BỘ SƯU TẬP TÀI NGUYÊN
Chính sách email
Chính sách này nêu ra các tiêu chuẩn sử dụng và quản lý hệ thống email tại Thành phố và Quận San Francisco.
Theo các điều khoản của luật hành chính Thành phố và Quận San Francisco, nguồn thông tin là tài sản chiến lược của Thành phố và Quận San Francisco và sẽ được quản lý theo chỉ đạo của Ủy ban Công nghệ Thông tin (COIT).
Do đó, chính sách này được thiết lập để nêu rõ các tiêu chuẩn sử dụng và quản lý hệ thống email tại Thành phố và Quận San Francisco (CCSF).
Mục đích và phạm vi
Mục đích của chính sách email COIT là thiết lập các tiêu chuẩn kỹ thuật, chính sách và quy trình hoạt động áp dụng cho tất cả các sở ban ngành của Thành phố và Quận San Francisco. Mặc dù hiện tại không phải tất cả các sở ban ngành đều tuân thủ chính sách này, nhưng mục đích của chính sách này là thiết lập định hướng cho định hướng tương lai cho hoạt động và công nghệ trong lĩnh vực này.
Tuyên bố chính sách
Tiêu chuẩn phần mềm kỹ thuật được chấp thuận để gửi email trong Thành phố hiện là Lotus Notes và Microsoft Exchange. COIT đã chấp thuận rằng CCSF hiện chuyển sang Microsoft Exchange lưu trữ làm chiến lược email toàn thành phố mới cho Thành phố. Thành phố bắt đầu chuyển đổi sang Exchange lưu trữ vào mùa hè năm 2011.
Việc quản lý hệ thống email Lotus Notes chính cho Thành phố được coi là hệ thống kinh doanh quan trọng trên toàn thành phố do Sở Công nghệ (DT) quản lý cho tất cả người dùng Thành phố. DT sẽ tiếp tục quản lý môi trường Lotus Notes Mail chính hiện tại thông qua việc triển khai Microsoft Exchange lưu trữ. Khi quá trình triển khai diễn ra, các quản trị viên email DT…và các quản trị viên cơ quan được Thành phố chấp thuận khác…sẽ tiếp tục quản lý các dịch vụ email cho Thành phố, trong đám mây Microsoft Exchange. Đối với các cơ quan hiện đang quản lý và hỗ trợ môi trường Exchange tại chỗ nội bộ của riêng họ…họ sẽ tiếp tục làm như vậy cho đến khi đạt được thỏa thuận chuyển sang mô hình Exchange lưu trữ.
- DT sẽ cung cấp dịch vụ này cho các phòng ban dựa trên các thỏa thuận về mức dịch vụ riêng lẻ.
- COIT có thể chấp thuận các ngoại lệ đối với tiêu chuẩn này theo yêu cầu của các bộ phận.
Việc sử dụng hệ thống email được quản lý theo các hướng dẫn được nêu trong Sổ tay nhân viên của Thành phố và Quận San Francisco và các chính sách của Sở.
Các phòng ban sau đây được ghi nhận là hiện đang duy trì hệ thống email riêng của mình:
- Ủy ban Tiện ích Công cộng – MS Exchange
- Thư viện – MS Exchange
- Công trình công cộng – MS Exchange
- SFMTA – Trao đổi MS
- Sân bay – MS Exchange
- Cơ quan dịch vụ nhân sinh – Lotus Notes Mail
- Văn phòng luật sư thành phố – Lotus Notes Mail