MẸO & tài nguyên để cung cấp Định dạng thay thế

Yêu cầu cung cấp các định dạng thay thế

Theo Mục II của Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ năm 1990, tất cả các thực thể công đều phải đảm bảo “giao tiếp hiệu quả như nhau” và cung cấp “các dịch vụ và hỗ trợ bổ sung” cho những người khuyết tật về nhận thức hoặc giác quan. Các dịch vụ và hỗ trợ bổ sung bao gồm các thiết bị hỗ trợ nghe, thông dịch viên ngôn ngữ ký hiệu, phụ đề thời gian thực và các định dạng thay thế (hoặc “có thể truy cập”) – chữ in lớn, chữ nổi Braille, đĩa máy tính hoặc băng cassette âm thanh. Nó cũng bao gồm việc tạo các tệp "PDF" và các tài liệu điện tử khác, bao gồm email và trang web, có thể truy cập được đối với người mù và những người khác dựa vào trình đọc màn hình máy tính có thể nghe được.  

Các định dạng thay thế của tài liệu in sẽ được cung cấp giống như Thành phố và Quận San Francisco sẽ cung cấp bất kỳ sửa đổi nào khác về chính sách, thông lệ hoặc thủ tục, theo yêu cầu của người khuyết tật đủ điều kiện. Do đó, nên có nhiều loại tài liệu như vậy trong tầm tay và sẵn sàng sử dụng trong những tình huống mà người khuyết tật có thể có mối quan tâm cụ thể hoặc có khả năng tham dự. 

Yêu cầu cung cấp định dạng được yêu cầu

Thành phố San Francisco, giống như tất cả các cơ quan công, phải “xem xét trước” đến dịch vụ hoặc hỗ trợ cụ thể được yêu cầu.  

Ví dụ, nếu thông tin bằng chữ nổi Braille được yêu cầu, Thành phố và Quận nên cố gắng cung cấp thông tin bằng chữ nổi Braille. Trường hợp duy nhất mà Thành phố và Quận có thể chọn không cung cấp hỗ trợ hoặc dịch vụ được yêu cầu là nếu cơ quan có thể chứng minh rằng có sẵn "phương tiện cung cấp quyền truy cập hiệu quả tương đương" khác hoặc việc sử dụng phương tiện được yêu cầu sẽ dẫn đến gánh nặng tài chính hoặc hành chính không đáng có. 

Việc cung cấp các định dạng thay thế không chỉ là vấn đề tuân thủ luật khuyết tật mà còn là vấn đề dịch vụ khách hàng tốt.

Nếu ai đó yêu cầu một định dạng thay thế cụ thể, bạn có thể đưa ra các phương án khác.  

Ví dụ, nếu ai đó yêu cầu thông tin bằng chữ nổi Braille, bạn có thể đề cập rằng bạn cũng có thể cung cấp thông tin đó trên đĩa máy tính. Cá nhân đó có thể chọn đĩa máy tính, không biết rằng đó là một tùy chọn hoặc có thể xác nhận yêu cầu bằng chữ nổi Braille. Người đó có thể không có máy tính hoặc chỉ muốn có "bản cứng" của thông tin.  

Thông báo về việc có sẵn các định dạng thay thế

Tài liệu in (như thông báo họp, chương trình nghị sự, báo cáo, tài liệu quảng cáo của khoa, v.v.) phải có tuyên bố cho mọi người biết rằng có các định dạng thay thế theo yêu cầu dành cho người khuyết tật. Không có ngôn ngữ cụ thể nào được quy định cho thông báo, nhưng thông báo phải có thông tin về người liên hệ để nhận được sự hỗ trợ. Ví dụ:  

Tài liệu này có sẵn ở các định dạng thay thế cho những người khuyết tật theo yêu cầu. Vui lòng liên hệ [tên, địa chỉ email và số điện thoại, bao gồm số TTY, nếu có].

Câu thông báo phải được viết bằng phông chữ sans serif, chẳng hạn như phông chữ ariel 14-18 điểm để những người cần định dạng thay thế (chữ in lớn) có thể đọc được rằng định dạng này có sẵn. 

Phiên điều trần công khai có thông tin in

Nếu bạn sẽ cung cấp tài liệu in tại phiên điều trần công khai, hãy đảm bảo ghi chú trên thông báo về phiên điều trần công khai rằng tài liệu in "có sẵn ở các định dạng thay thế bằng cách liên hệ với [tên] theo [số điện thoại, bao gồm TTY, địa chỉ email] trước [ngày--hạn chót]. Việc thông báo trước 72 giờ sẽ giúp đảm bảo tính khả dụng". Nếu đó là sự kiện có khả năng gây được sự quan tâm đặc biệt của cộng đồng người khuyết tật, những người lập kế hoạch nên lập kế hoạch để có phiên bản in lớn và đĩa máy tính tại cuộc họp. 

Các ký hiệu bạn có thể sử dụng để chỉ ra tính khả dụng của các định dạng thay thế

Có những ký hiệu có thể giúp bạn quảng cáo các định dạng thay thế khả dụng của mình. Bạn nên đặt những ký hiệu này bên cạnh thông tin có liên quan trong ấn phẩm của mình như tờ rơi chương trình, biểu mẫu đăng ký, tờ rơi sự kiện, thông báo họp công khai hoặc thông báo điều trần, v.v. Ký hiệu phải có kích thước 18 điểm trở lên. 

Làm thế nào để cung cấp các định dạng thay thế

Định dạng thay thế theo yêu cầu phải được cung cấp kịp thời. Tùy thuộc vào định dạng được yêu cầu, có thể mất vài phút, một ngày, một tuần hoặc lâu hơn để cung cấp định dạng thay thế. Việc tạo phiên bản in lớn hoặc đưa tài liệu vào đĩa mềm máy tính 3 có thể được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng. Việc cung cấp phiên bản thông tin chữ nổi có thể mất đến một tuần hoặc lâu hơn, tùy thuộc vào độ dài và độ phức tạp của tài liệu. 

Khi cung cấp các định dạng thay thế, thông tin mô tả về đồ họa nên được đưa vào phiên bản "chỉ có văn bản" của tài liệu.   

IN LỚN

Đây là một trong những định dạng thay thế dễ cung cấp hơn nếu tài liệu được tạo ra bởi một trong những chương trình xử lý văn bản phổ biến (ví dụ: Word hoặc WordPerfect). Khi ai đó yêu cầu một tài liệu in chữ lớn, hãy nhớ hỏi xem có kiểu phông chữ và/hoặc cỡ chữ nào được ưa thích không vì nhu cầu của mỗi người là khác nhau. Một người có thể yêu cầu tài liệu bằng phông chữ Univers 14 điểm, trong khi người khác có thể yêu cầu phông chữ Arial 18 điểm đậm. Theo mặc định, hãy sử dụng phông chữ Arial. Sau khi thay đổi phông chữ, bạn có thể cần phải định dạng lại một số thứ; đôi khi việc tạo phiên bản in chữ lớn sẽ "làm hỏng" tài liệu, giống như việc thay đổi lề có thể làm vậy.  

Nếu tài liệu được tạo ở định dạng PDF hoặc bằng phần mềm xuất bản như PageMaker, có thể mất nhiều thời gian hơn vì có thể cần phải chuyển đổi sang tài liệu dễ thao tác hơn. 

ĐỊNH DẠNG ĐIỆN TỬ HOẶC EMAIL

Vì Thành phố và Quận San Francisco không có dịch vụ chữ nổi Braille nội bộ, bạn phải sử dụng nhà cung cấp bên ngoài. Do đó, sẽ mất nhiều thời gian hơn để cung cấp phiên bản chữ nổi Braille của tài liệu. 

Nếu tài liệu khá ngắn và dễ hiểu, bạn có thể nhận được tài liệu Braille trong vòng vài ngày. Nếu tài liệu dài hơn và/hoặc phức tạp, bạn sẽ cần xác nhận ngày giao hàng với nhà cung cấp. Nếu thông tin đã là tài liệu Word, WordPerfect hoặc tệp văn bản, bạn chỉ cần gửi tài liệu qua email đến nhà cung cấp Braille. Nếu tài liệu ở trong PageMaker hoặc phần mềm "nhà xuất bản" khác, bạn sẽ cần chuyển đổi tài liệu sang loại tệp chấp nhận được trước khi gửi cho nhà cung cấp. Nếu đó là một loại tài liệu khác, hãy liên hệ với nhà cung cấp để xem bạn sẽ cần cung cấp những gì để họ thực hiện Braille. 

Nguồn cho chữ nổi & băng cassette âm thanh

Ghi chú:  Việc đưa vào danh sách tài nguyên này không cấu thành sự xác nhận của Chính quyền Thành phố và Quận San Francisco, cũng như việc bỏ sót không có nghĩa là không xác nhận. Mục tiêu của chúng tôi là cung cấp cho bạn thông tin về một số tài nguyên chính có sẵn. Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn biết về một tài nguyên hữu ích bị thiếu trong danh sách này. 

Ngọn hải đăng cho người mù/Trung tâm Rose Resnick

214 Đường Van Ness

San Francisco, CA 94013

415.431.1481 415.255.5906

VP 415.863.7568 Fax

ais@lighthouse-sf.org Dịch vụ chữ nổi, phiên âm và băng ghi âm 

Trung tâm Lions dành cho người mù

2115 Đường Broadway Oakland, CA 94612

510.450.1580

510.654.3603 Số Fax

scott_blanks@lbcenter.org Đào tạo sử dụng thiết bị hỗ trợ 

Với các nhà cung cấp chữ nổi: 

• Bạn có thể gửi tài liệu để được Brailled qua e-mail hoặc trên đĩa
• Tệp phải ở định dạng Word, WordPerfect hoặc tệp văn bản
• Nếu tệp nằm trong PageMaker hoặc phần mềm "nhà xuất bản" khác, bạn sẽ cần chuyển đổi tệp đó sang một loại tệp khác
• Nếu bạn chỉ có bản in, bạn có thể quét hoặc đánh máy lại với một khoản phí bổ sung
• Chi phí thay đổi, vì vậy hãy xác nhận chi phí ước tính với nhà cung cấp bạn chọn
• Tài liệu chữ nổi sẽ được gửi cho bạn kèm theo hóa đơn
• Bạn có thể yêu cầu tài liệu chữ nổi được gửi trực tiếp đến cá nhân miễn phí thông qua Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ “Tài liệu miễn phí cho người mù”  

BẢNG TÍNH VÀ ĐỒ THỊ

Bảng tính và đồ thị có thể được Braille hóa, nhưng theo một định dạng khác theo Bộ luật Braille. Thông thường, chúng sẽ liệt kê các tiêu đề cột được phân cách bằng dấu chấm phẩy, sau đó Braille hóa nội dung cột thành các đoạn văn, mà không lặp lại tiêu đề mỗi lần. Đối với người đọc, chúng chèn một lời giải thích về cách đọc. Nếu braille hóa các bảng, biểu đồ và đồ thị phức tạp, thì việc tóm tắt dưới dạng tường thuật, thông tin được trình bày sẽ rất hữu ích.

Sẽ rất hữu ích nếu cung cấp bản in của biểu đồ cũng như tài liệu trên đĩa. (Phải xóa mã cho bảng và hộp vì chương trình Braille không nhận dạng được chúng.) Sẽ rất hữu ích nếu biểu đồ trên đĩa được thiết lập cho giấy khổ 8 ½” x 11”, theo hướng dọc. Nhưng chúng sẽ hoạt động với bất kỳ thứ gì được gửi đi. 

Miễn phí bưu phí khi gửi băng chữ nổi, chữ in lớn và băng âm thanh

Hầu hết các tài liệu định dạng thay thế có thể được gửi miễn phí qua Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ cho những người mù, thị lực kém hoặc không thể sử dụng hoặc đọc các tài liệu in thông thường do khuyết tật về thể chất, nhận thức hoặc giác quan khác. Điều này bao gồm các tờ rơi, tờ thông tin, tập sách nhỏ và các tài liệu đọc khác, bằng chữ nổi Braille, chữ in lớn (14 điểm hoặc lớn hơn) hoặc trên băng. Để sử dụng dịch vụ này, hãy bỏ tem và in dòng chữ Tài liệu miễn phí cho người mù và người khuyết tật ở góc trên bên phải của phong bì hoặc gói hàng. Các tài liệu này phải được Dịch vụ Bưu chính kiểm tra và không được chứa bất kỳ quảng cáo nào. Thư viết tay hoặc đánh máy phải chịu mức bưu phí thông thường.