Chính sách chương trình làm việc từ xa

I. Mục đích

Làm việc từ xa là một thỏa thuận cho phép nhân viên đủ điều kiện của Thành phố và Quận San Francisco (Thành phố) làm việc tại một khu vực được chỉ định bên ngoài văn phòng. Làm việc từ xa là một thỏa thuận hợp tác giữa nhân viên, giám sát viên và các phòng ban tuyển dụng.

Làm việc từ xa mang lại lợi ích cho nhân viên, phòng ban và cộng đồng. Các lợi ích bao gồm:

• Khả năng hoạt động trong trường hợp khẩn cấp khi không thể tiếp cận được nơi làm việc thông thường
• Tăng năng suất
• Sử dụng hiệu quả các nguồn lực của Thành phố, bao gồm cả không gian văn phòng
• Tuyển dụng và giữ chân nhân viên có trình độ cao
• Linh hoạt hơn cho nhân viên và phòng ban
• Cải thiện tinh thần của nhân viên và sự hài lòng trong công việc
• Giảm tình trạng vắng mặt của nhân viên
• Giảm thời gian và chi phí đi lại của nhân viên
• Giảm mức tiêu thụ năng lượng, ô nhiễm không khí, ùn tắc giao thông và bãi đậu xe, và tình trạng quá tải phương tiện giao thông công cộng.

Chính sách và Chương trình làm việc từ xa được áp dụng trên toàn thành phố và các trưởng phòng ban được khuyến khích tạo điều kiện làm việc từ xa cho tất cả nhân viên đủ điều kiện trong phòng ban của mình trong phạm vi có thể.

II. Chính sách

Làm việc từ xa là một đặc quyền, không phải là quyền. Tất cả nhân viên của Thành phố làm việc từ xa phải có thỏa thuận làm việc từ xa được chấp thuận theo chính sách này. Một phòng ban của Thành phố có thể có các yêu cầu, hướng dẫn hoặc quy trình làm việc từ xa bổ sung, miễn là chúng phù hợp với mục đích của chương trình này.

Làm việc từ xa không thay đổi nhiệm vụ, nghĩa vụ, trách nhiệm hoặc các điều khoản và điều kiện của việc làm tại Thành phố. Nhân viên làm việc từ xa phải tuân thủ tất cả các quy tắc, chính sách, thông lệ và hướng dẫn của Thành phố.

Nhân viên làm việc từ xa phải thực hiện công việc trong giờ làm việc từ xa theo lịch trình. Nhân viên không được tham gia vào các hoạt động trong khi làm việc từ xa mà không được phép tại nơi làm việc thông thường, chẳng hạn như chăm sóc trẻ em, người già hoặc người phụ thuộc khác. Nhân viên làm việc từ xa có thể giải quyết công việc cá nhân trong giờ nghỉ trưa không lương, giống như họ làm tại nơi làm việc thông thường.

Nhân viên phải đọc chính sách làm việc từ xa và hướng dẫn kỹ thuật, hoàn thành mô-đun học trực tuyến, gửi thỏa thuận thông qua quy trình phê duyệt của phòng ban và hoàn thành khảo sát làm việc từ xa trước khi làm việc từ xa.

Người giám sát hoặc một phòng ban có thể từ chối, chấm dứt hoặc sửa đổi thỏa thuận làm việc từ xa vì bất kỳ lý do kinh doanh nào không phải là tùy tiện hoặc thất thường. Tương tự như vậy, một nhân viên làm việc từ xa có thể chấm dứt hoặc yêu cầu thay đổi thỏa thuận làm việc từ xa bất kỳ lúc nào. Nhân viên có thể bị loại khỏi Chương trình làm việc từ xa nếu họ không tuân thủ các điều khoản trong thỏa thuận làm việc từ xa của mình.

Chính sách và Chương trình làm việc từ xa được thiết kế để không tốn kém. Thành phố không bắt buộc phải cung cấp cho nhân viên làm việc từ xa các vật liệu hoặc vật tư cần thiết để thiết lập một nơi làm việc thay thế (bàn, ghế, máy tính, phần mềm, điện thoại di động, máy fax, máy photocopy, v.v.) và không chịu trách nhiệm về chi phí thiết lập hoặc vận hành tại một nơi làm việc thay thế (dịch vụ điện thoại hoặc internet, v.v.).

Các phòng ban có toàn quyền quyết định cung cấp thiết bị, phần mềm hoặc vật tư, hoặc cho phép nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân của họ trong khi làm việc từ xa. Các phòng ban cung cấp thiết bị, phần mềm hoặc vật tư khác cho nhân viên làm việc từ xa phải phân bổ hợp lý các nguồn lực đó dựa trên nhu cầu hoạt động và khối lượng công việc.

Các phòng ban có toàn quyền quyết định hoàn trả cho nhân viên chi phí sử dụng thiết bị cá nhân khi làm việc từ xa. Các phòng ban đồng ý hoàn trả chi phí phải nêu rõ điều này trong thỏa thuận làm việc từ xa.

Mọi quy định của Thành phố liên quan đến việc sử dụng máy tính và Internet đều được áp dụng khi nhân viên làm việc từ xa, bất kể nhân viên đó sử dụng thiết bị do Thành phố cung cấp hay thiết bị cá nhân.

III. Điều kiện đủ

Điều kiện để làm việc từ xa phụ thuộc vào cả vị trí và nhân viên. Không phải mọi công việc hoặc mọi nhân viên đều phù hợp để làm việc từ xa.

A. Điều kiện ứng tuyển

Vị trí của nhân viên có thể phù hợp để làm việc từ xa khi nhiệm vụ công việc:

• Có bản chất độc lập
• Chủ yếu dựa trên kiến thức
• Cho vay để đo lường các sản phẩm
• Không yêu cầu tương tác thường xuyên tại nơi làm việc thông thường với người giám sát, đồng nghiệp, khách hàng hoặc công chúng, trực tiếp hoặc qua điện thoại
• Không yêu cầu nhân viên phải có mặt ngay tại nơi làm việc thường xuyên để giải quyết các sự kiện không theo lịch trình, trừ khi có thể có các sắp xếp thay thế để bảo hiểm
• Không cần thiết cho việc quản lý quy trình làm việc tại chỗ.

B. Điều kiện của nhân viên

Nhân viên có thể phù hợp để làm việc từ xa khi các đặc điểm cá nhân của họ, được xác định bởi người giám sát, bao gồm:

• Đã chứng minh được sự đáng tin cậy và trách nhiệm
• Giao tiếp hiệu quả với cấp trên, đồng nghiệp và khách hàng
• Động lực được thể hiện
• Khả năng làm việc độc lập
• Tỷ lệ năng suất cao liên tục
• Trình độ kỹ năng và kiến thức cao về công việc
• Khả năng ưu tiên công việc hiệu quả
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt.

Những nhân viên không thực hiện nghĩa vụ với Thành phố, chẳng hạn như đáp ứng kỳ vọng về hiệu suất hoặc hành vi, sẽ không đủ điều kiện làm việc từ xa.

IV. Các lựa chọn thỏa thuận

Thỏa thuận làm việc từ xa có thể được thực hiện thường xuyên và định kỳ hoặc thỉnh thoảng.

Thường xuyên và định kỳ có nghĩa là một nhân viên làm việc xa nơi làm việc thường xuyên vào một ngày hoặc nhiều ngày đã định và theo lịch trình định kỳ.

Nhân viên làm việc từ xa thường xuyên và định kỳ phải có mặt để làm việc tại nơi làm việc thường xuyên vào những ngày làm việc từ xa nếu cần. Ngược lại, nếu có thể, yêu cầu thỉnh thoảng của nhân viên về việc thay đổi ngày làm việc từ xa theo lịch trình thường xuyên của họ phải được người giám sát đáp ứng. Nhân viên phải xin phép trước để thay đổi ngày làm việc từ xa theo lịch trình thường xuyên.

Làm việc từ xa thỉnh thoảng có nghĩa là nhân viên làm việc xa văn phòng không thường xuyên, một lần hoặc không thường xuyên. Tùy chọn này cung cấp một sự sắp xếp lý tưởng cho những nhân viên thường xuyên phải có mặt tại văn phòng, nhưng đôi khi có các dự án, nhiệm vụ hoặc các trường hợp khác đáp ứng các tiêu chí đủ điều kiện.

V. Đào tạo

Tất cả nhân viên có thỏa thuận làm việc từ xa và tất cả giám sát viên có nhân viên làm việc từ xa phải hoàn thành mô-đun eLearning làm việc từ xa phù hợp ít nhất một lần. Giám sát viên có thể yêu cầu nhân viên học lại eLearning làm việc từ xa.

VI. Khảo sát

Tất cả nhân viên có thỏa thuận làm việc tại nhà được chấp thuận phải hoàn thành Khảo sát nhân viên làm việc tại nhà của CCSF.

Cuộc khảo sát sẽ giúp Thành phố theo dõi số lượng nhân viên làm việc từ xa và đánh giá chương trình.

VII. Giờ làm việc

Tất cả các quy tắc áp dụng tại nơi làm việc thông thường đều áp dụng khi làm việc từ xa. Đó là:

• Nhân viên làm việc tại nhà phải thực hiện công việc được chỉ định trong giờ làm việc theo lịch trình
• Nhân viên phải tính toán và báo cáo thời gian làm việc tại nhà giống như cách họ làm tại nơi làm việc thông thường hoặc theo các điều khoản của thỏa thuận làm việc tại nhà
  • Việc tính toán thời gian nên được đưa vào thỏa thuận làm việc từ xa
• Nhân viên chỉ được làm thêm giờ khi được chỉ đạo và được người giám sát chấp thuận trước
• Nhân viên phải xin phép để sử dụng ngày nghỉ phép, ngày ốm hoặc ngày nghỉ khác theo cùng cách như nhân viên phòng ban không làm việc từ xa
• Nhân viên làm việc tại nhà bị ốm phải báo cáo số giờ thực tế đã làm việc và sử dụng chế độ nghỉ ốm cho những giờ không làm việc.

VIII. Công trường

Nhân viên làm việc từ xa phải chỉ định một khu vực làm việc phù hợp để thực hiện công việc chính thức. Nhân viên phải thực hiện công việc trong khu vực được chỉ định khi làm việc từ xa. Các yêu cầu đối với khu vực làm việc được chỉ định sẽ khác nhau tùy thuộc vào bản chất công việc và thiết bị cần thiết, và có thể được xác định bởi bộ phận.

Nhân viên làm việc từ xa phải làm việc trong môi trường cho phép họ thực hiện nhiệm vụ của mình một cách an toàn và hiệu quả. Nhân viên có trách nhiệm đảm bảo khu vực làm việc của họ tuân thủ các yêu cầu về sức khỏe và an toàn được nêu trong mô-đun eLearning làm việc từ xa. Thành phố và/hoặc sở có thể yêu cầu ảnh chụp khu vực làm việc được chỉ định của nhân viên để xác định việc tuân thủ các quy tắc về sức khỏe và an toàn.

Nhân viên được bảo vệ theo luật bồi thường lao động khi thực hiện nhiệm vụ công việc tại các địa điểm thay thế được chỉ định trong giờ làm việc thông thường. Nhân viên bị thương hoặc bệnh liên quan đến công việc trong khi làm việc từ xa phải thông báo cho người giám sát của mình và hoàn thành mọi biểu mẫu bắt buộc ngay lập tức.

Thành phố không chịu trách nhiệm về thiệt hại đối với tài sản cá nhân hoặc bất động sản của nhân viên trong khi nhân viên đó làm việc tại một địa điểm làm việc khác.

IX. Thiết bị và vật tư

Nhân viên làm việc từ xa phải xác định thiết bị, phần mềm, vật tư và hỗ trợ cần thiết để làm việc thành công tại một địa điểm thay thế và phải nêu rõ những mục đó trong đơn xin làm việc từ xa và mẫu thỏa thuận. Nếu phòng ban không cung cấp thiết bị, phần mềm, vật tư hoặc hỗ trợ cần thiết và nhân viên không có những thứ đó, nhân viên sẽ không đủ điều kiện để làm việc từ xa.

A. Thiết bị thành phố

Thiết bị, phần mềm hoặc vật tư do Thành phố cung cấp chỉ dành cho công việc của Thành phố.

Nhân viên làm việc từ xa không có bất kỳ quyền nào đối với thiết bị, phần mềm hoặc vật tư của Thành phố được cung cấp liên quan đến làm việc từ xa. Nhân viên phải trả lại ngay lập tức tất cả thiết bị, phần mềm và vật tư của Thành phố khi kết thúc thỏa thuận làm việc từ xa hoặc theo yêu cầu của bộ phận.

Nhân viên làm việc từ xa phải bảo vệ thiết bị, phần mềm và vật tư của Thành phố khỏi nguy cơ bị trộm cắp, mất mát và hư hỏng. Nhân viên làm việc từ xa có thể phải chịu trách nhiệm thay thế hoặc sửa chữa thiết bị, phần mềm hoặc vật tư theo luật hiện hành về hành vi bất cẩn hoặc cố ý trong trường hợp bị trộm cắp, mất mát hoặc hư hỏng.

Bất kỳ thiết bị, phần mềm, tệp và cơ sở dữ liệu nào do Thành phố cung cấp đều phải là tài sản của Thành phố. Nhân viên làm việc từ xa phải tuân thủ mọi luật bản quyền phần mềm và không được sao chép trái phép bất kỳ phần mềm nào do Thành phố sở hữu. Nhân viên không được thêm phần cứng hoặc phần mềm vào thiết bị của Thành phố mà không có sự chấp thuận trước bằng văn bản.

B. Thiết bị cá nhân

Nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân để làm việc từ xa có trách nhiệm lắp đặt, sửa chữa và bảo trì thiết bị.

Nhân viên làm việc tại nhà phải hiểu và đồng ý rằng Thành phố có quyền và có thể truy cập bất kỳ thiết bị cá nhân nào được sử dụng trong khi làm việc tại nhà, chẳng hạn như máy tính cá nhân, điện thoại, máy fax, hóa đơn hàng tháng và hồ sơ internet.

Nhân viên phải liên hệ với người giám sát của mình nếu thiết bị, kết nối hoặc các vấn đề cung cấp khác khiến họ không thể làm việc khi làm việc từ xa.

X. Bảo mật thông tin bí mật

Tất cả các tệp, hồ sơ, giấy tờ hoặc tài liệu khác được tạo ra trong khi làm việc từ xa đều là tài sản của Thành phố. Nhân viên làm việc từ xa và người giám sát của họ phải xác định bất kỳ thông tin và hồ sơ bí mật, riêng tư hoặc cá nhân nào được truy cập và đảm bảo sử dụng các biện pháp bảo vệ thích hợp để bảo vệ chúng. Một phòng ban có thể yêu cầu nhân viên làm việc ở những địa điểm riêng tư khi xử lý tài liệu bí mật hoặc nhạy cảm. Các phòng ban có thể cấm nhân viên in thông tin bí mật tại các địa điểm làm việc từ xa để tránh vi phạm tính bảo mật.

Nhân viên không được tiết lộ các tập tin, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin bí mật hoặc riêng tư và không được phép cho bất kỳ ai không được phép truy cập vào mạng hoặc cơ sở dữ liệu của Thành phố.

XI. Luật Ánh sáng mặt trời

Đạo luật Hồ sơ Công cộng California và Sắc lệnh Sunshine của San Francisco liên quan đến thông tin công cộng và hồ sơ công cộng áp dụng cho nhân viên làm việc từ xa. Hồ sơ công cộng bao gồm bất kỳ văn bản nào có chứa thông tin liên quan đến việc tiến hành công việc kinh doanh của công chúng do Thành phố lập, sở hữu, sử dụng hoặc lưu giữ bất kể hình thức vật lý hoặc đặc điểm nào. Thông tin công cộng có nghĩa là nội dung của hồ sơ công cộng. Khi nhận được yêu cầu phù hợp và tuân theo các miễn trừ được ủy quyền, nhân viên làm việc từ xa phải cho phép kiểm tra và xem xét bất kỳ hồ sơ công cộng hoặc thông tin công cộng nào trong quyền giám hộ của nhân viên hoặc bất kỳ phần nào có thể tách biệt của hồ sơ công cộng trong thời hạn bắt buộc. Yêu cầu này tồn tại bất kể hồ sơ công cộng được lưu trữ ở đâu.

XII. Thủ tục

Nhân viên phải hoàn thành các bước sau trước khi làm việc từ xa:

1. Nói chuyện với người giám sát để xác định đủ điều kiện
2. Hoàn thành mô-đun eLearning
   a. Đọc và đồng ý với Chính sách Chương trình Làm việc từ xa
   b. Đọc và đồng ý tuân thủ các Nguyên tắc kỹ thuật làm việc từ xa
3. Hoàn thành đơn xin làm việc tại nhà và mẫu thỏa thuận theo yêu cầu của bộ phận
4. Nhận được sự chấp thuận của thỏa thuận làm việc từ xa theo quy trình phê duyệt của bộ phận
5. Hoàn thành khảo sát làm việc từ xa.

XIII. Từ chối đơn

Chính sách và Chương trình làm việc từ xa của Thành phố không phải tuân theo các thủ tục khiếu nại trong bất kỳ Biên bản ghi nhớ nào hoặc bất kỳ thủ tục xem xét hoặc kháng cáo nào khác, ngoại trừ những trường hợp được ghi chú trong phần này.

Nhân viên nào tin rằng đơn xin làm việc từ xa đã bị từ chối vì lý do tùy tiện hoặc thất thường có thể kháng cáo quyết định lên trưởng phòng hoặc người được chỉ định. Quyết định của trưởng phòng hoặc người được chỉ định là quyết định cuối cùng.