Sección I: Requisitos de conservación de registros del empleador (Guía administrativa de HCSO)

1. ¿Qué registros deben conservar todos los empleadores para cumplir con la HCSO?

Los empleadores cubiertos deben conservar, durante un período de cuatro años a partir de las fechas de empleo de cada empleado cubierto, los siguientes registros:

1. declaraciones de pago detalladas, como lo exige la Sección 226 del Código Laboral de California, que requieren lo siguiente: (a) salario bruto ganado, (b) total de horas trabajadas por el empleado (a menos que sea asalariado), (c) el número de unidades a destajo ganadas y cualquier tarifa a destajo aplicable si al empleado se le paga a destajo, (d) todas las deducciones, agregadas, (e) salario neto ganado, (f) las fechas inclusivas del período por el cual se le paga al empleado, (g) el nombre del empleado y su número de seguro social/los últimos cuatro dígitos de su número de seguro social o un número de identificación de empleado que no sea un número de seguro social puede aparecer en la declaración detallada, (h) el nombre y la dirección de la entidad legal que es el empleador, e (i) todas las tarifas por hora aplicables vigentes durante el período de pago y el número correspondiente de horas trabajadas a cada tarifa por hora por el empleado;
2. la dirección del empleado, el número de teléfono, la fecha del primer día de trabajo;
3. registros de los gastos de atención médica realizados, incluidos los cálculos de los gastos de atención médica requeridos por la ley para cada empleado cubierto y prueba que documente que dichos gastos se realizaron cada trimestre de cada año;
4. documentación que respalde la exención de un empleado de la cobertura, como un Formulario de Renuncia Voluntaria del Empleado firmado para cada empleado para el cual el empleador reclama una exención del Requisito de Gasto del Empleador; y
5. Los empleadores cubiertos también deben demostrar que los gastos de atención médica requeridos se realizaron trimestralmente, a menos que cumplan con los requisitos de la excepción para planes autofinanciados.

2. ¿Qué registros adicionales se requieren si un empleador realiza gastos de atención médica contribuyendo a SF City Option?

El empleador debe conservar copias de las confirmaciones de pago de atención médica de los empleados proporcionadas a los empleados.