Bảng điểm hiệu suất của thành phố

Lý lịch

Người dân San Francisco cần biết các dịch vụ của Thành phố đáp ứng nhu cầu của họ tốt như thế nào. Nhiệm vụ cung cấp bảng điểm dễ hiểu cho các dịch vụ của Thành phố thuộc về Đơn vị Hiệu suất Thành phố tài năng tại Văn phòng Kiểm toán . Từ năm 2015, họ đã duy trì Bảng điểm Hiệu suất Thành phố đáng nhớ: bảng điều khiển thời trang cung cấp góc nhìn toàn cảnh, rõ ràng, sắc nét về cách Thành phố San Francisco đang hoạt động.

Vấn đề là gì?

Mọi người yêu thích chúng, cư dân đã tweet về chúng, tất cả dường như đều tuyệt vời…

Nhưng đằng sau hậu trường, mọi thứ không được tốt như vậy. Các bảng điểm được phát triển nhanh chóng trong 2 tháng để đáp ứng thời hạn gấp rút. Với hơn 70 biểu đồ, điều này khiến chúng ta không có nhiều thời gian để tinh chỉnh quy trình. Tableau, phần mềm được sử dụng cho bảng thông tin, yêu cầu dữ liệu ở định dạng cụ thể để trực quan hóa nhưng không cung cấp công cụ nào giúp 'sắp xếp dữ liệu'. Dữ liệu đến từ các tệp csv phẳng được lấy từ cơ sở dữ liệu hiệu suất của họ và được 'sắp xếp' thủ công trong Excel theo định dạng cần thiết. Mỗi lần cần cập nhật số liệu, các nhà phân tích sẽ phải tải xuống thủ công dữ liệu mới, cập nhật một hoặc đôi khi là nhiều bảng tính Excel, đăng nhập vào máy tính dùng chung khi không có ai khác sử dụng và thực hiện các bước để làm mới và xuất bản lại hình ảnh Tableau.

Ngoài ra, mỗi số liệu có nhịp độ cập nhật khác nhau (hàng năm, hàng quý hoặc hàng tháng) và hiếm khi được căn chỉnh cùng một lúc, tạo ra công việc xử lý dữ liệu liên tục. Kết quả là, cần khoảng 5 nhân viên, 75 giờ một tháng chỉ để duy trì bảng điều khiển ở trạng thái ban đầu.

Quá trình này không chỉ dài và cồng kềnh; mà còn không thể tái tạo được. Mỗi nhân viên đều ghi nhớ những đặc điểm riêng biệt của số liệu của họ, dẫn đến việc kiến thức bị cô lập. Khi một số liệu ngừng cập nhật, chỉ có thành viên nhóm đó mới có thể chẩn đoán, khắc phục sự cố và sửa chữa vấn đề.

Đơn vị Hiệu suất biết rằng quy trình này có thể hoạt động tốt hơn. Dữ liệu cần được chuẩn hóa và họ cần một công cụ có thể tự động hóa việc sắp xếp dữ liệu theo cách hiệu quả và hiệu suất hơn.

Những gì đã được thực hiện

Đơn vị Hiệu suất đã giải quyết vấn đề theo từng giai đoạn. Đầu tiên, họ làm việc với DataSF để xác định cấu trúc dữ liệu cho dữ liệu bảng điểm bao gồm các phép biến đổi và ánh xạ cho các trường. Bộ dữ liệu kết quả được lưu trữ trên cổng Dữ liệu Mở , nơi nó được tự động cập nhật hàng ngày. Đầu ra được chuẩn hóa cung cấp một bộ dữ liệu trung tâm, nhất quán mà các hình ảnh có thể dựa trên.

Các thành viên của nhóm bảng điểm đã tham dự khóa đào tạo DataSF PowerBI . Nhận ra hiệu quả có thể đạt được từ việc tự động hóa quy trình chuyển đổi dữ liệu, họ bắt đầu chuyển đổi tất cả hơn 70 báo cáo tableau sang PowerBI.

Kết quả thế nào?

Khả năng của PowerBI trong việc xử lý toàn bộ quy trình phân tích dữ liệu kết hợp với nguồn dữ liệu được hài hòa hóa do dữ liệu mở cung cấp đã mang lại hiệu quả mới. Ở cấp độ cơ bản, việc áp dụng sức mạnh kết hợp của Dữ liệu mở và PowerBI đã tiết kiệm đáng kể thời gian của nhân viên, chuyển thành khoản tiết kiệm lợi nhuận ngay lập tức. 75 giờ một tháng đã giảm xuống còn 15 giờ một tháng, giảm 80% khối lượng công việc.

Mặc dù tiết kiệm được thời gian là đáng kể, nhưng những gì đã làm được với thời gian tiết kiệm được thậm chí còn thú vị hơn. Đơn vị Hiệu suất đã chuyển từ bảo trì Data Wrangling sang cải tiến liên tục các bảng điểm. Hiện tại, họ dành 15 giờ mỗi tháng để lặp lại và cải thiện! Kết quả rất rõ ràng. Các bảng điểm năng động hơn và có thể kể những câu chuyện phong phú hơn với các chi tiết trực quan được thêm vào. Một ý tưởng thiết kế hiện đại đã được áp dụng cho các trang bảng điểm thay thế cho trang đích tĩnh đã tồn tại trước đây.

Nhóm Scorecard mong muốn nhận được phản hồi của bạn về bảng điểm và khuyến khích bạn đưa ra các đề xuất và thay đổi bằng cách chia sẻ chúng trên Twitter tại @SFCityScorecard .

Đội

• Emily Alt, Đơn vị thực hiện thành phố, Văn phòng kiểm soát viên
• Luke Fuller, Đơn vị Hiệu suất Thành phố, Văn phòng Kiểm soát viên
• Alice Kassinger, Đơn vị thực hiện thành phố, Văn phòng kiểm soát viên
• Wendy Lee, Đơn vị thực hiện thành phố, Văn phòng kiểm soát
• Natasha Mihal, Đơn vị thực hiện thành phố, Văn phòng kiểm soát
• Cody Reneau, Đơn vị thực hiện thành phố, Văn phòng kiểm soát viên
• Sarah Small, Đơn vị Hiệu suất Thành phố, Văn phòng Kiểm soát viên