INFORME
Política del programa de teletrabajo
I. Propósito
El teletrabajo es un acuerdo que permite a los empleados elegibles de la Ciudad y el Condado de San Francisco (Ciudad) trabajar en un área designada fuera de la oficina. El teletrabajo es un acuerdo de cooperación entre empleados, supervisores y departamentos empleadores.
El teletrabajo beneficia a los empleados, los departamentos y la comunidad. Entre los beneficios se incluyen:
- Capacidad de funcionar durante una emergencia cuando el lugar de trabajo habitual es inaccesible.
- Aumento de la productividad
- Uso eficiente de los recursos de la ciudad, incluido el espacio de oficinas
- Reclutamiento y retención de empleados altamente calificados
- Mayor flexibilidad para empleados y departamentos
- Mejora la moral de los empleados y la satisfacción laboral
- Reducción del absentismo laboral
- Reducción del tiempo y los costos de desplazamiento de los empleados
- Disminución del consumo de energía, de la contaminación del aire, de la congestión del tráfico y del estacionamiento y del hacinamiento en el transporte público.
La Política y el Programa de Teletrabajo se aplican en toda la ciudad, y se recomienda encarecidamente a los jefes de departamento que hagan que el teletrabajo esté disponible para todos los empleados elegibles en sus departamentos en la medida de lo posible.
II. Política
El teletrabajo es un privilegio, no un derecho. Todos los empleados de la ciudad que trabajen a distancia deben tener un acuerdo de teletrabajo aprobado según esta política. Un departamento de la ciudad puede tener requisitos, pautas o procedimientos adicionales para el teletrabajo, siempre que sean coherentes con la intención de este programa.
El teletrabajo no modifica los deberes, obligaciones, responsabilidades ni los términos y condiciones del empleo en la ciudad. Los empleados que trabajan a distancia deben cumplir con todas las normas, políticas, prácticas e instrucciones de la ciudad.
Un empleado que trabaja a distancia debe realizar su trabajo durante las horas programadas para ello. Los empleados no pueden realizar actividades mientras trabajan a distancia que no estarían permitidas en el lugar de trabajo habitual, como el cuidado de niños, ancianos u otras personas dependientes. Los empleados que trabajan a distancia pueden ocuparse de asuntos personales durante los períodos de almuerzo no remunerados, como lo harían en el lugar de trabajo habitual.
Los empleados deben leer la política de teletrabajo y las pautas técnicas, completar el módulo de aprendizaje electrónico, presentar un acuerdo a través del proceso de aprobación departamental y completar la encuesta de teletrabajo antes de trabajar a distancia.
Un supervisor o un departamento puede denegar, finalizar o modificar un acuerdo de teletrabajo por cualquier motivo comercial que no sea arbitrario o caprichoso. De manera similar, un empleado que trabaja a distancia puede finalizar o solicitar que se modifique un acuerdo de teletrabajo en cualquier momento. Los empleados pueden ser eliminados del Programa de Teletrabajo si no cumplen con los términos de sus acuerdos de teletrabajo.
La política y el programa de teletrabajo tienen como objetivo no tener costos elevados. La ciudad no está obligada a proporcionar a los empleados que trabajan a distancia los materiales o suministros necesarios para establecer un lugar de trabajo alternativo (escritorio, silla, computadora, software, teléfono celular, fax, fotocopiadora, etc.) y no asume ninguna responsabilidad por los costos de instalación u operación en un lugar de trabajo alternativo (servicios telefónicos o de Internet, etc.).
Los departamentos tienen la discreción exclusiva de proporcionar equipos, software o suministros, o permitir que los empleados utilicen sus equipos personales mientras trabajan a distancia. Los departamentos que proporcionan equipos, software u otros suministros a los empleados que trabajan a distancia deben asignar razonablemente esos recursos en función de las necesidades operativas y de carga de trabajo.
Los departamentos tienen la facultad exclusiva de reembolsar a los empleados los costos de uso de equipos personales durante el teletrabajo. Los departamentos que acepten reembolsar los costos deben indicarlo claramente en el acuerdo de teletrabajo.
Todas las reglas de la Ciudad con respecto al uso de computadoras e Internet se aplican mientras un empleado trabaja a distancia, independientemente de si el empleado utiliza equipo proporcionado por la Ciudad o personal.
III. Elegibilidad
La elegibilidad para el teletrabajo depende tanto del puesto como del empleado. No todos los trabajos ni todos los empleados son aptos para el teletrabajo.
A. Elegibilidad del puesto
El puesto de un empleado puede ser adecuado para el teletrabajo cuando las tareas del puesto:
- Son independientes por naturaleza
- Se basan principalmente en el conocimiento
- Se prestan a resultados mensurables
- No requieren interacción frecuente en el lugar de trabajo habitual con supervisores, colegas, clientes o el público, en persona o por teléfono.
- No se requiere la presencia inmediata del empleado en el lugar de trabajo habitual para abordar eventos no programados, a menos que sean posibles arreglos alternativos para la cobertura.
- No son esenciales para la gestión del flujo de trabajo en el sitio.
B. Elegibilidad del empleado
Los empleados pueden ser aptos para el teletrabajo cuando sus características personales, según lo determine el supervisor, incluyen:
- Demostró confiabilidad y responsabilidad
- Comunicación eficaz con supervisores, compañeros de trabajo y clientes.
- Motivación demostrada
- La capacidad de trabajar de forma independiente
- Una tasa de productividad constantemente alta
- Un alto nivel de habilidad y conocimiento del trabajo.
- La capacidad de priorizar el trabajo de manera eficaz
- Buenas habilidades de organización y gestión del tiempo.
Los empleados que no cumplan con las obligaciones de la Ciudad, como cumplir con las expectativas de desempeño o conducta, no son elegibles para teletrabajar.
IV. Opciones de acuerdo
Los acuerdos de teletrabajo pueden ser de carácter regular y recurrente o de carácter ocasional.
Regular y recurrente significa que un empleado trabaja fuera de su lugar de trabajo habitual en un día o días establecidos y en un horario recurrente.
Los empleados que teletrabajan de manera regular y recurrente deben estar disponibles para trabajar en el lugar de trabajo habitual los días de teletrabajo si es necesario. Por el contrario, el supervisor debe atender las solicitudes ocasionales de los empleados para cambiar sus días de teletrabajo programados regularmente, si es posible. Los empleados deben obtener autorización previa para cambiar un día de teletrabajo programado regularmente.
El teletrabajo ocasional significa que un empleado trabaja fuera de la oficina de manera poco frecuente, puntual o irregular. Esta opción ofrece una disposición ideal para los empleados que generalmente necesitan estar en la oficina, pero que a veces tienen proyectos, tareas u otras circunstancias que cumplen con los criterios de elegibilidad.
V. Formación
Todos los empleados con acuerdos de teletrabajo y todos los supervisores con empleados que trabajen a distancia deben completar el módulo de aprendizaje electrónico sobre teletrabajo correspondiente al menos una vez. Los supervisores pueden exigir a los empleados que vuelvan a realizar el módulo de aprendizaje electrónico sobre teletrabajo.
VI. Encuesta
Todos los empleados con acuerdos de teletrabajo aprobados deben completar la Encuesta de empleados que teletrabajan del CCSF.
La encuesta ayudará a la Ciudad a rastrear el número de empleados que trabajan a distancia y evaluar el programa.
VII. Horas de trabajo
Durante el teletrabajo se aplican todas las normas que se aplican en el lugar de trabajo habitual, es decir:
- Los empleados que trabajan a distancia deben realizar el trabajo designado durante las horas de trabajo programadas.
- Los empleados deben contabilizar y reportar el tiempo dedicado al teletrabajo de la misma manera que lo harían en el lugar de trabajo habitual o de acuerdo con los términos del acuerdo de teletrabajo.
- La contabilidad del tiempo debe incluirse en el acuerdo de teletrabajo
- Los empleados pueden trabajar horas extras solo cuando se lo indique el supervisor y lo apruebe previamente.
- Los empleados deben obtener aprobación para usar vacaciones, licencias por enfermedad u otras licencias de la misma manera que los empleados departamentales que no trabajan a distancia.
- Los empleados que teletrabajan y se enferman deben informar las horas realmente trabajadas y utilizar la licencia por enfermedad para las horas no trabajadas.
VIII. Lugar de trabajo
Un empleado que trabaja a distancia debe designar un área de trabajo adecuada para realizar sus tareas oficiales. El empleado debe realizar su trabajo en el área designada cuando trabaja a distancia. Los requisitos para el área de trabajo designada variarán según la naturaleza del trabajo y el equipo necesario, y pueden ser determinados por el departamento.
Los empleados que trabajan a distancia deben trabajar en un entorno que les permita realizar sus tareas de manera segura y eficiente. Los empleados son responsables de garantizar que sus áreas de trabajo cumplan con los requisitos de salud y seguridad que se describen en el módulo de aprendizaje electrónico sobre trabajo a distancia. La ciudad o el departamento pueden solicitar fotografías del área de trabajo designada del empleado para determinar el cumplimiento de las normas de salud y seguridad.
Los empleados están cubiertos por las leyes de compensación laboral cuando realizan tareas laborales en sus ubicaciones alternativas designadas durante el horario laboral habitual. Los empleados que sufran una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo mientras trabajan desde casa deben notificar a su supervisor y completar los formularios necesarios de inmediato.
La Ciudad no es responsable por daños a la propiedad personal o real de un empleado mientras el empleado esté trabajando en un lugar de trabajo alternativo.
IX. Equipos y suministros
Un empleado que trabaja a distancia debe identificar el equipo, el software, los suministros y el soporte necesarios para trabajar con éxito en una ubicación alternativa, y debe especificar dichos elementos en el formulario de solicitud y acuerdo de trabajo a distancia. Si el departamento no proporciona el equipo, el software, los suministros o el soporte necesarios y el empleado no los tiene, no será elegible para trabajar a distancia.
A. Equipamiento urbano
Los equipos, software o suministros proporcionados por la Ciudad son únicamente para fines comerciales de la Ciudad.
Un empleado que trabaja a distancia no obtiene ningún derecho sobre el equipo, el software o los suministros de la Ciudad que se le proporcionen en relación con el trabajo a distancia. El empleado debe devolver inmediatamente todo el equipo, el software y los suministros de la Ciudad al finalizar el acuerdo de trabajo a distancia o cuando lo solicite el departamento.
Un empleado que trabaja a distancia debe proteger el equipo, el software y los suministros de la ciudad contra posibles robos, pérdidas y daños. El empleado que trabaja a distancia puede ser responsable del reemplazo o la reparación del equipo, el software o los suministros de conformidad con las leyes aplicables sobre negligencia o conducta intencional en caso de robo, pérdida o daño.
Todo equipo, software, archivo y base de datos proporcionados por la Ciudad seguirán siendo propiedad de la Ciudad. Un empleado que trabaje desde casa debe cumplir con todas las leyes de derechos de autor sobre software y no puede hacer copias no autorizadas de ningún software propiedad de la Ciudad. Los empleados no pueden agregar hardware o software a los equipos de la Ciudad sin aprobación previa por escrito.
B. Equipo personal
Los empleados que utilizan su equipo personal para teletrabajar son responsables de la instalación, reparación y mantenimiento del equipo.
Los empleados que trabajan a distancia deben comprender y aceptar que la Ciudad tiene derecho y puede acceder a cualquier equipo personal utilizado mientras trabajan a distancia, como una computadora personal, teléfono, máquina de fax, facturas mensuales y registros de Internet.
Los empleados deben comunicarse con sus supervisores si problemas con el equipo, la conectividad u otros suministros les impiden trabajar mientras teletrabajan.
X. Seguridad de la información confidencial
Todos los archivos, registros, papeles u otros materiales creados durante el teletrabajo son propiedad de la Ciudad. Los empleados que trabajan a distancia y sus supervisores deben identificar cualquier información y registro confidencial, privado o personal al que se pueda acceder y asegurarse de que se utilicen las medidas de seguridad adecuadas para protegerlos. Un departamento puede exigir a los empleados que trabajen en lugares privados cuando manipulen material confidencial o sensible. Los departamentos pueden prohibir a los empleados que impriman información confidencial en lugares donde trabajan a distancia para evitar violaciones de la confidencialidad.
Los empleados no pueden revelar archivos, registros, materiales o información confidencial o privada y no pueden permitir el acceso a las redes o bases de datos de la Ciudad a nadie que no esté autorizado a tener acceso.
XI. Leyes de protección del sol
La Ley de Registros Públicos de California y la Ordenanza Sunshine de San Francisco sobre información pública y registros públicos se aplican a los empleados que trabajan a distancia. Los registros públicos incluyen cualquier escrito que contenga información relacionada con la gestión de los negocios públicos preparado, poseído, usado o retenido por la Ciudad, independientemente de su forma física o característica. La información pública significa el contenido de un registro público. Al recibir una solicitud apropiada, y sujeto a las exenciones autorizadas, un empleado que trabaja a distancia debe permitir la inspección y el examen de cualquier registro público o información pública bajo su custodia, o cualquier parte segregable de un registro público, dentro de los límites de tiempo requeridos. Este requisito existe independientemente de dónde se encuentre el registro público.
XII. Procedimientos
Los empleados deben completar los siguientes pasos antes de teletrabajar:
- Hable con el supervisor para determinar la elegibilidad.
- Completar el módulo de eLearning
a. Lea y acepte la Política del Programa de Teletrabajo
b. Leer y aceptar cumplir con las Pautas técnicas de teletrabajo. - Complete el formulario de solicitud y acuerdo de teletrabajo según lo requiera el departamento.
- Recibir la aprobación del acuerdo de teletrabajo de acuerdo con el proceso de aprobación del departamento.
- Complete la encuesta sobre teletrabajo.
XIII. Denegación de la solicitud
La Política y el Programa de Teletrabajo de la Ciudad no están sujetos a los procedimientos de quejas de ningún Memorando de Entendimiento, ni a ningún otro procedimiento de revisión o apelación, excepto lo indicado en esta sección.
Un empleado que considere que la solicitud de teletrabajo ha sido rechazada por razones arbitrarias o caprichosas puede apelar la decisión ante el jefe de departamento o su designado. La decisión del jefe de departamento o su designado es definitiva.