PASO A PASO
Cómo cambiar un contrato
Directrices para contratistas que deseen realizar cambios programáticos y/o presupuestarios a un contrato certificado existente o solicitar una negociación contractual.
Tipos de cambios que puedes realizar
¿Qué tipos de cambios programáticos o presupuestarios están permitidos?
Tipos de cambios programáticos:
- Alcance del trabajo (cualquier cambio en el SOW está restringido a los servicios en la solicitud inicial (RFP/Q))
- Metodología del programa
- Objetivos de desempeño
- Entregables del contrato: agregar o eliminar un modo de servicio, o aumentar o disminuir las unidades de servicio (UOS) o la cantidad de clientes no duplicados (UDC)
- Servicios prestados por un subcontratista
Tipos de solicitudes de presupuesto:
- Fondos adicionales
- Reasignación de fondos existentes entre categorías de gastos (es decir, salarios y categorías de gastos operativos) (consulte la Política de solicitud de variación de facturas para obtener información adicional)
- el período de tiempo de los servicios
- Agregar una nueva línea de artículo
- Tenga en cuenta que, para realizar cambios en el formulario de beneficios complementarios y la política de beneficios complementarios (hipervínculo) o en la política de tarifa indirecta y el formulario IDR (hipervínculo), debe completar un formulario por separado.
Tener en mente:
- Las solicitudes están limitadas a no más de dos (2) solicitudes de cambio de contrato por año de financiación.
Completar un formulario CCR
El iniciador debe presentar sus solicitudes a través del formulario CCR . El proveedor de servicios puede analizar los cambios propuestos antes de enviar el formulario con su director de proyecto de CDTA y/o director de proyecto de SOC.
Cómo rellenar el formulario
Complete completamente todas las secciones 1 a 8 del formulario CCR.
Si marcó alguna parte de las secciones 6, 7 u 8, adjunte una explicación clara o una descripción del presupuesto que respalde la solicitud de cambio. En el caso de los proveedores de servicios, las justificaciones de respaldo deben estar escritas en papel con membrete de la agencia.
Indique o resalte claramente la ubicación de cualquier cambio (eliminaciones, inserciones o ediciones) al contenido del Apéndice A o B del contrato actual.
El Director Ejecutivo (o su designado autorizado) debe firmar y fechar el Formulario de solicitud de cambio de contrato, escanearlo en formato PDF y enviar todos los documentos electrónicamente al PM del CDTA designado.
Nota: Se debe completar un formulario de solicitud de cambio de contrato (CCR) por separado para cada programa en el que se soliciten cambios dentro del contrato.
Una vez que haya completado el formulario
El formulario CCR debe completarse, firmarse y adjuntarse a todos los documentos y justificaciones pertinentes que respalden la solicitud. El PM de CDTA puede ofrecer asistencia técnica para desarrollar estos materiales.
El CDTA recibirá el formulario y los materiales para su revisión y los enviará al director del sistema de atención para su aprobación. El director del sistema de atención aprobará o rechazará los cambios solicitados en un plazo de cinco (5) días hábiles.
En espera de la aprobación, el Proveedor de Servicios o el PM del SOC serán informados por el PM del CDTA dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la decisión del Director del SOC.
Si se aprueba la solicitud, la CDTA trabajará con el proveedor de servicios o el gerente de proyecto de SOC para procesar la modificación del contrato. Si se rechaza, el gerente de proyecto de la CDTA informará a la persona que inició la solicitud.
¿Qué pasa después?
Si el formulario CCR lo inicia el proveedor de servicios, el PM del CDTA revisará la solicitud y los materiales de respaldo y:
- Firmar y enviar todos los materiales al Director del Sistema de Atención para su aprobación; o,
- Devuelva el formulario y la documentación de respaldo solicitando mayor aclaración o justificación.
Si se inicia el SOC, el PM del SOC obtiene la aprobación y la firma del Director del SOC correspondiente y luego envía el CCR autorizado al PM del CDTA asignado. Sin embargo, si el cambio implica un aumento de la financiación, el SOC debe verificar con el Analista de presupuesto antes de solicitar la aprobación del Director del SOC.
Una vez aprobado, el PM del CDTA informará sobre los próximos pasos necesarios para implementar los cambios autorizados al contrato.
Además, el PM del CDTA enviará una copia electrónica del formulario CCR aprobado al Proveedor de Servicios, al Director del SOC, al Director del BOCC (si corresponde), al Analista de Contratos, al Analista de Presupuesto y al PM del SOC.
Si el Director del SOC no aprueba la Solicitud de Cambio de Contrato, el PM del CDTA devolverá el formulario firmado al iniciador para informarle sobre la determinación de su solicitud.