TRANG THÔNG TIN

Yêu cầu lao động cho doanh nghiệp

Có nhiều luật bảo vệ người lao động và người có khả năng được tuyển dụng. Chúng yêu cầu bạn phải đối xử công bằng với người lao động, cung cấp cho họ các phúc lợi và nơi làm việc an toàn, và đóng góp vào bảo hiểm thất nghiệp của California.

Hãy đảm bảo bạn có Mã số nhận dạng của Nhà tuyển dụng Liên bang trước khi thuê nhân viên đầu tiên. Mã số này cần thiết để báo cáo và nộp thuế lao động. Nộp đơn trực tuyến miễn phí để xin EIN. Tìm hiểu thêm về việc nộp đơn xin EIN.

Họ là nhân viên hay nhà thầu độc lập?

Có những quy tắc khác nhau dành cho nhân viên so với nhà thầu độc lập. Những khác biệt bao gồm thuế tiền lương, mức lương tối thiểu, giờ làm thêm, v.v. 

Nếu bạn không chắc chắn cách phân loại ứng viên tiềm năng là nhân viên hay nhà thầu độc lập, bạn có thể sử dụng "bài kiểm tra" này để được trợ giúp.

Một số câu hỏi bị cấm

Trong quá trình tuyển dụng, việc hỏi về tuổi tác, khuynh hướng tình dục, tình trạng hôn nhân, tôn giáo hoặc chủng tộc của ứng viên là bất hợp pháp. Ngoài ra, các câu hỏi liên quan đến khuyết tật về thể chất, cảm xúc hoặc tinh thần chỉ có thể được hỏi nếu ứng viên cần sự hỗ trợ đặc biệt để thực hiện một công việc cụ thể. 

Bộ Lao động Hoa Kỳ và Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng giải thích các quy tắc này chi tiết hơn.

Cung cấp cho những người có khả năng được tuyển dụng một cơ hội công bằng

Các doanh nghiệp có trụ sở hoặc đang kinh doanh tại Thành phố, có 5 nhân viên trở lên (bất kể địa điểm của nhân viên), không được phân biệt đối xử với những người có thể có tiền án. Tìm hiểu thêm về Sắc lệnh Cơ hội Công bằng từ Văn phòng Thực thi Tiêu chuẩn Lao động SF.

Xác minh tính đủ điều kiện của nhân viên

Luật liên bang yêu cầu người sử dụng lao động phải xác minh tư cách đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ của nhân viên. Trong vòng ba ngày kể từ ngày tuyển dụng, người sử dụng lao động phải hoàn thành Mẫu I-9, xác minh tư cách đủ điều kiện làm việc , để xác nhận quyền công dân hoặc tư cách đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ của nhân viên. Để xác minh quyền công dân, người sử dụng lao động chỉ có thể yêu cầu các tài liệu được chỉ định trên mẫu I-9.

Người sử dụng lao động phải lưu giữ mẫu I-9 của mỗi nhân viên trong hồ sơ trong ba năm sau ngày tuyển dụng hoặc một năm sau ngày nhân viên đó chấm dứt hợp đồng, tùy theo thời điểm nào muộn hơn.

LƯU Ý: Người sử dụng lao động có thể sử dụng thông tin lấy từ Mẫu I-9 để xác minh điện tử tư cách làm việc của nhân viên mới được tuyển dụng bằng cách đăng ký với E-Verify . 

Thiết lập hệ thống bảng lương để khấu trừ thuế

IRS yêu cầu bạn phải lưu giữ hồ sơ thuế lao động trong ít nhất bốn năm. Việc lưu giữ hồ sơ tốt cũng có thể giúp bạn theo dõi tiến độ kinh doanh, lập báo cáo tài chính, xác định nguồn thu, theo dõi chi phí được khấu trừ, lập tờ khai thuế và hỗ trợ các mục được báo cáo trên tờ khai thuế.

Thuế thu nhập liên bang bị khấu trừ

Mỗi nhân viên phải cung cấp cho chủ lao động của họ một mẫu miễn trừ khấu trừ W-4 đã ký để bạn có thể khấu trừ đúng số tiền từ tiền lương của họ. Trên mẫu W-4, nhân viên cho bạn biết họ đang yêu cầu bao nhiêu khoản trợ cấp cho mục đích thuế. Bạn nên yêu cầu nhân viên điền vào mẫu W-4 mới mỗi năm nếu họ muốn thay đổi khoản trợ cấp của mình. Để biết thông tin cụ thể hơn, hãy đọc Hướng dẫn thuế của chủ lao động của IRS trên irs.gov .

Thiết lập chế độ phúc lợi cho nhân viên

Nếu doanh nghiệp của bạn đã thiết lập các chương trình phúc lợi cho nhân viên như bảo hiểm y tế hoặc chương trình 401(k), bạn sẽ cần có quy trình đăng ký để nhân viên có thể ghi danh, nêu tên người phụ thuộc và chọn các tùy chọn.

Thực hiện theo luật lao động của San Francisco

Mức lương tối thiểu

Mức lương tối thiểu của San Francisco cao hơn hầu hết các thành phố khác để phản ánh chi phí sinh hoạt tại thành phố này. Mức lương tối thiểu hiện tại được cập nhật hàng năm .

Nghỉ ốm có lương

Tất cả người sử dụng lao động phải cung cấp chế độ nghỉ ốm có lương cho mỗi nhân viên (bao gồm cả nhân viên tạm thời và bán thời gian) làm việc tại San Francisco. Tìm hiểu thêm về Sắc lệnh Nghỉ ốm có lương từ Văn phòng Thực thi Tiêu chuẩn Lao động SF và Đạo luật Nơi làm việc lành mạnh Gia đình lành mạnh từ Sở Quy định Công nghiệp CA.  

Sắp xếp công việc linh hoạt

Nhân viên có gia đình ở San Francisco có quyền yêu cầu sắp xếp công việc linh hoạt (mặc dù người sử dụng lao động cũng có quyền từ chối vì lý do kinh doanh hợp pháp). Tìm hiểu thêm về Sắc lệnh nơi làm việc thân thiện với gia đình từ Văn phòng thực thi tiêu chuẩn lao động SF.

Chi tiêu an ninh chăm sóc sức khỏe

Tại San Francisco, bạn phải trả tiền bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cho tất cả nhân viên của mình. Quy mô của khoản thanh toán này phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn, trong đó một doanh nghiệp nhỏ có 19 nhân viên trở xuống, một doanh nghiệp vừa có 20-99 nhân viên và một doanh nghiệp lớn có hơn một trăm nhân viên. Tìm hiểu thêm về Sắc lệnh An ninh Chăm sóc Sức khỏe từ Văn phòng Thực thi Tiêu chuẩn Lao động SF.

Lợi ích của người đi lại

Các doanh nghiệp có trụ sở hoặc hoạt động kinh doanh tại Thành phố có 20 nhân viên trở lên phải cung cấp các chế độ phúc lợi cho người đi làm để khuyến khích nhân viên của mình đi phương tiện công cộng, xe đạp hoặc đi chung xe đến nơi làm việc. Tìm hiểu thêm về Sắc lệnh Phúc lợi cho người đi làm từ Sở Môi trường SF.

Nhân viên bán lẻ

Tất cả các Cơ sở bán lẻ Formula có ít nhất 20 cửa hàng bán lẻ phải tuân thủ Đạo luật về Quyền của Người lao động Bán lẻ San Francisco . Những người sử dụng lao động này phải cung cấp lịch trình trước, thông báo trước về những thay đổi lịch trình và cung cấp mức lương có thể dự đoán được cùng với các yêu cầu khác. Đăng ký để nhận thông tin cập nhật và nhắc nhở về Bảo vệ Lao động Bán lẻ Formula thông qua Văn phòng Tiêu chuẩn và Thực thi Lao động SF.

Cung cấp bảo hiểm bồi thường cho người lao động

Tại California, nếu bạn có một hoặc nhiều nhân viên, bạn phải có bảo hiểm bồi thường lao động để bảo vệ những người lao động có thể bị thương khi làm việc. Nếu nhân viên của bạn bị thương hoặc bị bệnh vì công việc, bạn phải trả tiền cho các quyền lợi bồi thường lao động. Bảo hiểm bồi thường lao động cung cấp sáu quyền lợi cơ bản: chăm sóc y tế, quyền lợi tàn tật tạm thời, quyền lợi tàn tật vĩnh viễn, quyền lợi bổ sung khi thay đổi công việc hoặc quyền lợi phục hồi chức năng nghề nghiệp và quyền lợi tử vong. 

Bạn có thể nhận được bảo hiểm bồi thường lao động ở California theo những cách sau:

  • Thông qua một nhà môi giới
  • Trực tiếp với công ty bảo hiểm 

Nếu hiện tại bạn không có nhà môi giới hoặc công ty bảo hiểm và muốn tìm kiếm danh sách các công ty bảo hiểm, bạn có thể tìm hiểu thêm từ Sở Quan hệ Lao động CA. 

LƯU Ý: Nếu bạn là thợ lợp mái và không có nhân viên, bạn vẫn phải có bảo hiểm bồi thường lao động . 

Đăng ký với nhà nước

Sau khi bạn tuyển dụng nhân viên, bạn phải trả thuế bảo hiểm thất nghiệp của California. Trước tiên, hãy đăng ký với Sở Quan hệ Công nghiệp CA. Sau đó, vào thời điểm nộp thuế, khoản thanh toán của bạn sẽ được chuyển vào quỹ bồi thường thất nghiệp của tiểu bang, quỹ này cung cấp cứu trợ ngắn hạn cho những người lao động mất việc. 

Bảo hiểm thất nghiệp (UI) được trả bởi mọi chủ lao động ở California. Các chủ lao động được đánh thuế sẽ trả một tỷ lệ phần trăm trên 7.000 đô la đầu tiên trong tiền lương trả cho mỗi nhân viên trong một năm dương lịch. Biểu thuế suất UI và số tiền lương chịu thuế được xác định hàng năm. 

Trừ tiền bảo hiểm tàn tật tạm thời

Theo luật, người sử dụng lao động phải khấu trừ và chuyển các khoản đóng góp Bảo hiểm Khuyết tật Nhà nước (SDI) và thông báo cho nhân viên của họ về các quyền lợi SDI. Để thông báo cho nhân viên, bạn phải cung cấp cho họ các ấn phẩm được liệt kê bên dưới. Bạn có thể tìm thấy các ấn phẩm này thông qua Sở Phát triển Việc làm CA. 

Áp dụng các biện pháp an toàn tại nơi làm việc

Hầu như mọi nhà tuyển dụng đều phải tuân thủ các yêu cầu của Đạo luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OSHA) bằng nhiều cách, trong đó có việc cung cấp nơi làm việc không có nguy hiểm, đào tạo nhân viên cách làm việc an toàn, thông báo cho chính quyền về các vụ tai nạn nghiêm trọng tại nơi làm việc và lưu giữ hồ sơ an toàn chi tiết.

Đăng thông báo bắt buộc

Người sử dụng lao động phải dán một số áp phích tại nơi làm việc để thông báo cho nhân viên về cả quyền lợi và trách nhiệm của người sử dụng lao động theo luật lao động. Người sử dụng lao động ở California phải dán tất cả các áp phích bắt buộc của tiểu bang và liên bang, nhưng San Francisco có một số thông báo bổ sung phải được dán. 

Áp phích bắt buộc của thành phố

Áp phích bắt buộc của tiểu bang và liên bang

Sở Quan hệ Công nghiệp CA duy trì danh sách cập nhật các áp phích sau đây, bắt buộc đối với tất cả người sử dụng lao động. Danh sách này cũng bao gồm các thông báo chỉ áp dụng cho các loại hình và quy mô doanh nghiệp cụ thể.

  • Thông báo ngày trả lương
  • Bảo vệ an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc
  • Số điện thoại khẩn cấp
  • Nghỉ ốm có lương
  • Thông báo cho người lao động – thương tích do công việc gây ra
  • Thông báo cho nhân viên – công ty bảo hiểm và phạm vi bảo hiểm bồi thường cho người lao động
  • Bảo vệ người tố giác
  • Biển báo cấm hút thuốc
  • Phân biệt đối xử và quấy rối trong việc làm
  • Thông báo đến người lao động – chế độ bảo hiểm thất nghiệp
  • Thông báo cho nhân viên – thời gian nghỉ để bỏ phiếu
  • Cơ hội việc làm bình đẳng
  • Thông báo cho nhân viên – Đạo luật bảo vệ nhân viên bằng máy phát hiện nói dối

Bạn cũng có thể tìm thấy các áp phích theo yêu cầu của Bộ Lao động Hoa Kỳ (DOL) và các cơ quan liên bang khác bằng cách sử dụng công cụ tìm kiếm Cố vấn áp phích DOL FirstStep .

Nộp thuế của bạn

Hàng năm, người sử dụng lao động phải báo cáo số tiền lương đã trả và số thuế đã khấu trừ cho mỗi nhân viên trên bảng lương và thuế liên bang. Báo cáo này được nộp bằng Mẫu W-2, bảng lương và thuế mà người sử dụng lao động phải hoàn thành cho mỗi nhân viên. 

Vào ngày cuối cùng của tháng 2, người sử dụng lao động phải gửi Bản sao A của mẫu W-2 của nhân viên cho Cơ quan An sinh Xã hội để báo cáo tiền lương và thuế của nhân viên của bạn trong năm dương lịch trước đó. Ngoài ra, người sử dụng lao động phải gửi bản sao mẫu W-2 cho nhân viên của mình trước ngày 31 tháng 1 của năm sau kỳ báo cáo. Truy cập ssa.gov/employer để biết thêm thông tin.

Tài nguyên nổi bật

Thuê nhân viên đầu tiên của bạn

Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ Hoa Kỳ (SBA) giải thích cách bắt đầu quy trình tuyển dụng và đảm bảo bạn tuân thủ các quy định quan trọng của liên bang và tiểu bang.

Không

Nolo, trước đây gọi là Nolo Press, là một nhà xuất bản ở Bay Area chuyên xuất bản sách và phần mềm pháp lý tự làm giúp mọi người giảm nhu cầu thuê luật sư cho các vấn đề pháp lý đơn giản.

Tuyển dụng nhân viên đầu tiên của bạn: 13 điều bạn phải làm

Danh sách việc cần làm dành cho các nhà tuyển dụng mới do Nolo, một nhà xuất bản tư vấn pháp lý có trụ sở tại Berkeley, biên soạn.

Hỗ trợ tuyển dụng để tìm kiếm nhân tài địa phương

Văn phòng Phát triển Kinh tế và Lực lượng Lao động (OEWD) biết rằng việc tìm kiếm nhân tài giỏi tại một thị trường như San Francisco có thể là một thách thức—nhưng Nhóm Hỗ trợ Nhà tuyển dụng luôn sẵn sàng giúp đỡ. Các dịch vụ bao gồm từ việc giới thiệu các ứng viên đủ tiêu chuẩn và đã được sàng lọc phù hợp với yêu cầu công việc của bạn cho đến hỗ trợ bạn lên lịch phỏng vấn tại các cơ sở tuyển dụng của chúng tôi. OEWD cũng có thể giúp kết nối bạn với các sự kiện tuyển dụng tại địa phương. 

Tín dụng thuế và ưu đãi

Một số nhà tuyển dụng có thể đủ điều kiện nhận hàng nghìn đô la tiền tín dụng thuế và ưu đãi của địa phương, tiểu bang và liên bang dựa trên việc tuyển dụng và các chi phí kinh doanh khác. 

Dịch vụ mạng lưới việc làm CityBuild

Dịch vụ mạng lưới việc làm CityBuild của Văn phòng Phát triển Kinh tế và Lực lượng lao động kết nối các nhà thầu với những người lao động có trình độ tại San Francisco. CityBuild duy trì cơ sở dữ liệu gồm hơn 4.000 công nhân địa phương và có thể hỗ trợ các nhà thầu đáp ứng các yêu cầu tuyển dụng lao động.

Hỗ trợ ứng phó khi bị sa thải

Văn phòng Phát triển Kinh tế và Lực lượng lao động có thể cung cấp các dịch vụ thông qua Chương trình Phản ứng Nhanh giúp bạn dễ dàng chuyển đổi lực lượng lao động khi không thể tránh được sự kiện cắt giảm biên chế. Nhân viên sẽ tiến hành định hướng tại chỗ hoặc trực tuyến và thông báo cho nhân viên của bạn về các nguồn lực và dịch vụ có thể hỗ trợ họ nộp đơn xin trợ cấp thất nghiệp, tiếp cận dịch vụ hướng dẫn nghề nghiệp và các lựa chọn chăm sóc sức khỏe.