Muling pagdidisenyo ng Form sa Pakikipag-ugnayan ng Kliyente ng HSOC para sa Mas Mabuting Kalidad ng Data

Kasosyo sa Lungsod: Health Streets Operation Center (HSOC)
Pro Bono Partner: US Digital Response

Ang Healthy Streets Operations Center (HSOC) ay tumutulong sa mga taong naninirahan sa malalaking kampo (6+ na tolda) sa pamamagitan ng pag-aalok sa kanila ng mga serbisyo ng suporta sa tirahan, kalusugan at pag-uugali. Ang koponan ng HSOC ay nangangailangan ng tumpak at kumpletong impormasyon ng kliyente upang makagawa ng mga desisyon sa antas ng kliyente at antas ng system na may kaalaman sa data. Ang tumpak at standardized na data ay mahalaga din upang bumuo ng analytics at mga sukatan ng pagganap upang istratehiya at bigyang-priyoridad ang mga paraan ng outreach batay sa nakaraang pagganap.

Nakipagsosyo ang HSOC sa US Digital Response (USDR) upang pinuhin ang mga tanong sa form ng pakikipagtagpo ng kliyente nito upang i-streamline ang proseso ng paggamit, gayundin ang pag-update ng form na may mga nakapirming field para i-standardize ang data na kinokolekta.

Ang hamon

Bago ang proyektong ito, ang proseso ng pakikipag-ugnayan ng kliyente ng HSOC ay manu-mano, magulo, at madaling maapektuhan ng pagkakamali ng tao:

• Ang proseso ng paggamit ng kliyente ay nangangailangan ng mga outreach worker na punan ang isang 20+ tanong na Microsoft Forms Survey para sa bawat kliyente na kanilang nakatagpo sa field.
• Kokopyahin at i-paste ng isang analyst ang raw data ng form sa isang SharePoint excel sheet para sa paglilinis.
• Marami sa mga field ng form ay open input (kumpara sa fixed/drop down), na humantong sa kakulangan ng standardization sa kabuuan ng data na nakolekta.

Ang proseso

Ang USDR volunteer team ay nagsagawa ng user research kasama ang HSOC outreach worker at departmental partner para maunawaan ang mga hamon sa kasalukuyang proseso ng pagkuha ng data. Gamit ang mga insight na nakuha mula sa kanilang pananaliksik ng user, ang mga boluntaryo ng USDR ay bumuo ng isang komprehensibong mapa ng stakeholder ng data ng form. Ang mapa ng paglalakbay ay biswal na kinakatawan kung paano nakikipag-ugnayan ang iba't ibang mga user sa buong proseso ng paggamit ng data sa data na nakolekta sa outreach form.

Ang mga pangunahing layunin ng proyekto na natukoy sa pamamagitan ng pananaliksik ng gumagamit ng USDR at pagmamapa ng stakeholder ay:

• I-automate ang mga proseso ng paglilinis ng data upang mabawasan ang manu-manong trabaho.
• I-optimize ang pag-format at pag-uulat ng data para mapadali ang pagsusuri at pagsagot sa mga karaniwang tanong sa patakaran.
• Pagbutihin ang proseso ng pagpasok ng data sa pamamagitan ng pagtugon sa mga isyu na may mga paulit-ulit na tanong at libreng-form na mga sagot.

Pagkatapos tukuyin ang mga pangunahing layuning ito, nagsagawa ang koponan ng USDR ng pag-audit sa kasalukuyang form upang matukoy ang mga potensyal na pagkakataon para sa pagpapabuti sa standardisasyon. Ang mga pangunahing lugar ng pag-optimize na natukoy ay:

• Petsa
• Lokasyon
• Pagtanggi/ Pagtanggap ng tirahan
• Pangkalahatang istraktura ng anyo.

Mga Deliverable

Gumawa ang USDR ng dalawang prototype para sa isang bago, pinahusay na form ng paggamit. Ang mga prototype na ito ay nakatuon sa:

• User-friendly
• Pinahusay na standardisasyon ng mga tanong
• Kalidad ng data
• Mobile compatibility

Sa maraming paraan upang subukan ang isang lugar ng problema, nagpasya ang koponan na magsagawa ng two-phased (A/B) na pagsubok. Ang mga layunin ng pagsubok sa iba't ibang mga yugto para sa mga pagpapabuti ng form ay dalawang beses:

• Pagbutihin ang pangkalahatang kalidad ng data na natanggap upang ang Data Analyst ay gumugol ng mas kaunting oras sa manu-manong paglilinis ng maruming data.
• Pahusayin ang pangkalahatang karanasan ng user ng form upang hindi gaanong nakakapagod para sagutan ng mga miyembro ng ERT habang nasa field.

Epekto

Binawasan ng mga pagbabago sa form ang porsyento ng mga pagsusumite na naglalaman ng maruming data mula 15.38% hanggang 2.49% — isang 84% na pagpapabuti.

Sa pangkalahatan, binawasan ng mga pagbabagong ginawa sa panahon ng Phase 1 at Phase 2 na pagsubok ang pangangailangan para sa manu-manong paglilinis ng database. Bagama't kailangan pa rin ang paglilinis para sa 'Petsa' at 'Mga Manu-manong Inilagay na Lokasyon', ang pagdaragdag ng text ng helper at isang nakapirming dropdown para sa Petsa at Lokasyon ayon sa pagkakabanggit ay makabuluhang nabawasan ang dami ng kinakailangang paglilinis.

Ang standardisasyon sa paggamit ng data ay parehong direktang nagpahusay sa kalidad ng data ng HSOC na regular na ina-upload sa ASTRID dataset, at nagbigay ng mga nasusukat na insight para sa iba pang data ng team ng kalye na humahantong sa pag-standardize at pagpapabuti ng kanilang sariling mga proseso sa paggamit ng data sa field.