提供替代格式的提示和資源

要求提供替代格式

根據 1990 年《美國殘疾人法案》第二章，所有公共實體都必須確保“同等有效的溝通”，並向患有認知或感覺障礙的個人提供“輔助援助和服務”。 輔助工具和服務包括輔助聽力設備、手語翻譯器、即時字幕器和替代（或「可訪問」）格式——大字體、點字、電腦磁碟或錄音帶。 它還包括製作“PDF”文件和其他電子文檔，包括電子郵件和網站，供盲人和其他依賴聲音電腦螢幕閱讀器的人訪問。  

將提供替代格式的印刷材料，就像舊金山市和縣應合格殘疾人士的要求提供政策、做法或程序的任何其他修改一樣。因此，建議您隨時備有各種此類材料，並在殘疾人可能有特別興趣或可能參加的情況下隨時可用。 

要求提供所要求的格式

與所有公共實體一樣，舊金山市必須「首要考慮」所要求的具體援助或服務。  

例如，如果請求點字訊息，市和縣應嘗試提供點字資訊。市和縣可以選擇不提供所請求的援助或服務的唯一情況是，該機構能夠證明存在另一種“提供訪問的同等有效的手段”，或者使用所請求的手段會導致不當的財務或服務。行政負擔。 

提供替代格式不僅是殘障法合規問題，也是良好客戶服務的問題。

如果有人要求特定的替代格式，您可以提供其他替代格式。  

例如，如果有人要求點字訊息，您可能會提到您也可以在電腦磁碟上提供該資訊。 該個人可能會在不知道這是一個選項的情況下選擇電腦磁碟，或者可能會確認點字的請求。該人可能沒有計算機，或者可能只是更喜歡擁有資訊的「硬拷貝」。  

關於替代格式可用性的通知

印刷資料（例如會議通知、議程、報告、部門手冊等）應包含一項聲明，讓人們知道可根據殘疾人的要求提供替代格式。的訊息，例如：  

該材料可根據要求以其他格式提供給殘疾人。請聯絡[姓名、電子郵件地址和電話號碼，包括 TTY 號碼（如果有）]。

通知句子應採用無襯線字體，例如 ariel 14-18 點字體，以便可能需要替代格式（大字體）的個人能夠看到該字體可用。 

公開聽證會及列印訊息

如果您將在公開聽證會上提供印刷資料，請務必在公開聽證通知上註明印刷資料「可以透過在[日期- 之前透過[電話號碼，包括TTY、電子郵件地址] 聯絡[姓名] 以其他格式取得印刷材料” -截止日期]。提供 72 小時通知將有助於確保可用性。” 如果殘疾人群體可能對這項活動特別感興趣，那麼規劃者應該計劃在會議上提供大尺寸印刷版和電腦磁碟版本。 

可用於指示替代格式可用性的符號

有些符號可以幫助您宣傳可用的替代格式。 我們鼓勵您將這些符號放在出版物中的相關資訊旁邊，例如專案手冊、申請表、活動傳單、公開會議或聽證會通知等。 

如何提供替代格式

應及時提供所請求的替代格式。 根據請求的格式，可能需要幾分鐘、一天、一周或更長時間才能提供替代格式。 製作大印刷版本或將文件放入電腦 3 軟碟上可以輕鬆快速地完成。 提供點字版本的資訊可能需要一周或更長時間，具體取決於文件​​的長度和複雜性。 

當提供替代格式時，有關圖形的描述資訊應包含在文件的「純文字」版本中。   

大字印刷

如果文件是由常見的文字處理程式（例如，Word 或WordPerfect）產生的，那麼這是更容易提供的替代格式之一。 當有人要求提供大字體的文件時，請記住詢問是否有首選的字體樣式和/或字體大小，因為個人需求有所不同。 一個人可能會請求使用 Univers 14 點字體的文檔，而另一個人可能會請求使用 Arial 18 點粗體字體。 預設情況下，使用 Arial 字體。 更改字體後，您可能需要進行一些重新格式化；有時，製作大的列印版本會「影響」文檔，就像更改頁邊距一樣。  

如果文件以 PDF 格式生成或透過 PageMaker 等發佈軟體生成，則可能需要更多時間，因為可能需要轉換為更易於操作的文件。 

電子格式或電子郵件

由於舊金山市和縣內部沒有點字服務，因此您必須使用外部供應商。 因此，提供點字版本的文件需要更多時間。 

如果文件相當簡短明了，您可以在幾天內獲得點字文件。 如果文件較長和/或複雜，您將需要與供應商確認交貨日期。 如果資訊已經是 Word、WordPerfect 或文字文件文檔，您只需透過電子郵件將該文件傳送給點字供應商即可。 如果它位於 PageMaker 或其他「發布者」軟體中，您需要在將其發送給供應商之前將其轉換為可接受的文件類型。 如果是其他類型的文檔，請聯絡供應商，以了解您需要為他們提供什麼來進行點字。 

點字和錄音帶的來源

筆記：  包含在此資源清單中並不構成舊金山市和縣政府的認可，也不表示不認可。我們的目標是為您提供一些可用關鍵資源的資訊。如果您發現此清單中缺少有用的資源，請告訴我們。 

盲人燈塔/羅斯雷斯尼克中心

范尼斯大道214號

舊金山, CA 94013

415.431.1481 415.255.5906

副總裁 415.863.7568 傳真

ais@lighthouse-sf.org 點字、轉錄與錄音帶服務 

獅子會盲人中心

2115 百老匯奧克蘭, CA 94612

510.450.1580

510.654.​​3603 傳真

scott_blanks@lbcenter.org 輔助設備使用培訓 

與點字供應商： 

• 您可以透過電子郵件或磁碟發送要點字列印的文檔
• 文件應為 Word、WordPerfect 或文字文件
• 如果文件位於 PageMaker 或其他「發佈器」軟體中，您需要將其轉換為其他類型的文件
• 如果您只有列印副本，可以掃描或重新列印，但需支付額外費用
• 成本各不相同，因此請與您選擇的供應商確認估計成本
• 點字資料將連同發票一起發送給您
• 您可以要求透過美國郵政服務「Free Matter for the Blind」將點字資料直接免費寄給個人  

電子表格和圖表

電子表格和圖表可以採用點字，但根據點字代碼採用不同的格式。 通常他們會列出以分號分隔的列標題，然後在段落中用點字列出列狀材料，而不是每次都重複標題。 對於讀者，他們插入瞭如何閱讀的解釋。 如果用點字書寫複雜的表格、圖表和圖形，以敘述形式總結所呈現的資訊會很有幫助。

提供圖表的列印副本以及磁碟上的文件會很有幫助。 （表格和方框的代碼必須刪除，因為點字程式無法識別它們。）如果磁碟上的圖表設定為 8 ½” x 11” 紙張，縱向，這也會有所幫助。 但他們會處理發送的任何內容。 

郵寄點字、大字體和錄音帶時免郵費

大多數替代格式材料可以透過美國郵政服務免費郵寄給盲人、弱視人士或因身體、認知或其他感官障礙而無法使用或閱讀傳統印刷材料的人。 這包括點字、大字體（14 點或更大）或磁帶的小冊子、資訊表、小冊子和其他讀物。 要使用此服務，請省略郵票並在信封或包裹的右上角列印“Free Matter for the Blind & Handicapped”字樣。 這些資料須接受郵政局的檢查，且不得包含任何廣告。 手寫或打字信均需定期郵寄。