Sáng kiến cải cách tại Sở Thanh tra Xây dựng

Wednesday, May 19, 2021

Sứ mệnh của Sở Kiểm tra Xây dựng San Francisco là đảm bảo tính mạng và tài sản trong Thành phố được bảo vệ bằng cách xác minh rằng các tòa nhà và công trình được xây dựng và bảo trì theo đúng tất cả các quy tắc và quy định hiện hành. Để tăng thêm lòng tin của công chúng vào công tác quản lý, hoạt động và giám sát của sở, đội ngũ nhân viên đã xác định các vấn đề chính và sáng kiến tiềm năng sau đây để cải thiện quy trình, phát triển đội ngũ nhân viên và tăng cường tính minh bạch cho công chúng.

Sáng kiến này chính thức bắt đầu vào ngày 19 tháng 5 năm 2021. Các cập nhật trạng thái hàng quý sẽ được đăng trên trang này.

Sự quản lý

Khu vực tập trung

Đảm bảo nhân viên có đạo đức trong ứng xử và giảm thiểu xung đột lợi ích tiềm ẩn trong phòng ban.

Cấu trúc hiện có/bảo vệ

Nhân viên được giao các mô-đun đào tạo về đạo đức và xung đột lợi ích. Nhân viên phải đọc Quy tắc ứng xử và ký vào Bản tuyên bố về các hoạt động không tương thích. Nhân viên cũng phải nộp Biểu mẫu 700 hàng năm và tham dự các buổi đào tạo về đạo đức.

Sáng kiến mới:

Đánh giá và cập nhật Quy tắc ứng xử
Đào tạo nhân viên bổ sung được phát triển về các chủ đề bao gồm nhưng không giới hạn ở trách nhiệm giải trình, dịch vụ khách hàng, đa dạng/công bằng/hòa nhập, quản lý nhân sự
Đánh giá công bằng chủng tộc của các chức năng của phòng ban

Sự quản lý

Nguồn nhân lực

Khu vực tập trung

Thu hút và tuyển dụng những nhân viên có trình độ cao, đa dạng và cung cấp cho họ chương trình đào tạo chuẩn hóa và liên tục để họ thành công trong vai trò của mình.

Cấu trúc hiện có/Bảo vệ

Phòng ban đăng tin tuyển dụng rộng rãi, chia sẻ thông báo tuyển dụng với nhân viên và giữ mọi cơ hội tuyển dụng mở cho các ứng viên trong khoảng thời gian phù hợp. Phòng ban áp dụng các biện pháp tốt nhất trong việc thành lập các hội đồng tuyển dụng, bao gồm tuyển dụng đại diện từ các phòng ban khác, sắp xếp một hội đồng đa dạng cho nhóm phỏng vấn và sử dụng phương pháp chấm điểm chuẩn hóa. Phòng ban tuân thủ các giao thức xóa nhận dạng ứng viên và yêu cầu đào tạo thiên vị ngầm cho các thành viên hội đồng. Đại diện phòng ban tham gia vào các nhóm làm việc của DHR, bao gồm Nhóm làm việc tuyển dụng đa dạng và các nhóm làm việc để giải quyết các chính sách xóa nhận dạng, kỷ luật và tiếp cận và tuyển dụng.

Sáng kiến mới

Chuẩn hóa quy trình phỏng vấn, tuyển dụng và đào tạo.
Tham gia vào một loạt bài giới thiệu về các loại công việc khác nhau tại DBI như một phần của nỗ lực tiếp cận và mở rộng phạm vi tiếp cận
Thiết lập tiêu chuẩn mới về việc đăng tin tuyển dụng trong thời gian tối thiểu là hai tuần
Mở rộng và chuẩn hóa các chương trình đào tạo, hướng dẫn và cố vấn
Thực hiện đào tạo nhân viên về các sáng kiến về công bằng chủng tộc và văn hóa tổ chức

Quản lý hồ sơ

Khu vực tập trung

Đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn và khả năng tiếp cận công khai của các hồ sơ công khai do DBI quản lý.

Cấu trúc hiện có/bảo vệ

Hồ sơ công khai về thông tin bất động sản bao gồm đơn xin cấp phép, kế hoạch, thẻ việc làm, Giấy chứng nhận hoàn thành cuối cùng và giấy phép đã cấp, tất cả đều được lưu dưới dạng kỹ thuật số. Để bảo vệ các bản sao kỹ thuật số, logo DBI được nhúng vào tài liệu và tệp được khóa.

Khách hàng có thể xem các bản vẽ xây dựng chính thức tại văn phòng DBI, nhưng chỉ được xem. Khách hàng không được phép chụp ảnh các hồ sơ này theo luật của tiểu bang. Khách hàng được hướng dẫn về các quy tắc và máy tính tại quầy bị hạn chế và có thông tin đăng nhập chung, do đó, chúng chỉ cung cấp quyền truy cập vào trang web chứ không phải vào mạng nội bộ. Bất kỳ bản sao máy in nào cũng được coi là bản sao chính thức của hồ sơ có logo DBI được nhúng vào tài liệu. Có hai logo khác nhau—bản sao công khai và bản sao nội bộ để biểu thị nguồn gốc của tài liệu. Đối với các yêu cầu về bản vẽ xây dựng, DBI sẽ thông báo cho chuyên gia thiết kế về yêu cầu và chuyên gia thiết kế có 30 ngày để chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu.

Bất kỳ nhân viên nào có quyền truy cập vào Papervision đều phải ký một thỏa thuận rằng nó chỉ dành cho mục đích sử dụng trong công việc. Chỉ nhân viên RMD mới có thể chỉnh sửa và phòng ban này duy trì một bản ghi kiểm toán. Người quản lý phòng ban sẽ xem xét báo cáo của mọi người đã xem hoặc thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào đối với bất kỳ hồ sơ nào. Nhân viên mới có quyền truy cập hạn chế vào Papervision cho đến khi họ vượt qua thời gian thử việc.

Sáng kiến mới

Triển khai Secure Share (thay vì email) để cung cấp thêm tính bảo mật và dung lượng.

Dịch vụ thông tin quản lý

Khu vực tập trung

Đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của giấy phép xây dựng và hồ sơ.

Cấu trúc hiện có/bảo vệ

Sau khi giấy phép được cấp, hồ sơ Hệ thống theo dõi giấy phép (PTS) sẽ bị khóa—và nếu chúng ta cần quay lại và thực hiện bất kỳ thay đổi nào, hồ sơ đó cần phải thông qua một giám sát viên. Khách hàng không thể gửi phiếu yêu cầu với MIS để cập nhật thông tin—nhân viên DBI là người gác cổng để bảo vệ hồ sơ. Hệ thống tự động sao lưu và bảo toàn tính toàn vẹn của hồ sơ. Việc sao lưu tất cả hồ sơ này đảm bảo rằng hồ sơ vẫn tồn tại và được bảo vệ, ngay cả khi hồ sơ chính bị thay đổi hoặc xóa. Bộ phận này duy trì các bảng kiểm toán hiển thị bất kỳ bản ghi nào bị xóa. Trong trường hợp có sự khác biệt, báo cáo kiểm toán sẽ được tạo.

Sáng kiến mới

Đào tạo đánh giá an ninh mạng cho các nhà quản lý CNTT
Hiện đại hóa nền tảng theo dõi giấy phép

Kiểm tra

Kiểm tra Xây dựng, Điện, Ống nước và Nhà ở

Khu vực tập trung

Đảm bảo tính toàn vẹn của quá trình thanh tra và tránh lạm dụng.

Cấu trúc hiện có/bảo vệ

Phòng Thanh tra đã chia thành phố thành các quận và phân công thanh tra cho thanh tra quận. Thanh tra không được phép thực hiện thanh tra bên ngoài quận của mình trừ khi được giám sát viên phân công. Thanh tra được luân chuyển đến các quận khác nhau theo định kỳ. Quản lý phòng thực hiện kiểm tra đột xuất khi thanh tra và thanh tra viên cấp cao xem xét báo cáo. Phòng phấn đấu để có ngôn ngữ thống nhất trong kết quả thanh tra và thanh tra viên được đào tạo để xác minh thông tin trên trang web. Để đóng lệnh giảm nhẹ đối với một trường hợp nhà ở, lệnh đó phải được Thanh tra trưởng nhà ở ký.

Sáng kiến và khuyến nghị mới

Kiểm tra trước để nâng cao chất lượng tuân thủ
Đào tạo cho các thanh tra viên, đảm bảo họ đang xem xét các kế hoạch đã được phê duyệt và biết những gì cần tìm kiếm
Ghi chú kiểm tra và thông tin chi tiết về việc sửa đổi giấy phép được cung cấp trực tuyến
Thông tin nổi bật trên trang web của chúng tôi dành cho khách hàng về cách nêu lên mối quan tâm
Hướng dẫn cho công chúng về việc nộp đơn khiếu nại để thực thi luật lệ—thường cần cụ thể hơn

Thực thi luật lệ

Khu vực tập trung

Đảm bảo tính toàn vẹn và công bằng của quá trình thực thi luật lệ.

Cấu trúc hiện có/bảo vệ

Các vi phạm được chia thành các cấp độ—tòa nhà bỏ trống, tầng mềm, chương trình lò hơi, các vi phạm khác. Khoảng 75% công việc là công việc hành chính so với công việc thực địa. Thanh tra viên cần ký vào bản tuyên thệ để xác nhận việc đăng thông báo. Thông tin được theo dõi điện tử và bằng bảng tính để mọi người chịu trách nhiệm. Thanh tra viên phải ghi lại kết quả. Trưởng phòng thực thi luật lệ xem xét mọi Thông báo vi phạm về tính chính xác và tài liệu. Nếu khách hàng không hài lòng, Trưởng phòng sẽ xem xét công việc của thanh tra viên. Kỳ vọng là thời gian xử lý là 21 ngày cho tất cả các trường hợp (để thiết lập phiên điều trần). Bộ phận này tham gia kiểm soát chất lượng hai tuần một lần. Hai năm trước, sở đã thành lập nhóm điều tra khiếu nại (trước đây thuộc về các thanh tra viên quận) để cải thiện phản hồi.

Sáng kiến/khuyến nghị mới

Theo luật tuân thủ chất lượng nâng cao, chỉ định trưởng nhóm và phát triển quy trình mới để chuyển những người vi phạm nhiều lần đến Hội đồng cấp phép của tiểu bang thích hợp để có hành động tiềm năng
Mở rộng và làm rõ thông tin công khai và hoạt động tiếp cận xung quanh vấn đề luật lệ để giáo dục công chúng về việc thực thi luật lệ và hình phạt vi phạm.
Bổ nhiệm một thanh tra viên cấp cao mới để giám sát và đảm bảo trách nhiệm giải trình
Cung cấp NOV cho công chúng trong cơ sở dữ liệu

Dịch vụ cấp phép

Khu vực tập trung

Đảm bảo các kế hoạch được xem xét và giấy phép được cấp với mức độ tin cậy và toàn vẹn cao nhất.

Cấu trúc hiện có/bảo vệ

Bộ phận Dịch vụ Giấy phép phân công các dự án cho người kiểm tra kế hoạch một cách ngẫu nhiên, do đó khách hàng không thể yêu cầu người kiểm tra kế hoạch cụ thể. Các nhà quản lý thực hiện kiểm soát chất lượng theo định kỳ.

Sáng kiến mới

Kiểm tra đột xuất việc xem xét kế hoạch và kiểm soát chất lượng bổ sung
Các biện pháp chuẩn hóa để xem xét kế hoạch nhằm đảm bảo tính nhất quán
Lên lịch Qless để đảm bảo các dự án được giao cho người đánh giá kế hoạch một cách ngẫu nhiên
Tiêu chí xác định để kiểm tra lại
Tiêu chí đã được thiết lập của OTC so với đánh giá nội bộ để cung cấp hướng dẫn tốt hơn cho khách hàng
Đào tạo về cách phát hiện và báo cáo các phương pháp điển hình để tránh tuân thủ mã theo kiểm soát tuân thủ chất lượng nâng cao