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Aprenda los conceptos básicos de los requisitos laborales para las empresas.

Existen muchas leyes que protegen a los trabajadores y a los posibles empleados. Estas exigen que se trate a los trabajadores de manera justa, se les proporcionen beneficios y un lugar de trabajo seguro y se contribuya al seguro de desempleo de California.

Asegúrese de tener un Número de Identificación de Empleador Federal (EIN) antes de contratar a su primer empleado. Este número es necesario para declarar y presentar impuestos sobre la nómina. Solicite su EIN en línea de forma gratuita. Obtenga más información sobre cómo solicitar un EIN.

Siga las leyes laborales de San Francisco

Revise las leyes laborales locales antes de contratar. Existen leyes sobre el proceso de contratación, durante el empleo y sobre despidos o finalización de la relación laboral.

¿Son empleados o contratistas independientes?

Existen normas diferentes para los empleados que para los contratistas independientes. Las diferencias incluyen impuestos sobre la nómina, salario mínimo, horas extra y más. 

Si no está seguro de si alguien debe ser contratado como empleado o contratista independiente, puede utilizar esta "prueba" para ayudar.

Algunas preguntas están fuera de los límites

Durante el proceso de contratación, es ilegal preguntar sobre la edad, la orientación sexual, el estado civil, la afiliación religiosa o la raza del solicitante de empleo.

Solo puede hacer preguntas sobre una discapacidad física, emocional o mental si un solicitante necesitará adaptaciones especiales para realizar un trabajo específico. 

El Departamento de Trabajo de EE. UU. y la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo explican estas reglas con más detalle.

Establecer un sistema de nómina para retener impuestos

El IRS requiere que usted mantenga registros de los impuestos sobre el empleo durante al menos cuatro años.

Retención del impuesto sobre la renta federal

Cada empleado debe proporcionar a su empleador un formulario de exención de retención W-4 firmado para que pueda retener la cantidad correcta de sus cheques de pago.

En el formulario W-4, los empleados le indican cuántas deducciones están reclamando para fines impositivos.

Debe solicitar a los empleados que completen un nuevo formulario W-4 cada año si desean cambiar sus asignaciones.

Para obtener información más específica, lea la Guía tributaria del empleador del IRS .

Verificar la elegibilidad del empleado

La ley federal requiere que los empleadores verifiquen la elegibilidad de un empleado para trabajar en los Estados Unidos:

  • Dentro de los tres días posteriores a la contratación, complete el Formulario I-9, verificación de elegibilidad de empleo , para confirmar la ciudadanía del empleado o su elegibilidad para trabajar en los EE. UU.
  • Conserve el formulario I-9 de cada empleado durante tres años. Esto comienza a partir de su fecha de contratación o un año después de su despido, lo que ocurra más tarde.

Puede verificar la elegibilidad de empleo utilizando la información I-9 en E-Verify

Configurar los beneficios de los empleados

Si su empresa ha establecido programas de beneficios para empleados, como seguro médico o un plan 401(k), necesitará un procedimiento de registro para que los empleados puedan inscribirse, nombrar a sus dependientes y seleccionar opciones.

Proporcionar seguro de compensación para trabajadores

En California, si tiene algún empleado, debe tener un seguro de compensación laboral. Este seguro protege a los trabajadores que puedan sufrir lesiones laborales.

Si sus empleados se lesionan o enferman debido al trabajo, usted está obligado a pagar los beneficios de compensación laboral.

El seguro de compensación para trabajadores proporciona seis beneficios básicos: atención médica, beneficios por incapacidad temporal, beneficios por incapacidad permanente, beneficios suplementarios por desplazamiento laboral o rehabilitación vocacional y beneficios por muerte. 

Puede obtener un seguro de compensación laboral en California con un corredor o directamente de una compañía de seguros.

NOTA: Si usted es techador y no tiene empleados, aún así debe tener un seguro de compensación para trabajadores

Obtenga más información sobre los requisitos del seguro de compensación para trabajadores en el Departamento de Relaciones Industriales de CA. 

Registrarse en el estado

Una vez que tenga empleados, deberá pagar los impuestos del seguro de desempleo de California.

Primero, regístrese en el Departamento de Relaciones Industriales de CA.

Más tarde, a la hora de pagar impuestos, sus pagos se destinarán al fondo de compensación por desempleo del estado, que proporciona alivio a corto plazo a los trabajadores que pierden sus empleos. 

Todos los empleadores en California pagan el impuesto al Seguro de Desempleo (UI). Los empleadores con tasa impositiva pagan un porcentaje sobre los primeros $7,000 del salario pagado a cada empleado en un año calendario.

La tasa de desempleo y el monto de los salarios imponibles se actualizan anualmente. 

Deducir el seguro por incapacidad temporal

Los empleadores están obligados por ley a retener y remitir las contribuciones al Seguro de Incapacidad Estatal (SDI) e informar a sus empleados sobre los beneficios del SDI.

Para informar a los empleados, debe proporcionarles las publicaciones que se enumeran a continuación. Puede encontrarlas a través del Departamento de Desarrollo del Empleo de California

Adoptar medidas de seguridad en el lugar de trabajo

Casi todos los empleadores deben cumplir con los requisitos de la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), entre otras cosas, proporcionando un lugar de trabajo libre de peligros, capacitando a los empleados para realizar su trabajo de manera segura, notificando a los administradores gubernamentales sobre accidentes graves en el lugar de trabajo y manteniendo registros de seguridad detallados.

Publicar avisos obligatorios

Los empleadores deben exhibir ciertos carteles en el lugar de trabajo que informen a los empleados sobre sus derechos y sus responsabilidades como empleadores según las leyes laborales. Los empleadores de California deben colocar todos los carteles requeridos a nivel estatal y federal, pero San Francisco tiene algunos avisos adicionales que deben exhibirse. 

Carteles obligatorios de la ciudad

Carteles obligatorios a nivel estatal y federal

Presente sus impuestos

Cada año, los empleadores deben informar la cantidad de salarios pagados y los impuestos retenidos para cada empleado en una declaración federal de salarios e impuestos.

Este informe se presenta utilizando el Formulario W-2, declaración de salarios e impuestos que los empleadores deben completar para cada empleado. 

Antes del último día de febrero, los empleadores deben enviar la Copia A de los formularios W-2 de sus empleados a la Administración del Seguro Social para informar los salarios e impuestos de sus empleados correspondientes al año calendario anterior.

Además, los empleadores deben enviar copias de los formularios W-2 a sus empleados antes del 31 de enero del año siguiente al período del informe.

Obtenga más información sobre la presentación de impuestos.

Recursos destacados

Contrata a tu primer empleado

La Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. (SBA) explica cómo iniciar el proceso de contratación y asegurarse de cumplir con las regulaciones federales y estatales clave.

No lo

Nolo, anteriormente conocida como Nolo Press, es una editorial del Área de la Bahía que produce libros y software legales para hacerlo usted mismo que reducen la necesidad de que las personas contraten abogados para asuntos legales simples.

Cómo contratar a tu primer empleado: 13 cosas que debes hacer

Una lista de tareas para nuevos empleadores elaborada por Nolo, una editorial de asesoramiento jurídico con sede en Berkeley.

Créditos e incentivos fiscales

Ciertos empleadores pueden ser elegibles para recibir miles de dólares en créditos e incentivos fiscales locales, estatales y federales basados en la contratación y otros gastos comerciales. 

Asistencia en respuesta a despidos

La Oficina de Desarrollo Económico y Laboral puede brindar servicios a través del Programa de Respuesta Rápida que lo ayudarán a facilitar la transición de su fuerza laboral cuando no se pueda evitar un evento de reducción de personal. El personal llevará a cabo orientaciones presenciales o virtuales e informará a sus empleados sobre los recursos y servicios que pueden ayudarlos a solicitar el seguro de desempleo, acceder a orientación profesional y opciones de atención médica.

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