Requisitos laborales para las empresas

¿Son empleados o contratistas independientes?

Existen normas diferentes para los empleados que para los contratistas independientes. Las diferencias incluyen impuestos sobre la nómina, salario mínimo, horas extra y más. 

Si no está seguro de cómo clasificar a un posible empleado como empleado o contratista independiente, puede utilizar esta "prueba" para ayudar.

Algunas preguntas están fuera de los límites

Durante el proceso de contratación, es ilegal preguntar sobre la edad, la orientación sexual, el estado civil, la afiliación religiosa o la raza del solicitante de empleo. Además, las preguntas relacionadas con una discapacidad física, emocional o mental solo se pueden hacer si el solicitante necesitará adaptaciones especiales para realizar un trabajo específico. 

El Departamento de Trabajo de EE. UU. y la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo explican estas reglas con más detalle.

Dar a los posibles empleados una oportunidad justa

Las empresas ubicadas o que realizan actividades comerciales en la ciudad y que tienen 5 o más empleados (independientemente de la ubicación de los empleados) no pueden discriminar a posibles empleados que puedan tener antecedentes penales. Obtenga más información sobre la Ordenanza de Oportunidades Justas en la Oficina de Cumplimiento de Normas Laborales de SF.

Verificar la elegibilidad del empleado

La ley federal exige que los empleadores verifiquen la elegibilidad de un empleado para trabajar en los Estados Unidos. Dentro de los tres días posteriores a la contratación, los empleadores deben completar el Formulario I-9, verificación de elegibilidad de empleo , para confirmar la ciudadanía del empleado o su elegibilidad para trabajar en los EE. UU. Para verificar la ciudadanía, los empleadores solo pueden solicitar la documentación especificada en el formulario I-9.

Los empleadores deben mantener archivado el I-9 de cada empleado durante tres años después de la fecha de contratación o un año después de la fecha de despido del empleado, lo que ocurra más tarde.

NOTA: Los empleadores pueden usar la información extraída del Formulario I-9 para verificar electrónicamente la elegibilidad de empleo de los empleados recién contratados registrándose en E-Verify . 

Establecer un sistema de nómina para retener impuestos

El IRS exige que usted mantenga registros de los impuestos sobre el empleo durante al menos cuatro años. Mantener buenos registros también puede ayudarle a controlar el progreso de su negocio, preparar estados financieros, identificar las fuentes de ingresos, llevar un registro de los gastos deducibles, preparar sus declaraciones de impuestos y respaldar los elementos declarados en las declaraciones de impuestos.

Retención del impuesto sobre la renta federal

Todos los empleados deben proporcionar a su empleador un formulario de exención de retención W-4 firmado para que pueda retener la cantidad correcta de sus cheques de pago. En el formulario W-4, los empleados le informan cuántas deducciones están reclamando para fines impositivos. Debe solicitarles a los empleados que completen un nuevo formulario W-4 cada año si desean cambiar sus deducciones. Para obtener información más específica, lea la Guía de impuestos para empleadores del IRS en irs.gov .

Configurar los beneficios de los empleados

Si su empresa ha establecido programas de beneficios para empleados, como seguro médico o un plan 401(k), necesitará un procedimiento de registro para que los empleados puedan inscribirse, nombrar a sus dependientes y seleccionar opciones.

Siga las leyes laborales de San Francisco

Salario mínimo

El salario mínimo de San Francisco es más alto que el de la mayoría de las ciudades para reflejar el costo de vida en la ciudad. El salario mínimo actual se actualiza todos los años .

Licencia por enfermedad remunerada

Todos los empleadores deben brindar licencia por enfermedad remunerada a cada empleado (incluidos los empleados temporales y de tiempo parcial) que trabaje en San Francisco. Obtenga más información sobre la Ordenanza de Licencia por Enfermedad Remunerada de la Oficina de Cumplimiento de Normas Laborales de San Francisco y la Ley de Lugar de Trabajo Saludable, Familia Saludable del Departamento de Regulaciones Industriales de California.  

Acuerdos de trabajo flexibles

Los empleados con familias en San Francisco tienen derecho a solicitar un horario de trabajo flexible (aunque los empleadores también tienen derecho a negarse por razones comerciales legítimas). Obtenga más información sobre la Ordenanza de lugares de trabajo favorables a la familia en la Oficina de Cumplimiento de Normas Laborales de San Francisco.

Gasto en seguridad sanitaria

En San Francisco, debe pagar la cobertura de atención médica para todos sus empleados. El monto de este pago depende del tamaño de su empresa: una pequeña empresa tiene 19 empleados o menos, una mediana empresa tiene entre 20 y 99 empleados y una gran empresa tiene más de cien empleados. Obtenga más información sobre la Ordenanza de Seguridad de Atención Médica de la Oficina de Cumplimiento de Normas Laborales de San Francisco.

Beneficios para los viajeros

Las empresas ubicadas o que realizan actividades comerciales en la ciudad que tengan 20 o más empleados deben brindar beneficios para quienes viajan diariamente al trabajo para alentar a sus empleados a usar el transporte público, la bicicleta o el transporte compartido para ir al trabajo. Obtenga más información sobre la Ordenanza de beneficios para quienes viajan diariamente al trabajo del Departamento de Medio Ambiente de San Francisco.

Empleados de comercio minorista

Todos los establecimientos minoristas de Formula con al menos 20 tiendas minoristas deben cumplir con la Declaración de derechos de los trabajadores minoristas de San Francisco . Estos empleadores deben proporcionar horarios con anticipación, dar aviso previo sobre cambios de horarios y ofrecer un pago predecible , entre otros requisitos. Regístrese para recibir actualizaciones y recordatorios sobre las protecciones laborales de Formula Retail a través de la Oficina de Normas y Cumplimiento Laboral de SF.

Proporcionar seguro de compensación para trabajadores

En California, si tiene uno o más empleados, debe tener un seguro de compensación para trabajadores para proteger a los trabajadores que puedan sufrir lesiones en el trabajo. Si sus empleados se lesionan o enferman debido al trabajo, usted está obligado a pagar los beneficios de compensación para trabajadores. El seguro de compensación para trabajadores proporciona seis beneficios básicos: atención médica, beneficios por incapacidad temporal, beneficios por incapacidad permanente, beneficios complementarios por pérdida de trabajo o rehabilitación vocacional y beneficios por muerte. 

Puede obtener un seguro de compensación laboral en California de las siguientes maneras:

• A través de un corredor
• Directamente con una compañía de seguros 

Si actualmente no tiene un corredor o compañía de seguros y desea buscar una lista de compañías, puede obtener más información en el Departamento de Relaciones Industriales de CA. 

NOTA: Si usted es techador y no tiene empleados, aún así debe tener un seguro de compensación para trabajadores . 

Registrarse en el estado

Una vez que contrate empleados, deberá pagar los impuestos del seguro de desempleo de California. Primero, regístrese en el Departamento de Relaciones Industriales de California . Más tarde, al momento de pagar los impuestos, sus pagos se destinarán al fondo de compensación por desempleo del estado, que brinda alivio a corto plazo a los trabajadores que pierden sus empleos. 

El Seguro de Desempleo (UI) lo paga cada empleador en California. Los empleadores sujetos a impuestos pagan un porcentaje sobre los primeros $7,000 en salarios pagados a cada empleado en un año calendario. La escala de tasas del UI y el monto de los salarios sujetos a impuestos se determinan anualmente. 

Deducir el seguro por incapacidad temporal

La ley exige que los empleadores retengan y remitan las contribuciones al Seguro Estatal de Incapacidad (SDI) e informen a sus empleados sobre los beneficios del SDI. Para informar a los empleados, debe proporcionarles las publicaciones que se enumeran a continuación. Puede encontrar estas publicaciones a través del Departamento de Desarrollo del Empleo de CA. 

• Aviso a los empleados: Beneficios del seguro de desempleo/seguro por discapacidad (DE 1857A) : informa a los empleados sobre su derecho a reclamar beneficios del seguro de desempleo (UI), DI y PFL.
• Disposiciones del seguro de discapacidad estatal (DE 2515) : para nuevos empleados y nuevamente cuando el empleado notifica al empleador que necesita tomarse tiempo libre del trabajo debido a su condición médica no industrial.
• Beneficios de licencia familiar remunerada (DE 2511) : para nuevos empleados y nuevamente cuando el empleado notifica al empleador que necesita tomarse tiempo libre del trabajo para cuidar a un familiar gravemente enfermo o para vincularse con un nuevo hijo.

Adoptar medidas de seguridad en el lugar de trabajo

Casi todos los empleadores deben cumplir con los requisitos de la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), entre otras cosas, proporcionando un lugar de trabajo libre de peligros, capacitando a los empleados para realizar su trabajo de manera segura, notificando a los administradores gubernamentales sobre accidentes graves en el lugar de trabajo y manteniendo registros de seguridad detallados.

Publicar avisos obligatorios

Los empleadores deben exhibir ciertos carteles en el lugar de trabajo que informen a los empleados sobre sus derechos y sus responsabilidades como empleadores según las leyes laborales. Los empleadores de California deben colocar todos los carteles requeridos a nivel estatal y federal, pero San Francisco tiene algunos avisos adicionales que deben exhibirse. 

Carteles obligatorios de la ciudad

• Afiche oficial de la Ordenanza sobre el salario mínimo. Busque el afiche y lea más . 
• Aviso de la Ordenanza de Oportunidades Justas. Busque el cartel y lea más .
• Cartel oficial de la Ordenanza sobre licencia por enfermedad remunerada. Busque el cartel y lea más .
• Aviso de la Ordenanza de Seguridad de la Atención Sanitaria (HCSO). Busque el cartel y lea más . 
• Aviso de ordenanza sobre lugares de trabajo aptos para familias. Busque el cartel y lea más .

Carteles obligatorios a nivel estatal y federal

El Departamento de Relaciones Industriales de CA mantiene una lista actualizada de los siguientes carteles, que son obligatorios para todos los empleadores. La lista también incluye avisos que solo se aplican a tipos y tamaños de empresas específicos.

• Aviso de día de pago
• Protección de la seguridad y la salud en el trabajo
• Números de teléfono de emergencia
• Licencia por enfermedad remunerada
• Aviso a los trabajadores: lesiones causadas por el trabajo
• Aviso a los empleados: compañía de compensación para trabajadores y cobertura
• Protecciones para denunciantes
• Señalización de no fumar
• Discriminación y acoso en el empleo
• Aviso a los trabajadores: prestaciones del seguro de desempleo
• Aviso a los empleados: tiempo libre para votar
• Igualdad de oportunidades de empleo
• Aviso a los empleados – Ley de protección de los empleados frente al polígrafo

Los carteles requeridos por el Departamento de Trabajo de los EE. UU. (DOL) y otras agencias federales también se pueden encontrar utilizando la herramienta de búsqueda DOL FirstStep Poster Advisor .

Presente sus impuestos

Cada año, los empleadores deben informar el monto de los salarios pagados y los impuestos retenidos para cada empleado en una declaración federal de salarios e impuestos. Este informe se presenta mediante el Formulario W-2, declaración de salarios e impuestos que los empleadores deben completar para cada empleado. 

Los empleadores deben enviar a la Administración del Seguro Social la Copia A de los formularios W-2 de sus empleados antes del último día de febrero para informar los salarios e impuestos de sus empleados correspondientes al año calendario anterior. Además, los empleadores deben enviar copias de los formularios W-2 a sus empleados antes del 31 de enero del año siguiente al período de informe. Visite ssa.gov/employer para obtener más información.

Recursos destacados

Contrata a tu primer empleado

La Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. (SBA) explica cómo iniciar el proceso de contratación y asegurarse de cumplir con las regulaciones federales y estatales clave.

No lo

Nolo, anteriormente conocida como Nolo Press, es una editorial del Área de la Bahía que produce libros y software legales para hacerlo usted mismo que reducen la necesidad de que las personas contraten abogados para asuntos legales simples.

Cómo contratar a tu primer empleado: 13 cosas que debes hacer

Una lista de tareas para nuevos empleadores elaborada por Nolo, una editorial de asesoramiento jurídico con sede en Berkeley.

Asistencia en la contratación para encontrar talento local

La Oficina de Desarrollo Económico y Laboral (OEWD) sabe que encontrar buenos talentos en un mercado como el de San Francisco puede ser un desafío, pero el Equipo de Participación de Empleadores está aquí para ayudar. Los servicios varían desde la presentación de candidatos calificados y seleccionados que se ajusten a sus requisitos laborales hasta la asistencia para programar entrevistas en nuestras instalaciones de contratación. OEWD también puede ayudarlo a conectarse con eventos de contratación locales. 

Créditos e incentivos fiscales

Ciertos empleadores pueden ser elegibles para recibir miles de dólares en créditos e incentivos fiscales locales, estatales y federales basados en la contratación y otros gastos comerciales. 

Servicios de redes de empleo de CityBuild

Los servicios de redes de empleo de CityBuild de la Oficina de Desarrollo Económico y Laboral conectan a los contratistas con trabajadores calificados residentes de San Francisco. CityBuild mantiene una base de datos de más de 4000 trabajadores locales y puede ayudar a los contratistas a cumplir con los requisitos de contratación de personal.

Asistencia en respuesta a despidos

La Oficina de Desarrollo Económico y Laboral puede brindar servicios a través del Programa de Respuesta Rápida que lo ayudarán a facilitar la transición de su fuerza laboral cuando no se pueda evitar un evento de reducción de personal. El personal llevará a cabo orientaciones presenciales o virtuales e informará a sus empleados sobre los recursos y servicios que pueden ayudarlos a solicitar el seguro de desempleo, acceder a orientación profesional y opciones de atención médica.