TỪNG BƯỚC MỘT
Làm thế nào để thay đổi hợp đồng
Hướng dẫn dành cho các nhà thầu muốn thực hiện những thay đổi về mặt chương trình và/hoặc ngân sách cho hợp đồng đã được chứng nhận hiện có hoặc yêu cầu đàm phán hợp đồng.
Các loại thay đổi bạn có thể thực hiện
Những loại thay đổi về chương trình hoặc ngân sách nào được phép?
Các loại thay đổi theo chương trình:
- Phạm vi công việc (bất kỳ thay đổi nào đối với SOW đều bị giới hạn ở các dịch vụ trong yêu cầu chào hàng ban đầu (RFP/Q))
- Phương pháp chương trình
- Mục tiêu hiệu suất
- Các sản phẩm của hợp đồng - thêm hoặc xóa một chế độ dịch vụ, hoặc tăng hoặc giảm các đơn vị dịch vụ (UOS) hoặc số lượng khách hàng không trùng lặp (UDC)
- Dịch vụ được cung cấp bởi nhà thầu phụ
Các loại yêu cầu ngân sách:
- Quỹ bổ sung
- Phân bổ lại các quỹ hiện có giữa các danh mục chi phí (tức là, lương và danh mục chi phí hoạt động) (xem Chính sách yêu cầu thay đổi hóa đơn để biết thêm thông tin)
- thời hạn của dịch vụ
- thêm một mục dòng mới
- Xin lưu ý, để thực hiện thay đổi đối với biểu mẫu phúc lợi bổ sung và chính sách phúc lợi bổ sung (siêu liên kết) hoặc chính sách tỷ lệ gián tiếp và biểu mẫu IDR (siêu liên kết), bạn phải điền vào một biểu mẫu riêng.
Hãy ghi nhớ:
- Mỗi yêu cầu được giới hạn không quá hai (2) yêu cầu thay đổi hợp đồng cho mỗi năm tài trợ.
Hoàn thành mẫu CCR
Người khởi xướng phải đưa ra yêu cầu của mình thông qua Biểu mẫu CCR . Nhà cung cấp dịch vụ có thể thảo luận về những thay đổi được đề xuất trước khi gửi biểu mẫu với PM CDTA và/hoặc PM SOC của họ.
Làm thế nào để điền vào mẫu đơn
Vui lòng hoàn thành đầy đủ tất cả các mục từ 1 đến 8 trên Mẫu CCR.
Nếu bạn đánh dấu bất kỳ phần nào của phần 6, 7 hoặc 8, vui lòng đính kèm lời giải thích rõ ràng hoặc bản tường thuật ngân sách để hỗ trợ cho yêu cầu thay đổi. Đối với Nhà cung cấp dịch vụ, lý do hỗ trợ phải được viết trên giấy tiêu đề của cơ quan.
Chỉ rõ hoặc làm nổi bật vị trí của bất kỳ thay đổi nào (xóa, thêm hoặc chỉnh sửa) đối với nội dung Phụ lục A hoặc B trong hợp đồng hiện tại.
Giám đốc điều hành (hoặc người được ủy quyền) phải ký và ghi ngày vào Mẫu yêu cầu thay đổi hợp đồng, quét dưới dạng PDF và gửi tất cả các tài liệu dưới dạng điện tử cho PM CDTA được chỉ định.
Lưu ý: Mỗi chương trình yêu cầu thay đổi hợp đồng (CCR) phải có Mẫu yêu cầu thay đổi riêng.
Sau khi bạn đã hoàn thành mẫu đơn
Biểu mẫu CCR phải được hoàn thành, ký và đính kèm vào tất cả các tài liệu và lý do có liên quan hỗ trợ cho yêu cầu. CDTA PM có thể cung cấp hỗ trợ kỹ thuật trong việc phát triển các tài liệu này.
Biểu mẫu và tài liệu sẽ được CDTA tiếp nhận để xem xét và chuyển đến SOC PM để phê duyệt. Giám đốc Hệ thống Chăm sóc sẽ chấp thuận hoặc từ chối các thay đổi được yêu cầu trong vòng năm (5) ngày làm việc.
Trong khi chờ phê duyệt, Nhà cung cấp dịch vụ hoặc SOC PM sẽ được CDTA PM thông báo trong vòng mười (10) ngày làm việc kể từ quyết định của Giám đốc SOC.
Nếu yêu cầu được chấp thuận, CDTA sẽ làm việc với Nhà cung cấp dịch vụ hoặc SOC PM để xử lý việc sửa đổi hợp đồng. Nếu bị từ chối, CDTA PM sẽ thông báo cho người đã khởi xướng yêu cầu.
Chuyện gì xảy ra tiếp theo
Nếu Biểu mẫu CCR được Nhà cung cấp dịch vụ khởi tạo, PM của CDTA sẽ xem xét yêu cầu và các tài liệu hỗ trợ, và sẽ:
- Ký và chuyển tiếp tất cả các tài liệu cho Giám đốc Hệ thống Chăm sóc để phê duyệt; Hoặc,
- Gửi lại mẫu đơn và giấy tờ hỗ trợ yêu cầu giải thích rõ hơn hoặc biện minh.
Nếu SOC khởi xướng, SOC PM sẽ xin phê duyệt và chữ ký của Giám đốc SOC thích hợp, sau đó nộp CCR đã được ủy quyền cho CDTA PM được chỉ định. Tuy nhiên, nếu thay đổi liên quan đến việc tăng tài trợ, SOC nên xác minh với Nhà phân tích ngân sách trước khi xin phê duyệt của Giám đốc SOC.
Sau khi được chấp thuận, CDTA PM sẽ thông báo các bước tiếp theo cần thiết để thực hiện những thay đổi đã được ủy quyền đối với hợp đồng.
Ngoài ra, CDTA PM sẽ gửi một bản sao điện tử của mẫu CCR đã được phê duyệt tới Nhà cung cấp dịch vụ, Giám đốc SOC, Giám đốc BOCC (nếu có), Chuyên gia phân tích hợp đồng, Chuyên gia phân tích ngân sách và SOC PM.
Nếu Giám đốc SOC không chấp thuận Yêu cầu thay đổi hợp đồng, Trưởng phòng quản lý hợp đồng của CDTA sẽ trả lại mẫu đã ký cho người khởi xướng để thông báo về quyết định đối với yêu cầu của họ.