Patakaran sa Programa sa Telecommuting

I. Layunin

Ang telecommuting ay isang kaayusan na nagpapahintulot sa mga kwalipikadong empleyado ng Lungsod at County ng San Francisco (City) na magtrabaho sa isang itinalagang lugar sa labas ng opisina. Ang telecommuting ay isang kooperatiba na pagsasaayos sa pagitan ng mga empleyado, superbisor, at mga departamentong nagpapatrabaho.

Ang telecommuting ay nakikinabang sa mga empleyado, departamento, at komunidad. Kasama sa mga benepisyo ang:

• Kakayahang gumana sa panahon ng emerhensiya kapag ang regular na lugar ng trabaho ay hindi naa-access
• Tumaas na pagiging produktibo
• Mahusay na paggamit ng mga mapagkukunan ng Lungsod, kabilang ang espasyo ng opisina
• Pagrekrut at pagpapanatili ng mga mataas na kwalipikadong empleyado
• Higit na kakayahang umangkop para sa mga empleyado at departamento
• Pinahusay na moral ng empleyado at kasiyahan sa trabaho
• Nabawasan ang pagliban ng empleyado
• Nabawasan ang oras at gastos sa pag-commute ng empleyado
• Nabawasan ang pagkonsumo ng enerhiya, polusyon sa hangin, trapiko at pagsisikip ng paradahan, at pagsisikip ng transit.

Nalalapat ang Patakaran at Programa sa Telecommuting sa buong lungsod, at ang mga pinuno ng departamento ay lubos na hinihikayat na gawing available ang telecommuting sa lahat ng karapat-dapat na empleyado sa kanilang mga departamento hangga't maaari.

II. Patakaran

Ang telecommuting ay isang pribilehiyo, hindi isang karapatan. Ang lahat ng empleyado ng Lungsod na nagte-telecommute ay dapat magkaroon ng isang aprubadong kasunduan sa telecommuting sa ilalim ng patakarang ito. Ang isang departamento ng Lungsod ay maaaring magkaroon ng karagdagang mga kinakailangan sa telecommuting, mga alituntunin, o mga pamamaraan, kung naaayon ang mga ito sa layunin ng programang ito.

Hindi binabago ng telecommuting ang mga tungkulin, obligasyon, responsibilidad, o mga tuntunin at kundisyon ng pagtatrabaho sa Lungsod. Ang mga empleyado sa telecommuting ay dapat sumunod sa lahat ng mga patakaran, patakaran, kasanayan, at tagubilin ng Lungsod.

Ang isang empleyado sa telecommuting ay dapat magsagawa ng trabaho sa mga nakatakdang oras ng telecommuting. Maaaring hindi makisali ang mga empleyado sa mga aktibidad habang nagte-telecommute na hindi papahintulutan sa regular na lugar ng trabaho, tulad ng bata, nakatatanda, o iba pang umaasang pangangalaga. Ang mga empleyado sa telecommuting ay maaaring mag-asikaso ng personal na negosyo sa panahon ng walang bayad na tanghalian, tulad ng ginagawa nila sa regular na lugar ng trabaho.

Dapat basahin ng mga empleyado ang patakaran sa telecommuting at mga teknikal na alituntunin, kumpletuhin ang eLearning module, magsumite ng kasunduan sa pamamagitan ng proseso ng pag-apruba ng departamento, at kumpletuhin ang telecommuting survey bago mag-telecommuting.

Ang isang superbisor o isang departamento ay maaaring tanggihan, wakasan, o baguhin ang isang kasunduan sa telecommuting para sa anumang kadahilanang pangnegosyo na hindi arbitraryo o pabagu-bago. Katulad nito, ang isang empleyado sa telecommuting ay maaaring magtapos o humiling na baguhin ang isang kasunduan sa telecommuting anumang oras. Maaaring tanggalin ang mga empleyado sa Telecommuting Program kung hindi sila sumunod sa mga tuntunin ng kanilang mga kasunduan sa telecommuting.

Ang Patakaran at Programa sa Telecommuting ay nilayon na maging neutral sa gastos. Ang Lungsod ay hindi kinakailangang magbigay sa mga empleyado ng telecommuting ng mga materyales o mga supply na kailangan upang magtatag ng isang kahaliling lugar ng trabaho (desk, upuan, computer, software, cell phone, fax, copier, atbp.), at walang pananagutan para sa pag-set-up o mga gastos sa pagpapatakbo sa isang kahaliling lugar ng trabaho (mga serbisyo ng telepono o internet, atbp.).

Ang mga departamento ay may sariling pagpapasya na magbigay ng kagamitan, software, o mga supply, o payagan ang mga empleyado na gamitin ang kanilang personal na kagamitan habang nagte-telecommute. Ang mga departamentong nagbibigay ng kagamitan, software, o iba pang mga supply sa mga empleyado sa telecommuting ay dapat na makatwirang ilaan ang mga mapagkukunang iyon batay sa mga pangangailangan sa pagpapatakbo at workload.

Ang mga departamento ay may sariling paghuhusga na ibalik ang mga empleyado para sa mga gastos sa paggamit ng personal na kagamitan habang nagte-telecommute. Ang mga kagawaran na sumasang-ayon na ibalik ang mga gastos ay dapat tugunan ito nang malinaw sa kasunduan sa telecommuting.

Ang lahat ng patakaran ng Lungsod tungkol sa paggamit ng mga computer at internet ay nalalapat habang ang isang empleyado ay nagte-telecommute, hindi alintana kung ang empleyado ay gumagamit ng City-provided o personal na kagamitan.

III. Pagiging karapat-dapat

Ang pagiging karapat-dapat para sa telecommuting ay batay sa parehong posisyon at empleyado. Hindi lahat ng trabaho, o bawat empleyado, ay angkop para sa telecommuting.

A. Pagiging karapat-dapat sa posisyon

Ang posisyon ng isang empleyado ay maaaring angkop para sa telecommuting kapag ang mga tungkulin sa trabaho ay:

• Nagsasarili sa kalikasan
• Pangunahing nakabatay sa kaalaman
• Ipahiram ang kanilang sarili sa mga masusukat na maihahatid
• Huwag mangailangan ng madalas na pakikipag-ugnayan sa regular na lugar ng trabaho sa mga superbisor, kasamahan, kliyente, o publiko, nang personal o sa pamamagitan ng telepono
• Huwag hilingin ang agarang presensya ng empleyado sa regular na lugar ng trabaho upang tugunan ang mga hindi nakaiskedyul na kaganapan, maliban kung posible ang mga alternatibong pagsasaayos para sa pagsakop
• Hindi mahalaga sa pamamahala ng on-site na daloy ng trabaho.

B. Employee Eligibility

Ang mga empleyado ay maaaring maging angkop para sa telecommuting kapag ang kanilang mga personal na katangian, gaya ng tinutukoy ng superbisor, ay kinabibilangan ng:

• Nagpakita ng pagiging maaasahan at pananagutan
• Epektibong komunikasyon sa mga superbisor, katrabaho, at kliyente
• Nagpakita ng motibasyon
• Ang kakayahang magtrabaho nang nakapag-iisa
• Isang patuloy na mataas na rate ng pagiging produktibo
• Isang mataas na antas ng kasanayan at kaalaman sa trabaho
• Ang kakayahang mag-priyoridad sa trabaho nang epektibo
• Mahusay na mga kasanayan sa organisasyon at pamamahala ng oras.

Ang mga empleyadong hindi umaayon sa mga obligasyon ng Lungsod, tulad ng pagtugon sa pagganap o pag-uugali ng mga inaasahan, ay hindi karapat-dapat na mag-telecommute.

IV. Mga Opsyon sa Kasunduan

Ang mga kasunduan sa telecommuting ay maaaring regular at umuulit, o paminsan-minsan.

Ang regular at paulit-ulit ay nangangahulugan na ang isang empleyado ay nagtatrabaho nang malayo sa regular na lugar ng trabaho sa isang itinatag na araw o mga araw, at sa isang umuulit na iskedyul.

Ang mga empleyado na nagte-telecommute sa isang regular at paulit-ulit na batayan ay dapat na magagamit upang magtrabaho sa regular na lugar ng trabaho sa mga araw ng telecommuting kung kinakailangan. Sa kabaligtaran, ang mga paminsan-minsang kahilingan ng mga empleyado na baguhin ang kanilang mga regular na nakaiskedyul na araw ng telecommute ay dapat tanggapin ng superbisor kung maaari. Ang mga empleyado ay dapat kumuha ng paunang awtorisasyon upang baguhin ang isang regular na nakaiskedyul na araw ng telecommute.

Ang paminsan-minsang telecommuting ay nangangahulugan na ang isang empleyado ay nagtatrabaho sa labas ng opisina sa isang madalang, isang beses, o hindi regular na batayan. Ang opsyong ito ay nagbibigay ng perpektong pagsasaayos para sa mga empleyado na karaniwang kailangang nasa opisina, ngunit kung minsan ay may mga proyekto, takdang-aralin, o iba pang mga pangyayari na nakakatugon sa pamantayan sa pagiging kwalipikado.

V. Pagsasanay

Ang lahat ng empleyado na may mga kasunduan sa telecommute at lahat ng superbisor na may mga empleyado sa telecommuting ay dapat kumpletuhin ang naaangkop na telecommute eLearning module kahit isang beses. Maaaring hilingin ng mga superbisor sa mga empleyado na muling kunin ang telecommute eLearning.

VI. Survey

Dapat kumpletuhin ng lahat ng empleyado na may mga inaprubahang kasunduan sa telecommute ang CCSF Telecommuting Employee Survey.

Ang survey ay makakatulong sa Lungsod na subaybayan ang bilang ng mga empleyado sa telecommuting at suriin ang programa.

VII. Oras ng Trabaho

Ang lahat ng mga patakarang naaangkop sa regular na lugar ng trabaho ay naaangkop habang nagte-telecommute. Iyon ay:

• Ang mga empleyado sa telecommuting ay dapat magsagawa ng itinalagang trabaho sa mga nakatakdang oras ng trabaho
• Dapat isaalang-alang at iulat ng mga empleyado ang oras na ginugol sa telecommuting sa parehong paraan na gagawin nila sa regular na lugar ng trabaho, o ayon sa mga tuntunin ng kasunduan sa telecommuting
  • Dapat isama ang time accounting sa kasunduan sa telecommuting
• Ang mga empleyado ay maaaring mag-overtime lamang kapag inutusang gawin ito at inaprubahan nang maaga ng superbisor
• Ang mga empleyado ay dapat kumuha ng pag-apruba na gumamit ng bakasyon, may sakit, o iba pang bakasyon sa parehong paraan tulad ng mga empleyado ng departamento na hindi nagte-telecommute
• Ang mga empleyado sa telecommuting na nagkasakit ay dapat mag-ulat ng mga oras na aktwal na nagtrabaho, at gumamit ng sick leave para sa mga oras na hindi nagtrabaho.

VIII. Lugar ng trabaho

Ang isang empleyado sa telecommuting ay dapat magtalaga ng isang lugar ng trabaho na angkop para sa pagsasagawa ng opisyal na negosyo. Ang empleyado ay dapat magsagawa ng trabaho sa itinalagang lugar kapag nag-telecommute. Ang mga kinakailangan para sa itinalagang lugar ng trabaho ay mag-iiba depende sa uri ng trabaho at kagamitan na kailangan, at maaaring matukoy ng departamento.

Ang mga empleyado sa telecommuting ay dapat magtrabaho sa isang kapaligiran na nagpapahintulot sa kanila na gampanan ang kanilang mga tungkulin nang ligtas at mahusay. Ang mga empleyado ay may pananagutan sa pagtiyak na ang kanilang mga lugar ng trabaho ay sumusunod sa mga kinakailangan sa kalusugan at kaligtasan na saklaw sa telecommute eLearning module. Ang Lungsod at/o departamento ay maaaring humiling ng mga larawan ng itinalagang lugar ng trabaho ng empleyado upang matukoy ang pagsunod sa mga tuntunin sa kalusugan at kaligtasan.

Ang mga empleyado ay saklaw ng mga batas sa kompensasyon ng mga manggagawa kapag gumaganap ng mga tungkulin sa trabaho sa kanilang mga itinalagang kahaliling lokasyon sa mga regular na oras ng trabaho. Ang mga empleyadong dumaranas ng pinsala o karamdaman na may kaugnayan sa trabaho habang nagte-telecommute ay dapat abisuhan ang kanilang superbisor at kumpletuhin kaagad ang anumang kinakailangang mga form.

Ang Lungsod ay hindi mananagot para sa mga pinsala sa personal o tunay na ari-arian ng isang empleyado habang ang empleyado ay nagtatrabaho sa isang kahaliling lugar ng trabaho.

IX. Kagamitan at Kagamitan

Ang isang empleyado sa telecommuting ay dapat tukuyin ang kagamitan, software, mga supply, at suporta na kinakailangan upang matagumpay na magtrabaho sa isang kahaliling lokasyon, at dapat tukuyin ang mga item na iyon sa telecommute application at form ng kasunduan. Kung ang departamento ay hindi nagbibigay ng kinakailangang kagamitan, software, mga supply, o suporta, at ang empleyado ay wala ang mga ito, ang empleyado ay hindi magiging karapat-dapat na mag-telecommute.

A. Kagamitan ng Lungsod

Ang kagamitan, software, o mga supply na ibinigay ng Lungsod ay para sa negosyo ng Lungsod lamang.

Ang isang empleyado sa telecommuting ay hindi nakakakuha ng anumang mga karapatan sa kagamitan, software, o mga supply ng Lungsod na ibinigay kaugnay ng telecommuting. Dapat ibalik kaagad ng empleyado ang lahat ng kagamitan, software, at supply ng Lungsod sa pagtatapos ng pagsasaayos ng telecommuting o sa kahilingan ng departamento.

Dapat protektahan ng isang empleyado sa telecommuting ang kagamitan, software, at mga supply ng Lungsod mula sa posibleng pagnanakaw, pagkawala, at pinsala. Maaaring managot ang empleyado sa telecommuting para sa pagpapalit o pagkukumpuni ng kagamitan, software, o mga supply bilang pagsunod sa mga naaangkop na batas sa kapabayaan o sinadyang pag-uugali sakaling magkaroon ng pagnanakaw, pagkawala, o pinsala.

Anumang kagamitan, software, mga file, at mga database na ibinigay ng Lungsod ay mananatiling pag-aari ng Lungsod. Ang isang empleyado sa telecommuting ay dapat sumunod sa lahat ng mga batas sa copyright ng software, at hindi maaaring gumawa ng mga hindi awtorisadong kopya ng anumang software na pag-aari ng Lungsod. Ang mga empleyado ay hindi maaaring magdagdag ng hardware o software sa kagamitan ng Lungsod nang walang paunang nakasulat na pag-apruba.

B. Pansariling Kagamitan

Ang mga empleyado na gumagamit ng kanilang personal na kagamitan para sa telecommuting ay may pananagutan para sa pag-install, pagkumpuni, at pagpapanatili ng kagamitan.

Ang mga empleyado sa telecommuting ay dapat na maunawaan at sumang-ayon na ang Lungsod ay may karapatan, at maaaring ma-access, ang anumang personal na kagamitan na ginagamit habang nagte-telecommute, tulad ng isang personal na computer, telepono, fax machine, buwanang singil, at mga rekord sa internet.

Dapat makipag-ugnayan ang mga empleyado sa kanilang mga superbisor kung ang kagamitan, pagkakakonekta, o iba pang mga problema sa supply ay pumipigil sa kanila na magtrabaho habang nagte-telecommute.

X. Seguridad ng Kumpidensyal na Impormasyon

Ang lahat ng mga file, talaan, papel, o iba pang materyal na nilikha habang ang telecommuting ay pag-aari ng Lungsod. Ang mga empleyado sa telecommuting at kanilang mga superbisor ay dapat tukuyin ang anumang kumpidensyal, pribado, o personal na impormasyon at mga rekord na ia-access at tiyaking ginagamit ang mga naaangkop na pananggalang upang protektahan sila. Maaaring hilingin ng isang departamento ang mga empleyado na magtrabaho sa mga pribadong lokasyon kapag humahawak ng kumpidensyal o sensitibong materyal. Maaaring pagbawalan ng mga departamento ang mga empleyado na mag-print ng kumpidensyal na impormasyon sa mga lokasyon ng telecommuting upang maiwasan ang mga paglabag sa pagiging kumpidensyal.

Ang mga empleyado ay hindi maaaring magbunyag ng mga kumpidensyal o pribadong mga file, mga talaan, mga materyales, o impormasyon, at maaaring hindi payagan ang pag-access sa mga network ng Lungsod o mga database sa sinumang hindi awtorisadong magkaroon ng access.

XI. Sunshine Laws

Ang California Public Records Act at ang San Francisco Sunshine Ordinance tungkol sa pampublikong impormasyon at mga pampublikong rekord ay nalalapat sa mga empleyado sa telecommuting. Kasama sa mga pampublikong talaan ang anumang sulat na naglalaman ng impormasyon na may kaugnayan sa pag-uugali ng negosyo ng publiko na inihanda, pagmamay-ari, ginamit, o pinanatili ng Lungsod anuman ang pisikal na anyo o katangian. Ang pampublikong impormasyon ay nangangahulugan ng mga nilalaman ng isang pampublikong rekord. Sa pagtanggap ng naaangkop na kahilingan, at napapailalim sa mga awtorisadong exemption, dapat pahintulutan ng isang empleyado sa telecommuting ang pag-inspeksyon at pagsusuri ng anumang pampublikong rekord o pampublikong impormasyon sa pangangalaga ng empleyado, o anumang maihihiwalay na bahagi ng pampublikong rekord, sa loob ng kinakailangang mga limitasyon sa oras. Umiiral ang pangangailangang ito saanman matatagpuan ang pampublikong talaan.

XII. Mga Pamamaraan

Dapat kumpletuhin ng mga empleyado ang mga sumusunod na hakbang bago mag-telecommute:

1. Makipag-usap sa superbisor upang matukoy ang pagiging karapat-dapat
2. Kumpletuhin ang eLearning module
   a. Basahin at sumang-ayon sa Patakaran sa Telecommuting Program
   b. Basahin at sumang-ayon na sumunod sa Mga Teknikal na Alituntunin sa Telecommuting
3. Kumpletuhin ang aplikasyon sa telecommute at form ng kasunduan ayon sa kinakailangan ng departamento
4. Tumanggap ng pag-apruba ng kasunduan sa telecommute alinsunod sa proseso ng pag-apruba ng departamento
5. Kumpletuhin ang telecommuting survey.

XIII. Pagtanggi sa Aplikasyon

Ang Patakaran at Programa sa Telecommuting ng Lungsod ay hindi napapailalim sa mga pamamaraan ng karaingan sa anumang Memorandum of Understanding, o sa anumang iba pang mga pamamaraan ng pagsusuri o apela, maliban sa nakasaad sa seksyong ito.

Ang isang empleyado na naniniwala na ang aplikasyon sa telecommute ay tinanggihan para sa di-makatwirang o pabagu-bagong mga kadahilanan ay maaaring iapela ang desisyon sa pinuno ng departamento o itinalaga. Ang desisyon ng department head o designee ay pinal.