HAKBANG-HAKBANG
Paano magpalit ng kontrata
Mga alituntunin para sa mga kontratista na gustong gumawa ng programmatic at o mga pagbabago sa badyet sa isang umiiral nang sertipikadong kontrata o humiling ng isang negosasyon sa kontrata.
Mga uri ng pagbabago na maaari mong gawin
Anong mga uri ng programmatic o pagbabago sa badyet ang pinapayagan?
Mga uri ng programmatic na pagbabago:
- Saklaw ng Trabaho (anumang pagbabago sa SOW ay limitado sa mga serbisyo sa paunang pangangalap (RFP/Q))
- Pamamaraan ng Programa
- Mga Layunin sa Pagganap
- Mga Contract Deliverable - magdagdag o magtanggal ng mode ng serbisyo, o dagdagan o bawasan ang mga unit ng serbisyo (UOS) o ang bilang ng mga hindi na-duplicate na kliyente (UDC)
- Mga serbisyong ibinibigay ng isang subcontractor
Mga uri ng mga kahilingan sa badyet:
- Karagdagang pondo
- Relokasyon ng mga kasalukuyang pondo sa pagitan ng mga kategorya ng gastos (ibig sabihin, mga suweldo at mga kategorya ng gastos sa pagpapatakbo) (tingnan ang Patakaran sa Paghiling ng Variance ng Invoice para sa karagdagang impormasyon)
- ang tagal ng panahon ng mga serbisyo
- magdagdag ng bagong line item
- Pakitandaan, para gumawa ng mga pagbabago sa fringe benefit form at fringe benefit policy (hyperlink) o indirect rate policy at IDR form (hyperlink) kailangan mong kumpletuhin ang isang hiwalay na form.
Tandaan:
- Ang mga kahilingan ay limitado sa hindi hihigit sa dalawang (2) kahilingan sa pagbabago ng kontrata bawat taon ng pagpopondo.
Kumpletuhin ang isang CCR form
Ang nagpasimula ay dapat gumawa ng kanilang mga kahilingan sa pamamagitan ng CCR Form . Maaaring talakayin ng Service Provider ang mga iminungkahing pagbabago bago isumite ang form sa kanilang CDTA PM at/o SOC PM.
Paano punan ang form
Mangyaring kumpletuhin ang lahat ng seksyon 1 hanggang 8 sa CCR Form.
Kung minarkahan mo ang anumang bahagi ng mga seksyon 6, 7, o 8, mangyaring mag-attach ng malinaw na paliwanag o salaysay ng badyet bilang suporta sa kahilingan sa pagbabago. Para sa Mga Tagabigay ng Serbisyo, ang mga sumusuportang katwiran ay dapat na nakasulat sa letterhead ng ahensya.
Malinaw na ipahiwatig o i-highlight ang paglalagay ng anumang mga pagbabago (mga pagtanggal, pagpapasok, o pag-edit) sa nilalaman ng Appendix A o B mula sa kasalukuyang kontrata.
Dapat lagdaan at lagyan ng petsa ng Executive Director (o awtorisadong itinalaga) ang Contract Change Request Form, i-scan bilang PDF format, at isumite ang lahat ng dokumento sa elektronikong paraan sa itinalagang CDTA PM.
Tandaan: Dapat kumpletuhin ang isang hiwalay na Contract Change Request (CCR) Form para sa bawat programa kung saan hinihiling ang (mga) pagbabago sa loob ng kontrata.
Kapag nakumpleto mo na ang form
Ang CCR Form ay dapat kumpletuhin, pirmahan, at ilakip sa lahat ng nauugnay na dokumento at katwiran na sumusuporta sa kahilingan. Ang CDTA PM ay maaaring mag-alok ng teknikal na tulong sa pagbuo ng mga materyal na ito.
Ang form at materyales ay matatanggap ng CDTA para sa pagsusuri at ipapasa sa SOC PM para sa pag-apruba. Ang Direktor ng System of Care ay aaprubahan o tatanggihan ang hiniling na (mga) pagbabago sa loob ng limang (5) araw ng negosyo.
Nakabinbin ang pag-apruba, ang Service Provider o SOC PM ay ipapaalam ng CDTA PM sa loob ng sampung (10) araw ng negosyo mula sa desisyon ng SOC Director.
Kung maaprubahan ang kahilingan, makikipagtulungan ang CDTA sa Service Provider o SOC PM para iproseso ang pagbabago sa kontrata. Kung tinanggihan, ipapaalam ng CDTA PM ang taong nagpasimula ng kahilingan.
Ano ang susunod na mangyayari
Kung ang CCR Form ay Service Provider na pinasimulan, susuriin ng CDTA PM ang kahilingan at mga pansuportang materyales, at alinman ay:
- Pirmahan at ipasa ang lahat ng materyales sa Direktor ng System of Care para sa pag-apruba; o kaya,
- Ibalik ang form at sumusuportang dokumentasyon na humihiling ng karagdagang paglilinaw o pagbibigay-katwiran.
Kung sinimulan ang SOC, kukunin ng SOC PM ang pag-apruba at lagda ng naaangkop na Direktor ng SOC, at pagkatapos ay isusumite ang awtorisadong CCR sa itinalagang CDTA PM. Gayunpaman, kung ang pagbabago ay nagsasangkot ng pagtaas ng pondo, dapat i-verify ng SOC sa Budget Analyst bago humingi ng pag-apruba ng SOC Director.
Kapag naaprubahan, ang CDTA PM ay magpapayo sa mga susunod na hakbang na kinakailangan upang ipatupad ang mga awtorisadong pagbabago sa kontrata.
Bilang karagdagan, magpapadala ang CDTA PM ng elektronikong kopya ng aprubadong CCR form sa Service Provider, SOC Director, BOCC Director (kung naaangkop), Contract Analyst, Budget Analyst, at SOC PM.
Kung hindi inaprubahan ng Direktor ng SOC ang Kahilingan sa Pagbabago ng Kontrata, ibabalik ng CDTA PM ang nilagdaang form sa initiator na nagpapaalam sa kanila ng pagpapasiya ng kanilang kahilingan.