Báo cáo khối lượng công việc của người thẩm định

Lý lịch

Mỗi ngày tại San Francisco, các tòa nhà và khu dân cư mới đang được xây dựng. Trong một năm trung bình, có hơn 20.000 dự án xây dựng mới và đang được triển khai. Văn phòng thẩm định viên-ghi chép có trách nhiệm cung cấp đánh giá công bằng và khách quan về giá trị của bất động sản cho mục đích đánh thuế bất động sản. Hàng năm, Văn phòng thẩm định viên thu được hơn 3 tỷ đô la tiền thuế bất động sản và hai phần ba quỹ vẫn ở lại địa phương để hỗ trợ các dịch vụ của Thành phố, chẳng hạn như an toàn công cộng, công viên, thư viện và dịch vụ y tế và xã hội.

Vấn đề là gì?

Với hơn 20.000 dự án xây dựng đang hoạt động, Văn phòng thẩm định đã phát triển một quy trình để ưu tiên và phân bổ các dự án này. Đây là một quy trình phần lớn thủ công và đòi hỏi nhiều công sức. Do đó, sáu mươi sổ làm việc riêng biệt sẽ được tạo ra và sáu mươi sổ làm việc này cũng cần được bổ sung thêm dữ liệu cho từng dự án trước khi người thẩm định có thể sử dụng chúng làm công cụ chính để đánh giá một bất động sản. Dữ liệu bổ sung nằm rải rác trên nhiều nguồn khác nhau như:

• Dữ liệu do người nộp thuế gửi được lưu trữ trong Hệ thống quản lý tài liệu của họ
• Ghi chú Kiểm tra Xây dựng từ tập dữ liệu Giấy phép DBI trên cổng dữ liệu mở
• Bộ dữ liệu Tax Rolls lịch sử từ Cổng dữ liệu mở

Làm phức tạp thêm vấn đề, người thẩm định sẽ cần xử lý và nhập dữ liệu vào năm màn hình khác nhau trong hệ thống AS-400 nội bộ của họ. Sau đó, dữ liệu này được đưa vào “Báo cáo lỗi” để tám người thẩm định chính xem xét, xác định các vấn đề kiểm soát chất lượng và gửi lại cho người thẩm định để sửa thủ công. Họ xác nhận rằng các sửa đổi đã được thực hiện bằng cách đợi đến báo cáo tiếp theo sau hai tuần.

Như hình ảnh trên cho thấy, đây là một công việc phức tạp, ảnh hưởng đến hầu hết các thành viên trong nhóm thẩm định. Có rất nhiều điểm khó khăn, trong đó lớn nhất là:

• Tốn thời gian - Hệ thống thủ công dựa trên Excel có nghĩa là việc quản lý và duy trì sổ làm việc và các quy trình liên quan sẽ đòi hỏi nhiều giờ làm việc của một nhà phân tích.
• Các vấn đề về chất lượng - Do quy trình thủ công, các vấn đề về Chất lượng dữ liệu chỉ được phát hiện sau khi sự việc xảy ra và cần phải xử lý thủ công thêm để khắc phục.

Những gì đã được thực hiện

Nhiệm vụ khó khăn là cải thiện quy trình này thuộc về nhóm phân tích dữ liệu và dự án được chuyển giao cho Chuyên viên phân tích hoạt động, Michelle Wong. Kết quả là công cụ đã được chuyển đổi hoàn toàn từ sổ làm việc Excel tĩnh thủ công sang báo cáo Power BI tự động, năng động với chức năng nâng cao. Dự án được hoàn thành thông qua phương pháp tiếp cận lặp đi lặp lại, lấy người dùng làm trung tâm, giúp giảm thiểu công sức và tối đa hóa sự tham gia của người dùng.

Bằng cách tận dụng các khóa học PowerBI và giờ làm việc của DataSF, Michelle nhanh chóng nhận ra tiềm năng chuyển đổi quy trình một cách triệt để thông qua PowerBI. Đặc biệt, khóa học DataSF Data Modeling đã cung cấp cho cô nền tảng lý thuyết để xây dựng một hệ thống được xây dựng trên PowerBI, hệ thống này sẽ tự động hóa toàn bộ quy trình. Mô hình dữ liệu kết quả đã nhúng logic kinh doanh hiện có vào PowerBI. Thay vì sáu mươi sổ làm việc excel, giờ đây chỉ có một báo cáo duy nhất được hỗ trợ bởi một mô hình dữ liệu thanh lịch và linh hoạt. Thời gian chuyển đổi phát triển từ mô hình dữ liệu sang V1 chỉ mất ba tuần!

Ngoài ra, Michelle đã kết hợp một trang Chất lượng dữ liệu để cảnh báo ngay cho Người thẩm định nếu họ quên nhập một trường. Điều này phát hiện ra lỗi (mà nhóm tập trung đổi tên thành “Chưa hoàn thành”) trước khi chúng đến được với người thẩm định chính. Hơn nữa, cô ấy đã tích hợp phản hồi của người dùng bằng cách thêm các tính năng nâng cao như bản đồ tương tác và các cột bổ sung để tạo điều kiện thuận lợi cho nhiệm vụ của người thẩm định.

Phần lớn thành công đến từ cách tiếp cận lặp đi lặp lại và lấy người dùng làm trung tâm mà Michelle áp dụng để triển khai báo cáo PowerBI mới. Michelle đã tạo ra V1 của báo cáo, chỉ đơn giản là tái tạo những gì mà người thẩm định đã quen nhìn thấy. Cô đã tạo ra các nhóm tập trung và cung cấp giờ làm việc tại ASR để giúp quá trình chuyển đổi dễ dàng hơn. Điều này đã xây dựng được lòng tin và sự phấn khích trong đội ngũ nhân viên. Ví dụ, nhân viên đã yêu cầu các tính năng mới lạ như bản đồ có thể tìm kiếm để xác định các địa điểm cần đến trong ngày hôm đó. Điều này liên quan đến việc kết hợp một tập dữ liệu hoàn toàn mới, nhưng do tính linh hoạt của mô hình dữ liệu nên chỉ mất vài giờ để triển khai.

Kết quả thế nào?

Nhà phân tích được giao nhiệm vụ chăn dắt quy trình đã chuyển từ 100% thời gian dành cho dự án này sang 5%, giải phóng đáng kể thời gian của họ cho các nhu cầu phân tích cấp bách hơn. Anh ấy đã chuyển từ quản lý sổ làm việc excel sang quản lý toàn bộ dự án. Trên thực tế, báo cáo đã cung cấp cho Người đánh giá-Ghi chép một nhà phân tích mới.

Trang chất lượng dữ liệu đã cắt giảm đáng kể số lượng lỗi trong báo cáo cuối cùng được gửi cho các Giám định viên chính để xem xét, giúp tiết kiệm nhiều giờ làm việc của nhân viên. Nó cũng giúp thay đổi động lực giữa các Nhà phân tích và Giám định viên. Trước khi có cờ chất lượng dữ liệu tự động, các Nhà phân tích phải đóng vai trò rất không vui là trung sĩ huấn luyện dữ liệu. Những điểm khó khăn nhỏ nhưng liên tục của các Giám định viên như thiếu bản đồ và quyền truy cập ngay vào thông tin từ các hệ thống bên ngoài đã được giải quyết, giúp cuộc sống làm việc hiệu quả hơn.

Phản hồi của người thẩm định đối với công cụ và quy trình lấy người dùng làm trung tâm hầu hết là tích cực.

Đội

Michelle Wong, Thẩm định viên ghi chép
Benjamin Lau, Thẩm định viên ghi chép