Ủy ban Công vụ đã thành lập Cố vấn Công vụ để tăng cường cung cấp thông tin về các vấn đề và chính sách quan trọng về việc làm ảnh hưởng đến hệ thống công trạng của Thành phố và Quận của San Francisco.

Phân loại và hành động ngân sách

Tài liệu cố vấn này được xuất bản là tài liệu thứ ba trong loạt ba tài liệu cố vấn về dịch vụ dân sự về phân loại, tình trạng và trợ cấp tình trạng, tập trung vào sự khác biệt giữa các hành động ngân sách do một bộ phận tạo ra và việc quản lý kế hoạch phân loại.

Trách nhiệm của Giám đốc Nhân sự trong kế hoạch phân loại khác với trách nhiệm của người đứng đầu phòng ban trong việc quản lý phòng ban. Trách nhiệm của người đứng đầu phòng ban thường được nêu trong Bộ luật Hành chính Mục 2A.30.

Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý phòng và hoạt động như “cán bộ bổ nhiệm” theo chế độ công vụ để bổ nhiệm, kỷ luật và bãi nhiệm theo thẩm quyền. Trưởng phòng có thể đề xuất việc tạo ra các vị trí theo các điều khoản của Hiến chương và giảm biên chế trong phạm vi thẩm quyền của mình để phù hợp với công việc cần thiết nhằm thực hiện nhiệm vụ của phòng mà mình chịu trách nhiệm.

Trưởng phòng có thể tổ chức lại cơ cấu hiện tại của phòng để giải quyết vấn đề về mức tài trợ, doanh thu dự kiến, phạm vi công việc và sự kết hợp kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của phòng. Khi làm như vậy, trưởng phòng có thể đề xuất những thay đổi về ngân sách bao gồm xóa một số vị trí trong một lớp và tạo ra các vị trí mới trong một lớp khác. Công việc thường do một vị trí trong một lớp thực hiện có thể được phân bổ cho một số vị trí trong các lớp khác khi các nhiệm vụ phù hợp với cấp độ và phạm vi trách nhiệm. Trưởng phòng cũng có thể tạm thời phân công một nhân viên ngoài nhiệm vụ lớp với điều kiện nhiệm vụ đó mang tính chất ngắn hạn và không được sử dụng thay cho quy trình tuyển dụng theo hệ thống thành tích của công chức.

Ngân sách của phòng ban bao gồm cả việc tài trợ cho các vị trí mới do người đứng đầu phòng ban đề xuất cũng phải được Thị trưởng và Hội đồng giám sát chấp thuận. Người đứng đầu phòng ban không được phép bổ nhiệm các vị trí trong phân loại được đề xuất mà không có sự chấp thuận của Giám đốc nhân sự.

Phân biệt giữa hành động ngân sách và hành động phân loại

Hành động “ngân sách” áp dụng cho việc tổ chức kế hoạch biên chế hoặc tổ chức lại công việc của một phòng ban theo thẩm quyền của người đứng đầu phòng ban. Hành động “phân loại” áp dụng cho việc duy trì kế hoạch phân loại theo thẩm quyền của Giám đốc Nhân sự. Nhìn chung, hành động ngân sách chỉ áp dụng cho các vị trí trong lớp trong phòng ban và không phải là sửa đổi đối với kế hoạch phân loại; do đó, việc cấp trạng thái không áp dụng cho vị trí mới được lập ngân sách.

Hành động ngân sách – Ví dụ

Trưởng phòng quyết định cần có sự kết hợp kỹ năng khác nhau để đáp ứng các yêu cầu nhiệm vụ của phòng. Thay vì 3 vị trí trong Lớp A và 2 vị trí trong Lớp B, trưởng phòng đề xuất thay đổi ngân sách thành 1 vị trí trong Lớp A, 3 vị trí trong Lớp B và 1 vị trí trong Lớp C.

Bộ phận Nguồn nhân lực xem xét các bảng câu hỏi phân tích công việc hoặc yêu cầu phân loại rõ ràng và xác định xem công việc có thể được thực hiện bởi lớp được yêu cầu hay không; liệu có phù hợp hơn để tạo một lớp mới hay không; đề xuất các lựa chọn khác; hoặc từ chối yêu cầu. Khi thích hợp, Bộ phận Nguồn nhân lực sẽ cung cấp một lá thư chấp thuận sơ bộ cho người đứng đầu bộ phận để trình lên Hội đồng Giám sát và Văn phòng Phân tích Ngân sách trong quá trình xem xét ngân sách.

Nhân viên bị ảnh hưởng và các tổ chức nhân viên được thông báo về hành động ngân sách được đề xuất bao gồm việc xóa và tạo các vị trí và tài trợ. Cuộc họp và hội ý được tiến hành khi áp dụng. Thị trưởng và Hội đồng giám sát phê duyệt ngân sách và tài trợ.

Các vị trí và lớp học được đề xuất được đăng và các tổ chức nhân viên bị ảnh hưởng được thông báo. Hành động này là cuối cùng khi không có khiếu nại hoặc kháng cáo nào được đệ trình lên Ủy ban Dịch vụ Dân sự hoặc bất kỳ khiếu nại hoặc kháng cáo nào được đệ trình đã được giải quyết. Nhân viên bị ảnh hưởng có thể thực hiện các quyền của công chức theo quy định trong Quy tắc của Ủy ban Dịch vụ Dân sự.

Hành động phân loại – Ví dụ

Giám đốc Nhân sự khi xem xét kế hoạch phân loại sẽ xác định rằng tất cả các vị trí trong sáu (6) lớp riêng biệt có thể được hợp nhất thành ba (3) lớp.

Giám đốc Nhân sự sẽ xem xét bảng câu hỏi phân tích công việc cho từng vị trí trong các nhóm bị ảnh hưởng để xác định việc phân bổ từng vị trí cho các nhóm mới và các khoản trợ cấp khi áp dụng.

Trước khi hoàn tất hành động phân loại và cấp trạng thái, hành động được đề xuất phải được đăng, thông báo cho nhân viên và tổ chức nhân viên bị ảnh hưởng và các vị trí và nguồn tài trợ được Thị trưởng và Hội đồng giám sát chấp thuận. Cuộc họp và hội ý được tiến hành khi áp dụng.

Trong trường hợp không có phản đối hoặc kháng cáo, hành động phân loại, bao gồm cả việc cấp tư cách, nếu có, sẽ trở thành hành động cuối cùng. Theo Hiến chương, hành động phân loại không được ảnh hưởng tiêu cực đến quyền công chức của người đương nhiệm giữ chức vụ trong nhóm.

Khiếu nại về quyết định của Giám đốc Nhân sự về các vấn đề phân loại bao gồm cả trợ cấp tình trạng có thể được nộp lên Ủy ban Dịch vụ Dân sự trong vòng 30 ngày kể từ ngày ra quyết định. Quyết định của Ủy ban Dịch vụ Dân sự là quyết định cuối cùng.