CONSEJOS y recursos para ofrecer formatos alternativos

Obligación de proporcionar formatos alternativos

En virtud del Título II de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990, todas las entidades públicas deben garantizar una “comunicación igualmente eficaz” y proporcionar “servicios y ayudas auxiliares” a las personas con discapacidades cognitivas o sensoriales. Los servicios y ayudas auxiliares incluyen dispositivos de ayuda auditiva, intérpretes de lenguaje de señas, subtituladores en tiempo real y formatos alternativos (o “accesibles”): letra grande, Braille, disco de computadora o cinta de casete de audio. También incluye hacer que los archivos “PDF” y otros documentos electrónicos, incluidos los correos electrónicos y los sitios web, sean accesibles para las personas ciegas y otras personas que dependen de lectores de pantalla de computadora audibles.  

Se proporcionarán formatos alternativos de materiales impresos, tal como la Ciudad y el Condado de San Francisco proporcionarían cualquier otra modificación de políticas, prácticas o procedimientos, a pedido de una persona discapacitada calificada. Por lo tanto, es recomendable tener una variedad de dichos materiales a mano y fácilmente disponibles en situaciones en las que las personas discapacitadas puedan tener un interés particular o sea probable que asistan. 

Obligación de proporcionar el formato solicitado

La Ciudad de San Francisco, como todas las entidades públicas, debe dar “consideración primordial” a la ayuda o servicio específico solicitado.  

Por ejemplo, si se solicita información en Braille, la Ciudad y el Condado deben intentar proporcionar la información en Braille. Las únicas circunstancias en las que la Ciudad y el Condado pueden optar por no proporcionar la ayuda o el servicio solicitado es si la agencia puede demostrar que hay otro "medio igualmente eficaz de proporcionar acceso" disponible, o que el uso del medio solicitado daría lugar a una carga financiera o administrativa excesiva. 

Ofrecer formatos alternativos no es sólo una cuestión de cumplimiento de la legislación sobre discapacidad, sino también de buen servicio al cliente.

Si alguien solicita un formato alternativo particular, puede ofrecer otras alternativas.  

Por ejemplo, si alguien solicita información en Braille, usted puede mencionar que también puede proporcionársela en un disco de computadora. La persona puede optar por el disco de computadora, sin saber que esa era una opción, o puede confirmar la solicitud de Braille. La persona puede no tener una computadora o simplemente puede preferir tener una “copia impresa” de la información.  

Notificación de disponibilidad de formatos alternativos

Los materiales impresos (como avisos de reuniones, agendas, informes, folletos departamentales, etc.) deben contener una declaración que permita a las personas saber que hay formatos alternativos disponibles a pedido para personas con discapacidades. No hay un lenguaje específico prescrito para la notificación, pero la notificación debe contener información sobre a quién contactar para recibir adaptaciones. Por ejemplo:  

Este material está disponible en formatos alternativos para personas con discapacidades que lo soliciten. Comuníquese con [nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono, incluido un número TTY, si lo tiene].

La oración de notificación debe estar en una fuente sans serif, como la fuente Ariel de 14 a 18 puntos, para que las personas que necesiten un formato alternativo (letra grande) puedan leer que está disponible. 

Audiencias públicas con información impresa

Si va a proporcionar material impreso en una audiencia pública, asegúrese de indicar en los avisos de la audiencia pública que los materiales impresos "están disponibles en formatos alternativos comunicándose con [nombre] al [números de teléfono, incluido el TTY, dirección de correo electrónico] antes del [fecha--fecha límite]. Si avisa con 72 horas de antelación, ayudará a garantizar la disponibilidad". Si se trata de un evento que probablemente sea de particular interés para la comunidad de discapacitados, los organizadores deben planificar tener versiones en letra grande y en disco de computadora disponibles en la reunión. 

Símbolos que puedes utilizar para indicar la disponibilidad de formatos alternativos

Existen símbolos que pueden ayudarle a publicitar los formatos alternativos disponibles. Se recomienda colocar estos símbolos junto a la información relevante en sus publicaciones, como folletos de programas, formularios de solicitud, volantes de eventos, avisos de reuniones o audiencias públicas, etc. Los símbolos deben tener un tamaño de 18 puntos o más. 

Cómo ofrecer formatos alternativos

El formato alternativo solicitado debe proporcionarse en el momento oportuno. Según el formato solicitado, puede llevar unos minutos, un día, una semana o más proporcionar el formato alternativo. Hacer una versión con letra grande o colocar el documento en un disquete de computadora puede ser una tarea fácil y rápida. Proporcionar una versión en Braille de la información puede llevar hasta una semana o más, según la extensión y la complejidad del documento. 

Al proporcionar formatos alternativos, la información descriptiva sobre los gráficos debe incluirse en una versión de “solo texto” del documento.   

LETRA GRANDE

Este es uno de los formatos alternativos más fáciles de proporcionar si el documento fue producido por uno de los programas de procesamiento de textos más comunes (por ejemplo, Word o WordPerfect). Cuando alguien solicita un documento en letra grande, recuerde preguntar si hay un estilo de fuente preferido y/o tamaño de fuente porque las necesidades individuales varían. Una persona puede solicitar el documento en fuente Univers de 14 puntos, mientras que otra puede solicitar fuente Arial de 18 puntos en negrita. Como opción predeterminada, utilice la fuente Arial. Después de cambiar la fuente, es posible que deba realizar algunos cambios de formato; a veces, hacer una versión en letra grande “desordena” un documento, al igual que puede suceder con los cambios de márgenes.  

Si el documento se produce en formato PDF o mediante un software de publicación como PageMaker, puede llevar más tiempo, ya que puede ser necesaria la conversión a un documento más fácil de manipular. 

FORMATO ELECTRÓNICO O CORREO ELECTRÓNICO

Dado que la ciudad y el condado de San Francisco no cuentan con servicios de Braille a nivel interno, deberá recurrir a un proveedor externo. Por este motivo, se necesitará más tiempo para proporcionar versiones en Braille de los documentos. 

Si el documento es bastante breve y sencillo, puede obtenerlo en Braille en unos pocos días. Si el documento es más largo o complejo, deberá confirmar la fecha de entrega con el proveedor. Si la información ya está en un documento de Word, WordPerfect o un archivo de texto, puede simplemente enviar el documento por correo electrónico al proveedor de Braille. Si está en PageMaker u otro software de "publicación", deberá convertirlo a un tipo de archivo aceptable antes de enviárselo al proveedor. Si se trata de otro tipo de documento, comuníquese con el proveedor para ver qué deberá proporcionarle para que realice la conversión en Braille. 

Fuentes para Brailling y casetes de audio

Nota:  La inclusión en esta lista de recursos no constituye un respaldo por parte del gobierno de la ciudad y el condado de San Francisco, ni la omisión implica una falta de respaldo. Nuestro objetivo es brindarle información sobre algunos recursos clave disponibles. Háganos saber si conoce algún recurso útil que falte en esta lista. 

Faro para ciegos/Centro Rose Resnick

Avenida Van Ness 214

San Francisco, CA 94013

415.431.1481 415.255.5906

Vicepresidente 415.863.7568 Fax

ais@lighthouse-sf.org Servicios de Braille, Transcripción y Grabación de Audio 

Centro Leonístico para Ciegos

2115 Broadway Oakland, CA 94612

510.450.1580

510.654.3603 Fax

scott_blanks@lbcenter.org Capacitación en el uso de equipos de asistencia 

Con los vendedores de Braille: 

• Puede enviar el documento a Braille por correo electrónico o en disco.
• El archivo debe estar en Word, WordPerfect o un archivo de texto.
• Si el archivo está en PageMaker u otro software de “publicación”, deberá convertirlo a un tipo de archivo diferente.
• Si solo tiene una copia impresa, puede escanearla o volver a mecanografiarla por una tarifa adicional.
• Los costos varían, por lo que debe confirmar el costo estimado con el proveedor que seleccione.
• Los materiales en braille se le enviarán con una factura.
• Puede solicitar que los materiales en Braille se envíen directamente a la persona sin cargo a través del Servicio Postal de EE. UU. “Material gratuito para ciegos”  

HOJAS DE CÁLCULO Y GRÁFICOS

Las hojas de cálculo y los gráficos se pueden convertir en Braille, pero en un formato diferente según el Código Braille. Por lo general, se enumeran los encabezados de las columnas separados por punto y coma y luego se convierte en Braille el material de las columnas en párrafos, sin repetir el encabezado cada vez. Para el lector, se inserta una explicación sobre cómo leerlo. Si se convierten en Braille tablas, cuadros y gráficos complicados, es útil resumir en forma narrativa la información que se presenta.

Resulta útil proporcionar una copia impresa del gráfico, así como del documento en disco. (Los códigos de las tablas y los cuadros deben eliminarse, ya que el programa Braille no los reconoce). También resulta útil si el gráfico en disco está configurado para papel de 8 ½” x 11”, con orientación vertical. Pero funcionará con cualquier documento que se envíe. 

Envío gratuito al enviar material en Braille, letra grande y cintas de audio

La mayoría de los materiales en formato alternativo se pueden enviar por correo de forma gratuita a través del Servicio Postal de los Estados Unidos a personas ciegas, con baja visión o que no pueden utilizar o leer materiales impresos de forma convencional debido a una discapacidad física, cognitiva o sensorial de otro tipo. Esto incluye folletos, hojas informativas, cuadernillos y otros materiales de lectura, en Braille, letra grande (14 puntos o más) o en cinta. Para utilizar este servicio, omita los sellos e imprima las palabras Free Matter for the Blind & Handicapped en la esquina superior derecha del sobre o paquete. Estos materiales están sujetos a inspección por parte del Servicio Postal y no pueden contener publicidad. Las cartas escritas a mano o a máquina están sujetas al franqueo regular.