Mục I: Yêu cầu lưu giữ hồ sơ của người sử dụng lao động (Hướng dẫn hành chính của HCSO)

1. Tất cả người sử dụng lao động cần lưu giữ những hồ sơ nào để tuân thủ HCSO?

Người sử dụng lao động được bảo hiểm phải lưu giữ, trong thời hạn bốn năm kể từ ngày tuyển dụng của mỗi Nhân viên được bảo hiểm, các hồ sơ sau:

1. bảng lương chi tiết, theo yêu cầu của Bộ luật Lao động California Mục 226, yêu cầu những điều sau: (a) tổng tiền lương kiếm được, (b) tổng số giờ làm việc của nhân viên (trừ khi hưởng lương), (c) số lượng đơn vị lương theo sản phẩm kiếm được và bất kỳ mức lương theo sản phẩm nào áp dụng nếu nhân viên được trả lương theo sản phẩm, (d) tất cả các khoản khấu trừ, được tổng hợp, (e) tiền lương ròng đã kiếm được, (f) các ngày bao gồm của kỳ mà nhân viên được trả lương, (g) tên của nhân viên và số an sinh xã hội của người đó/bốn chữ số cuối của số an sinh xã hội của người đó hoặc số nhận dạng nhân viên khác ngoài số an sinh xã hội có thể được hiển thị trên bảng lương chi tiết, (h) tên và địa chỉ của pháp nhân là người sử dụng lao động, và (i) tất cả các mức lương theo giờ áp dụng có hiệu lực trong kỳ trả lương và số giờ làm việc tương ứng ở mỗi mức lương theo giờ của nhân viên;
2. địa chỉ, số điện thoại, ngày đầu tiên đi làm của người lao động;
3. hồ sơ về Chi phí chăm sóc sức khỏe đã thực hiện, bao gồm các tính toán về Chi phí chăm sóc sức khỏe theo yêu cầu của luật đối với mỗi Nhân viên được bảo hiểm và bằng chứng chứng minh rằng các khoản chi đó đã được thực hiện vào mỗi quý của mỗi năm;
4. tài liệu chứng minh việc miễn trừ bảo hiểm cho một nhân viên, chẳng hạn như Mẫu miễn trừ tự nguyện của nhân viên đã ký cho mỗi nhân viên mà người sử dụng lao động yêu cầu miễn trừ Yêu cầu chi tiêu của người sử dụng lao động; và
5. Người sử dụng lao động được bảo hiểm cũng phải chứng minh rằng Chi phí chăm sóc sức khỏe bắt buộc được thực hiện theo quý, trừ khi họ đáp ứng các yêu cầu về ngoại lệ đối với các kế hoạch tự tài trợ.

2. Cần có thêm hồ sơ nào nếu người sử dụng lao động chi trả Chi phí chăm sóc sức khỏe bằng cách đóng góp vào SF City Option?

Người sử dụng lao động phải giữ lại các bản sao Xác nhận thanh toán bảo hiểm y tế cho nhân viên đã cung cấp cho nhân viên.