Patakaran sa Mga Alituntunin sa Mga Talaan ng Tauhan ng Empleyado sa Buong Lungsod (Komisyon sa Serbisyo Sibil)

Monday, May 7, 2007

Pinagtibay ng Komisyon sa Serbisyo Sibil Abril 6, 1992 Epektibo noong Mayo 1, 1992
Na-update noong Mayo 7, 2007

LUNGSOD AT COUNTY NG SAN FRANCISCO CIVIL SERVICE COMMISSION

I. AWTORIDAD PARA AT EFFECTIVE DATE NG MGA GUIDELINES

Ang mga Alituntuning ito, na pinagtibay ng Komisyon sa Serbisyo Sibil sa pagpupulong nito noong Abril 6, 1992, at epektibo noong Mayo 1, 1992 ay muling inilabas upang ipakita ang papel ng Komisyon sa Serbisyo Sibil bilang isang Batas at katawan sa paggawa ng mga apela na inaprubahan ng mga botante (Prop L; 11/93) at ang delegasyon sa Human Resources Director at para sa mga Service-Critical na klase sa Municipal Transportation Agency (MTA), ang Direktor ng Transportasyon/tinalaga, ang awtoridad upang magtatag ng mga pamamaraan sa pagpapatupad ng Patakaran at Mga Alituntunin ng Komisyon sa Serbisyo Sibil sa Mga Rekord ng Tauhan ng Empleyado at Pagpapatunay ng Trabaho. Ang mga ito ay pinagtibay at inireseta alinsunod sa awtoridad ng Civil Service Commission sa ilalim ng Charter na sumusunod:

A. Charter Seksyon 10.100 at 10.101– Mga Pangkalahatang Kapangyarihan at Tungkulin.

B. Opinyon ng Abugado ng Lungsod.

II. LAYUNIN, ADMINISTRASYON AT APPLICATION OF GUIDELINES

A. Ang layunin ng Mga Alituntuning ito ay magreseta ng isang pare-pareho, standardized na sistema para sa pag-access, pagpapanatili, pagpapanatili, at pagsira ng lahat ng mga talaan na may kaugnayan sa kasaysayan ng trabaho ng mga empleyado ng Lungsod at County ng San Francisco at upang magbigay ng isang pamamaraan upang mapadali ang paggalaw ng mga file ng tauhan at iba pang mga talaan ng tauhan ng mga empleyado sa pagitan ng mga departamento.

B. Ang Mga Alituntuning ito ay dapat ilapat sa mga rekord ng tauhan ng lahat ng empleyado anuman ang katayuan sa pagtatrabaho sa lahat ng mga departamento ng Lungsod at County at sa mga classified (hindi-sertipikadong) mga empleyado ng serbisyong sibil ng Mga Distrito ng Paaralan, kapwa mga hinirang sa serbisyo sibil at yaong mga exempted mula sa sibil. pagsusuri sa serbisyo at mga pamamaraan sa pagtanggal. Ang paggamit ng terminong "empleyado" sa Mga Alituntuning ito ay dapat magsama ng mga hinirang sa mga posisyon ng Lungsod at County ng San Francisco at ang mga classified civil service na empleyado ng parehong Distrito ng Paaralan.

C. Ang Direktor ng Human Resources at ang Direktor ng Transportasyon/itinalaga para sa mga Klase na Kritikal sa Serbisyo sa MTA ay dapat magpatupad at mangasiwa sa Mga Alituntuning ito at maaaring magsagawa ng anumang pag-audit na itinuturing na kinakailangan upang matiyak na ang mga departamento ay sumusunod sa kanila.

D. Ang mga rekord ng tauhan ng empleyado ay dapat ding panatilihin sa paraang madaling makukuha para sa pag-audit ng mga kinatawan ng Komisyon sa Serbisyo Sibil.

E. Ang Mga Alituntuning ito ay nagbibigay para sa pangangasiwa ng mga kasalukuyang rekord ng tauhan ng empleyado at ang mga rekord na itinatag para sa mga bagong empleyadong itinalaga sa o pagkatapos ng petsa ng bisa. Ang lahat ng mga rekord ng tauhan ng empleyado, ang mga Opisyal na Employee Personnel Files (OEPF) na ibinigay dito at iba pang mga dokumentong nauugnay sa trabaho, ay dapat pangasiwaan, i-access, pananatilihin, pananatilihin, at itatapon sa paraang itinakda sa Mga Alituntuning ito.

F. Maliban sa itinatadhana sa Mga Alituntuning ito, magkakaroon ng isang file ng tauhan ng empleyado, alinman sa OEPF na itinakda sa Mga Alituntuning ito, para sa bawat empleyado ng Lungsod at County ng San Francisco. Ang hiwalay na "mga file ng tauhan" sa loob ng isang departamento ay hindi dapat panatilihin.

G. Ang OEPF ay dapat panatilihin sa isang lokasyon sa loob ng bawat departamento; gayunpaman, sa malalaking departamento na may heograpikal na natatanging lokasyon, ang OEPF ay maaaring panatilihin sa isang itinalagang lokasyon sa lugar ng trabaho ng empleyado. Maaaring tukuyin at italaga ng bawat departamento ang lokasyon ng mga talaan ng tauhan ng bawat empleyado nito.

H. Ang lahat ng mga rekord ng tauhan ng empleyado ay pag-aari ng Lungsod at County ng San Francisco at hindi ng mga indibidwal na departamento.

I. Gaya ng itinatadhana sa Mga Alituntuning ito, ang file ng tauhan ng empleyado ay dapat sumunod sa isang empleyado habang lumilipat ang empleyado mula sa isang departamento patungo sa isa pang departamento sa loob ng trabaho sa Lungsod at County.

III. TALASALITAAN AT MGA DAGDAG

A. TALASALITAAN

ACCESS Ang mga probisyon na namamahala sa inspeksyon ng mga rekord ng tauhan ng empleyado (tingnan ang Seksyon VII C).

ADMINISTRATIVE FILES Isang set ng mga file na naglalaman ng mga rekord na nauugnay sa tauhan ng isang empleyado na sa iba't ibang dahilan ay hindi pinananatili sa OEPF ngunit sa hiwalay, pangalawang mga file. Ang mga halimbawa ng mga rekord na pinananatili sa Administrative Files ay ang mga medikal na rekord, mga karaingan, mga pahayag ng salungatan ng interes, mga rekord ng kompensasyon ng mga manggagawa, atbp. (tingnan ang Seksyon X).

LUNGSOD AT COUNTY Kapag ang terminong "Lungsod at County" ay ginamit sa Mga Alituntuning ito, dapat din itong isama ang mga talaan ng mga classified civil service employees sa San Francisco Unified School District at San Francisco Community College District.

COLLECTIVE BARGAINING AGREEMENT Isang kontraktwal na kasunduan sa pagitan ng Lungsod at County ng San Francisco at isang organisasyon ng empleyado. (tingnan ang Seksyon IV at Appendix A)

KUMPIDENSYAL Mga tala tungkol sa isang empleyado na hindi maaaring ilabas sa publiko nang walang pahintulot ng empleyado o sa pamamagitan ng legal na proseso.

CONSOLIDATION Ang pagsasama-sama ng maraming file ng tauhan ng empleyado sa loob ng isang departamento o mula sa dalawa o higit pang mga departamento sa isang OEPF.

CONVERSION Ang proseso ng pagpapalit ng mga kasalukuyang file ng tauhan sa opisyal na sistema (OEPF) na itinatag sa ilalim ng Mga Alituntuning ito.

NILALAMAN Mga bagay na inilarawan sa Mga Alituntuning ito na maaaring ilagay sa file ng tauhan ng empleyado.

CUSTODIAN OF THE PERSONNEL RECORDS Isang taong itinalaga ng nagtatalagang opisyal sa bawat departamento o sa bawat lokasyon kung saan pinananatili ang mga rekord ng tauhan ng empleyado na responsable sa pagpapanatili ng seguridad at pagiging kumpidensyal ng mga rekord ng tauhan ng empleyado at pagsunod sa Mga Alituntuning ito (tingnan ang Seksyon VII A) .

DEPARTMENT Kapag ginamit ang terminong "kagawaran" sa Mga Alituntuning ito, dapat itong isama ang iba't ibang mga subdibisyon ng Lungsod at County ng San Francisco, ibig sabihin, departamento, komisyon, lupon, atbp. sa ilalim ng paghirang na opisyal, at ng San Francisco Unified School District. at ang San Francisco Community College District.

EMPLEYADO Kapag ang terminong “empleyado” ay ginamit sa Mga Alituntuning ito, dapat itong isama ang lahat ng serbisyong sibil at mga exempt na hinirang at mga opisyal ng Lungsod at County ng San Francisco at lahat ng classified na empleyado ng San Francisco Unified School District at ng San Francisco Community College District.

MGA REKOD NG TAUHAN NG EMPLEYADO Lahat ng mga rekord na may kaugnayan sa tauhan ng empleyado ay pinananatili bago at pagkatapos ng petsa ng bisa ng Mga Alituntuning ito. Kasama sa "Mga Rekord ng Tauhan ng Empleyado" ang parehong mga dokumentong iyon na pinananatili sa mga kasalukuyang file ng tauhan at sa Opisyal na File ng Tauhan ng Empleyado at kasama ang iba pang mga talaan na pinananatili sa magkahiwalay na Administrative Files.

KANILANG FILE NG MGA TAO Ang mga rekord ng tauhan ng empleyado ay pinananatili hanggang sa petsa ng bisa ng Mga Alituntuning ito. Ang isang umiiral na file ng tauhan ay maaaring patuloy na panatilihing napapailalim sa conversion sa isang Opisyal na File ng Tauhan ng Empleyado sa paraang at sa mga okasyong itinakda sa Mga Alituntuning ito.

FILE NG MGA DATING EMPLEYADO Isang file na naglalaman ng talaan ng isang departamento ng mga nakaraang empleyado. Ang pangunahing dokumento sa Former Employees File ay isang kopya ng Employment History Summary (EHS) (tingnan ang Seksyon VI B, VIII D at Appendix E).

OFFICIAL EMPLOYEE PERSONNEL FILE (OEPF) Isang file na naglalaman ng mga opisyal na talaan ng kasaysayan ng trabaho ng isang empleyado sa Lungsod at County ng San Francisco at na itinatag at pinangangasiwaan alinsunod sa Mga Alituntuning ito.

MAINTENANCE Ang paraan kung saan ang mga rekord ng tauhan ng empleyado ay isinampa at sinigurado sa panahon at pagkatapos ng pagtatrabaho ng isang indibidwal sa Lungsod at County ng San Francisco (tingnan ang Seksyon VIII).

DEPARTMENT NG PAGPAPALAYA Ang "kagawaran ng pagpapalaya" ay ang departamento kung saan dating nagtatrabaho ang isang empleyado at ngayon ay nagpapasa o nagpapadala ng mga rekord ng tauhan ng empleyado sa ibang departamento (tingnan ang Seksyon IX A).

DEPARTMENT NG PAGTATANGGAP Ang "departamento ng pagtanggap" ay ang departamento kung saan itinatalaga ang isang empleyado at kung saan ang mga rekord ng tauhan ng empleyado ay ipinapadala ng "kagawaran ng pagpapalaya" (tingnan ang Seksyon IX B).

FILE NG SUPERBISOR Dokumentasyon tungkol sa pagganap ng trabaho ng isang empleyado na itinatago sa isang hiwalay na file ng isang superbisor sa isang panandaliang batayan (tingnan ang Seksyon XB).

RETENSIYON Ang haba ng oras na ang mga rekord ng tauhan ng empleyado ay itinatago pagkatapos umalis ang isang empleyado sa serbisyo ng Lungsod at County (tingnan ang Seksyon IX C).

TRANSMITTAL Ang paglipat ng mga rekord ng tauhan ng empleyado mula sa isang departamento patungo sa ibang departamento kasunod ng paglipat ng isang empleyado (tingnan ang Seksyon IX).

B. MGA daglat

Petsa ng Kapanganakan ng DOB.

CBA Collective Bargaining Agreement.

CSC Civil Service Commission.

DHR Department of Human Resources.

Buod ng Kasaysayan ng Employment ng EHS.

EPR Employee Personnel Records.

ERD Employee Relations Division.

INS Immigration and Naturalization Service (Federal). Opisyal na File ng Tauhan ng Empleyado.

File ng Opisyal na Tauhan ng Empleyado ng OEPF.

Kahilingan sa Pagkilos ng Tauhan ng PAR.

SDI State Disability Insurance.

SW DATE Petsa ng Pagsisimula ng Trabaho.

Numero ng SSN Social Security.

IV. COLLECTIVE BARGAINING AGREEMENT

Ang Collective Bargaining Agreements (CBA) sa pagitan ng Lungsod at County ng San Francisco at iba't ibang organisasyon ng empleyado ay naglalaman ng mga probisyon na nauugnay sa mga nilalaman ng mga file ng tauhan ng empleyado, mga karapatan ng empleyado sa pag-access at ang disposisyon ng materyal tungkol sa mga aksyong pandisiplina. Dapat pangasiwaan ng mga kagawaran ang mga rekord ng tauhan ng empleyado na hawak nila sa paraang naaayon sa mga kinakailangan ng naaangkop na CBA, kung mayroon man. Maaaring tawagan ng mga kagawaran ang Employee Relations Division (ERD) o ang Civil Service Commission (CSC) upang matukoy kung aling mga klase ang kinakatawan ng iba't ibang organisasyon ng empleyado. Tawagan ang ERD, kung may mga katanungan na may kaugnayan sa pangangasiwa o aplikasyon ng mga probisyon ng CBA.

V. OPISYAL NA EMPLOYEE PERSONNEL FILE AT EMPLOYEE PERSONNEL RECORDS FORM MGA INIHINTAY NA GUIDELINES

A. PAGLALARAWAN NG OEPF

Tingnan ang Appendix B para sa isang graphic na paglalarawan ng OEPF.

1. Format ng file: Tatlong Seksyon: A, B, at C.

Anim na Gilid: 1, 2, 3, 4, 5, at 6.
1 ½ pulgadang clamp-on style prong fasteners sa itaas ng
bawat panig
2 pulgadang gusset ng tela (gulugod)

2. Tab: Mga Self Adhesive Vinyl Pocket:

Dalawang istilo: tab sa itaas – para sa pag-file sa mga file cabinet.
tab sa gilid – para sa pag-file ng istante.

3. Sukat:
Tab sa Itaas: laki ng titik, 10” x 11 3/4”
Tab sa Gilid: laki ng titik, 9 ½” x 12 ¼”

4. Kulay:
Nangungunang Tab: Madilim na Pula
Tab sa Gilid: Gray

B. Label ng Tab

Tingnan ang Appendix D para sa detalyadong impormasyon tungkol sa nilalaman ng label ng tab,
format, sample na mga label, at pagpoposisyon ng label ng tab sa tab na OEPF.
1. Paglalarawan ng Tab Label
1/16” x 3 ½”; pandikit sa sarili.
2. Mga Kahaliling Label ng Tab
Isang departamento na gustong kulayan ng code ang label ng tab o gumamit ng alphabetical
maaaring gawin ito ng mga designator sa tab at gumawa ng mga naturang pagsasaayos sa tab at tab
lagyan ng label bilang kinakailangan upang magkasya sa mga kinakailangan at kagustuhan ng departamento.

C. OPSYONAL NA MGA ACCESSORIES

1. Mga Self Adhesive Vinyl Pocket:

Para sa mga departamentong gumagamit ng mga photo ID, a
vinyl, available ang self-adhesive pocket
iba't ibang laki. Ang bulsa na ito na may
kopya ng kagawaran ng larawan ng empleyado
maaaring ilagay sa ibabang bahagi ng Seksyon
A, Side 1, ng OEPF. Ang mga sumusunod
magagamit ang mga sukat:
1” x 3”
2” x 3”
3” x 3”
4” x 6”
5” x 8”

2. Mga tagapagtanggol ng label

I-clear ang mylar laminate para gamitin sa tab
label. (Tinatanggal ang mga label na nahuhulog bilang
tumatanda sila at pinipigilan ang tinta sa pagpahid
ang label).

D. PINAGMULAN

Ang iniresetang OEPF at mga accessory ay maaaring mabili sa pamamagitan ng normal na mga materyales at mga pamamaraan ng supply. Ang mga departamento ng lungsod ay maaaring mag-order sa pamamagitan ng mga kontratang pinahintulutan sa pamamagitan ng Opisina ng Administrasyon ng Kontrata. Ang mga tanong tungkol sa pag-order ay maaaring idirekta sa Opisina ng Administrasyon ng Kontrata. Babayaran ng bawat departamento ang halaga ng mga OEPF at accessories. Ang San Francisco Unified School District at San Francisco Community College District ay may magkahiwalay na pamamaraan para sa pag-order ng mga kinakailangang materyales at supply.

E. INIHINTAYANG MGA FORM

EMPLOYMENT HISTORY SUMMARY (EHS) Form Number OEPF 1-80

EMPLOYEE PERSONNEL RECORDS REGISTER OF ACCESS AT MGA KOPYA NA IBINIGAY
Numero ng Form OEPF 1-82

EMPLOYEE PERSONNEL RECORDS TRANSMITT AL RECEIPT Form Number OEPF 1-84

PAGLALAHAT AT ACCESS AUTHORIZA TION AT PAGPAPALABAS Numero ng Form OEPF 1-86

OPISYAL NA EMPLOYEE PERSONNEL FILE COVER LABEL Numero ng Form OEPF 1-88

Ang mga form na inireseta sa itaas ay makukuha sa Intranet at sa website ng Civil Service Commission.

VI. NILALAMAN NG EMPLOYEE PERSONNEL FILES

A. PANGKALAHATANG KINAKAILANGAN

Maliban sa itinatadhana sa Mga Alituntuning ito (tingnan ang Seksyon X), ang OEPF ay dapat maglaman ng lahat ng mga rekord na nauukol sa kasaysayan ng trabaho ng isang empleyado sa Lungsod at County ng San Francisco. Ang mga rekord na ito ay dapat ilagay sa OEPF sa seksyon at gilid ng OEPF na ipinahiwatig. Maliban sa paglalagay ng mga dokumento sa loob ng file ng tauhan ng empleyado at ang mga detalye ng file mismo, ang file ng tauhan ng empleyado na kasalukuyang umiiral sa mga departamento ay dapat sumunod sa mga nilalaman at iba pang mga kinakailangan na tinukoy sa Mga Alituntuning ito.

B. NILALAMAN AT ORGANISASYON NG OEPF

Tingnan ang Appendix B para sa isang graphic na paglalarawan ng OEPF
Seksyon A.
Side 1. Impormasyon ng Empleyado.
Side 2. Mga Dokumento sa Pagganap at Pagsasanay.
Seksyon B.
Side 3. Pangkalahatang Talaan ng Kasaysayan ng Trabaho.
Side 4. General Employment History Records.
Seksyon C.
Side 5. Records of Corrective Action.
Side 6. Mga talaan ng payroll.
Para sa mga departamentong iyon na may pinagsamang payroll at
opisina ng mga tauhan na nagpapanatili ng payroll at mga tauhan
sama-samang mga rekord. Kung hindi naaangkop sa departamento,
Ang Side 6 ay maaaring gamitin upang palawakin ang Side 5, kung kinakailangan.

C. PAGSASOK NG MGA DOKUMENTO SA OEPF

Ang isang dokumento ay dapat ilagay sa OEPF sa pamamagitan ng pagsuntok ng dalawang (2) butas sa tuktok ng dokumento gamit ang isang 2-hole punch at pagpasok nito sa mga prong fasteners sa tuktok ng bawat panig ng OEPF.

D. MGA DOKUMENTO SA OEPF

Ang sumusunod ay isang listahan ng uri ng mga dokumento na kasama sa bawat isa sa anim na panig ng OEPF:

1. SECTION A, SIDE 1. IMPORMASYON NG EMPLEYADO

Ang mga dokumento ay dapat panatilihin sa sumusunod na pamantayang pagkakasunud-sunod mula sa itaas
sa ibaba ng Seksyon A, Gilid 1:
1. Buod ng Kasaysayan ng Trabaho (OEPF 1-80, Appendix B)
2. Employee Personnel Records Register of Access and Copy
Ibinigay (OEPF 1-82, Appendix C)
3. Awtorisasyon at Pagpapalabas sa Pagbubunyag at Pag-access (OEPF 1-86,
Appendix H)
4. Kopya B ng Resibo sa Pagpapadala ng Mga Rekord ng Tauhan ng Empleyado
(OEPF 1-84, Appendix G)
5. Subpoena para sa mga rekord ng tauhan
6. Ang larawan ng empleyado (kung naaangkop sa departamento) ay dapat ilagay sa
isang plastic na takip at nakakabit sa ibabang gilid ng Seksyon A, Gilid 1
(tingnan ang Seksyon V).

SEKSYON A, SIDE 2. MGA DOKUMENTO NG PAGGANAP AT PAGSASANAY
Ang mga dokumento ay maaaring ipangkat ayon sa uri o maaaring panatilihin ayon sa pagkakasunod-sunod
order:
1. Mga pagsusuri sa pagganap at mga kalakip
2. Mga papuri at parangal
3. Mga talaan ng impormasyon o karaniwang pagsasanay at mga tagubilin
4. Mga ulat ng insidente ng departamento
5. Mga liham ng reklamo o papuri, napapailalim sa superbisor
pag-apruba
6. Mga ulat mula sa California Department of Motor Vehicles (DMV)
7. Pagbilang ng pagdalo
8. Iba pang nauugnay na mga dokumento na may kaugnayan sa pagganap ng empleyado
at pagsasanay (mga kahilingan sa pagbabayad ng matrikula, atbp.)

Ang mga dokumento ay maaaring igrupo ayon sa uri o maaaring panatilihin sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod:

SEKSYON B, PANIG 3 AT 4. PANGKALAHATANG TRABAHO

MGA TALAAN NG KASAYSAYAN

Ang mga dokumento ay maaaring igrupo ayon sa uri o maaaring panatilihin sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod. Ang mga sumusunod ay mga halimbawa ng uri ng mga dokumento na ilalagay sa Seksyon B, Mga Gilid 3 at 4. Hindi lahat ng dokumento ay maaaring matagpuan sa isang partikular na file ng empleyado o maaaring ang bawat dokumento ay may kaugnayan sa isang partikular na departamento. Maaaring gamitin ng mga departamento ang Seksyon B, Mga Gilid 3 at 4 sa paraang pinakakapaki-pakinabang sa departamento, ibig sabihin, ilagay ang mga dokumento sa isang tabi o sa kabilang panig batay sa uri o dahil sa dami.

14 Na-update noong Mayo 7, 2007

LUNGSOD AT COUNTY NG SAN FRANCISCO CIVIL SERVICE COMMISSION

Mga transcript ng paaralan

Mga pagpapatunay ng trabaho

Pagpapatunay ng serbisyo militar

Mga kopya ng kinakailangang lisensya, sertipiko o kredensyal

Resibo para sa Handbook ng Empleyado

Mga resibo para sa iba pang materyal ng departamento

Orihinal na kopya ng Employment Eligibility Verification (INS Form I- 9) (tingnan ang Seksyon XC)

Mga form sa Pagproseso ng Appointment (DHR 6-12c)

Paunawa sa Provisional Appointee (DHR 6-19)

Paunawa sa mga empleyadong itinalaga bilang kumpidensyal o pamamahala

Notice to Exempt Appointee (DHR 6-20)

Notice of Probationary Status (DHR 6-38)

Ulat ng Probationary Status (DHR 6-37)

Mga in-service na sulat at mga form sa DHR at mga tugon, halimbawa:

Mga Kahilingan para sa Pag-iwan

Mga ulat ng paghihiwalay

Sari-saring sulat sa at mula sa empleyado

Mga kopya ng mga pagpapatunay na ibinigay sa empleyado o ahente at mga kopya ng

pagpapalabas ng impormasyon ng empleyado. TANDAAN: Kung ang mga kumpidensyal na sanggunian ng empleyado ay nakapaloob sa mga pag-verify, maaaring HINDI isama ang kopya sa OEPF (tingnan ang Seksyon X)

EEO Self-Identification form

Out-of-Class assignment forms

Mga talaan ng mga aksidente na kinasasangkutan ng sasakyan ng Lungsod at County

4. SECTION C, SIDE 5. MGA RECORDS OF CORRECTIVE ACTION Ang mga dokumento ay maaaring pagsama-samahin ayon sa uri o maaaring panatilihin ayon sa pagkakasunod-sunod.

utos.

Tanging ang mga nakumpleto o nalutas na mga aksyong pandisiplina lamang ang dapat isama sa OEPF. Ang mga nakabinbing bagay ay maaaring itago sa isang hiwalay na Supervisor's File hanggang sa makumpleto (tingnan ang Seksyon XB). Gaano katagal nananatili ang isang aksyong pandisiplina sa OEPF at kung ano ang aalisin sa OEPF ay mag-iiba depende sa patakaran ng departamento at mga probisyon ng CBA (Seksyon IV at Appendix A).

Mga nakasulat na tagubilin (hal., dokumentasyon ng pagsasanay, muling pagsasanay at pagpapayo)

Mga nakasulat na babala (saway)

Paunawa ng layunin na magrekomenda ng disiplina - kumperensya ng pagdidisiplina

pansinin

Paunawa ng desisyon na magrekomenda ng disiplina – rekomendasyon ng

pagsususpinde, pagwawakas o pagpapaalis

Paunawa ng Pagsuspinde at pagsuporta sa dokumentasyon

Mga rekord ng pagwawakas o pagpapaalis

Mga dokumentong nauukol sa demosyon o pagbabawas ng suweldo (kung

naaangkop).

5. SECTION C, SIDE 6. PAYROLL – OPSYONAL NA PAGGAMIT

Ang mga dokumento ng payroll ay maaaring igrupo ayon sa uri o maaaring mapanatili sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod. Ang ilang mga departamento ay nagpapatakbo ng isang hiwalay na seksyon ng payroll; malamang na nanaisin ng mga departamentong ito na panatilihing hiwalay ang mga talaan ng payroll mula sa OEPF. Sa mga kasong ito, ang ilan o lahat ng sumusunod ay maaaring itago sa isang hiwalay na file (tingnan ang Seksyon XD – Mga Rekord ng Bayad sa Empleyado). Sa mga kagawaran na may pinagsamang payroll at function ng tauhan, maaaring maginhawang panatilihin ang mga talaan ng payroll sa seksyong ito ng OEPF. Pinapanatili ng mga departamento ang mga dokumentong ito kapag humiwalay ang empleyado sa departamento. Sa kasong ito, ang mga rekord ay tinatrato nang hiwalay bilang mga talaan ng payroll para sa mga layunin ng imbakan at pagpapanatili.

Kahilingan sa Pagkilos ng Tauhan (P AR)

Mga kalkulasyon ng State Disability Insurance (SDI).

Mga kalkulasyon ng Kompensasyon ng mga manggagawa

Ulat sa Paglalarawan ng Problema sa Payroll

Mga talaan ng pagtaas ng hakbang

Mga kahilingan sa V acation

Mga tala ng oras ng kompensasyon

Form W-4

16 Na-update noong Mayo 7, 2007

LUNGSOD AT COUNTY NG SAN FRANCISCO CIVIL SERVICE COMMISSION

VII. ACCESS SA MGA RECORD NG MGA TAUHAN NG EMPLEYADO AT PAGLALAHAT NG IMPORMASYON

SEGURIDAD NG MGA RECORD NG TAUHAN

Ang mga rekord ng tauhan ay dapat itago sa isang ligtas na lugar na may kontroladong pag-access. Ang bawat paghirang na opisyal ay dapat magtalaga ng tagapag-ingat ng mga talaan ng tauhan para sa bawat lokasyon kung saan pinananatili ang mga talaan ng tauhan ng empleyado. Ang indibidwal na ito ay responsable para sa pagpapanatili ng seguridad at pagiging kompidensiyal ng mga opisyal na talaan ng tauhan.

ACCESS NG ISANG EMPLEYADO O KINAKATAWAN NG EMPLEYADO

MGA PARAMETER PARA SA ACCESS SA MGA EMPLOYEE PERSONNEL RECORDS NG IBA

Sa kanilang normal na kurso ng negosyo na may kaugnayan sa empleyado, ang mga tauhan ng Lungsod at County na ang mga tungkulin ay nangangailangan sa kanila na magkaroon ng access sa o upang siyasatin ang mga talaan ng mga tauhan ng empleyado ay maaaring bigyan ng walang limitasyong access sa OEPF. Kasama sa mga taong ito ngunit hindi limitado sa:

Mga itinalagang tauhan ng departamento

Itinalagang kawani ng payroll ng departamento

Mga tagapangasiwa ng departamento

Mga tagapamahala ng departamento

Iba pang mga kinatawan ng tauhan ng Lungsod at County sa pagsasagawa ng opisyal na negosyo ng Lungsod at County

Mga tauhan ng Civil Service Commission para sa mga layuning gaya ng pag-audit sa mga rekord ng tauhan ng empleyado, pagsasagawa ng opisyal na pagsisiyasat o pagsusuri (hal., kawani ng Department of Human Resources EEO na nag-iimbestiga sa isang reklamo sa diskriminasyon)

Mga auditor na itinalaga ng Controller na magsagawa ng pag-audit ng mga pagpapatakbo ng departamento

D. PAGLALAHAT NG IMPORMASYON

Tingnan ang Appendix I para sa mga detalyadong alituntunin sa pagpapatunay ng trabaho.

Maliban sa ibinigay sa Appendix I, kung sakaling matanggap ang isang kahilingan para sa impormasyon tungkol sa isang kasalukuyan o dating empleyado, tanging ang sumusunod na impormasyon ang maaaring ibigay:

Ang mga tugon sa nakasulat na mga kahilingan para sa impormasyon mula sa mga rekord ng tauhan ng empleyado (maliban sa ibinigay sa itaas) ay maaaring gawin:

Tulad ng iniaatas ng batas, ang mga awtorisadong kinatawan ng mga sumusunod na ahensya ng regulasyon at nagpapatupad ng batas at mga lokal na opisyal ng Lungsod at County ay dapat, na may wastong pagkakakilanlan, ay magkakaroon ng access sa mga rekord ng tauhan ng empleyado sa panahon ng pagsasagawa ng imbestigasyon o sa pagsasagawa ng opisyal na negosyo. sa ngalan ng Estados Unidos ng Amerika, ng Estado ng California o ng Lungsod at County ng San Francisco:

c. San Francisco Police Department (SFPD)

San Francisco District Attorney's Office (SFDA)

Kagawaran ng San Francisco Sheriff

Opisina ng Abugado ng Lungsod ng San Francisco

Sistema ng Pagreretiro ng San Francisco

Department of Human Resources Workers' Compensation Division

Mga tauhan

Iba pang mga ahensya ng regulasyon na may subpoena maliban kung itinuro kung hindi man

ng City Attorney

5. Subpoena: Kumonsulta sa Tanggapan ng Abugado ng Lungsod bago ilabas ang mga rekord ng empleyado alinsunod sa isang subpoena.

VIII. MAINTENANCE NG EMPLOYEE PERSONNEL RECORD

ESTABLISHMENT NG ISANG OEPF

Ang isang OEPF ayon sa itinakda sa Mga Alituntuning ito ay dapat itatag para sa bawat empleyado ng itinalagang opisyal ng mga tauhan ng departamento sa unang araw ng pag-uulat ng bagong empleyado para sa serbisyo (tingnan ang Seksyon V, VI at IX).

CONVERSION NG KARANIWANG EMPLOYEE PERSONNEL RECORD

Maliban kung kinakailangan sa Mga Alituntuning ito, ang mga departamento ay maaaring sa kanilang opsyon at sa kanilang gastos, i-convert ang mga kasalukuyang file ng tauhan sa sistema ng OEPF na ibinigay sa Mga Alituntuning ito (tingnan ang Seksyon V).

PAGSASAMA NG MARAMING EMPLOYEE PERSONNEL RECORD

Sa lalong madaling panahon sa administratibong posible kasunod ng petsa ng bisa ng Mga Alituntuning ito, maraming file ng tauhan sa loob ng isang departamento ay dapat pagsama-samahin sa isang OEPF at dapat panatilihin sa isang itinalagang lokasyon sa loob ng bawat departamento (tingnan ang Seksyon II G at H).

Ang isang departamento ng pagtanggap ay hinihikayat na humiling ng lahat ng mga file ng tauhan mula sa mga dating departamento para sa pagsasama-sama at conversion sa isang OEPF. Ang lahat ng mga dating departamento ay dapat makipagtulungan at agad na ipapadala ang mga kasalukuyang file ng tauhan ng empleyado sa humihiling na departamento.

MGA TALAAN NG TAUHAN – MGA DATING EMPLEYADO NA REEMPLOYED

SABAY NA APPOINTMENT SA DALAWA O HIGIT PA NA DEPARTMENT

Kapag ang isang empleyado ay sabay-sabay na nagtatrabaho sa dalawang magkaibang departamento, halimbawa, dalawang part-time na appointment, ang bawat departamento ay dapat magpanatili ng isang hiwalay na OEPF. Kung sakaling magtrabaho ang empleyado sa isang departamento lamang, ang departamentong iyon ay agad na humiling na ang (mga) OEPF ng empleyado ay ipadala mula sa ibang (mga) departamento at ang dalawang file ay dapat pagsama-samahin.

PERSONNEL FILES – AS-NEEDED EMPLOYEES

Ang paghahanda at pagpapanatili ng mga file ng tauhan para sa mga empleyadong kinukuha ayon sa kinakailangang batayan ay opsyonal at dapat gawin sa pagpapasya ng departamento. Ang departamento ay maaaring magtatag ng isang OEPF para sa bawat empleyado o maaaring pumili na magpanatili ng isang file ng tauhan para sa lahat ng kinakailangang empleyado. Sa lahat ng kaso, ang Buod ng Kasaysayan ng Trabaho (OEPF 1-80, Appendix E) ay dapat ihanda at pananatilihin (tingnan ang Seksyon J sa ibaba, Seksyon VI D).

OEPF – MGA DAGDAG NA FILES

Para sa iba't ibang dahilan, ang OEPF o mga seksyon ng OEPF ay maaaring mapuno sa kapasidad. Sa mga kasong ito, maaaring gumamit ang departamento ng pangalawang OEPF. Ang OEPF na ito ay may label na "File Two" sa Tab Label.

PAG-CONVERSION NG HINDI MAGAMIT NA FILES

Ang isang umiiral na file ng tauhan ay dapat i-convert sa isang OEPF kapag ang umiiral na file ay naging hindi na magagamit at nangangailangan ng kapalit.

MAINTENANCE AT SEGURIDAD RESPONSIBILIDAD

Ang bawat departamento ay responsable para sa pagpapanatili at seguridad ng mga rekord ng tauhan ng empleyado ng bawat empleyado sa panahon ng kanyang termino ng serbisyo sa departamentong iyon.

ANG BUOD NG KASAYSAYAN NG TRABAHO (OEPF 1-80)

Petsa ng Kapanganakan (DOB)

Kasanayan sa Bilingual

Kasarian

Etnisidad (boluntaryong pagsisiwalat ng sarili)

Address

Numero ng telepono – tahanan

Petsa ng Pagsisimula ng Trabaho (Petsa ng SW)

Numero ng klase/ Job Code

Katayuan

Listahan/Ranggo

DHR Requisition number

Petsa ng Sertipikasyon

Numero ng Kagawaran

Dibisyon o lugar ng trabaho

Remarks

Mga petsa/uri ng paghihiwalay

Pang-emergency na impormasyon sa pakikipag-ugnayan

Talaan ng mga papuri at parangal (sa reverse side ng form)

Tala ng pagsasanay (sa reverse side ng form)

Rekord ng pagdidisiplina (sa reverse side ng form)

Kapag naubos na ang espasyo sa EHS, ang departamento ay magsisimula ng pangalawang form upang ipagpatuloy ang kasaysayan ng empleyado; gayunpaman, ang mga lumang form ay hindi dapat itapon dahil ang mga ito ay isang permanenteng talaan ng empleyado, at dapat ilakip sa umiiral na dokumento. Kapag naghahanda ng bagong form, ang impormasyon sa EHS (itaas na kanang sulok) “pahina __ ng __” ay nakumpleto.

Ang isang photocopy ng EHS ay pinananatili ng bawat departamento sa oras na lumipat ang isang empleyado sa ibang departamento. Ang photocopy ng EHS ay nagiging permanenteng tala ng empleyado ng dating departamento. Ang EHS ay dapat ilakip sa Kopya B ng Resibo sa Pagpapadala ng Mga Rekord ng Tauhan ng Empleyado kapag ang kopya ng form na ito ay ibinalik mula sa bagong departamento (tingnan ang Seksyon IX). Ang mga dokumentong ito ay pinananatili sa isang permanenteng file ng mga dating empleyado ("Former Employees File", tingnan ang Seksyon X).

Ang mga departamentong nagko-convert mula sa umiiral na sistema ng mga talaan ng tauhan ng empleyado sa sistemang inireseta sa Mga Alituntuning ito ay dapat maghanda ng EHS gaya ng nakadetalye sa itaas para sa bawat OEPF.

Ang mga departamentong nagsasama-sama ng maramihang umiiral na mga file ng tauhan ng empleyado sa isang OEPF ay dapat maghanda ng EHS at ilagay ito sa Seksyon A, Side 1 ng OEPF na itinatag bilang resulta ng pagsasama-sama.

Ang mga departamentong hindi nagko-convert ng mga kasalukuyang rekord ng tauhan sa sistema ng OEPF ay dapat maghanda ng EHS sa oras na lumipat ang isang empleyado sa ibang departamento. Ang departamento ng pagpapalabas ay dapat magpanatili ng isang kopya ng EHS at ipadala ang orihinal na kopya sa kasalukuyang file ng tauhan sa departamento ng pagtanggap. Iko-convert ng tatanggap na departamento ang ipinadalang kasalukuyang file ng tauhan sa isang OEPF at maaaring humiling ng mga kasalukuyang file ng tauhan mula sa lahat ng dating departamento upang pagsama-samahin ang mga ito sa OEPF.

Inaasahan na ang manu-manong inihanda na EHS ay papalitan sa kalaunan ng isang computer-generated o computer-based na record na ihahanda sa gitna ng Department of Human Resources. Hanggang sa oras na ang mga rekord sa buong lungsod ay ganap na na-mekaniko at ang DHR ay may kakayahan na magbigay o magpadala ng naturang dokumento o tulad ng isang elektronikong rekord, ang mga departamento ay kinakailangang ihanda at mapanatili ang EHS nang manu-mano sa ilalim ng mga kundisyong tinukoy sa Mga Alituntuning ito. Gayunpaman, ang isang departamento na may kapasidad na magtatag ng rekord na nakabatay sa computer ay maaaring gawin ito alinsunod sa mga probisyon sa pag-access at pagpapanatili ng Mga Alituntuning ito at sa kondisyon na ang isang hard copy ng elektronikong rekord ay pinananatili sa file ng tauhan ng empleyado.

IX. TRANSMITTAL, RETENTION AND DESTRUCTION OF EMPLOYEE PERSONNEL RECORD

APPOINTMENT SA IBANG DEPARTMENT

TRANSMITTAL NG MGA TAO NG EMPLOYEE PERSONNEL SA ISANG Tumatanggap na DEPARTMENT

C. RETENSIYON NG MGA TALAAN NG TAUHAN NG MGA HINDI AKTIBONG EMPLEYADO

Maliban kung kinakailangan ng Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng mga Rekord ng departamento, ang departamento ng empleyado sa oras ng huling paghihiwalay ay dapat panatilihin ang OEPF sa pinakamababang panahon ng pitong (7) taon sa kalendaryo pagkatapos ng huling petsa ng paghihiwalay ng empleyado sa Lungsod at County ng San Francisco, kung walang paglilitis o pagrepaso ng isang regulatory agency na nakabinbin.

D. PAGSISIRA NG MGA RECORD NG TAUHAN NG MGA HINDI AKTIBONG EMPLEYADO

Pagkawasak

Hindi lalampas sa pitong (7) taon pagkatapos ng huling paghihiwalay, ang OEPF ay dapat sirain alinsunod sa iskedyul ng pagkasira at pamamaraan na inilarawan sa seksyong ito, maliban kung mayroong natitirang paglilitis o aksyon na nakabinbin sa isang ahensya ng regulasyon at kung hindi man ay kinakailangan ng Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng mga Rekord ng departamento. Bago ang pagkasira ng isang OEPF, ang isang departamento ay maghahanda ng Buod ng Kasaysayan ng Pagtatrabaho (Employment History Summary, EHS). Ang EHS ay aalisin mula sa isang Opisyal na Employee Personnel File bago ang pagkasira ng isang OEPF. Ang EHS ay dapat panatilihin ng departamento sa File ng Dating Empleyado (tingnan ang Seksyon VIII). Ang notasyon ay dapat gawin sa EHS ng petsa at paraan ng pagkasira ng mga rekord ng tauhan ng empleyado. Ang EHS ay dapat panatilihing walang hanggan.

Paraan ng Pagkasira

Itatapon ng mga departamento ang isang OEPF sa pamamagitan ng paraan ng pagsira na nagpapanatili ng pagiging kumpidensyal, hal. Maaaring tukuyin ng departamento ang iskedyul ng pagkasira na maaaring buwanan, quarterly, kalahating taon o taun-taon ayon sa mga pangangailangan ng departamento.

X. IBA PANG MGA RECORD NG EMPLEYADO – MAINTENANCE, ACCESS TRANSMITTAL, RETENTION, AT DESTRUCTION

A. ADMINISTRATIVE FILES

Kahulugan ng Administrative Files

Ang Administrative Files ay isang set ng mga file na hiwalay sa OEPF, na inayos ayon sa mga pangangailangan ng departamento, na naglalaman ng mga talaan na may kaugnayan sa trabaho ng isang empleyado na hindi pinananatili sa OEPF.

Mga Alituntunin sa Pag-access, Pagpapanatili, Pagpapanatili, Pagpapadala, at Pagkasira ng Administrative Files

PERMANENT:

kasama ang pitong (7) taon pagkatapos ng huling paghihiwalay at pagkatapos ay sirain maliban kung kinakailangan ng Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng mga Rekord ng departamento.

Ang mga dokumento sa file ay pinananatili nang walang hanggan.

3. Mga Uri ng Administrative Files
a. Mga Reklamo, Imbestigasyon at Resolusyon sa Diskriminasyon

Access:

Pagpapadala: Pagpapanatili/Pagsira:

b. Mga hinaing

Access:
Pagpapadala: Pagpapanatili/Pagsira:

Kumpidensyal. Palaging kumunsulta sa Abugado ng Lungsod bago payagan ang pag-access sa impormasyong ito.

Hindi ipinadala.

Nawasak ng pitong (7) taon pagkatapos ng huling paghihiwalay sa Lungsod at County kung walang paglilitis o pagrepaso ng ahensya ng regulasyon na nakabinbin maliban kung kinakailangan ng Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng mga Rekord ng departamento.

Kumpidensyal. Hindi ipinadala.

c. Mga ulat sa pagsisiyasat sa background at mga resulta ng mga pagsusuri sa polygraph (kabilang ang mga kumpidensyal na pahayag ng mga nakaraang employer)

Access: Kumpidensyal. Pinapayagan ang pag-access sa pamamahala na may wastong dahilan ng negosyo

lamang. Hindi available ang access sa isang empleyado o kinatawan.

Pagpapadala:

Pagpapanatili/Pagsira:

Ipinadala nang kumpidensyal sa Opisyal ng Tauhan ng Kagawaran, maliban sa kaganapan ng isang opisyal ng kapayapaan na lumipat sa isang posisyon na hindi opisyal ng kapayapaan.

d. Mga rekord ng kriminal (maliban sa mga boluntaryong ibinigay sa pamamagitan ng aplikasyon sa pagtatrabaho)

Access: Transmittal:

Pagpapanatili/Pagsira:

e. Mga rekord ng medikal, kabilang ang:

Kumpidensyal.

Ipinadala nang kumpidensyal sa Opisyal ng Tauhan ng Kagawaran, maliban sa kaganapan ng isang opisyal ng kapayapaan na lumipat sa isang posisyon na hindi opisyal ng kapayapaan.

 Mga rekord ng medikal na pagsusuri bago ang trabaho;

 Fitness for duty medical records (kung ang isang empleyado ay winakasan/na-dismiss bilang resulta ng pagiging angkop para sa tungkuling medikal na eksaminasyon, ang pagwawakas/pagtanggal ng aksyon ay ilalagay sa file, ngunit ang medikal na ulat ay hindi ilalagay);

 Mga dokumento ng sakuna na sakit;

 Resulta ng Psychological Testing;

 Mga kahilingan para sa makatwirang akomodasyon alinsunod sa mga talaang medikal ng ADA o Fair Employment Housing Act;

 Iba pang mga medikal na rekord na nauugnay sa mga kahilingan sa bakasyon sa ilalim ng Family and Medical Leave Act (FMLA) ng 1993 at/o California Family Rights Act (CFRA) at iba pang naaangkop na batas.

Access: Transmittal:

Pagpapanatili/Pagsira:

Kumpidensyal.

Ipinadala nang kumpidensyal sa Opisyal ng Tauhan ng Kagawaran.

f. Mga recruitment file, kabilang ang mga aplikasyon at resume ng mga aplikante

Access:
Pagpapadala: Pagpapanatili/Pagsira:

Kumpidensyal. Hindi ipinadala.

Nawasak pagkatapos ng tatlong (3) taon kung walang paglilitis o pagrepaso ng regulatory agency na nakabinbin maliban kung kinakailangan ng Departmental Record Retention and Destruction Policy.

g. Mga pahayag ng Conflict of Interest

Access:
Pagpapadala: Pagpapanatili/Pagsira:

Pampublikong Rekord. Hindi ipinadala.

Nawasak pitong (7) taon pagkatapos ng petsa ng paghahain kung walang paglilitis o pagrepaso ng ahensya ng regulasyon na nakabinbin maliban kung kinakailangan ng Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng mga Rekord ng departamento. Alinsunod sa batas ng Estado. Form 700 na itatago sa loob ng pitong (7) taon.

h. Mga Reklamo sa Hindi Makatarungang Kasanayan sa Paggawa o mga hindi pagkakaunawaan sa kontrata

Access: Kumpidensyal.

Pagpapadala: Pagpapanatili/Pagsira:

Hindi ipinadala.

Nawasak ng sampung (10) taon pagkatapos ng petsa ng resolusyon kung walang paglilitis o pagsusuri ng ahensya ng regulasyon na nakabinbin maliban kung kinakailangan ng Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng mga Rekord ng departamento.

i. Mga selyadong dokumento (hal., talaan na selyado ng CBA)

Access:

Pagpapadala:

Pagpapanatili/Pagsira:

Kumpidensyal. Ibinibigay ang access kung saan kinakailangan sa pamamagitan ng subpoena o bilang tugon sa isang kahilingang administratibo o panghukuman.

Ipinadala sa selyadong anyo sa Opisyal ng Tauhan ng Kagawaran.

j. Mga talaan ng Kabayaran sa mga Manggagawa

Access:
Pagpapadala: Pagpapanatili/Pagsira:

Kumpidensyal. Ipinadala.

Nawasak pagkatapos ng tagal ng trabaho kasama ang pitong (7) taon pagkatapos ng huling paghihiwalay kung walang paglilitis o pagrepaso ng ahensya ng regulasyon na nakabinbin maliban kung kinakailangan ng Patakaran sa Pagpapanatili at Pagsira ng mga Rekord ng departamento. Ang mga ulat ng aksidente at pinsala ay pinanatili at nawasak pagkatapos ng limang (5) taon.

B. FILE NG SUPERBISOR

May mga sitwasyon kung ang isang hiwalay, hindi opisyal na file ng superbisor ay angkop. Ang mga sitwasyong ito ay nangyayari kapag ang isang superbisor ay kailangang gumawa ng mga notasyon o anecdotal na obserbasyon tungkol sa mga empleyadong kanyang pinangangasiwaan.

Ang mga nakabinbin o hindi nalutas na mga usapin sa pagdidisiplina ay dapat itago sa File ng Superbisor.

Ang nakasulat na materyal na nasa Pangalawang Supervisor's File ay hindi dapat panatilihin nang mas matagal kaysa kinakailangan. Sa pangkalahatan, ang naturang dokumentasyon ay dapat isama sa susunod na pagsusuri ng pagganap ng empleyado.

Ang mga File ng Superbisor ay kumpidensyal at itinuturing na parang mga talaan ng tauhan. Hindi sila ipinadala sa isang departamento ng pagtanggap.

C. INS FORM I-9 FILE

Ang orihinal na kopya ng Immigration and Naturalization Service (INS) Form I-9 Employment Eligibility Verification, kasama ang isang photocopy ng mga verification document ay inilalagay sa OEPF. Ang isang photocopy ng Form I-9 ay dapat panatilihin sa isang hiwalay na file (“I-9”). Ang mga kopya ng Form I-9 ay dapat isampa ayon sa alpabeto sa file na ito. Ang file na ito ay magpapadali sa pagrepaso ng dokumentasyon kung kinakailangan ito ng INS sa ibang araw. Ang mga indibidwal na Form I-9 sa I-9 File ay pinananatili sa loob ng tatlong (3) taon o isang (1) taon pagkatapos ng petsa ng paghihiwalay ng empleyado alinman ang mas mahaba. Dapat i-photocopy ng isang tatanggap na departamento ang Form I-9 mula sa mga rekord ng tauhan na ipinadala at ilagay ang photocopy sa I-9 File nito. Tingnan ang Manwal ng Patakaran at Pamamaraan ng mga Tauhan ng Departamento ng Human Resources, Mga Paghirang, para sa masusing pagtalakay sa Form I-9.

FILE NG MGA RECORDS SA BAYAD NG EMPLEYADO

Tingnan ang Seksyon VI para sa talakayan ng Employee Pay Records File. Ang Employee Pay Records File ay pinananatili sa departamento para sa panahon at napapailalim sa mga kinakailangan na inireseta ng Administrative Code ng San Francisco. Ang Employee Pay Records ay hindi ipinapadala sa ibang departamento. Sa pangkalahatan, ang mga rekord ng suweldo ng empleyado ay pampublikong rekord; gayunpaman, palaging kumunsulta sa Abugado ng Lungsod bago payagan ang pag-access sa rekord ng suweldo ng isang empleyado maliban sa mismong empleyado.

FILE NG MGA DATING EMPLEYADO

Ito ay isang file o mga file na naglalaman ng alinman sa orihinal o isang photocopy ng Employment History Form (EHS) ng mga empleyado na lumipat sa ibang departamento o umalis sa serbisyo ng Lungsod at County at ang OEPF ay nawasak. Sa kaso ng mga dating empleyado na lumipat sa ibang departamento, ang Copy B ng Employee Personnel Records Transmittal Receipt ay kalakip sa EHS. Ang file na ito ay ang permanenteng, walang hanggang rekord ng departamento ng mga dating empleyado. Ang file na ito ng isang dating empleyado ay kumpidensyal at napapailalim sa pag-access at iba pang mga paghihigpit na naaangkop sa mga talaan ng mga tauhan ng empleyado.

TEKSTO NG MGA PROVISYON NG CBA NA KAUGNAY SA MGA TALAAN NG MGA TAUHAN NG EMPLEYADO

Ang Collective Bargaining Agreement (CBA) sa pagitan ng Lungsod at County ng San Francisco at iba't ibang organisasyon ng empleyado ay naglalaman ng mga probisyon na nauugnay sa mga nilalaman ng mga file ng tauhan ng empleyado, mga karapatan ng empleyado sa pag-access at ang disposisyon ng materyal tungkol sa mga aksyong pandisiplina. Dapat pangasiwaan ng mga kagawaran ang mga rekord ng tauhan ng empleyado na hawak nila sa paraang naaayon sa mga kinakailangan ng naaangkop na CBA, kung mayroon man. Maaaring tawagan ng mga kagawaran ang Employee Relations Division (ERD) o ang Civil Service Commission (CSC) upang matukoy kung aling mga klase ang kinakatawan ng iba't ibang organisasyon ng empleyado. Tawagan ang ERD, kung may mga katanungan na may kaugnayan sa pangangasiwa o aplikasyon ng mga probisyon ng CBA.

Appendix A A1 Na-update noong Mayo 7, 2007

LUNGSOD AT COUNTY NG SAN FRANCISCO CIVIL SERVICE COMMISSION

GRAPHIC DEPICTION NG OPISYAL NA EMPLOYEE PERSONNEL FILE SARADO NA FILE:

TOP TAB:

1/3 Cut Tab

SIDE TAB:

OPEN FILE:

Gilid 2

Gilid 5

Seksyon C

Buong Tab

Gilid 1

Gilid 3

Gilid 4

Gilid 6

Seksyon A

Seksyon B

Appendix B

Na-update noong Mayo 7, 2007

LUNGSOD AT COUNTY NG SAN FRANCISCO CIVIL SERVICE COMMISSION

OPISYAL NA EMPLOYEE PERSONNEL FILE COVER LABEL

Paglalarawan ng Cover Label

Ang Opisyal na Employee Personnel File Cover Label ay self-adhesive, humigit-kumulang 3 1⁄2“ x 5” ang laki at naka-print bilang sumusunod na “City and County of San Francisco Official Employee Personnel File” na nakapatong sa isang selyo ng Lungsod at County ng San Francisco at minarkahan ng “Kumpidensyal”.

Halimbawang Cover Label:

Pagpoposisyon ng Label:

Ang tatak ng pabalat ay dapat ilagay sa harap na pabalat ng Opisyal na Employee Personnel File Folder sa gitna ng dalawang-katlo sa itaas ng harapang pabalat.

Lungsod at County ng San Francisco

Opisyal na File ng Tauhan ng Empleyado

OEPF I-88 (5/07)

Kumpidensyal

Appendix C C1 Na-update noong Mayo 7, 2007

LUNGSOD AT COUNTY NG SAN FRANCISCO CIVIL SERVICE COMMISSION

SARADO NA FILE:

TOP TAB: #OEPF-1

1/3 Cut Tab

SIDE TAB: #OEPF-2

Buong Tab

FILE FOLDER TAB LABELS

Impormasyon sa Label ng Tab
Ang impormasyon sa Tab Label ay dapat mai-type ng mga sumusunod:

a. Unang Linya: Apelyido at suffix (Jr., Sr., MD, Ph.D., atbp.), kuwit, espasyo, unang pangalan, espasyo, gitnang inisyal na sinusundan ng tuldok.

b. Ikalawang Linya: Social Security Number (SSN) ng empleyado.

Mga Halimbawang Label: a.

Geary, MD, Arguello J. SSN 999-99-9999

Appendix D

D1 Na-update noong Mayo 7, 2007

Valencia, Octavia C. SSN 999-99-9999

Funston, Jr., Palou SSN 999-99-9999

Van Ness, Pacheco Z. SSN 999-99-9999

De Haro-Jones, Yukon SSN 999-99-9999

LUNGSOD AT COUNTY NG SAN FRANCISCO

BUOD NG KASAYSAYAN NG TRABAHO KOMISYON SA PAGLILINGKOD SIBIL

EMPLEYADO (Apelyido, Pangalan, MI) PANGKALAHATANG IMPORMASYON

Social Security #

CDL #

Petsa ng Kapanganakan

Kasanayan sa Bilingual

Pahina ng Kasarian M o F Etnisidad

Petsa ng Pagbabago

Address

lungsod

Estado

Zip Code

Numero ng Telepono (Tahanan)

Petsa ng pagsisimula ng trabaho Class No

Listahan ng Katayuan/Ranggo

DHR Req. #

Petsa ng Sertipikasyon (kung naaangkop)

Dept. #

Dibisyon / lugar ng trabaho

Pangungusap Petsa/Uri ng Paghihiwalay

EMERGENCY CONTACT IMPORMASYON

Petsa ng pagbabago ng Pangalan

Address

lungsod

Estado

Zip Code

Numero ng Telepono Gawaing Bahay

OEPF 1-80 (5/07)

Gilid 1

Appendix E

BUOD NG KASAYSAYAN NG EMPLOYMENT

KOMISYON SA SERBISYONG SIBIL

MGA KOMENDASYON, MGA GAWAD NG MERIT, ETC. Petsa ng Paggawad ni

Dahilan

RECORD NG PAGSASANAY
Petsa na Ibinigay ni

Pamagat ng Coursework/Workshop

DISIPLINARY RECORD

(mga) petsa

Aksyon

Dahilan

OEPF 1-80 (5/07)

Gilid 2

EMPLOYEE PERSONNEL RECORDS REGISTER OF ACCESS AT MGA KOPYA NA IBINIGAY

Pangalan ng Empleyado:

(Print) Huling Unang MI

IBINIGAY ANG MGA KOPYA?
PANGALAN NG TAONG NAG-A-ACCES NG FOLDER DATE KUNG OO, IBINIGAY ANG MGA DOKUMENTONG LISTAHAN

BAYAD $

DEPT. MGA INISYAL

Ang form na ito ay pinananatili sa Opisyal na File ng Tauhan ng Empleyado (Seksyon A, Gilid 1) o sa isang kilalang lokasyon sa isang umiiral na file ng tauhan.

OEPF 1-82 (5/07)

Appendix F F1 Na-update noong Mayo 7, 2007

LUNGSOD AT COUNTY NG SAN FRANCISCO CIVIL SERVICE COMMISSION

SEKSYON I
Para sa: Departamento ng Pagtanggap

Pangalan
Pamagat na Address ng Departamento

NAGTATALA NG RESIBO NG TRANSMITTAL ANG EMPLOYEE PERSONNEL

Mula sa: Naglalabas ng Pangalan ng Departamento
Pamagat
Kagawaran

Address

Makipag-ugnayan sa Telepono No.

Kalakip para sa pagsasama-sama sa isang Opisyal na Employee Personnel File (OPEF) ay ang umiiral na file ng tauhan ng empleyado ng OEPF ng sumusunod na empleyado na humiwalay kamakailan sa departamentong ito para sa trabaho sa iyong departamento.

Petsa ng Pagpapadala

Pangalan ng Empleyado

SEKSYON II
Talaan ng Pagtanggap ng Mga Talaan ng Tauhan ng Empleyado

Ang mga rekord ng tauhan ng empleyado ng empleyado na nakalista sa itaas ay natanggap ng:

Paraan ng Pagpapadala
Class No. & Title sa Dating Departamento

Release Department:
1. Maghanda sa triplicate.
2. Kumpletuhin ang Seksyon I.
3. Tukuyin kung kopyahin ang A, B o C sa ibaba. 4. Magpadala ng mga kopyang A at B sa bagong departamento. 5. Hawakan ang kopya C sa suspense folder.

6. Kapag ibinalik ang kopya B, mag-file sa “Dating Employee File” na kalakip sa kopya ng departamento ng “Buod ng Kasaysayan ng Trabaho.”

Lagda
Pangalan (Print)
Kagawaran
Petsa 2.

OEPF 1-84 (5/07)

7. Itapon ang kopya C Receiving Department:

Kumpletuhin ang Seksyon II ng mga kopyang A at B. Ibalik ang kopya B sa dating departamento. File copy A sa OEPF, Section A, Side 1.

3.
Ipahiwatig ang kopya sa pamamagitan ng pagmamarka.

Kopyahin A Kopyahin B Kopyahin C

Appendix G G1 Na-update noong Mayo 7, 2007

LUNGSOD AT COUNTY NG SAN FRANCISCO CIVIL SERVICE COMMISSION

PAGLALAHAT AT ACCESS AUTHORIZATION AND RELEASE I. DISCLOSURE AUTHORIZATION AND RELEASE

Sa pamamagitan nito, pinahihintulutan ko ang sinumang dating tagapag-empleyo, mga empleyado at kinatawan nito, o sinumang tao na nakalista bilang isang sanggunian na magbigay ng anuman at lahat ng impormasyong sa tingin nila ay naaangkop tungkol sa aking pagtatrabaho at pagganap sa trabaho sa Lungsod at County ng San Francisco, at alinman sa mga empleyado, mga kinatawan nito. , at mga ahente. Ang impormasyong ito ay maaaring ibigay sa salita man o nakasulat. Bilang karagdagan sa pagpapahintulot sa pagpapalabas ng anumang impormasyon tungkol sa aking pagtatrabaho, ganap kong isinusuko ang anumang mga karapatan o paghahabol na mayroon o maaaring mayroon ako laban sa sinumang dating employer, mga empleyado at kinatawan nito, o sinumang taong nakalista bilang isang sanggunian, at inilalabas ang sinumang dating employer, mga empleyado at kinatawan nito, dating institusyong pang-edukasyon, o sinumang tao na nakalista bilang sanggunian mula sa anuman at lahat ng pananagutan, paghahabol, o pinsala na maaaring direkta o hindi direktang magresulta mula sa paggamit, pagsisiwalat, o pagpapalabas ng naturang impormasyon ng sinumang tao o partido, kung ang naturang impormasyon ay pabor o hindi pabor sa akin.

Petsa ng Lagda ng Aplikante/Empleyado (I-print o I-type ang pangalan ng indibidwal)

II. ACCESS AUTHORIZATION

Sa pamamagitan nito, pinahihintulutan kong magkaroon ng access at suriin ang alinman sa aking mga rekord ng tauhan ng empleyado sa (kagawaran)

Petsa ng Lagda ng Empleyado

(I-print o i-type ang pangalan ng indibidwal)

OEPF 1-86 (5/07)
Appendix H H1

Na-update noong Mayo 7, 2007

LUNGSOD AT COUNTY NG SAN FRANCISCO CIVIL SERVICE COMMISSION

MGA GABAY SA PAG-VERIFICATION NG TRABAHO

Ang mga desisyon sa pagtatrabaho ay kadalasang nangangailangan na ang mga tagapamahala ay kumuha ng impormasyon tungkol sa nakaraang pagganap sa trabaho. Sa pagsisikap na magkaroon ng mas pare-parehong kasanayan sa buong lungsod patungkol sa mga pagpapatunay ng trabaho, ang mga sumusunod na alituntunin ay iminumungkahi para gamitin sa pagkuha o pagbibigay ng impormasyon tungkol sa pagtatrabaho ng mga prospective, kasalukuyan o dating empleyado.

Ang mga alituntuning ito ay sinuri ng City Attorney's Office at ibinigay para sa mga departamento bilang modelo lamang. Ang mga seksyon ng California Labor Code ay kasama sa pahina I3 (Appendix I) para sa iyong impormasyon.

PAGKUHA NG IMPORMASYON SA TRABAHO TUNGKOL SA ISANG TAO NA HINDI KASALUKUYANG NAG-TRABAHO NG LUNGSOD AT COUNTY NG SAN FRANCISCO:

PAGBIBIGAY IMPORMASYON SA TRABAHO TUNGKOL SA KASALUKUYANG O DATING EMPLEYADO NG LUNGSOD SA MGA AHENSYA NG HINDI LUNGSOD AT COUNTY NG SAN FRANCISCO:

1. Maliban sa mga pagkakataon na ang isang empleyado ay nag-awtorisa sa pagsulat ng pagpapalabas ng impormasyon at naglalabas ng departamento ng Lungsod at mga empleyado nito mula sa anuman at lahat ng pananagutan, ibigay lamang ang sumusunod na impormasyon bilang tugon sa mga katanungan tungkol sa kasalukuyan o dating mga empleyado:

Appendix I

I1 Na-update noong Mayo 7, 2007

Klase/code at titulo ng trabaho ng empleyado. Mga petsa ng pagtatrabaho.

LUNGSOD AT COUNTY NG SAN FRANCISCO CIVIL SERVICE COMMISSION

c. Salary/Wage Range ng klasipikasyon ng empleyado. d. Katayuan ng Trabaho, ibig sabihin, permanente, pansamantala.

2. Atasan na ang lahat ng kahilingan sa sanggunian sa pagtatrabaho ay isumite nang nakasulat, na may pahintulot mula sa empleyado na naglalabas ng impormasyon at ang departamento ng Lungsod at mga empleyado nito mula sa anuman at lahat ng pananagutan (Tingnan ang Appendix H). Sa mga kaso kung saan ang empleyado ay nagtrabaho para sa higit sa isang departamento ng Lungsod, isang hiwalay na kahilingan ang dapat ipadala ng nagtatanong na ahensya sa bawat departamento.

C. PAGKUHA NG IMPORMASYON SA TRABAHO TUNGKOL SA KASALUKUYANG MGA EMPLEYADO NG LUNGSOD MULA SA MGA AHENSYA NG LUNGSOD AT COUNTY

Para sa layunin ng pagpapatunay ng trabaho, ang Lungsod at County ng San Francisco ay isang employer. Ang impormasyon tungkol sa kasaysayan ng trabaho at pagganap ng trabaho ng empleyado ay maaaring ipaalam sa pagitan ng mga departamento para sa wastong mga kadahilanang pangnegosyo sa mga kinatawan ng tauhan, mga pinuno ng departamento at mga superbisor.

Appendix I I2 Na-update noong Mayo 7, 2007

LUNGSOD AT COUNTY NG SAN FRANCISCO CIVIL SERVICE COMMISSION

IMPORMASYON MULA SA CALIFORNIA STATE LABOR CODE

Ang mga sumusunod na seksyon ng Kodigo sa Paggawa ng California ay naglalarawan ng mga parusa na maaaring makuha kung lalabag.

§ 1050. Pagtatangkang Pigilan ang Muling Trabaho – Misdemeanor

Sinumang tao, o ahente o opisyal nito, na, pagkatapos na paalisin ang isang empleyado mula sa serbisyo ng naturang tao o pagkatapos kusang umalis ang isang empleyado sa naturang serbisyo, sa pamamagitan ng anumang maling representasyon ay humahadlang o nagtangkang pigilan ang dating empleyado na makakuha ng trabaho, ay nagkasala ng misdemeanor.

§ 1052. Mga Paglabag – Misdemeanor

Ang sinumang tao, na sadyang nagsasanhi, nagdurusa, o nagpapahintulot sa isang ahente, superintendente, tagapamahala, o empleyado sa kanyang pinagtatrabahuhan na gumawa ng paglabag sa Mga Seksyon 1050 at 1051, o nabigong gawin ang lahat ng makatwirang hakbang sa loob ng kanyang kapangyarihan upang maiwasan ang naturang paglabag ay nagkasala ng isang misdemeanor.

§ 1054. Pananagutang Sibil

Bilang karagdagan sa at bukod sa ibinigay na parusang kriminal, sinumang tao o ahente o opisyal nito, na lumalabag sa anumang mga probisyon ng Mga Seksyon 1050 hanggang 1052, kasama, ay mananagot sa partidong naagrabyado, sa isang aksyong sibil, para sa tatlong beses na pinsala. Ang nasabing aksyong sibil ay maaaring dalhin ng naturang taong naagrabyado o kanyang mga nakatalaga, o mga kahalili sa interes, nang hindi muna nagtatatag ng anumang kriminal na pananagutan sa ilalim ng artikulong ito.

I-print na bersyon

CSC Policy on Citywide Employee Personnel Records Guidelines

Patakaran sa Mga Alituntunin sa Mga Talaan ng Tauhan ng Empleyado sa Buong Lungsod (Komisyon sa Serbisyo Sibil)

I. AWTORIDAD PARA AT EFFECTIVE DATE NG MGA GUIDELINES

II. LAYUNIN, ADMINISTRASYON AT APPLICATION OF GUIDELINES

III. TALASALITAAN AT MGA DAGDAG

IV. COLLECTIVE BARGAINING AGREEMENT

V. OPISYAL NA EMPLOYEE PERSONNEL FILE AT EMPLOYEE PERSONNEL RECORDS FORM MGA INIHINTAY NA GUIDELINES

VI. NILALAMAN NG EMPLOYEE PERSONNEL FILES

VII. ACCESS SA MGA RECORD NG MGA TAUHAN NG EMPLEYADO AT PAGLALAHAT NG IMPORMASYON

VIII. MAINTENANCE NG EMPLOYEE PERSONNEL RECORD

IX. TRANSMITTAL, RETENTION AND DESTRUCTION OF EMPLOYEE PERSONNEL RECORD

X. IBA PANG MGA RECORD NG EMPLEYADO – MAINTENANCE, ACCESS TRANSMITTAL, RETENTION, AT DESTRUCTION

Appendix A A1 Na-update noong Mayo 7, 2007

Appendix B

Appendix C C1 Na-update noong Mayo 7, 2007

Appendix D

Appendix E

Appendix F F1 Na-update noong Mayo 7, 2007

Appendix G G1 Na-update noong Mayo 7, 2007

OEPF 1-86 (5/07) Appendix H H1

Appendix I

I-print na bersyon

OEPF 1-86 (5/07)
Appendix H H1