Ủy ban Công vụ đã thành lập Cố vấn Công vụ để tăng cường cung cấp thông tin về các vấn đề và chính sách quan trọng về việc làm ảnh hưởng đến hệ thống công trạng của Thành phố và Quận của San Francisco.

PHÂN LOẠI – THỦ TỤC

Tài liệu cố vấn này được xuất bản là tài liệu thứ hai trong loạt ba tài liệu cố vấn về dịch vụ dân sự về phân loại, tình trạng và trợ cấp tình trạng, tập trung vào thời điểm diễn ra các hành động phân loại, quy trình chung và trách nhiệm của người đứng đầu phòng ban.

Như đã nêu trước đó trong Cố vấn dịch vụ dân sự số 27/2006 Hiến chương San Francisco Điều X nêu rõ trách nhiệm của Ủy ban dịch vụ dân sự và Giám đốc nguồn nhân lực: Ủy ban dịch vụ dân sự có trách nhiệm thiết lập Quy tắc và giải quyết các khiếu nại về phân loại, tình trạng và quyền tình trạng. Giám đốc nguồn nhân lực, tùy thuộc vào việc khiếu nại lên Ủy ban dịch vụ dân sự, có nhiệm vụ và thẩm quyền thiết lập hệ thống phân loại công việc và phân bổ từng vị trí vào một hạng công việc dựa trên cấp độ, phạm vi và loại nhiệm vụ được giao. Giám đốc nguồn nhân lực cũng được ủy quyền tạo ra các hạng mới, bãi bỏ, hợp nhất hoặc sửa đổi các hạng hiện có.

Quy định của Ủy ban Dịch vụ Dân sự nêu rõ rằng Giám đốc Nguồn nhân lực sẽ phân tích các vị trí và/hoặc phân loại bất cứ khi nào Giám đốc Nguồn nhân lực cho là cần thiết. Theo yêu cầu của Giám đốc Nguồn nhân lực, người đứng đầu phòng ban được yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm hoặc phân công công việc của các vị trí thuộc thẩm quyền của người đứng đầu phòng ban. Người đứng đầu phòng ban cũng được yêu cầu thông báo kịp thời cho Bộ Nguồn nhân lực về những thay đổi đáng kể trong nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc phân công công việc của các vị trí.

Hoạt động phân loại diễn ra khi nào?

Hoạt động phân loại thường xảy ra khi có: 

1) vị trí mới được lập ngân sách hoặc thay thế trong chu kỳ ngân sách thông thường hoặc yêu cầu ngân sách bổ sung;

2) cần kiểm toán các vị trí hiện có hoặc phân bổ các vị trí đã được trao đổi tạm thời (TX'd);

3) yêu cầu trưng dụng không thường xuyên;

4) phân loại đang được xem xét để hợp nhất, bãi bỏ hoặc sửa đổi;

5) tổ chức lại một khoa hoặc một bộ phận của khoa;

6) yêu cầu từ người lao động hoặc tổ chức lao động về việc kiểm toán công việc; và,

7) với điều kiện là theo đánh giá của Giám đốc Nhân sự, việc phân tích công việc là cần thiết.

Thủ tục

Để duy trì một kế hoạch phân loại nhất quán, đáng tin cậy, công bằng và có thể bảo vệ được, Bộ Nguồn nhân lực đã thiết lập các quy trình để xác định và ghi chép lại việc phân loại các vị trí một cách nhất quán.

Bản câu hỏi phân tích công việc (JAQ) là yêu cầu bắt buộc trong bước đầu tiên của quy trình và bao gồm mô tả chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm cũng như kiến thức, kỹ năng và khả năng thực hiện chúng, mối quan hệ của vị trí với tổ chức của phòng ban và cấp độ thẩm quyền của vị trí đó.  

Bản câu hỏi phân tích công việc được trưởng phòng phê duyệt và nộp cho Phòng Nhân sự kèm theo bản sao sơ đồ tổ chức và bất kỳ thông tin liên quan nào khác cần thiết để phân loại vị trí hoặc các vị trí.

Bộ phận Nguồn nhân lực tiến hành phân tích và lập tài liệu về các chức năng công việc thiết yếu và Kiến thức, Kỹ năng và Năng lực (KSA), phân bổ vị trí cho một lớp, chuẩn bị các thông số kỹ thuật lớp mới hoặc sửa đổi hiện có, đánh giá các mối quan hệ trong kế hoạch lương và chỉ định ứng dụng Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA). Điều quan trọng cần lưu ý là Bộ phận Nguồn nhân lực đưa ra quyết định phân loại dựa trên mức độ công việc, không phải khối lượng công việc và nhiệm vụ của vị trí chứ không phải hiệu suất của nhân viên trong vị trí đó.

Theo sự cho phép của Giám đốc Nhân sự, Biểu mẫu Phân loại Nhanh có thể được nộp thay cho Bản câu hỏi Phân tích Công việc đối với các vị trí đầu vào, cấp độ hành trình và giám sát là thông lệ và đặc trưng cho hoạt động bình thường của bộ phận. Do người đứng đầu bộ phận hoặc người được chỉ định chuẩn bị, Biểu mẫu Phân loại Nhanh bao gồm một tuyên bố ngắn gọn về nhiệm vụ và trách nhiệm của các vị trí, mối quan hệ báo cáo, địa điểm, thông tin liên lạc, thẩm quyền ngân sách và các thông tin liên quan khác. Nếu được coi là cần thiết cho phân tích phân loại, Bộ Nhân sự cũng có thể yêu cầu thông tin bổ sung bao gồm sơ đồ tổ chức, làm rõ thêm về nhiệm vụ, tài trợ và các tài liệu khác.