Phần D: Tính toán chi phí chăm sóc sức khỏe (Hướng dẫn hành chính của HCSO)

1. Nhà tuyển dụng được bảo hiểm phải chi bao nhiêu cho dịch vụ chăm sóc sức khỏe của Nhân viên được bảo hiểm của mình?

Chi phí chăm sóc sức khỏe tối thiểu cho mỗi Nhân viên được bảo hiểm được xác định theo quý bằng cách nhân tổng số Giờ phải trả cho nhân viên trong quý với Mức chi phí chăm sóc sức khỏe được áp dụng.

Có hai mức chi phí chăm sóc sức khỏe: một mức dành cho các nhà tuyển dụng vừa (có 20-99 người làm việc) và một mức dành cho các nhà tuyển dụng lớn (có 100 người làm việc trở lên). Các mức này tăng hàng năm.

Hai mức giá cho năm hiện tại và những năm trước như sau:

Tỷ lệ chi tiêu chăm sóc sức khỏe HCSO: 

2025
Nhà tuyển dụng vừa: 2,56 đô la/giờ
Nhà tuyển dụng lớn: 3,85 đô la/giờ

2024
Nhà tuyển dụng vừa: 2,34 đô la/giờ
Nhà tuyển dụng lớn: 3,51 đô la/giờ

2023
Nhà tuyển dụng vừa: 2,27 đô la/giờ
Nhà tuyển dụng lớn: 3,40 đô la/giờ

2022
Nhà tuyển dụng vừa: 2,20 đô la/giờ
Nhà tuyển dụng lớn: 3,30 đô la/giờ

Cập nhật ngày 30 tháng 7 năm 2024

2. Mức chi tiêu chăm sóc sức khỏe nào được áp dụng trong bối cảnh thỏa thuận tuyển dụng chung, chẳng hạn như công ty cung cấp nhân sự tạm thời?

Khi nhân viên được một khách hàng và một cơ quan khác thuê chung, chẳng hạn như trong bối cảnh của một đơn vị cung cấp nhân sự tạm thời, cho thuê, nhà tuyển dụng chuyên nghiệp hoặc một đơn vị khác phục vụ cùng một chức năng hoặc chức năng tương tự, thì tỷ lệ Chi phí chăm sóc sức khỏe áp dụng sẽ được xác định theo quy mô của đơn vị sử dụng lao động lớn hơn. (Xem câu hỏi B.12 để biết định nghĩa về “Việc làm chung.”)

Cập nhật ngày 6 tháng 1 năm 2016

3. Khi nào phải nộp Chi phí chăm sóc sức khỏe?

Chi phí chăm sóc sức khỏe phải được thực hiện mỗi quý, trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc quý trước đó. Quý đầu tiên của năm được định nghĩa là khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 3; quý thứ hai, từ ngày 1 tháng 4 đến ngày 30 tháng 6; quý thứ ba, từ ngày 1 tháng 7 đến ngày 30 tháng 9; và quý thứ tư, từ ngày 1 tháng 10 đến ngày 31 tháng 12.

4. Tôi phải tính toán Chi phí chăm sóc sức khỏe tối thiểu cho Nhân viên được bảo hiểm mới như thế nào?

Đối với Nhân viên được bảo hiểm mới, Chi phí chăm sóc sức khỏe tối thiểu theo quý được tính bằng cách nhân tổng số "Giờ phải trả" cho nhân viên đó từ ngày đầu tiên của tháng dương lịch sau 90 ngày dương lịch sau ngày làm việc đầu tiên của nhân viên đó cho đến hết quý đó.

Nhân viên có ngày làm việc đầu tiên vào ngày 15 tháng 1 năm 2013 sẽ được HCSO chi trả vào ngày 1 tháng 5 năm 2013. Do đó, Chi phí chăm sóc sức khỏe tối thiểu theo quý bắt buộc được tính bằng cách nhân tất cả Giờ làm việc phải trả cho nhân viên đó từ ngày 1 tháng 5 năm 2013 đến ngày 30 tháng 6 năm 2013.

5. Giờ làm việc được trả lương là gì?

Giờ trả lương bao gồm cả giờ mà một người được trả lương cho công việc thực hiện trong phạm vi San Francisco Và giờ mà một người có quyền được trả lương, bao gồm nhưng không giới hạn ở giờ nghỉ phép có lương, giờ nghỉ có lương và giờ nghỉ ốm có lương, nhưng không quá 172 giờ trong một tháng. “Giờ trả trong một quý” đề cập đến thời điểm thanh toán được kiếm được, chứ không phải thời điểm thực sự được trả cho nhân viên.

Lưu ý rằng Giờ phải trả là con số được sử dụng để tính toán chi phí cần thiết cho mỗi Nhân viên được bảo hiểm, nhưng “giờ làm việc” (xem Mục C Q3 ) được sử dụng để xác định xem một nhân viên có được HCSO bảo hiểm hay không.

Cập nhật ngày 6 tháng 1 năm 2016

6. Giờ làm việc của nhân viên bên ngoài San Francisco có được tính vào mục đích tính chi phí không?

Không. Theo HCSO, Giờ làm việc phải trả chỉ bao gồm những giờ mà nhân viên làm việc trong phạm vi ranh giới địa lý của Thành phố và Quận San Francisco.

Đối với Nhân viên được bảo hiểm thực hiện một số công việc bên ngoài San Francisco, Giờ được trả lương không phải là giờ thực sự làm việc (ví dụ: giờ nghỉ phép có lương, giờ nghỉ có lương và giờ nghỉ ốm có lương) sẽ được tính theo tỷ lệ.

Cập nhật ngày 6 tháng 1 năm 2016

7. Giờ làm việc phải trả có bao gồm giờ làm thêm không? Giờ làm việc phải trả được tính như thế nào đối với nhân viên được miễn luật làm thêm giờ?

Đối với những nhân viên không được miễn trừ khỏi các điều khoản về giờ làm thêm của Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng của liên bang (FLSA) và luật của California, Chi phí Chăm sóc Sức khỏe được tính dựa trên tất cả các giờ đã làm việc, bao gồm cả giờ làm thêm. Lưu ý rằng Giờ phải trả cho mỗi nhân viên được giới hạn ở mức 172 giờ mỗi tháng.

Đối với những nhân viên được miễn trừ khỏi các điều khoản về giờ làm thêm của FLSA và luật California, OLSE sẽ cho rằng Chi phí chăm sóc sức khỏe tối thiểu phải được tính toán dựa trên tuần làm việc 40 giờ, giới hạn ở mức 172 giờ mỗi tháng, trừ khi có bằng chứng cho thấy tuần làm việc thông thường của nhân viên được miễn trừ ít hơn 40 giờ. Trong trường hợp có bằng chứng cho thấy tuần làm việc thông thường của nhân viên được miễn trừ ít hơn 40 giờ, con số đó sẽ được sử dụng để tính Chi phí chăm sóc sức khỏe tối thiểu.

Cập nhật ngày 6 tháng 1 năm 2016

8. Chi phí chăm sóc sức khỏe tối thiểu có phải được tính riêng cho từng nhân viên không?

Có, tùy thuộc vào một số trường hợp ngoại lệ được mô tả dưới đây trong Câu hỏi 9 và 10. Người sử dụng lao động phải thực hiện Chi phí chăm sóc sức khỏe tối thiểu cho hoặc thay mặt cho mỗi Nhân viên được bảo hiểm. Các khoản thanh toán cho hoặc thay mặt cho một Nhân viên được bảo hiểm vượt quá Chi phí chăm sóc sức khỏe tối thiểu bắt buộc đối với nhân viên đó sẽ không được xem xét khi xác định xem người sử dụng lao động đã đáp ứng tổng Chi phí chăm sóc sức khỏe tối thiểu bắt buộc đối với tất cả nhân viên hay chưa.

Lưu ý các trường hợp ngoại lệ áp dụng cho các chương trình cung cấp phạm vi bảo hiểm thống nhất cho Nhân viên được bảo hiểm và các chương trình tự tài trợ.

9. Người sử dụng lao động cung cấp bảo hiểm thống nhất cho Nhân viên được bảo hiểm của mình xác định chi phí của mình có đạt hay vượt quá mức Chi phí chăm sóc sức khỏe tối thiểu hay không như thế nào?

Nhà tuyển dụng được bảo hiểm cung cấp phạm vi bảo hiểm chăm sóc sức khỏe thống nhất (tức là HMO hoặc PPO) cho một số hoặc tất cả Nhân viên được bảo hiểm của mình sẽ được coi là tuân thủ yêu cầu chi tiêu của HCSO đối với những nhân viên nhận được phạm vi bảo hiểm thống nhất nếu mức chi tiêu trung bình theo giờ cho mỗi nhân viên đạt hoặc vượt quá mức chi tiêu theo yêu cầu của HCSO.

Người sử dụng lao động sẽ tính tỷ lệ chi tiêu trung bình theo giờ bằng cách (a) chia tổng phí bảo hiểm hàng tháng được trả cho tất cả nhân viên được bảo hiểm theo chương trình thống nhất cho tổng số nhân viên được bảo hiểm theo chương trình đó, sau đó (b) chia số đó cho 172 giờ được trả lương ("số giờ được trả lương" cho mỗi nhân viên được giới hạn ở mức 172 giờ trong một tháng).

Người sử dụng lao động có thể lựa chọn chỉ bao gồm Nhân viên được bảo hiểm vào phép tính này hoặc bao gồm tất cả nhân viên tham gia chương trình đồng phục, với điều kiện tất cả những nhân viên đó đều nhận được cùng một sản phẩm hoặc phạm vi bảo hiểm y tế.

Tùy chọn tính trung bình chi phí bị giới hạn đối với các kế hoạch có thiết kế thống nhất, tức là các kế hoạch phải có thiết kế phúc lợi thống nhất được cung cấp cho tất cả nhân viên (yêu cầu đồng thanh toán giống nhau, mức tối đa tự trả, khoản khấu trừ, mức bảo hiểm, tiêu chí đủ điều kiện). Một nhà tuyển dụng cung cấp HMO và PPO có thể tính trung bình chi phí theo giờ cho tất cả nhân viên được HMO bảo hiểm và phải tính toán chi phí trung bình theo giờ riêng cho những người được PPO bảo hiểm. Tương tự như vậy, một nhà tuyển dụng cung cấp hai tùy chọn HMO không được tính trung bình chi phí giữa hai HMO trừ khi thiết kế phúc lợi cho cả hai HMO hoàn toàn giống nhau.

Số tiền trả cho bảo hiểm phụ thuộc có thể được tính vào Chi phí chăm sóc sức khỏe tối thiểu theo yêu cầu của HCSO. Theo đó, các khoản đóng góp cho nhân viên có người phụ thuộc có thể được tính trung bình với các khoản đóng góp cho nhân viên không có người phụ thuộc.

Nếu tỷ lệ chi tiêu của Nhà tuyển dụng được bảo hiểm không đạt hoặc vượt quá tỷ lệ chi tiêu tối thiểu do HCSO quy định, nhà tuyển dụng đó phải chi phần chênh lệch (hoặc thiếu hụt) trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc quý.

Cập nhật ngày 3 tháng 3 năm 2020

10. Người sử dụng lao động có kế hoạch tự tài trợ xác định chi phí của mình có đạt hay vượt quá mức Chi tiêu chăm sóc sức khỏe bắt buộc hay không như thế nào? 

Xin lưu ý rằng Quy định HCSO mới có hiệu lực vào ngày 29 tháng 10 năm 2017 ảnh hưởng đến cách người sử dụng lao động tính toán chi phí cho các chương trình tự bảo hiểm. Vui lòng xem Quy định tại đây . OLSE sẽ bắt đầu thực thi các yêu cầu mới cho năm dương lịch 2018.

OLSE có thể cung cấp sự rõ ràng sau đây liên quan đến ngôn ngữ của Quy tắc 5.9(b). Quy tắc nêu rằng

“Nhà tuyển dụng được bảo hiểm có thể tuân thủ HCSO bằng cách cung cấp chương trình bảo hiểm sức khỏe đồng nhất tự tài trợ hoặc tự bảo hiểm cho một số hoặc tất cả Nhân viên được bảo hiểm của mình, miễn là chương trình đó đáp ứng một trong các điều kiện sau... (b) Nhà tuyển dụng thanh toán các yêu cầu bồi thường khi chúng phát sinh và năm trướcchi tiêu trung bình theo giờ của 's đáp ứng hoặc vượt quá năm đótỷ lệ chi tiêu của người sử dụng lao động đó.” (được nhấn mạnh thêm).

OLSE giải thích Quy tắc 5.9(b) có nghĩa là một chương trình bảo hiểm y tế thống nhất tự tài trợ hoặc tự bảo hiểm có thể tuân thủ khi người sử dụng lao động thanh toán các yêu cầu bồi thường khi chúng phát sinh và chi phí trung bình theo giờ trong năm dương lịch đáp ứng hoặc vượt quá tỷ lệ chi phí trong năm dương lịch đó của người sử dụng lao động đó. 

Ví dụ, vào đầu năm 2020, khi người sử dụng lao động đánh giá chi phí cho chương trình bảo hiểm y tế năm 2019, người sử dụng lao động phải xác định xem chi phí trung bình theo giờ năm 2019 có bằng hoặc vượt quá tỷ lệ chi tiêu năm 2019 hay không.

Cập nhật ngày 19 tháng 12 năm 2019

11. Nếu phí bảo hiểm y tế mà tôi hiện đang trả cho nhân viên của mình không đạt đến mức tối thiểu mà HCSO yêu cầu thì sao?

Người sử dụng lao động phải chi trả toàn bộ chi phí theo yêu cầu của luật; do đó, nếu phí bảo hiểm hàng tháng do người sử dụng lao động trả không đáp ứng được số tiền chi tiêu tối thiểu, thì phải bù đắp khoản thiếu hụt. Người sử dụng lao động quyết định cách bù đắp khoản thiếu hụt; họ có thể thực hiện bằng cách giảm phần phí bảo hiểm của nhân viên cho chương trình hiện tại, chọn chương trình hào phóng hơn với mức phí bảo hiểm cao hơn, bổ sung cho chương trình hiện tại bằng tài khoản chi tiêu y tế hoặc hoàn trả y tế, thanh toán cho SF City Option (sau đó sẽ được sử dụng để thiết lập Tài khoản hoàn trả y tế cho Nhân viên được bảo hiểm) hoặc thực hiện các khoản chi tiêu khác đủ điều kiện là Chi phí chăm sóc sức khỏe theo HCSO.

12. Nếu phí bảo hiểm y tế, nha khoa và/hoặc thị lực mà tôi trả cho nhân viên cao hơn số tiền tối thiểu theo quy định của pháp luật thì sao?

Các Nhà tuyển dụng được bảo hiểm chi tiêu ở mức hoặc cao hơn mức Chi tiêu chăm sóc sức khỏe bắt buộc không có nghĩa vụ chi tiêu nào khác theo HCSO.

13. Nếu tôi đã trả các chế độ phúc lợi và sức khỏe cho nhân viên theo Hợp đồng tiền lương hiện hành hoặc Hợp đồng công trình công cộng hoặc Thỏa thuận thương lượng tập thể khác thì sao?

Nếu các khoản thanh toán phúc lợi y tế và phúc lợi theo yêu cầu trong hợp đồng của bạn bằng hoặc cao hơn mức chi tiêu theo yêu cầu của HCSO, bạn sẽ không có nghĩa vụ chi tiêu nào nữa theo HCSO. Tuy nhiên, việc thanh toán yêu cầu phúc lợi phụ cấp lương hiện hành bằng tiền mặt (như một phần trong tiền lương của Nhân viên được bảo hiểm hoặc theo cách khác) sẽ không đáp ứng Yêu cầu chi tiêu của Nhà tuyển dụng theo HCSO vì nhà tuyển dụng phải đảm bảo rằng Chi tiêu chăm sóc sức khỏe được chi cho Dịch vụ chăm sóc sức khỏe cho Nhân viên được bảo hiểm.

Xin lưu ý rằng bất kỳ phần nào của khoản thanh toán phúc lợi y tế và phúc lợi dành cho bảo hiểm nhân thọ, trợ cấp tử vong hoặc trợ cấp tàn tật sẽ không được tính vào chi phí tối thiểu của người sử dụng lao động vì các khoản thanh toán đó không cấu thành Dịch vụ chăm sóc sức khỏe theo Sắc lệnh.

14. Tôi có thể khấu trừ Chi phí chăm sóc sức khỏe vào tiền lương của nhân viên không?

Không, Chi phí chăm sóc sức khỏe tối thiểu phải do người sử dụng lao động chi trả; do đó, việc khấu trừ tiền lương của người lao động để gửi vào tài khoản tiết kiệm sức khỏe hoặc tài khoản chi tiêu linh hoạt của người lao động, chẳng hạn, không đáp ứng Yêu cầu chi tiêu của người sử dụng lao động. Tương tự như vậy, khoản đóng góp của người lao động vào phí bảo hiểm sức khỏe của mình sẽ không được ghi có vào Chi phí chăm sóc sức khỏe tối thiểu của người sử dụng lao động.