sellados (por ejemplo, expediente sellado por la CBA)
Acceso:
Transmisión:
Retención/Destrucción:
Confidencial. Se proporciona acceso cuando se requiere mediante citación o en respuesta a una solicitud administrativa o judicial.
Transmitido en forma sellada al Oficial de Personal Departamental.
Destruido siete (7) años después de la separación final de la Ciudad y el Condado si no hay litigio o revisión pendiente por parte de la agencia reguladora, excepto que lo requiera la Política de Retención y Destrucción de Registros del Departamento.
j. Registros de compensación de trabajadores
Acceso:
Transmisión: Retención/Destrucción:
Confidencial. Transmitido.
Se destruyen después de la duración del empleo más siete (7) años después de la separación final si no hay litigio ni revisión pendiente por parte de la agencia reguladora, excepto que la Política de conservación y destrucción de registros del departamento lo requiera de otra manera. Los informes de accidentes y lesiones se conservan y destruyen después de cinco (5) años.
B. ARCHIVO DEL SUPERVISOR
Existen situaciones en las que es adecuado tener un expediente de supervisor independiente y no oficial. Estas situaciones ocurren cuando un supervisor necesita hacer anotaciones u observaciones anecdóticas sobre los empleados que supervisa.
Los asuntos disciplinarios pendientes o no resueltos deberán conservarse en el expediente del Supervisor.
El material escrito que se encuentra en el expediente del supervisor secundario no debe conservarse más tiempo del necesario. Por lo general, dicha documentación debe incorporarse a la próxima evaluación de desempeño del empleado.
Los expedientes de los supervisores son confidenciales y se tratan como expedientes de personal. No se transmiten a un departamento receptor.
C. ARCHIVO DEL FORMULARIO I-9 DEL INS
La copia original del Formulario I-9 de Verificación de Elegibilidad para el Empleo del Servicio de Inmigración y Naturalización (INS), junto con una fotocopia de los documentos de verificación, se coloca en la OEPF. Se debe mantener una fotocopia del Formulario I-9 en un archivo separado (“I-9”). Las copias de los Formularios I-9 se deben archivar en orden alfabético en este archivo. Este archivo facilitará la revisión de la documentación en caso de que el INS la requiera en una fecha posterior. Los Formularios I-9 individuales en el Archivo I-9 se conservan durante tres (3) años o un (1) año después de la fecha de separación del empleado, lo que sea más largo. Un departamento receptor deberá fotocopiar el Formulario I-9 de los registros de personal transmitidos y colocar la fotocopia en su Archivo I-9. Consulte el Manual de Políticas y Procedimientos de Personal del Departamento de Recursos Humanos, Nombramientos, para obtener una discusión detallada del Formulario I-9.
ARCHIVO DE REGISTROS DE PAGO DE EMPLEADOS
Consulte la Sección VI para obtener información sobre el Archivo de registros de pago de empleados. El Archivo de registros de pago de empleados se conserva en el departamento durante el período y de acuerdo con los requisitos que prescribe el Código Administrativo de San Francisco. Los registros de pago de empleados no se transmiten a otro departamento. Por lo general, los registros de pago de empleados son registros públicos; sin embargo, siempre consulte con el Procurador de la Ciudad antes de permitir el acceso al registro de pago de un empleado, excepto al empleado mismo.
ARCHIVO DE EX EMPLEADOS
Este es un archivo o archivos que contienen el original o una fotocopia del Formulario de historial de empleo (EHS, por sus siglas en inglés) de los empleados que se han mudado a otro departamento o han dejado el servicio de la ciudad y el condado y cuyo OEPF ha sido destruido. En el caso de ex empleados que se han transferido a otro departamento, la Copia B del Recibo de transmisión de registros personales de empleados se adjunta al EHS. Este archivo es el registro permanente y perpetuo del departamento de ex empleados. Este archivo de un ex empleado es confidencial y está sujeto al acceso y otras restricciones que se aplican a los registros personales de los empleados.
TEXTO DE LAS DISPOSICIONES DEL CBA RELATIVAS A LOS REGISTROS DE PERSONAL DE LOS EMPLEADOS
El Convenio Colectivo de Trabajo (CBA) entre la Ciudad y el Condado de San Francisco y varias organizaciones de empleados contiene disposiciones relacionadas con el contenido de los expedientes de personal de los empleados, los derechos de acceso de los empleados y la disposición de material sobre acciones disciplinarias. Los departamentos deben administrar los expedientes de personal de los empleados que estén en su posesión de una manera coherente con los requisitos del CBA aplicable, si los hubiera. Los departamentos pueden llamar a la División de Relaciones con los Empleados (ERD) o a la Comisión de Servicio Civil (CSC) para determinar qué clases están representadas por las distintas organizaciones de empleados. Llame a la ERD si tiene preguntas relacionadas con la administración o aplicación de las disposiciones de los CBA.
Apéndice A A1 Actualizado el 7 de mayo de 2007
COMISIÓN DE SERVICIO PÚBLICO DE LA CIUDAD Y EL CONDADO DE SAN FRANCISCO
REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL EXPEDIENTE DE PERSONAL FUNCIONARIO OFICIAL ARCHIVO CERRADO:
PESTAÑA SUPERIOR:
Pestaña de corte 1/3
PESTAÑA LATERAL:
ABRIR ARCHIVO:
Lado 2
Lado 5
Sección C
Pestaña completa
Lado 1
Lado 3
Lado 4
Lado 6
Sección A
Sección B
Apéndice B
B1
Actualizado el 7 de mayo de 2007
COMISIÓN DE SERVICIO PÚBLICO DE LA CIUDAD Y EL CONDADO DE SAN FRANCISCO
ETIQUETA DE CUBIERTA DEL ARCHIVO DEL PERSONAL DEL EMPLEADO OFICIAL
Descripción de la etiqueta de la cubierta
La etiqueta de cubierta del archivo personal oficial de empleados es autoadhesiva, mide aproximadamente 3 1⁄2" x 5" y tiene impresa la siguiente frase “Archivo personal oficial de empleados de la ciudad y el condado de San Francisco” superpuesto sobre un sello de la ciudad y el condado de San Francisco y marcado como “Confidencial”.
Ejemplo de etiqueta de portada:
Posicionamiento de la Etiqueta:
La etiqueta de cubierta se colocará en la portada de la Carpeta Oficial de Archivo de Personal del Empleado, en el centro de los dos tercios superiores de la portada.
Ciudad y condado de San Francisco
Expediente Oficial de Personal de Empleados
OEPF I-88 (5/07)
Confidencial
Apéndice C C1 Actualizado el 7 de mayo de 2007
COMISIÓN DE SERVICIO PÚBLICO DE LA CIUDAD Y EL CONDADO DE SAN FRANCISCO
EXPEDIENTE CERRADO:
PESTAÑA SUPERIOR: #OEPF-1
Pestaña de corte 1/3
PESTAÑA LATERAL: #OEPF-2
Pestaña completa
1.
2.
ETIQUETAS DE PESTAÑAS DE CARPETAS DE ARCHIVOS
Información de la etiqueta de la pestaña
La información que figura en la etiqueta de la pestaña se escribirá a máquina de la siguiente manera:
a. Primera línea: Apellido y sufijo (Jr., Sr., MD, Ph.D., etc.), coma, espacio, nombre, espacio, inicial del segundo nombre seguida de un punto.
b. Segunda línea: El número de seguro social (SSN) del empleado.
Etiquetas de muestra: a.
b.
do.
d.
mi.
Geary, MD, Arguello J. Número de Seguro Social 999-99-9999
Apéndice D
D1 Actualizado el 7 de mayo de 2007
Valencia, Octavia C. N.º de Seguro Social 999-99-9999
Funston, Jr., Palou SSN 999-99-9999
Van Ness, Pacheco Z. Número de Seguro Social 999-99-9999
De Haro-Jones, Yukon SSN 999-99-9999
CIUDAD Y CONDADO DE SAN FRANCISCO
RESUMEN DEL HISTORIAL LABORAL COMISIÓN DE SERVICIO PÚBLICO
EMPLEADO (Apellido, Nombre, Inicial del segundo nombre) INFORMACIÓN GENERAL
Número de seguridad social
CDL #
Fecha de nacimiento
Habilidades bilingües
Página de Género M o F Etnicidad
Fecha del cambio
DIRECCIÓN
Ciudad
Estado
Código postal
Número de teléfono (casa)
Fecha de inicio del trabajo Clase No.
Lista de estados/rango
Requisito DHR #
Fecha de certificación (si corresponde)
Dpto. #
División/lugar de trabajo
Observaciones Separación Fecha/Tipo
INFORMACIÓN DE CONTACTO DE EMERGENCIA
Fecha del cambio Nombre
DIRECCIÓN
Ciudad
Estado
Código postal
Número de teléfono Casa Trabajo
OEPF 1-80 (5/07)
Lado 1
Apéndice E
E1
RESUMEN DEL HISTORIAL LABORAL
COMISIÓN DE SERVICIO PÚBLICO
RECONOCIMIENTOS, PREMIOS AL MÉRITO, ETC. Fecha de otorgamiento
Razón
REGISTRO DE ENTRENAMIENTO
Fecha proporcionada por
Título del trabajo de curso/taller
EXPEDIENTE DISCIPLINARIO
Fecha(s)
Acción
Razón
OEPF 1-80 (5/07)
Lado 2
E2
REGISTRO DE ACCESO Y COPIAS PROPORCIONADAS A LOS EXPEDIENTES DE PERSONAL DE LOS EMPLEADOS
Nombre del empleado:
(Imprimir) Apellido Nombre Inicial
¿SE PROPORCIONAN COPIAS?
NOMBRE DE LA PERSONA QUE ACCEDE A LA CARPETA FECHA SI LA RESPUESTA ES AFIRMATIVA, ENUNCIÉ LOS DOCUMENTOS PROPORCIONADOS
TARIFA $
INICIALES DEL DEPTO.
Este formulario se mantiene en el Archivo Oficial de Personal del Empleado (Sección A, Lado 1) o en un lugar destacado en un archivo de personal existente.
OEPF 1-82 (5/07)
Apéndice F F1 Actualizado el 7 de mayo de 2007
COMISIÓN DE SERVICIO PÚBLICO DE LA CIUDAD Y EL CONDADO DE SAN FRANCISCO
SECCIÓN I
Para: Departamento de Recepción
Nombre
Título Departamento Dirección
RECIBO DE ENVÍO DE REGISTROS DE PERSONAL DE EMPLEADOS
De: Nombre del departamento que lo publica
Título
Departamento
DIRECCIÓN
Número de teléfono de contacto
Se adjunta para su consolidación en un Archivo Oficial de Personal de Empleados (OPEF) el archivo de personal de empleados existente del OEPF del siguiente empleado que recientemente se separó de este departamento para trabajar en su departamento.
Fecha de transmisión
Nombre del empleado
SECCIÓN II
Registro de Recepción de Expedientes de Personal de Empleados
Los registros de personal del empleado mencionado anteriormente fueron recibidos por:
Método de transmisión
Número de clase y título en el departamento anterior
Departamento de Liberación:
1. Preparar por triplicado.
2. Complete la Sección I.
3. Especifique a continuación si se trata de la copia A, B o C. 4. Envíe las copias A y B al nuevo departamento. 5. Guarde la copia C en una carpeta de suspenso.
6. Cuando se devuelva la copia B, archívela en el “Archivo de ex empleado” adjunto a la copia departamental del “Resumen del historial de empleo”.
Firma
Nombre (en letra de imprenta)
Departamento
Fecha 2.
OEPF 1-84 (5/07)
7. Descartar copia C Departamento de Recepción:
1.
Complete la Sección II de las copias A y B. Devuelva la copia B al departamento anterior. Archive la copia A en la OEPF, Sección A, Lado 1.
3.
Indicar copia mediante marcación.
Copia A Copia B Copia C
Apéndice G G1 Actualizado el 7 de mayo de 2007
COMISIÓN DE SERVICIO PÚBLICO DE LA CIUDAD Y EL CONDADO DE SAN FRANCISCO
DIVULGACIÓN Y ACCESO AUTORIZACIÓN Y LIBERACIÓN I. DIVULGACIÓN Y LIBERACIÓN
Por la presente autorizo a cualquier ex empleador, sus empleados y representantes, o cualquier persona que figure como referencia a proporcionar toda la información que consideren apropiada con respecto a mi empleo y desempeño laboral a la Ciudad y Condado de San Francisco, y a cualquiera de sus empleados, representantes y agentes. Esta información puede proporcionarse verbalmente o por escrito. Además de autorizar la divulgación de cualquier información relacionada con mi empleo, por la presente renuncio por completo a cualquier derecho o reclamo que tenga o pueda tener contra cualquier ex empleador, sus empleados y representantes, o cualquier persona que figure como referencia, y libero a cualquier ex empleador, sus empleados y representantes, ex institución educativa o cualquier persona que figure como referencia de toda responsabilidad, reclamo o daño que pueda resultar directa o indirectamente del uso, divulgación o divulgación de dicha información por parte de cualquier persona o parte, ya sea que dicha información sea favorable o desfavorable para mí.
Firma del solicitante/empleado Fecha (escriba a máquina o con letra de imprenta el nombre de la persona)
II. AUTORIZACIÓN DE ACCESO
Por la presente autorizo a tener acceso e inspeccionar cualquiera de los registros personales de mis empleados en el (departamento)
Firma del empleado Fecha
(Imprima o escriba a máquina el nombre de la persona)
OEPF 1-86 (5/07)
Apéndice H H1
Actualizado el 7 de mayo de 2007
COMISIÓN DE SERVICIO PÚBLICO DE LA CIUDAD Y EL CONDADO DE SAN FRANCISCO
DIRECTRICES PARA LA VERIFICACIÓN DE EMPLEO
Las decisiones de contratación suelen exigir que los directivos obtengan información sobre el desempeño laboral anterior. En un esfuerzo por lograr una práctica más uniforme en toda la ciudad en lo que respecta a las verificaciones de empleo, se sugieren las siguientes pautas para obtener o proporcionar información sobre el empleo de empleados potenciales, actuales o anteriores.
La Oficina del Fiscal de la Ciudad revisó estas pautas y se proporcionan a los departamentos únicamente como modelo. Las secciones del Código Laboral de California se incluyen en la página I3 (Apéndice I) para su información.
CÓMO OBTENER INFORMACIÓN LABORAL SOBRE UNA PERSONA QUE NO ESTÁ ACTUALMENTE EMPLEADA POR LA CIUDAD Y EL CONDADO DE SAN FRANCISCO:
PROPORCIONAR INFORMACIÓN LABORAL SOBRE UN EMPLEADO ACTUAL O ANTERIOR DE LA CIUDAD A AGENCIAS QUE NO SON DE LA CIUDAD O DEL CONDADO DE SAN FRANCISCO:
1. Excepto en los casos en que un empleado autorice por escrito la divulgación de información y exima al departamento de la Ciudad y a sus empleados de toda responsabilidad, proporcione únicamente la siguiente información en respuesta a consultas sobre empleados actuales o anteriores:
Apéndice I
I1 Actualizado el 7 de mayo de 2007
desde
Código y clase de puesto de trabajo del empleado. Fechas de empleo.
COMISIÓN DE SERVICIO PÚBLICO DE LA CIUDAD Y EL CONDADO DE SAN FRANCISCO
c. Rango salarial/de salario de la clasificación del empleado. d. Situación laboral, es decir, permanente, temporal.
2. Exigir que todas las solicitudes de referencias laborales se presenten por escrito, con una autorización del empleado que exima de toda responsabilidad a la información y al departamento de la Ciudad y a sus empleados (véase el Apéndice H). En los casos en que el empleado haya trabajado para más de un departamento de la Ciudad, la agencia solicitante debe enviar una solicitud por separado a cada departamento.
C. OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN LABORAL SOBRE LOS EMPLEADOS ACTUALES DE LA CIUDAD DE LAS AGENCIAS DE LA CIUDAD Y DEL CONDADO
A los efectos de la verificación de empleo, la ciudad y el condado de San Francisco son un solo empleador. La información sobre el historial laboral y el desempeño laboral del empleado puede comunicarse entre departamentos por razones comerciales válidas a representantes de personal, jefes de departamento y supervisores.
Apéndice I I2 Actualizado el 7 de mayo de 2007
COMISIÓN DE SERVICIO PÚBLICO DE LA CIUDAD Y EL CONDADO DE SAN FRANCISCO
INFORMACIÓN DEL CÓDIGO LABORAL DEL ESTADO DE CALIFORNIA
Las siguientes secciones del Código Laboral de California describen las sanciones en las que se puede incurrir en caso de violación.
§ 1050. Intento de impedir el reempleo – Delito menor
Cualquier persona, o su agente o funcionario, que, después de haber despedido a un empleado del servicio de dicha persona o después de que un empleado haya dejado voluntariamente dicho servicio, mediante cualquier declaración falsa impida o intente impedir que el ex empleado obtenga empleo, es culpable de delito menor.
§ 1052. Infracciones – Delito menor
Cualquier persona que, a sabiendas, cause, sufra o permita que un agente, superintendente, gerente o empleado a su servicio cometa una violación de las Secciones 1050 y 1051, o que no tome todas las medidas razonables a su alcance para evitar dicha violación es culpable de un delito menor.
§ 1054. Responsabilidad civil
Además de la sanción penal prevista, toda persona o agente o funcionario de la misma que viole cualquiera de las disposiciones de las Secciones 1050 a 1052, inclusive, será responsable ante la parte perjudicada, en una acción civil, del triple de los daños. Dicha acción civil podrá ser interpuesta por la persona perjudicada o sus cesionarios o sucesores en interés, sin establecer primero ninguna responsabilidad penal en virtud de este artículo.