報告
遠距辦公計畫政策
一、目的
遠距辦公是一種允許符合資格的舊金山市和縣（市）員工在辦公室外的指定區域工作的安排。遠距辦公是員工、主管和用人部門之間的合作安排。
遠距辦公有利於員工、部門和社區。好處包括：
- 能夠在無法進入常規工作場所的緊急情況下發揮作用
- 提高生產力
- 有效利用城市資源，包括辦公空間
- 招募和保留高素質員工
- 為員工和部門提供更大的彈性
- 提高員工士氣與工作滿意度
- 減少員工缺勤
- 減少員工通勤時間和成本
- 減少能源消耗、空氣污染、交通和停車擁堵以及交通過度擁擠。
遠距辦公政策和計畫適用於全市範圍，強烈鼓勵部門負責人盡可能為其部門內所有符合資格的員工提供遠距辦公。
二.政策
遠距辦公是一種特權，而不是權利。所有遠距辦公的市政府員工都必須擁有根據本政策批准的遠距辦公協議。市政府部門可能有額外的遠距辦公要求、指南或程序，前提是它們與本計劃的目的一致。
遠距辦公不會改變城市就業的職責、義務、責任或條款和條件。遠距辦公員工必須遵守所有市政府規則、政策、慣例和指示。
遠距辦公員工必須在預定的遠距辦公時間內工作。員工在遠距辦公期間不得從事常規工作場所不允許的活動，例如照顧兒童、老人或其他受扶養人。遠距辦公員工可以在無薪午餐期間處理個人事務，就像在常規工作場所一樣。
員工必須閱讀遠距辦公政策和技術指南，完成電子學習模組，透過部門審批流程提交協議，並在遠距辦公前完成遠距辦公調查。
主管或部門可以出於非任意或反复無常的任何商業原因拒絕、終止或修改遠距辦公協議。同樣，遠距辦公員工可以隨時終止或要求更改遠距辦公協議。如果員工不遵守遠距辦公協議的條款，他們可能會被從遠距辦公計畫中除名。
遠距辦公政策和計劃旨在保持成本中立。市政府無需向遠端辦公員工提供建立備用工作場所所需的材料或用品（桌子、椅子、電腦、軟體、手機、傳真、影印機等），並且不承擔設置或運營成本在備用工作地點（電話或互聯網服務等）。
各部門可自行決定提供設備、軟體或用品，或允許員工在遠端辦公時使用其個人設備。為遠距辦公員工提供設備、軟體或其他用品的部門必須根據營運和工作量需求合理分配這些資源。
各部門可自行決定補償員工在遠距辦公時使用個人設備的費用。同意報銷費用的部門應在遠距辦公協議中明確說明這一點。
有關電腦和網路使用的所有市政府規則均適用於員工遠距辦公時，無論員工使用的是市政府提供的設備還是個人設備。
三．合格
遠距辦公的資格取決於職位和員工。並非所有工作或每個員工都適合遠距辦公。
A. 職位資格
當工作職責符合以下條件時，員工的職位可能適合遠距辦公：
- 本質上是獨立的
- 主要以知識為基礎
- 幫助自己實現可衡量的交付成果
- 不需要在常規工作現場與主管、同事、客戶或公眾頻繁面對面或透過電話互動
- 不要求員工立即出現在常規工作地點來處理計劃外的事件，除非可以進行替代安排
- 對於現場工作流程的管理來說並不是必要的。
B. 員工資格
當主管確定員工的個人特徵包括以下情況時，他們可能適合遠距辦公：
- 表現出可靠性和責任感
- 與主管、同事和客戶進行有效溝通
- 表現出積極性
- 獨立工作的能力
- 持續的高生產力
- 高水準的工作技能和知識
- 有效決定工作優先順序的能力
- 良好的組織和時間管理能力。
不履行市政府義務（例如未達到績效或行為期望）的員工沒有資格進行遠距辦公。
四．協定選項
遠距辦公協議可以是定期、經常性的，也可以是偶爾的。
定期和經常性是指員工在規定的一天或幾天內按照定期時間表在常規工作地點以外的地方工作。
如果需要，定期和經常性遠距辦公的員工必須能夠在遠距辦公日在常規工作地點工作。相反，如果可能的話，主管應滿足員工偶爾要求更改定期遠距辦公日期的要求。員工必須事先獲得授權才能更改定期安排的遠距辦公日期。
偶爾遠距辦公是指員工偶爾、一次或不定期地離開辦公室工作。此選項為通常需要在辦公室但有時有專案、任務或其他符合資格標準的情況的員工提供了理想的安排。
五、培訓
所有簽署遠距辦公協議的員工以及所有簽署遠距辦公員工的主管必須至少完成一次適當的遠距辦公電子學習模組。主管可能會要求員工重新參加遠距辦公電子學習。
六．民調
所有簽署遠距辦公協議的員工都必須完成CCSF 遠距辦公員工調查。
該調查將幫助紐約市追蹤遠距辦公員工的數量並評估該計劃。
七．工作時間
所有適用於常規工作場所的規則都適用於遠距辦公。那是：
- 遠距辦公員工必須在規定的工作時間內完成指定的工作
- 員工必須以與在常規工作場所相同的方式或根據遠距辦公協議的條款來計算和報告遠距辦公所花費的時間
- 時間會計應包含在遠距辦公協議中
- 員工只有在主管指示並事先批准的情況下才可以加班
- 員工必須獲得批准才能使用假期、病假或其他假期，方式與不遠距辦公的部門員工相同
- 生病的遠距辦公員工必須報告實際工作時間，並在未工作時間使用病假。
八．工地
遠距辦公員工必須指定適合執行公務的工作區域。員工遠距辦公時必須在指定區域工作。指定工作區域的要求將根據工作性質和所需設備而有所不同，並且可能由部門決定。
遠距辦公員工必須在一個能讓他們安全有效地履行職責的環境中工作。員工有責任確保其工作區域符合遠距辦公電子學習模組中涵蓋的健康和安全要求。市和/或部門可能會要求員工提供指定工作區域的照片，以確定是否遵守健康和安全規則。
員工在正常工作時間內在指定的替代地點履行工作職責時，受到工人賠償法的保護。在遠距辦公期間遭受工傷或患病的員工必須立即通知其主管並填寫任何所需的表格。
當員工在替代工作地點工作時，市政府不對員工的個人或不動產損壞負責。
九．設備和用品
遠距辦公員工必須確定在備用地點成功工作所需的設備、軟體、用品和支持，並且必須在遠距辦公申請和協議表中指定這些項目。如果部門不提供所需的設備、軟體、用品或支持，且員工也沒有這些設備、軟體、用品或支持，則員工將沒有資格進行遠端辦公。
A. 城市設備
市政府提供的設備、軟體或用品僅供市政府業務使用。
遠距辦公員工不獲得與遠距辦公相關的市政府設備、軟體或用品的任何權利。在遠距辦公安排結束或應部門要求時，員工必須立即歸還所有市政府設備、軟體和用品。
遠距辦公員工必須保護城市設備、軟體和用品免於可能的竊盜、遺失和損壞。如果發生竊盜、遺失或損壞，遠距辦公員工可能需要根據有關疏忽或故意行為的適用法律負責更換或維修設備、軟體或用品。
市政府提供的任何設備、軟體、文件和資料庫均屬於市政府的財產。遠距辦公員工必須遵守所有軟體版權法，且不得未經授權複製任何市政府擁有的軟體。未經事先書面批准，員工不得在 City 裝置上添加硬體或軟體。
B. 個人裝備
使用個人設備進行遠距辦公的員工負責設備的安裝、維修和維護。
遠距辦公員工必須瞭解並同意，市政府有權並可以存取遠距辦公時使用的任何個人設備，例如個人電腦、電話、傳真機、每月帳單和網路記錄。
如果設備、連接或其他供應問題妨礙員工在遠距辦公時工作，他們必須聯繫主管。
十、機密資訊的安全
遠距辦公時所創建的所有文件、記錄、文件或其他資料均為市政府財產。遠距辦公員工及其主管應識別要存取的任何機密、私人或個人資訊和記錄，並確保採取適當的保護措施來保護它們。部門可能要求員工在處理機密或敏感資料時在私人地點工作。各部門可能會禁止員工在遠端辦公地點印表機密訊息，以避免洩露機密。
員工不得披露機密或私人文件、記錄、材料或信息，並且不得允許任何未經授權的人訪問城市網路或資料庫。
十一.陽光法則
關於公共資訊和公共記錄的《加州公共記錄法》和《舊金山陽光條例》適用於遠距辦公員工。公共記錄包括由市府準備、擁有、使用或保留的包含與公眾業務行為相關的資訊的任何書面資料，無論其物理形式或特徵為何。公共資訊是指公共記錄的內容。在收到適當的請求後，並且根據授權的豁免，遠端辦公員工必須允許在規定的時限內檢查和審查員工保管的任何公共記錄或公共信息，或公共記錄的任何可分離部分。無論公共記錄位於何處，此要求都存在。
十二．程式
員工在遠距辦公前必須完成以下步驟：
- 與主管交談以確定資格
- 完成電子學習模組
一個。閱讀並同意遠距辦公計畫政策
b.閱讀並同意遵守遠距辦公技術指南 - 依部門要求填寫遠距辦公申請及協議書
- 依照部門審批流程獲得遠距辦公協議的批准
- 完成遠距辦公調查。
十三．拒絕申請
除本節所述外，本市的遠距辦公政策和計劃不受任何諒解備忘錄中的申訴程序或任何其他審查或上訴程序的約束。
認為遠距辦公申請因任意或反覆無常的原因被拒絕的員工可以向部門主管或指定人員對該決定提出上訴。部門負責人或指定人員的決定是最終決定。